李燕

摘 要：自信息化建設飛速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設的浪潮興起以來，各企業(yè)相繼建立各自的內部園區(qū)網(wǎng)絡，檔案管理系統(tǒng)軟件也不斷完善。如何保障電子文件歸檔管理的安全已經(jīng)成為檔案部門所面臨的新課題，筆者根據(jù)當下電子檔案的管理形式，探討了電子檔案管理中存在的隱患，并總結了消除隱患的建設方法。

關鍵詞：企業(yè);電子檔案管理;隱患;應對方案

在各個行業(yè)領域中，信息技術及計算機技術得到了廣泛應用，同時傳統(tǒng)的檔案管理也逐漸朝著替代紙質載體的新型檔案形式——電子檔案發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)使檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。隨著電子檔案的出現(xiàn)，不僅要求檔案管理人員掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，同時還要對電子檔案管理知識和技巧掌握并熟練運用，因此對于文件儲存于光盤，并能通過計算機設備進行讀取和運用的電子檔案，其出現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理工作各環(huán)節(jié)都造成了極大沖擊，也對檔案管理制度和保密技術防護措施等提出了更高的要求。

1 電子檔案管理中存在的隱患

1.1 真實性存在隱患

1）人為因素。是指黑客和病毒的攻擊、工作人員對信息的不恰當取舍等。2）自然因素。是指存儲載體的不穩(wěn)定性、保存環(huán)境的不穩(wěn)定性影響等。3）自身特性因素。相對于傳統(tǒng)紙質檔案而言，電子檔案具有設備依賴性、易更改性、信息與載體分離性等局限性。使其內容真實性的衡量標準帶有相對性。

1.2 安全性存在隱患

1）人為因素。因電子檔案的管理全過程很大程度依賴計算機系統(tǒng)以及載體，與紙質檔案一樣，若遭到人為惡意損害或泄密，就存在載體損毀或信息損毀或竊取的隱患。2）自然因素。同紙質檔案一樣，電子檔案的存儲因介質依賴性，存在自然災禍、自身老化而致檔案不可讀取等損毀情況。同時電子檔案在流轉過程中的運行安全依賴于操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡系統(tǒng)，這就導致了操作系統(tǒng)以及網(wǎng)絡系統(tǒng)的自然崩潰消滅也會影響到電子檔案的安全性。3）自身特性因素。在當今世界信息化競爭日益激烈的形式下，信息化戰(zhàn)爭的主要特點就是其攻擊距離長、波及范圍廣以及傳播速度快，這也是電子檔案的安全隱患所在，更容易造成不及反應的事故。

2 保障電子檔案安全有效的方法

2.1 電子檔案安全性保障

目前網(wǎng)絡安全問題一直是網(wǎng)絡技術應用研究重點，電子檔案需要利用電腦與網(wǎng)絡才能實現(xiàn)，其中也存在著大量不安全的因素和隱患，嚴重威脅數(shù)字信息的完整性和安全性。對于電子文檔的安全性，需要從技術層面進行有效保障。技術層面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素對計算機和網(wǎng)絡帶來不安全影響，確保系統(tǒng)安全的有效物質支持，需要確保在安全可靠的網(wǎng)絡運行環(huán)境中，系統(tǒng)具有完備的數(shù)據(jù)庫，并具備軟件系統(tǒng)的初始化運行、目標設置、用戶管理、管理修改、數(shù)據(jù)更新等系統(tǒng)保護功能;另外是針對檔案信息本身的安全防護，避免電子檔案信息在生成、管理、利用過程中，出現(xiàn)破壞、更改、泄漏或因人為原因、非法入侵等造成的電子檔案信息損壞、刪除以及非法傳遞檔案信息等行為的防范能力，對電子檔案在傳遞過程中，加強保密技術加強應用，使檔案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。

2.2 檔案管理制度完善

檔案管理制度的健全和完善，有利于電子信息及時歸檔，工作效率提高，使文件利用的時效性增強。在檔案管理制度建立時，應從企業(yè)信息化管理以及辦公自動化方面入手，對信息產出源頭進行分析，對其發(fā)展規(guī)律進行總結，將電子文件歸檔納入歸檔制度，使電子檔案管理的安全性、完整性得到保障。另外電子檔案信息具有載體之間輕松轉移的特性，可以實現(xiàn)遠程傳輸，以及點對多的傳送，利用這種接收載體和信息的可分離性，使檔案信息復制更為便捷、組合更加靈活。這也同時提高電子檔案保密安全工作的難度，需要有效制度進行嚴格規(guī)范，使電子檔案的安全性管理得以加強。

