黃春潔

摘 要：信息化時(shí)代，如何全面落實(shí)、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作已經(jīng)成為檔案管理工作過(guò)程中的一個(gè)重要課題[1]。鑒于此，筆者結(jié)合南寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的檔案管理在近年來(lái)取得的成績(jī)與面臨的問(wèn)題進(jìn)行一定分析與探究，并且提出一些合理化的有效提升策略與建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化;機(jī)關(guān)檔案管理;有效措施

南寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)（以下簡(jiǎn)稱“經(jīng)開區(qū)”）綜合檔案室在2001年12月正式成立。檔案室在成立之后對(duì)各個(gè)部門的文書材料以及本單位的基建、會(huì)計(jì)、實(shí)物、音像等多個(gè)方面的檔案進(jìn)行了詳細(xì)整理收集工作，為檔案的查閱以及保存工作提供了良好的幫助與引導(dǎo)。毫無(wú)疑問(wèn)，檔案管理工作堪稱是經(jīng)開區(qū)工作以及國(guó)家整個(gè)檔案事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，在日常檔案管理工作各個(gè)細(xì)節(jié)中，管理人員應(yīng)當(dāng)以科學(xué)發(fā)展觀作為工作指導(dǎo)與方向，采取合理化、優(yōu)質(zhì)化的管理理念與方式，全面做好檔案管理工作，為經(jīng)開區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障[2]。

1 解讀信息化背景下機(jī)關(guān)檔案管理工作的必要性

隨著科技水平的不斷提高，信息化時(shí)代大背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作具有了更加重要的意義和必要性，并且逐漸成為檔案管理的發(fā)展主體形勢(shì)與方向。其主要體現(xiàn)以下三方面必要性：首先，機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化發(fā)展趨勢(shì)堪稱是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的一種基本要求。在當(dāng)前先進(jìn)的信息化時(shí)代大背景下，“無(wú)紙化”辦公程序?qū)⒊蔀闄C(jī)關(guān)檔案管理工作的一種必然趨勢(shì)程。鑒于此，機(jī)關(guān)單位必須要全面實(shí)施檔案管理信息化工作流程和方式才可以“與時(shí)俱進(jìn)”。其次，機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化無(wú)疑已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化所提出的一種必然要求?，F(xiàn)階段，全面使用先進(jìn)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒏黝悪n案信息資源進(jìn)行深入挖掘，并且讓各類優(yōu)質(zhì)資源進(jìn)行共享，從而讓各種檔案信息的價(jià)值得以全方位展現(xiàn)，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。最后，當(dāng)前形勢(shì)下，機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化同樣也是檔案管理規(guī)范化以及專業(yè)化的一種客觀體現(xiàn)和基本要求。信息化時(shí)代大背景下，檔案館藏?cái)?shù)量不斷提升，這就需要?jiǎng)?chuàng)建更多的電子檔案館進(jìn)行檔案日常管理工作。在管理各個(gè)環(huán)節(jié)中，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)規(guī)范化的運(yùn)用電子檔案流程，對(duì)信息資源展開專業(yè)化以及規(guī)范化的各項(xiàng)管理。

2 解讀南寧經(jīng)開區(qū)機(jī)關(guān)信息化檔案管理的成績(jī)與問(wèn)題

近年來(lái)，南寧經(jīng)開區(qū)檔案工作取得了較為優(yōu)異的成績(jī)，當(dāng)然也遇到了不少的問(wèn)題。南寧經(jīng)開區(qū)檔案管理在成績(jī)方面主要突出以下幾個(gè)特點(diǎn)：1）在工作中不斷的健全和完善了信息化檔案機(jī)構(gòu)以及相應(yīng)的組織管理。2）通過(guò)近年來(lái)的不懈努力，讓信息化檔案管理機(jī)構(gòu)不斷升級(jí)、不斷創(chuàng)新，并且在檔案內(nèi)容的“分門別類”工作中更加清晰化、明朗化。3）信息化檔案管理的內(nèi)容推陳出新，不斷延伸和擴(kuò)大，在科學(xué)化的管理體系之下日益凸現(xiàn)出經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益，收獲一致好評(píng)。

