摘 要：近年來(lái)，信息技術(shù)在不斷的進(jìn)步和發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，其不僅使人們的生活更加便捷，也實(shí)現(xiàn)了對(duì)工作效率的有效提升。本文對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用意義及其應(yīng)用實(shí)例進(jìn)行了分析和論述，希望對(duì)辦公效率的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;計(jì)算機(jī)技術(shù);技術(shù)應(yīng)用

現(xiàn)階段，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)取得了較好發(fā)展，多種新興行業(yè)逐漸崛起，由此帶來(lái)了相對(duì)龐大的信息量，傳統(tǒng)的信息處理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的發(fā)展需求。將信息技術(shù)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的有效收集、整合和利用，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展有益。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用意義

1.1 節(jié)約辦公成本

在傳統(tǒng)的辦公模式下，多數(shù)工作都是由人工操作完成的，因此，需要投入大量的人力成本。在工作過(guò)程中，還要應(yīng)用到很多辦公設(shè)備并消耗一些辦公用具，也造成了成本的消耗，隨著信息量的不斷增大，各項(xiàng)成本的投入也在不斷增加。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的日漸普及，其在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中也得到了廣泛應(yīng)用，文件傳輸?shù)榷囗?xiàng)工作都通過(guò)線上的方式進(jìn)行，有效減少了的人力和很多辦公資源的消耗，節(jié)約了辦公成本。

1.2 提高辦公效率

在日常工作過(guò)程中，時(shí)常會(huì)面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)信息，在傳統(tǒng)的辦公模式下，需要投入大量的人力成本，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、分析，這種方式不僅要消耗大量的時(shí)間成本，還可能在計(jì)算的過(guò)程中出現(xiàn)偏差，嚴(yán)重降低了辦公的效率。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的有效收集、整合和分析，不僅保證了結(jié)果的準(zhǔn)確性，也縮短了辦公時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了辦公效率的提升[1]。

1.3 優(yōu)化辦公流程

將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，辦公人員在工作時(shí)，不僅可以按照指定的流程進(jìn)行相關(guān)的操作，也可以對(duì)操作的流程進(jìn)行優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。這種將工作流程簡(jiǎn)化的方式，可以為工作人員節(jié)約出更多的時(shí)間專注于業(yè)務(wù)操作，進(jìn)而提高其工作的積極性，保證工作的效果。

1.4 實(shí)現(xiàn)資源共享

在開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中有很多公開(kāi)的數(shù)據(jù)資料可以在企業(yè)內(nèi)部共享，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)公開(kāi)數(shù)據(jù)資源的有效流通，進(jìn)而提升其利用率，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.5 優(yōu)化辦公環(huán)境

傳統(tǒng)的辦公模式中，很多數(shù)據(jù)信息多通過(guò)紙質(zhì)材料進(jìn)行記載，由此導(dǎo)致辦公區(qū)域內(nèi)有大量的文件簿，這嚴(yán)重影響了對(duì)辦公空間的有效利用。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)，可以將大量繁雜的數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸和保存，這樣可以減少對(duì)紙張和辦公設(shè)備的應(yīng)用，從而創(chuàng)造出更多的辦公空間，再將節(jié)約出的辦公空間規(guī)劃為員工的放松區(qū)域，營(yíng)造出更舒適的辦公環(huán)境，使員工的工作效率得到提升。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

2.1 處理圖像、表格

盡管計(jì)算機(jī)技術(shù)在對(duì)圖像和表格進(jìn)行處理時(shí)應(yīng)用較少，但是，在實(shí)際辦公過(guò)程中仍舊十分常見(jiàn)。在對(duì)圖像進(jìn)行處理時(shí)，要確保其能夠?qū)⒅谱髡叩南敕ㄍ耆谋磉_(dá)出來(lái)，更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的傳遞。在處理表格時(shí)，要通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確呈現(xiàn)，更全面的展示出信息之間的關(guān)聯(lián)性，這種方式能夠讓人們對(duì)數(shù)據(jù)信息有一個(gè)更加直觀的了解。在這一過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)對(duì)顏色、比例的合理搭配，因此需要對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行不斷學(xué)習(xí)和反復(fù)應(yīng)用，更好的地呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)信息。

