孫桂雪

摘 要：我國社會的發(fā)展速度的加快，也不斷的推動著事業(yè)單位對各方面管理要求的提升。在新時代的影響下，各個單位的管理工作需要不斷地加強提升，充分采用現(xiàn)代化技術，令自己單位的工作，能夠跟上時代的步伐。在針對事業(yè)單位辦公室檔案工作管理方面，要對現(xiàn)有的辦公室檔案管理中出現(xiàn)的問題進行分析，并針對問題做出收集管理方面的改進，已促進辦公室檔案的收集與管理水平的提升，提高相關崗位人員工作效率，以適應新時代下對辦公室檔案收集管理的規(guī)定與要求。

關鍵詞：新形勢;辦公室;檔案收集與整理

在當前的事業(yè)單位中，事業(yè)單位辦公室的發(fā)展進程已經(jīng)進入到現(xiàn)代化階段，因此也就要求著在新形式下，辦公室要對檔案的收集與整理工作做出優(yōu)化，使之滿足辦公室事業(yè)發(fā)展的需求。因此，本文通過分析辦公室檔案收集整理的特點，從而表達出對于辦公室檔案管理革新的重要意義，回顧以往工作內容發(fā)現(xiàn)當前辦公室檔案收集與整理中現(xiàn)存的問題，并針對這些問題做出有效改進建議，以此來提升新形式下辦公室檔案收集與整理的水平，提升生辦公室的工作效率。

1 辦公室檔案的收集整理的內容

辦公室的檔案是在文書處理程序完成之后，同時完成了文件傳達的使命后，為預防核查而備份的文件。公文是檔案工作的基礎，因此要對公文的處理做好規(guī)范，是公文以完整的形式保留下來，以做好辦公室檔案的收集準備工作。不同單位的辦公室所傳發(fā)的公文大不相同，從公文的格式、文章內容的水平都能體現(xiàn)出來，這也導致所產(chǎn)生的公文質量有所差異，因此也對辦公室檔案的收集增加了困難，也增加了辦公室人員對于公文的篩選工作。

2 檔案管理創(chuàng)新的意義

隨著經(jīng)濟水平的提高，社會信息化發(fā)展也更加的迅速，因此也使事業(yè)單位面臨著巨大的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位也需要對自己的工作做出優(yōu)化與改善，緊緊跟隨當前時代發(fā)展的步伐。事業(yè)單位充分運用現(xiàn)代化信息技術，對傳統(tǒng)的管理思想，管理觀念以及管理手段進行更新。通過更新和優(yōu)化管理思想管理觀念，重視工作人員的個人綜合素質，對各個人員進行專業(yè)化培訓，以提升人員的技能和水平。因而辦公室檔案管理進行創(chuàng)新，也滿足了這種新時期管理思想的需求。對檔案管理工作的內容程序手段和輔助技術進行創(chuàng)新，能夠提高辦公室的人力工作效率，從而也減免因紙質檔案而產(chǎn)生的復雜問題，以此來提升辦公室檔案管理水平，從而更進一步推進事業(yè)單位的優(yōu)化發(fā)展。

3 辦公室檔案收集管理存在的問題

3.1 信息化建設落后

當前的辦公室檔案收集管理中，大部分事業(yè)單位仍處于運用傳統(tǒng)的檔案管理方法，對紙質檔案進行收集與整理，因此會是檔案的收集涉及的部門比較多，需要耗費一定的精力，對收集到的公文再進行歸納整理，就需要一個很長的周期才能完成。而當前現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展，大部分單位已經(jīng)改為電子文檔，所以各個單位與事業(yè)單位之間的交接又會出現(xiàn)差異，因此增加辦公室檔案收集的難度。還有部分事業(yè)單位將檔案管理停留在表層，僅僅是形式化的收集，并沒有將其用到實處，因此在需要用到檔案的時候，并不能為之提供準確的信息，往往會容易出現(xiàn)檔案找不到的現(xiàn)象。

3.2 專職人員缺乏

因為沒有設立專門的檔案管理崗位和人員，許多事業(yè)單位中的檔案負責人大部分都為其他崗位職工兼職，這也就導致了員工非專業(yè)性人員，在對檔案整理時缺乏條理性，不能對檔案進行合理的收集與整理，也就無法得到的對檔案進行擺放。這種兼職管理人員往往也會出現(xiàn)疏忽，且他們對相關電子流程了解不夠充分，因此也就無法迅速完成檔案整理工作，因而不能提高相關工作的工作效率。這種兼職進行大管理的人員流動性比較大，因此也會出現(xiàn)檔案信息泄露的情形。

