李玲

摘 要：在社會信息化發(fā)展速度越來越快的過程中，針對單位而言，檔案管理屬于極其重要的一項工作內(nèi)容，能夠促進自身持續(xù)發(fā)展。想要使檔案管理更加合理，并使自身可以飛速發(fā)展，運用現(xiàn)代化手段實施管理工作極其重要。對此，筆者針對檔案管理工作的實際情況，探究了創(chuàng)新檔案管理方式以及服務模式的方法。

關鍵詞：檔案管理;服務模式;創(chuàng)新方法

在國家經(jīng)濟體制以及政治體制不斷深入改革的過程中，信息化技術發(fā)展越來越迅速，對于單位而言，檔案管理決定著自身未來的發(fā)展。可是在實際檔案管理過程中，依舊有很多不足存在其中，如，管理缺乏規(guī)范性、檔案工作比較滯后等，這些在檔案管理以及服務這兩方面表現(xiàn)的更加明顯。通過對問題產(chǎn)生的原因進行分析，會發(fā)現(xiàn)這些問題都是因為傳統(tǒng)管理方式的運用而產(chǎn)生的。因此，想要創(chuàng)新檔案的管理方式以及服務模式，一定要完善基礎服務內(nèi)容、拓寬服務領域、開發(fā)檔案信息資源等。文章探究了創(chuàng)新檔案服務模式的方法，并從信息開發(fā)中心的構(gòu)建、深化層次編制、安全保障體系構(gòu)建、全方位提供服務等幾方面實現(xiàn)共享檔案信息的目的，希望能夠在此基礎上飛速

發(fā)展。

1 對信息開放中心進行構(gòu)建

在信息化社會飛速發(fā)展的過程中，網(wǎng)絡信息資源越來越豐富，以前那種“實體保管”檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當今檔案管理服務的需求。構(gòu)建WEB檔案管理服務平臺，進而使檔案管理工作可以順利展開。對于開發(fā)利用以及回收檔案資源而言，部分單位開始運用建立信息開放中心這種方式，進而使自身發(fā)展可以與時代發(fā)展相適應[1]。為了對檔案管理方式進行優(yōu)化，需要合理運用信息化手段。通過檔案的開發(fā)，能夠明確檔案的主要宣傳內(nèi)容、宣傳方式以及宣傳重點等。

想要使檔案信息開發(fā)實現(xiàn)多元化，需要從以下幾方面入手：想要使用戶在檢索資料時更加方便，可以通過資源網(wǎng)對檔案數(shù)據(jù)庫與檔案服務數(shù)據(jù)包進行構(gòu)建;想要使檔案資料服務具備更廣闊的空間以及更長的時間，一定要掌握時代發(fā)展情況，然后在此基礎上，對信息化系統(tǒng)進行高效構(gòu)建;還需要探究檔案信息化管理問題，然后實現(xiàn)社會大眾對檔案的查詢，如，登記檔案資料查詢服務、單位內(nèi)部利用服務等。當然，單位一定要重視邊緣以及利用檔案資源工作。對于此方面存在的不足，能夠在原始檔案信息的基礎上對信息開放中心進行構(gòu)建，這樣將為針對性較強以及信息含量較高的檔案產(chǎn)品形成提供支持，進而使檔案原件具有的價值充分開發(fā)出來。

2 有效落實檔案編制工作

對于檔案管理工作而言，我們必須明確一點，即檔案資料包括單位平時所有數(shù)據(jù)運行情況以及具體工作內(nèi)容等，同時還要歸納整理原始數(shù)據(jù)，并在了解現(xiàn)實工作需求的基礎上，科學地處理所有信息。此外，必須確保信息真實有效，并將有價值的信息歸納整理出來。上述方法都是希望檔案編制與機關單位的發(fā)展需求相符合，進而使單位可以在這些數(shù)據(jù)的支持下穩(wěn)定發(fā)展。實際工作過程中，單位如果想要對檔案信息資料進行科學管理，必須注意以下幾方面內(nèi)容：其一，檔案將決定著單位未來的發(fā)展情況，在檔案編制的時候，單位一定要聘請在此方面經(jīng)驗比較豐富的專家負責此項工作，進而使檔案資料得到更加科學有效地處理[2]。其二，如果某些資料涉及單位細節(jié)問題的，那么在編制過程中，一定要對其完整性以及細致性加強重視。其三，在處理檔案資料的時候，應該及時提交編制好的資料，還需要按照時間順序?qū)Y料進行保管處理，同時，還應該將檔案資料具有的價值充分的發(fā)揮出來，進而使編制的資料更加全面。四，在對檔案資料內(nèi)容進行處理的時候，如果文檔檔案來機關單位的管理部門，檔案管理部門一定要做好匯總編制工作。其五，因為檔案數(shù)量非常多，而且種類也非常多，應該運用優(yōu)先有序的方式處理檔案資料。

