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        淺析事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施

        2020-08-10 09:08:24龍娜娜
        卷宗 2020年16期
        關(guān)鍵詞:電子檔案事業(yè)單位檔案管理

        摘 要:隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,其在事業(yè)單位檔案管理中也有著較為顯著的作用。運(yùn)用紙質(zhì)的檔案,不僅不利于保存,在查閱上也是非常麻煩,所以,運(yùn)用電子檔案使得信息的高效率處理得以實(shí)現(xiàn),查閱起來較為便a利,實(shí)現(xiàn)信息的高效利用,這對檔案的開發(fā)和利用大有裨益。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案

        1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

        1.1 節(jié)約資源,利用率高

        傳統(tǒng)的檔案都是由紙張做成的,每次采集、編制、印刷以及出版都需要投入大量的資金,而且紙張非常容易受到環(huán)境天氣等各種情況的影響,若紙張受到損壞之后,修復(fù)以及重建都有較大的難度,還會(huì)導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。而電子檔案是一種非常節(jié)約、簡約的檔案管理模式,只需要在電腦中建立起一個(gè)電子檔案的系統(tǒng),而后讓管理人員在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作即可。這些被錄入的檔案數(shù)據(jù)都被轉(zhuǎn)化為電子文件的形式,保存起來是非常簡單,不易受到損壞,并且電子檔案還可以將文字、圖片、音頻以及視頻等內(nèi)容全部轉(zhuǎn)化為需要保存的數(shù)據(jù),這樣不僅提高了保存的時(shí)效,還使得檔案在保存時(shí)具有一定的安全性。

        1.2 檔案存儲(chǔ)的安全性較高

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易破損,在借閱的過程中會(huì)有較多的不確定因素,而電子檔案就可以避免這些問題。電子檔案不會(huì)受到環(huán)境等各個(gè)方面的影響,其也是存儲(chǔ)在固定的存儲(chǔ)空間,相對于紙質(zhì)檔案來說安全性非常高。在運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí),若想要對檔案進(jìn)行查閱或者管理時(shí),就需要將所有的卷宗匯集在一起,而后進(jìn)行翻閱,這樣不僅增大了工作量,還使得檔案信息的保密性不高。而在對電子檔案進(jìn)行查閱管理時(shí),就可以通過關(guān)鍵詞搜索的方式,這樣不僅可以準(zhǔn)確地將文件資料提取出來,還可以提高檔案存儲(chǔ)的安全性,增加保密性。

        2 電子檔案管理的應(yīng)用問題

        2.1 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高

        新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求,為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢,檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下,熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況,我國現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大,無法集中進(jìn)行電子檔案管理工作,并且部分人員對于計(jì)算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外,現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性,頻繁的人事變動(dòng)不利于電子檔案管理工作的長期進(jìn)行。

        2.2 基層檔案管理工作不足

        檔案工作一直是跟隨著事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的,沒有前人留下的檔案,也就無法進(jìn)行歷史研究。對于檔案的價(jià)值,上級檔案管理部門是非常重視的,但是在基層,顯然對檔案管理工作的重視程度不夠,沒有制度或制度不全,人員缺乏、設(shè)施設(shè)備缺乏等等,都是事業(yè)單位基層檔案管理部門存在的典型問題。一般情況下,檔案和事業(yè)是兩個(gè)部分,基層工作一般為按照相應(yīng)的分類辦法將事業(yè)資料留存下來,進(jìn)行收集和管理,但是,因?yàn)椴辉诮y(tǒng)一的管轄范圍之內(nèi),檔案管理容易出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象,在信息時(shí)代,檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是必然的趨勢,但是基層檔案管理機(jī)構(gòu)對信息化檔案管理并不熟悉,也缺乏相應(yīng)的指導(dǎo),導(dǎo)致檔案管理上出現(xiàn)失序現(xiàn)象,檔案凌亂不方便利用。