2.3 電子文檔存檔、保管工作加強

電子文件歸檔方式的選擇直接影響著檔案的穩(wěn)定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盤進行數(shù)據(jù)存儲，使歸檔過程中數(shù)據(jù)丟失情況得到有效控制，但備份盤的大量制作也增加了相關管理人員的工作量以及存儲空間。隨著信息技術的不斷發(fā)展，電子檔案存檔技術可利用只讀光盤，并采用網(wǎng)絡移交、歸檔的方式進行。另外網(wǎng)絡移交包括：對電子文件歸檔專線網(wǎng)線傳遞予以實現(xiàn);確定電子文件信息匯集的中心管理部門，如利用信息管理中心，對企業(yè)的信息管理工作進行統(tǒng)籌和規(guī)劃，對各部門形成的電子文件進行及時收集、匯總、處理、分發(fā)以及共享。另外由檔案部門對過期數(shù)據(jù)進行鑒定。

2.4 建立動態(tài)、全面的安全監(jiān)管機制

為加強檔案安全管理的整體水平，管理人員應注重對信息庫防護機制的建設，構建標準化的數(shù)據(jù)庫。一方面為信息交互與共享奠定基礎，統(tǒng)一文件存儲的規(guī)格，保證信息溝通的有效性;另一方面應設置動態(tài)的監(jiān)管、檢測機制。在進行信息系統(tǒng)功能開發(fā)與設計的過程中，工程人員一般將智能傳感器、無線網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫檢測作為一個整體的檢測系統(tǒng)來構建，通過實時的物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡鏈接，保證監(jiān)測機制的不間斷運行，實現(xiàn)電子檔案管理的全過程監(jiān)管。以信息庫為核心的管理系統(tǒng)，可以在減輕管理人員工作壓力的同時，利用自動化、智能化系統(tǒng)，縮短數(shù)據(jù)庫的異常預警反饋時間，對病毒、數(shù)據(jù)遺失、設備故障等不安全因素進行排查，提升電子檔案的實際開發(fā)效率。

具體來講，在檢測與監(jiān)察系統(tǒng)的構建階段，工程人員通常會在區(qū)域內設置多個檢測觀察點，保證監(jiān)管機制覆蓋的全面性。區(qū)域內的檢測點通過遠程操控、遙感、物聯(lián)網(wǎng)等技術，向監(jiān)管中心提供實時的影像、數(shù)字、圖片等數(shù)據(jù)，實現(xiàn)動態(tài)管理的目標。同時，為了確保檢測點與管理平臺的信息連通，應建立起完善的無線網(wǎng)絡，在檢測節(jié)點檢測完畢并將數(shù)據(jù)分析之后，各個節(jié)點可以通過無線網(wǎng)絡將所得到的數(shù)據(jù)傳輸給管理系統(tǒng)的工作人員，構建起動態(tài)、高效的安全防護網(wǎng)絡。

2.5 以風險評估報告為基礎，對風險進行針對性處理

風險識別與風險評估是風險預防和控制的重要基礎，通過對可能發(fā)生的風險進行預控，可以有效降低風險帶來的效益損失。風險發(fā)生具有突發(fā)性、偶然性與不確定性，因此，檔案部門應結合歷史數(shù)據(jù)、技術應用形式、前沿知識等，針對常見的電腦病毒、黑客攻擊手段以及檔案信息遺失嚴重的工作環(huán)節(jié)等進行管理，制定好對應的風險規(guī)避、控制方案，在有效識別后，以風險評估報告為基礎，進行攔截、控制。在風險發(fā)生過程中，檔案管理者應該采用針對性的技術手段進行防護，如升級防火墻、加強技術檢測、對重要數(shù)據(jù)進行備份等，削弱、分散、轉移風險，降低風險可能帶來的損失。

3 結束語

綜上所述，隨著電子信息化的快速發(fā)展，在企業(yè)檔案管理中，電子檔案已成為重要組成部分，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質文檔。因此企業(yè)應提高對電子檔案管理的重視程度，對相關管理人員加強電子檔案管理技術和知識的培訓，使電子檔案管理水平與時俱進，更加適應未來網(wǎng)絡化、自動化、智能化檔案管理發(fā)展需求，同時在管理過程中，加強與云服務、大數(shù)據(jù)技術等信息共享技術的應用，有效實現(xiàn)電子檔案查詢、利用的高效性和便捷性。

參考文獻

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