張海龍

山東省寧陽縣人力資源和社會(huì)保障局

在我國的人力資源和社會(huì)保障局，掌管著當(dāng)?shù)鼐用竦闹匾耸滦畔?，檔案對(duì)一個(gè)人有十分重要的影響。而對(duì)于人力資源和社會(huì)保障局來講，其掌管著人們的所有檔案，怎樣才能讓檔案的管理工作方式與時(shí)俱進(jìn)是一個(gè)需要深入思考的問題。運(yùn)用信息化手段，合理地管理公民的檔案，符合時(shí)代發(fā)展規(guī)律，還能確保相關(guān)工作的零失誤，從而有效保障工作的質(zhì)量。

一、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理信息化的重要性

伴隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)都將面臨新的挑戰(zhàn)。人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作也將面臨信息技術(shù)發(fā)展帶來的影響。檔案管理工作量十分龐大，需要借助信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)高效的管理。尤其當(dāng)前整個(gè)社會(huì)都被信息技術(shù)所覆蓋，在這種情況下，信息化建設(shè)具備了良好的社會(huì)使用背景條件，并且相關(guān)技術(shù)正在不斷完善，另外，在大數(shù)據(jù)趨勢(shì)下，信息化的檔案管理已經(jīng)成為未來發(fā)展的重要趨勢(shì)。在這種趨勢(shì)下，人力資源和社會(huì)保障局要緊抓時(shí)代機(jī)遇，用便捷的信息化手段為檔案管理相關(guān)工作服務(wù)，加快工作的時(shí)間，保證工作的質(zhì)量，有效提高工作效率。

信息化建設(shè)需要遵守一定的規(guī)則，保證檔案管理的有序性和安全性。與此同時(shí)，信息化建設(shè)在其正式的實(shí)施中可能存在一定的困難和風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)或平臺(tái)在使用的過程中存在一定的安全隱患，在一定程度上會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的泄漏、損壞或丟失等情況。

二、當(dāng)前階段人力資源與社會(huì)保障局檔案管理中存在的問題

人力資源與社會(huì)保障局掌握數(shù)量龐大的檔案，而且涉及面較廣。在以往的傳統(tǒng)管理體制下，檔案管理制度不夠完善，并且分管檔案部門較多，加上工作量較大等因素，對(duì)相關(guān)管理制度的順利實(shí)施形成一定的阻礙。而在缺乏管理制度的情況下，各個(gè)部門之間的信息溝通不夠及時(shí)，不能很快地完成工作信息的對(duì)接，在一定程度上影響了各個(gè)部門的整體工作效率。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各個(gè)部門都有較大的工作量，并且不能對(duì)工作質(zhì)量有保證，加上管理模式不夠完善，存在一定的工作失誤的情況。

在以往的傳統(tǒng)工作管理制度下，對(duì)員工的計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有硬性要求，對(duì)信息技術(shù)的掌握沒有過多的重視。在這種情況下，各個(gè)部門、各個(gè)級(jí)別的工作人員仍然依靠傳統(tǒng)的工作方式。而傳統(tǒng)的工作模式有較強(qiáng)的時(shí)間局限性，并且嚴(yán)重缺乏專業(yè)的人員。很多員工年齡較大，對(duì)現(xiàn)代科技的掌握上稍顯吃力，這些因素在很大程度上限制了檔案管理工作效率的提升甚至在一定程度上降低了工作效率。

三、促進(jìn)人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作效率的途徑

（一）完善信息化建設(shè)管理制度

信息化建設(shè)需要一定的運(yùn)行規(guī)則，完善的檔案管理體制才能有效促進(jìn)其管理相關(guān)工作的高效進(jìn)展，人力資源與社會(huì)保障局要抓住信息化建設(shè)，保證管理系統(tǒng)的一致性，確保各部門、各級(jí)人員之間能展開有效的溝通，達(dá)到高效的工作銜接狀態(tài)。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，對(duì)于人員信息進(jìn)行歸類、總結(jié)、收集、整理等工作，都可以直接依靠信息技術(shù)來完成。通過建立完整的工作流程，建立健全的管理制度，以此來保障相關(guān)工作的順利開展，能有效提高工作質(zhì)量。

