黃純 王育瑾 劉慧敏

摘 要：清遠(yuǎn)抽水蓄能電站（以下簡(jiǎn)稱“清蓄電站”）在通過檔案驗(yàn)收的同時(shí)就取得了廣東省重大項(xiàng)目建設(shè)檔案“金冊(cè)獎(jiǎng)”。本文通過對(duì)電站工程檔案管控過程的分析和研究，探索出適合抽水蓄能電站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的新思路、新方法。

關(guān)鍵詞：抽水蓄能電站;項(xiàng)目檔案管理;“金冊(cè)獎(jiǎng)”;檔案管理實(shí)踐;管理方法

項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)抽水蓄能電站項(xiàng)目建設(shè)來說屬一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，然因抽水蓄能電站項(xiàng)目本身的特殊性，項(xiàng)目檔案工作在具體開展過程中會(huì)出現(xiàn)不同程度的問題或難點(diǎn)。清蓄電站在項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中通過前端控制、中間管控、整改完善等環(huán)節(jié)的有效推進(jìn)，最終順利實(shí)現(xiàn)了檔案管理目標(biāo)，證明了強(qiáng)有力過程管控、人員隊(duì)伍強(qiáng)化建設(shè)、溝通渠道暢通、過程專業(yè)指導(dǎo)、約談機(jī)制建立、完工結(jié)算把控等多種管理手段是行之有效、可復(fù)制推廣的。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1.1 工程項(xiàng)目復(fù)雜、工期長(zhǎng)所帶來的檔案工作難點(diǎn)

抽水蓄能電站項(xiàng)目工程建設(shè)工期較長(zhǎng)，參建單位較多，這些特點(diǎn)致使項(xiàng)目檔案形成周期長(zhǎng)、來源廣、專業(yè)性和整體性強(qiáng)、數(shù)量多、載體形式多樣，較大增加了檔案工作的管理難度。以廣東清遠(yuǎn)抽水蓄能電站建設(shè)為例，清蓄電站建設(shè)總工期10年（前期4年，建設(shè)期6年），參建單位100多家，其中主標(biāo)單位就有16家，各參建單位所承建的項(xiàng)目工期長(zhǎng)短不一、規(guī)模大小不一、開展實(shí)況不一、檔案管理人員及業(yè)務(wù)水平不一，影響著檔案文件歸檔的及時(shí)性和高效性，制約著項(xiàng)目檔案工作整體進(jìn)度。

1.2 現(xiàn)行國(guó)標(biāo)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)適用性欠缺

在清蓄電站工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作開展前，抽水蓄能建設(shè)項(xiàng)目檔案分類尚未頒布國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（2018年6月7日頒布的《抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案分類導(dǎo)則（GB/T 36294—2018）》，于清蓄電站工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收之后正式實(shí)施），再加上抽水蓄能電站工程自身的獨(dú)特性質(zhì)，現(xiàn)有的電力國(guó)標(biāo)和行標(biāo)制度無法完全適用于抽水蓄能建設(shè)實(shí)際情況，工作標(biāo)準(zhǔn)亦不夠明確，在具體工作的開展過程中多依靠“投石問路”，實(shí)際操作存在不少困難。且驗(yàn)收評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)日趨嚴(yán)格，這也對(duì)檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

1.3 檔案意識(shí)不夠且缺乏專業(yè)檔案人員

檔案意識(shí)的養(yǎng)成也非一朝一夕，需久久為功，尤其是參建單位各方。在實(shí)際情況中，部分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)檔案重視不夠、檔案意識(shí)欠缺，檔案人員業(yè)務(wù)水平和技能參差不齊，多為業(yè)務(wù)技術(shù)人員兼職檔案員，或是文員兼職檔案員，部分從事檔案工作的人員還未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致參建單位檔案人員對(duì)建設(shè)單位檔案管理要求不清晰、把握不到位，在檔案工作開展過程中出現(xiàn)進(jìn)度遲緩、歸檔質(zhì)量不高、多次返工等情況，影響著建設(shè)單位整體檔案管理目標(biāo)的推進(jìn)。此外，建設(shè)單位檔案專職人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，在項(xiàng)目建設(shè)全生命周期過程中人員多次變動(dòng)，在很大程度上也不利于檔案工作的持續(xù)推進(jìn)。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐

2.1 目標(biāo)設(shè)定及保障機(jī)制

項(xiàng)目檔案工作目標(biāo)設(shè)定——金冊(cè)獎(jiǎng)。為保證項(xiàng)目檔案能更好地服務(wù)于電站的建設(shè)管理，清蓄公司于2012年確立了圓滿完成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，獲得廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的最高榮譽(yù)獎(jiǎng)“金冊(cè)獎(jiǎng)”的電站檔案管理目標(biāo)，該目標(biāo)在實(shí)踐過程中從未動(dòng)搖。

目標(biāo)實(shí)現(xiàn)保障機(jī)制。目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)須聚人力物力財(cái)力所能發(fā)揮的最大合力來予以保障，且在各個(gè)環(huán)節(jié)都需加以重視。為更好推進(jìn)檔案“金冊(cè)獎(jiǎng)”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，清蓄公司在過程中充分研究了檔案工作需求，由公司一把手直接管理檔案工作，建立健全檔案管理工作體系，設(shè)立了以清蓄公司為核心的、涵蓋各主要參建單位在內(nèi)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作小組，配齊滿足檔案工作需要的人員和設(shè)施設(shè)備，完善檔案信息化建設(shè)，實(shí)行過程管控、人力資源優(yōu)化配置、溝通渠道暢通、時(shí)間節(jié)點(diǎn)分析、約談機(jī)制建立、完工結(jié)算控制等多種管理手段，從硬件和軟件上來保障了項(xiàng)目檔案工作的順利開展，全力保障檔案目標(biāo)的推進(jìn)。

