楊寶霞

摘 要：文書檔案管理工作涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位較多的信息管理內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位的穩(wěn)定高效發(fā)展具有重要意義。同時(shí)文書檔案管理具有十分鮮明的特點(diǎn)屬性，在現(xiàn)代化的文書檔案管理過程中，更加具備時(shí)代特點(diǎn)。要充分的認(rèn)識(shí)到進(jìn)行文書檔案管理中的各種存在問題，采用科學(xué)的規(guī)劃和有效的管理機(jī)制實(shí)施改善策略，提升文書檔案工作的工作效果。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;管理工作

1 引言

文書檔案管理工作，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，會(huì)在內(nèi)容和管理復(fù)雜程度上有所提高，要重視文書檔案工作的有效落實(shí)，提高在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用，保障文書檔案能夠充分體現(xiàn)現(xiàn)代化管理的高效、高標(biāo)準(zhǔn)特點(diǎn)。

2 辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)

2.1 一體化

辦公管理工作隨著各種工作內(nèi)容機(jī)制的聯(lián)系不斷加強(qiáng)，要充分提升效率，使其隨著各種技術(shù)手段的提升，在開展有關(guān)工作的過程中，一體化平臺(tái)工作搭建能更加有效的實(shí)現(xiàn)和完成，保障各種工作之間的緊密聯(lián)系。

2.2 實(shí)用性

文書檔案涉及的工作內(nèi)容較廣，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文件、人員管理等較為重要，各種管理文件類型相互交叉，導(dǎo)致了管理工作的困難增加?，F(xiàn)代化科技檔案管理為單位帶來了便捷的查閱服務(wù)，根據(jù)歷年的檔案信息給單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3 保密性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展建設(shè)的過程中，其內(nèi)部的各種文件具有一定的保密性要求，這涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的核心利益，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分關(guān)鍵，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的保密性文書檔案管理內(nèi)容有很多，比如機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)明專利、各種會(huì)議要點(diǎn)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心發(fā)展戰(zhàn)略方案等。

2.4 重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理不僅涉及部分保密性要求的文件管理工作，而且各種資料的有效管理，可以有效的提高各種文件內(nèi)容建設(shè)的落實(shí)，能夠以更加精確高效的方式，有效的獲得有關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的穩(wěn)定性保障，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正常發(fā)展起到良好的促進(jìn)作用。

3 文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題

3.1 認(rèn)知的不足

文檔管理需要具備科學(xué)有效的管理方式，作為科學(xué)管理工作開展中的效率和效果保障，尤其是當(dāng)管理的內(nèi)容增加、各種類目混亂的情況下，良好的管理機(jī)制能力就能發(fā)揮出良好的管理效果作用，能夠有效的保障管理過程具備必要的管理功效發(fā)揮。但是因?yàn)椴糠謾C(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于文書管理工作重要性認(rèn)識(shí)的不足，不能有效的引導(dǎo)文書檔案管理機(jī)制科學(xué)搭建，不能有效的保障檔案管理工作能夠具備良好的工作機(jī)制保障能力。

3.2 相關(guān)制度的不完善

一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫(kù)房或者檔案室中，相關(guān)的辦公室工作者會(huì)因?yàn)橹饔^或者客觀上的原因未能切實(shí)把文書檔案及時(shí)歸檔，通?？陀^的個(gè)人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導(dǎo)致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個(gè)部門也會(huì)相互進(jìn)行推諉，嚴(yán)重制約著管理工作的順利進(jìn)行。另一方面，由于對(duì)文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導(dǎo)致職責(zé)分工不夠明確、管理意識(shí)不高，從而使得管理成果難以滿足相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行實(shí)際工作開展的過程中始終不能獲得良好的制度規(guī)范化、有效化保障，造成工作效率和質(zhì)量都不高。