3.3 檔案管理意識匱乏

大部分事業(yè)單位往往會由于缺乏檔案管理意識而疏忽檔案管理，因此也就導致了事業(yè)在檔案收集于管理方面的工作的不重視。單位對于檔案管理資金投入較少，以此相關管理人員的專業(yè)技能不能得到良好的培訓，這也就使得檔案管理人員的專業(yè)技能不足，工作效率和水平低下。缺乏檔案管理意識，往往會使得檔案管理工作出現(xiàn)形式化現(xiàn)象，使得對于檔案管理工作浮于面，因此使得所收集的檔案不能為日后的工作提供有意義的依據(jù)，影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

4 辦公室檔案的收集與整理方法的創(chuàng)新

4.1 提高檔案管理意識

事業(yè)單位要充分認識到檔案的收集與管理的重要性，收集有效用的公文，并按照一定的規(guī)范進行歸納。這也就要求了事業(yè)單位要加大對于檔案收集與管理的投入，對相關崗位人員進行專業(yè)化的培訓，以提升工作人員的專業(yè)技能，同時也在潛移默化中提升對檔案收集與整理的意識。

4.2 做好檔案收集工作

辦公室檔案整理工作的前提是要對各個公文進行收集，因此，辦公室檔案管理人員要對公文進行及時的收集，檢查公文的相關材料是否齊全，及時發(fā)現(xiàn)未歸檔的附件。同時也要對發(fā)出的文件進行跟蹤，按時將文件收回，避免出現(xiàn)在同事手中遺失的現(xiàn)象。同時要加強自己對于文件的鑒別能力，鑒別是否具有存檔價值，再對文件進行取舍，然后再對留下的文件進行建檔按照規(guī)范歸檔。

4.3 運用現(xiàn)代化檔案管理方式

現(xiàn)代化的信息技術在各個行業(yè)中的應用取得良好效益，因此，在新時期下，辦公室檔案管理人員也要創(chuàng)新檔案管理方式，充分運用現(xiàn)代化信息技術，提升檔案管理工作的效率和水平。如辦公室檔案管理人員可以運用相關計算機軟件進行檔案管理，對檔案進行類別的區(qū)分，并使之純存儲在不同時期的檔案內，同時可以將所整理出來的檔案資料運用信息化平臺進行保存，建立相關數(shù)據(jù)庫保證能夠隨時對所需要的檔案進行查看，這樣簡化了管理檔案的工作內容是也提升了工作效率。而信息化技術的應用也減輕了工作人員的負擔，使之能夠更加有精力的進行該崗位的其他工作。數(shù)據(jù)庫的建立能夠更快速地為相關工作提供依據(jù)，同時也能更長時間的保存，防止檔案丟失，遺漏等現(xiàn)象，且電子檔案的應用可以減少辦公室空間的耗費情況。

4.4 管理制度創(chuàng)新

對于不同崗位的管理制度，影響著該崗位的工作效率，因此，科學合理的創(chuàng)新檔案管理工作制度可以有效提高檔案管理工作質量。將檔案工作按照不同級別進行劃分，然后指定想讓人員去進行工作的完成，是該崗位內的人員各司其職，防止因分配不均而出現(xiàn)怠慢工作的現(xiàn)象。因此該崗位工作人員要對自己的工作負責，各崗位的工作人員必須完成自己的崗位上的工作，否則就會按照獎懲機制受到處罰。要制定合理的獎勵機制，對工作完成效率高的人員進行獎勵，以提高各崗位工作人員的工作積極性。同時也要加強辦公室檔案管理崗位之間的互相監(jiān)督與合作，增強工作人員之間的凝聚力，各崗位之間積極配合，進而推進檔案收集管理工作的完成。

5 總結

辦公室所收集整理檔案對事業(yè)單位的其他工作具有重要輔助作用，因此要加強辦公室對于檔案的收集與管理，提升該崗位人員的專業(yè)技能，使之能夠以更規(guī)范的方式去對檔案進行歸納整理，防止檔案出現(xiàn)丟失遺漏現(xiàn)象。規(guī)范檔案管理的工作內容，提升檔案管理與收集工作水平，從而推動事業(yè)單位良好發(fā)展。

參考文獻

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