2.2 項(xiàng)目檔案過程管控

一是嚴(yán)格落實(shí)前端控制。以清蓄電站項(xiàng)目檔案實(shí)踐為例，在實(shí)踐中，清蓄公司嚴(yán)格落實(shí)檔案全生命周期管理，自項(xiàng)目籌建伊始就高度重視檔案工作各項(xiàng)部署，將檔案工作責(zé)任明確到人，檔案重點(diǎn)工作計(jì)劃納入部門或公司年度重點(diǎn)工作，檔案文件歸檔要求納入合同條款，更在合同項(xiàng)目動(dòng)工之初就嚴(yán)格落實(shí)檔案交底（不僅是上級(jí)公司向業(yè)主項(xiàng)目部檔案交底，還包括業(yè)主項(xiàng)目檔案部門聯(lián)合技術(shù)部門對(duì)參建單位所進(jìn)行的檔案工作交底），檔案人員切實(shí)參與項(xiàng)目合同結(jié)算審批流程，在結(jié)算環(huán)節(jié)對(duì)竣工文件歸檔整編進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真落實(shí)好檔案文件歸檔的源頭控制和全過程控制。

二是有力實(shí)施中間管控。在日常項(xiàng)目管理及目標(biāo)緊迫階段，必須認(rèn)真開展年度計(jì)劃編制和落實(shí)，清蓄電站在項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中，通過采用檔案月度例會(huì)制度、落實(shí)中間檢查、發(fā)布情況通報(bào)、簽訂“檔案工作責(zé)任書”、 增加業(yè)務(wù)部門把關(guān)流程、主要參建單位合署辦公等多種手段確實(shí)有力地保證了檔案工作順利開展。

三是暢通溝通渠道。溝通渠道暢通與否制約著各項(xiàng)工作的順利開展，尤其為檔案工作攻堅(jiān)期，制約效力更甚。為聚力推進(jìn)檔案驗(yàn)收目標(biāo)，在攻堅(jiān)期，清蓄電站通過周例會(huì)專題匯報(bào)、工程例會(huì)、檔案專題會(huì)議、重點(diǎn)約談等方式，積極尋求業(yè)務(wù)部門、當(dāng)?shù)卣案鲄⒔▎挝坏拇罅χС?，始終保持溝通渠道暢通高效，為檔案目標(biāo)的推進(jìn)保駕護(hù)航。

四是專業(yè)力量支持。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，來自外部的專業(yè)支撐，能從更高標(biāo)準(zhǔn)、更高質(zhì)量的層面給項(xiàng)目檔案以具體工作的指導(dǎo)和意見，在很大程度上幫助了項(xiàng)目檔案質(zhì)量的提升，同時(shí)也還保證了檔案工作的正確方向，真正達(dá)到事半功倍的目的。清蓄電站在整個(gè)項(xiàng)目管理過程中，累計(jì)邀請(qǐng)上級(jí)公司及檔案專家蒞臨現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)工作30余次，得益于這些外部的專業(yè)指導(dǎo)和支持，電站整體項(xiàng)目檔案工作的質(zhì)量得到了全面提升。在外力的支撐和引領(lǐng)同時(shí)還須不斷學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)，持續(xù)提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，不斷強(qiáng)化人員隊(duì)伍建設(shè)，使得檔案工作內(nèi)外兩向同時(shí)施力，極大地推動(dòng)項(xiàng)目檔案工作高質(zhì)高效開展。

3 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐成效

移民檔案驗(yàn)收順利完成。得益于當(dāng)?shù)卣肮绢I(lǐng)導(dǎo)的高度重視，清蓄公司于清蓄電站首臺(tái)機(jī)組投產(chǎn)發(fā)電后的次年即2016年的6月順利完成征地移民檔案驗(yàn)收，清蓄電站建設(shè)征地移民安置竣工驗(yàn)收也于當(dāng)年9月份順利通過。

項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收順利通過。在“金冊(cè)獎(jiǎng)”的目標(biāo)引領(lǐng)下，清蓄電站于電站全面投產(chǎn)后第二年即2018年10月即以“優(yōu)秀”成績(jī)通過了廣東省檔案局組織的項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，并于2019年2月獲廣東省檔案局頒發(fā)的“2018年度廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)”榮譽(yù)。在項(xiàng)目檔案工作管理成果的基礎(chǔ)上，清蓄公司還于2019年圓滿完成了廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范化測(cè)評(píng)，獲評(píng)企業(yè)檔案工作二級(jí)甲等規(guī)范單位，鞏固了現(xiàn)有的檔案工作成果。

4 結(jié)語

抽水蓄能電站工程復(fù)雜，涉及專業(yè)廣、工程變更多、建設(shè)工期長(zhǎng)，如果沒有一套系統(tǒng)、科學(xué)、有效的全過程管控辦法，將很難形成完善的工程項(xiàng)目檔案。清蓄電站首先設(shè)立“檔案完整”、“金冊(cè)獎(jiǎng)”的工作目標(biāo)，而后圍繞“目標(biāo)”設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，配置專業(yè)人員和設(shè)施設(shè)備，制定相應(yīng)的工作流程、規(guī)章制度以及檔案專（兼）職人員的崗位職責(zé)。通過分類咨詢、分級(jí)培訓(xùn)、定期檢查，將檔案的收集整理完成情況與參建單位的工程付款掛鉤，與相關(guān)人員的工作績(jī)效掛鉤，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的全過程管控。

實(shí)踐證明，清蓄電站工程檔案項(xiàng)目管控辦法是行之有效的，可供行業(yè)借鑒。