3.3 工作者專業(yè)性能力不高

文書檔案管理并不是簡(jiǎn)單的進(jìn)行材料的接受和存儲(chǔ)，需要能夠有效的滿足使用要求，能夠有效的保障在進(jìn)行管理的過程中，具備良好的文書檔案資料調(diào)取效率保障、科學(xué)存儲(chǔ)、資料安全性保障、文書檔案存儲(chǔ)有序、資料整理規(guī)整科學(xué)等，同時(shí)在現(xiàn)代化的文書檔案管理設(shè)備加持之下，管理效率得到提升的同時(shí)，對(duì)于管理工作者的基本操作技能以及專業(yè)化技能要求也在不斷的提高，工作人員不夠?qū)I(yè)的素質(zhì)水平不利用工作的正常有效開展。

4 提升辦公室文書檔案管理工作的對(duì)策

4.1 構(gòu)建文書檔案管理科學(xué)框架機(jī)制

文書檔案管理工作的有效開展需要進(jìn)行宏觀層面的總體管理機(jī)制規(guī)劃，更加有效的保障管理工作具備良好的高效運(yùn)行科學(xué)機(jī)制，有效的保障管理工作能夠科學(xué)的開展，因此要充分做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案管理中的各種影響因素解決，能夠有效的保障各種工作具備良好的運(yùn)行條件基礎(chǔ)，充分的消除運(yùn)行障礙，比如在進(jìn)行管理過程中的，部門銜接對(duì)接工作，要在標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)制要求之下，有效的保障各種工作能夠有效的進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)無障礙化工作對(duì)接和文書檔案交接，全面提高工作中的高效性保障，有效的提高對(duì)于各種工作開展中的精確性控制。

4.2 提高工作人員的基本工作能力水平

要能夠保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位有關(guān)人員在進(jìn)行工作開展的過程中，不斷實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的專業(yè)化進(jìn)行，就要有效的保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身的工作人員能夠具備良好的文書檔案管理知識(shí)素養(yǎng)要求，同時(shí)對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位引入的各種現(xiàn)代化設(shè)備的使用操作具有良好的掌控性，尤其是對(duì)于各種執(zhí)行規(guī)則和要求要進(jìn)行統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)要求，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以進(jìn)行有關(guān)人員的必要培訓(xùn)，能夠準(zhǔn)確機(jī)關(guān)事業(yè)單位有感文書檔案管理人員基礎(chǔ)薄弱的設(shè)備軟件操作使用技能、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作開展機(jī)制流程等進(jìn)行全面的培訓(xùn)，能夠有效的保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員具備基本的工作素質(zhì)能力，同時(shí)保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理高效、高質(zhì)量的進(jìn)行。

4.3 做好必要的工作激勵(lì)機(jī)制

要更加有效的提升文書檔案管理有關(guān)人員的工作積極性，就要充分的保障有關(guān)人員不斷獲得良好的工作認(rèn)同感，不僅要有效的提高有感人員的思想認(rèn)知，更重要的是能夠通過科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行有效的引導(dǎo)，保障工作開展可以有效的進(jìn)行和開展，引導(dǎo)有關(guān)的工作人員向高標(biāo)準(zhǔn)、高負(fù)責(zé)的工作習(xí)慣上發(fā)展，促進(jìn)和有效的保障工作者通過激勵(lì)機(jī)制的引導(dǎo)，不斷的提高自身的素質(zhì)水平能力，有效的保障其在工作中發(fā)揮良好的價(jià)值作用。要保障激勵(lì)機(jī)制的公平性塑造，充分調(diào)動(dòng)有關(guān)人員的積極參與性，確保有關(guān)工作的開展真正獲得機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理人員的價(jià)值體現(xiàn)，充分提高其對(duì)于自身工作的認(rèn)可性。

5 結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在文書檔案管理的工作中，要充分的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，保障有關(guān)工作的落實(shí)，提高服務(wù)水平，為提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行穩(wěn)定提供積極的作用發(fā)揮。

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