2.2 文字處理

文字處理是將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化過(guò)程中的一種相對(duì)簡(jiǎn)單且常見(jiàn)的方式，具有重要意義，其形式十分多樣，包括對(duì)格式進(jìn)行整理、對(duì)文字進(jìn)行排版等。WPS、Microsoft Office在現(xiàn)階段的辦公過(guò)程中較為常用，辦公人員可以直接運(yùn)用這些軟件，對(duì)文字信息進(jìn)行及時(shí)、高效的處理，一改以往紙質(zhì)辦公的繁雜，不僅大大提高了辦公效率，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)資源的節(jié)約。此外，部分軟件可以直接對(duì)文檔進(jìn)行管理，節(jié)約了尋找資料的時(shí)間，也避免了文件的丟失。學(xué)會(huì)并熟練運(yùn)用文字處理技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文字信息高效、有序的整理，在當(dāng)前的辦公背景下十分必要。

2.3 數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)處理主要包括以下幾個(gè)過(guò)程：第一，數(shù)據(jù)的生成。該過(guò)程主要是數(shù)據(jù)的形成過(guò)程，這一過(guò)程包括對(duì)語(yǔ)音、文字、圖片等信息的生成。第二，數(shù)據(jù)的傳輸。即將生成的數(shù)據(jù)信息通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程。第三，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)主要有三種形式，分別為文件存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和云存儲(chǔ)。文件存儲(chǔ)的方式主要是將數(shù)據(jù)進(jìn)行本地保存，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的有效利用。相比之下，數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的方式能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性、確保數(shù)據(jù)信息的完整性，還能夠運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的定量分析，現(xiàn)今該種基本的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式在各類(lèi)信息系統(tǒng)中都得到了廣泛應(yīng)用。云存儲(chǔ)的方式是將相關(guān)信息存儲(chǔ)在云端設(shè)備當(dāng)中，該方式能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的保護(hù)，使其可靠性得到進(jìn)一步保證。將計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中應(yīng)用，主要是對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效處理，在辦公過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用[2]。

2.4 用于通信

計(jì)算機(jī)技術(shù)作為信息技術(shù)的一種，主要目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的共同利用和數(shù)據(jù)的有效傳遞，在工作過(guò)程中，主要包括兩種技術(shù)類(lèi)型：第一種為局域網(wǎng)通信技術(shù)，該技術(shù)一般應(yīng)用在部門(mén)或本地網(wǎng)絡(luò)之間，通過(guò)對(duì)該技術(shù)的應(yīng)用，能夠在相互之間進(jìn)行有效的信息溝通和創(chuàng)立，與傳統(tǒng)的人工傳遞方式相比具有更快的速度和更高的效率。第二種為互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，該技術(shù)一般在辦公環(huán)境中應(yīng)用，其中郵件技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，可以通過(guò)郵件的方式，與客戶之間進(jìn)行及時(shí)有效的交流，隨時(shí)了解客戶的需求并作出及時(shí)的反饋，不僅實(shí)現(xiàn)了信息的有效傳遞，還節(jié)約了大量的成本。近年來(lái)越來(lái)越多的通信工具成為進(jìn)行信息傳遞的優(yōu)良媒介，為企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸提供了便利。

可以運(yùn)用該技術(shù)開(kāi)展視頻會(huì)議，這種方式在近年來(lái)的辦公自動(dòng)化過(guò)程中得到了廣泛應(yīng)用，在集團(tuán)性辦公狀態(tài)下應(yīng)用更多。該種方式可以充分發(fā)揮傳統(tǒng)會(huì)議的作用，但是，其能夠突破地域、部門(mén)之間的局限性，有效提升了辦公的效率，同時(shí)降低了會(huì)議的成本，值得被大力推廣、使用。

3 結(jié)論

在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，不僅能夠提高辦公效率，還能夠確保數(shù)據(jù)信息的安全性。此外，其能夠?qū)崿F(xiàn)較為高效的信息收集、整合，并根據(jù)公司的實(shí)際狀況給出適當(dāng)?shù)臎Q策，對(duì)于企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]楊志強(qiáng).計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)分析及應(yīng)用探討[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2019（12）：98-99.

[2]韓云飛.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用分析[J].無(wú)線互聯(lián)科技，2018，15（15）：135-136.

作者簡(jiǎn)介

苗偉（1982-），男，河南省駐馬店，本科，一級(jí)實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)。