3 對安全保障體系進行構(gòu)建

建設成果決定著單位是否能夠長久發(fā)展，確保檔案內(nèi)容不外泄，是檔案管理工作者必須擔負起的責任。針對檔案信息而言，構(gòu)建完善的安全保障體系，能夠保障檔案管理系統(tǒng)的安全，確保所有歸檔電子文件都可以有效、完整以及真實。同時，對于檔案信息設備以及辦公計算機而言，管理工作者也必須對其進行科學管理;對于涉密檔案的應用系統(tǒng)以及電子設備，必須使保密要求得到滿足;對于涉及機密的互聯(lián)網(wǎng)以及計算機系統(tǒng)，應該運用物理隔離方法進行處理，此外，涉密計算機一定不要與互聯(lián)網(wǎng)連接，而且還不能運用互聯(lián)網(wǎng)對涉密信息進行傳輸。單位必須定期對檔案管理工作者進行安全教育，使他們嚴格保守商業(yè)機密，還能夠運用獎罰制度對管理工作者的職業(yè)行為進行約束，從而使檔案信息得到安全保護[3]。

4 提供全方位的服務

不但要運用科學的方法對檔案進行管理，還要運用獨特方式將所有思想聯(lián)系起來，突破“實質(zhì)保管”這種傳統(tǒng)檔案管理意識的約束。對于以鑒定、管理、統(tǒng)計、收集、管理數(shù)據(jù)利用等為主的檔案而言，想要了解他們其中存在哪些有用的信息資源，那么對服務模式進行創(chuàng)新極其重要。創(chuàng)新檔案管理模式具體包括以下幾種：新型電子檔案、檔案管理創(chuàng)新問題、計算機網(wǎng)絡化等。明確重點，并對難點進行突破，保證能夠及時、準確以及完整地對檔案管理提供服務，確保開發(fā)檔案新途徑[4]。所以，想要使管理模式能夠達到全方位管理，那么一定要具備強有力的技術支持以及物質(zhì)保障。對單位信息利用以及開發(fā)中心進行構(gòu)建，使機關單位檔案得以開放，這是檔案管理工作中必須實時的環(huán)節(jié)。而單位在實際運行的時候，通常會用紙質(zhì)的方式對檔案進行存檔處理，這無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。針對此種情況，一定要為檔案管理提供全方位的服務，強化數(shù)據(jù)信息建設，將機關單位發(fā)展需要的資源提取出來。譬如，對檔案進行電子化管理，能夠明確工程項目的實際情況;想要使檔案管理實現(xiàn)信息化，必須將電子文檔具有的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，能夠使檔案管理實現(xiàn)快速查詢以及搜索等功能。除此之外，還應該對科目進行編目處理。想要全方位為檔案管理提供服務，并對檔案資料進行科學化管理，一定要定期完善檔案信息的實際存儲內(nèi)容，與此同時，還要嚴格控制數(shù)據(jù)資源的準確率以及質(zhì)量等[5]。其一，一定要樹立服務大局、協(xié)作、開放、競爭以及改革的發(fā)展理念。其二，對整理電子文件的標準進行制定，并構(gòu)建完善的軟件設施以及硬件設施。其三，運用相應的物資保障以及政策，進而保證單位可以穩(wěn)定運行。

5 結(jié)束語

總而言之，單位檔案管理過程中，如果出現(xiàn)信息處理方式不先進、基礎設施較為落后、檔案室才剛剛建立等一系列問題，致使單位出現(xiàn)檔案信息開發(fā)速度較慢或者處理檔案信息效率較低等情況，必須研制出一個新途徑將這些問題有效解決。想要使檔案資源可以服務于單位的發(fā)展，那么必須對檔案資源具有的價值進行充分挖掘，然后探究出一個嶄新的發(fā)展模式。筆者根據(jù)機關單位的檔案管理情況，制定了創(chuàng)新檔案管理以及服務模式的方法，這些方法的實際操作性非常強，希望能夠在此基礎上，獲得更高的檔案管理效率。

參考文獻

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