與此同時(shí)，在南寧經(jīng)開區(qū)近年來(lái)的整個(gè)信息化檔案管理過(guò)程中也存在和凸顯了一些問(wèn)題亟待解決：首先來(lái)講，現(xiàn)階段的南寧經(jīng)開區(qū)機(jī)關(guān)檔案管理部門還是缺乏人手，在某種程度上對(duì)基層單位以及各大企業(yè)的檔案管理工作監(jiān)督指導(dǎo)欠缺力度和方法。其次，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案面臨兩大困難，一是部分項(xiàng)目主管部門還未能將項(xiàng)目檔案工作納入總體工作部署之中，并且沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目檔案的相關(guān)工作進(jìn)行檔案登記以及采取相應(yīng)的有效指導(dǎo)。二是存在個(gè)別項(xiàng)目主管單位重視項(xiàng)目建設(shè)而輕視檔案管理的不正確現(xiàn)象，這些主管單位在項(xiàng)目建成之后并沒(méi)有及時(shí)的申請(qǐng)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，結(jié)果導(dǎo)致應(yīng)進(jìn)行的檔案工作未能與項(xiàng)目建設(shè)開展達(dá)到“同步化”要求。最后一點(diǎn)，南寧經(jīng)開區(qū)鎮(zhèn)、街道檔案管理工作人員的整體水平和素質(zhì)仍舊有待提高，許多檔案管理“新手”必須要經(jīng)過(guò)一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的適應(yīng)以及熟悉工作的過(guò)程，這無(wú)疑讓檔案工作的深入開展受到一定客觀限制。加之個(gè)別單位檔案管理人員在調(diào)整過(guò)程中工作交接沒(méi)有落實(shí)到位，客觀上對(duì)檔案工作延續(xù)的完整性產(chǎn)生了諸多不利影響。

3 現(xiàn)階段全面提升南寧經(jīng)開區(qū)信息化檔案管理有效策略

3.1 強(qiáng)化項(xiàng)目檔案工作勢(shì)在必行

現(xiàn)階段，想要全面提升南寧經(jīng)開區(qū)信息化檔案管理各項(xiàng)工作的質(zhì)量和水平，首先就要做到對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化與完善。具體應(yīng)做到以下幾方面內(nèi)容：一是充分依據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，結(jié)合項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)工作來(lái)實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的相關(guān)原則，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的指導(dǎo)以及檢查等各項(xiàng)工作。二是全面加強(qiáng)與項(xiàng)目主管部門、建設(shè)單位之間的密切協(xié)作與聯(lián)系，力爭(zhēng)創(chuàng)建出一個(gè)較為完善且健全的項(xiàng)目檔案工作機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行全面規(guī)范。三是全面督促和提醒項(xiàng)目建設(shè)單位的分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)全面加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作的落實(shí)，并且創(chuàng)建和升級(jí)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，并遵照《廣西壯族自治區(qū)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》所提出的各項(xiàng)相關(guān)要求，第一時(shí)間向南寧經(jīng)開區(qū)綜合檔案室申請(qǐng)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收。四是全面加強(qiáng)執(zhí)法以及監(jiān)督力度，對(duì)項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督與定時(shí)檢查，加大違規(guī)操作的處罰力度。

3.2 全面提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

信息化檔案管理工作離不開人的操作與調(diào)度?，F(xiàn)階段，必須要全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作能力。要充分的激發(fā)檔案管理人員工作熱情與積極性。具體措施實(shí)施方案為：首先對(duì)人才“入口關(guān)”要嚴(yán)格把控，應(yīng)積極招聘與引入一些專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)、文化知識(shí)豐富且認(rèn)真負(fù)責(zé)的優(yōu)秀人才來(lái)充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員要不斷加強(qiáng)各類培訓(xùn)及繼續(xù)專業(yè)指導(dǎo)，全面提高業(yè)務(wù)能力和工作水平，對(duì)信息化檔案管理各項(xiàng)工作流程更加“輕車熟路”。

3.3 不斷創(chuàng)新升級(jí)信息化檔案管理模式

毫無(wú)疑問(wèn)，我國(guó)檔案歷史比較悠久且傳統(tǒng)，此前不同時(shí)期的檔案工作都曾獲得了許多令人驕傲的成就。然而實(shí)事求是的講，當(dāng)前階段的一些傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足信息化時(shí)代檔案管理工作的需要。鑒于此，必須要不斷的創(chuàng)新與升級(jí)檔案管理模式。比如說(shuō)立卷改革，這項(xiàng)工作上應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)操作方法，將立卷歸檔周期盡可能縮短，便于推行部門立卷相關(guān)工作的有效展開。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前階段，信息化背景下的機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)新之路可謂是“任重而道遠(yuǎn)”。南寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案管理各項(xiàng)工作中取得的成績(jī)與面臨的問(wèn)題值得檔案管理人員思考與研究。在未來(lái)的信息化檔案管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)當(dāng)不斷探索與鉆研，力爭(zhēng)讓這項(xiàng)工作的整體水平邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]彭靜軍.信息化背景下做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施[J].中外企業(yè)家，2017（6）.

[2]王洪宇.論信息化背景下檔案管理工作的革新[J].檔案天地，2014（S1）：93-95.