        2.3 信息安全缺少保障

        事業(yè)單位應(yīng)用電子技術(shù)實(shí)行檔案信息化管理,必然會(huì)面對信息的安全問題??萍冀o人們帶來便利的同時(shí),也為人們帶來潛在性風(fēng)險(xiǎn)。因此,事業(yè)單位電子檔案管理需要重視信息安全問題,最大程度地杜絕信息泄露。網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)安全漏洞問題難以杜絕,造成網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn),同時(shí),檔案信息與數(shù)據(jù)在通過移動(dòng)硬盤等載體進(jìn)行儲(chǔ)存與轉(zhuǎn)移的過程中,就會(huì)使檔案信息面臨一定泄露風(fēng)險(xiǎn)。并且電腦硬件與軟件也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)故障,還有網(wǎng)絡(luò)黑客問題的嚴(yán)重性等,都會(huì)使電子檔案信息管理面臨安全性問題。

        3 電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用對策

        3.1 建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

        為了使電子檔案管理走出無序管理的狀態(tài),必須建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化管理。國內(nèi)大部分單位雖然已經(jīng)建立了企業(yè)電子檔案體系,但是缺乏完善的管理制度,電子檔案管理分散,下屬各單位的電子檔案信息缺少聯(lián)系,難以實(shí)現(xiàn)全市范圍內(nèi)的企業(yè)電子檔案的集中調(diào)閱,電子檔案的流通存在障礙,無法進(jìn)行集中管理。可見,完善的電子檔案管理制度,是提高電子檔案利用效率,充分發(fā)揮電子檔案高效快捷的優(yōu)勢,提高工作效率的基礎(chǔ)。電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定,事業(yè)單位可以根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。如林權(quán)檔案需要電子文件和紙質(zhì)檔案相結(jié)合,就要設(shè)置專門的管理部門進(jìn)行審核后統(tǒng)一在網(wǎng)上發(fā)送,集中管理。

        3.2 培養(yǎng)出新型的管理人才

        隨著時(shí)代的不斷發(fā)展,科技也是在不斷進(jìn)步的。事業(yè)單位在對電子檔案進(jìn)行管理的工作中,就需要不斷地引進(jìn)優(yōu)秀的人才,并且要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。培訓(xùn)主要以思想素質(zhì)、專業(yè)技能以及業(yè)務(wù)能力等多個(gè)方面進(jìn)行。事業(yè)單位不僅要對電子檔案的管理人員進(jìn)行上述的培訓(xùn),還要相應(yīng)地給予一些政策上的鼓勵(lì),從而使得檔案的工作人員可以更好地提高工作效率。

        3.3 增強(qiáng)管理人員素質(zhì)

        事業(yè)單位構(gòu)建與完善電子檔案管理模式,需要增強(qiáng)管理人員素質(zhì),利用加強(qiáng)人員培訓(xùn)與建立考核制度的方式,提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì),為電子檔案管理工作順利開展與發(fā)展提供相應(yīng)保障。例如:事業(yè)單位需要為檔案管理人員提供基本專業(yè)技能培訓(xùn),要求其具備基本管理能力與完善的管理知識(shí)體系,使其能夠掌握豐富的檔案管理技巧。事業(yè)單位建立考核制度,定期考核評價(jià)管理人員工作表現(xiàn),并將成績列入績效,這種方式有利于管理人員自覺主動(dòng)地提升自身專業(yè)素質(zhì),促進(jìn)單位內(nèi)檔案管理人員整體管理水平的提升。

        4 結(jié)束語

        雖然事業(yè)單位的性質(zhì)與發(fā)展各有其特點(diǎn),發(fā)展過程中又要受到各種因素的影響,但作為信息時(shí)代產(chǎn)物的電子檔案在現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此,采取重視檔案管理工作、增強(qiáng)管理人員素質(zhì)、提升電子管理水平、加強(qiáng)信息安全防護(hù)等措施,實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作模式的構(gòu)建與完善,促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉茂品.試論事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理策略[J].農(nóng)家參謀,2018(01):213.

        作者簡介

        龍娜娜(1992-),女,漢,北京,本科,北京農(nóng)學(xué)院,研究方向:農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理。

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