（二）強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的重視度

人力資源和社會(huì)保障局領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)檔案管理相關(guān)工作給予充分的重視，并著力促進(jìn)信息化建設(shè)，提供更多的資金支持，從而更好地發(fā)揮人力、物力的作用。另外，更要重視對(duì)相關(guān)制度的改進(jìn)和完善，構(gòu)建完整的軟件條件和硬件條件，讓檔案信息化管理相關(guān)工作有更多的保障，從而更好地促進(jìn)信息化建設(shè)，使其發(fā)揮出更好的效果。為了加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的領(lǐng)導(dǎo)力度，要不斷強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)在當(dāng)代的重要性，對(duì)其在信息化時(shí)代發(fā)展的便利性和全面性進(jìn)行不斷強(qiáng)調(diào)，從而有效帶入信息化建設(shè)的外部需求。

（三）積極應(yīng)用信息化管理軟件

為了讓檔案管理工作更加高效地開展，基于信息化時(shí)代，要對(duì)信息時(shí)代產(chǎn)物進(jìn)行有效應(yīng)用?？梢砸]信息化檔案管理系統(tǒng)，并圍繞以下幾個(gè)方面開展工作：第一，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)化。如將一些紙質(zhì)的文書檔案和人事檔案錄入信息化檔案系統(tǒng)中，完成檔案錄入工作后，不管是對(duì)檔案進(jìn)行管理還是查詢，都能讓相關(guān)工作得以簡(jiǎn)化，提高檔案的查閱效率。第二，在日常的工作中，要注意對(duì)信息系統(tǒng)的維護(hù)，防止相關(guān)系統(tǒng)在出現(xiàn)問題時(shí)造成檔案信息丟失，從而使信息化軟件能充分發(fā)揮積極作用。第三，在對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效應(yīng)用時(shí)，要對(duì)相應(yīng)的優(yōu)化工作有所重視，例如在對(duì)文書檔案和人事檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)，要注意對(duì)其進(jìn)行有效歸類，將不同的檔案放在不同的板塊中。第四，要讓信息化檔案管理系統(tǒng)具備較強(qiáng)的共享性，確保借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部信息的共享。要保證實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)容信息有一定的共享目標(biāo)，以便于工作人員能在該系統(tǒng)下有效查閱其要獲取的信息。因此，通過這種方式，能讓信息化軟件充分發(fā)揮其重要作用，更為檔案管理工作帶來便利。

（四）加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理相關(guān)工作人員由于長期使用傳統(tǒng)的工作方法，在這種工作模式下，其對(duì)信息化技術(shù)還處于一種較為陌生的狀態(tài)，為了跟緊時(shí)代發(fā)展的步伐，提升檔案管理工作的效率，人力資源和社會(huì)保障局要加強(qiáng)重視度，提升對(duì)工作人員信息化手段的掌握水平，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其對(duì)信息技術(shù)管理平臺(tái)加強(qiáng)了解，讓信息化手段更好地發(fā)揮積極作用，為檔案管理人員提供更好的服務(wù)，促進(jìn)其提升檔案管理相關(guān)工作水平。

（五）統(tǒng)一規(guī)劃檔案管理

在信息化時(shí)代背景下，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理相關(guān)工作的信息化建設(shè)，要能有效結(jié)合實(shí)際情況，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，并制定方案。讓檔案資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和共享，促進(jìn)對(duì)檔案資源的高效利用，進(jìn)而為其相關(guān)工作的有效開展提供更多幫助。此外，在對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理時(shí)，要讓人力資源和社會(huì)保障局加強(qiáng)宣傳，并讓相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)重視，給予更多地關(guān)心和投入，從而讓各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)有效配合，促進(jìn)檔案管理的信息化。

（六）針對(duì)性信息建設(shè)

信息化建設(shè)一般需要結(jié)合機(jī)構(gòu)、企業(yè)以及個(gè)人的實(shí)際情況設(shè)置一定的運(yùn)行方式和功能，從而更加有效地幫助人們對(duì)信息平臺(tái)和系統(tǒng)的利用。人們?cè)趦?nèi)部組織中需要一定的資金支持和相應(yīng)的管理體系，并尋求更高質(zhì)量的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，在對(duì)相關(guān)信息平臺(tái)的鏈接需求進(jìn)行有效設(shè)計(jì)，有效提升系統(tǒng)設(shè)計(jì)。與此同時(shí)，為更好地指導(dǎo)建設(shè)信息化工作，要加強(qiáng)宣傳指導(dǎo)，對(duì)內(nèi)部員工做出指導(dǎo)，并加強(qiáng)宣傳，促進(jìn)人們更好地了解信息化的作用和功能，從而保證其建設(shè)的效率。讓信息化建設(shè)效率的提升促進(jìn)使用次數(shù)的提高，進(jìn)而提升建設(shè)的價(jià)值。要能從社會(huì)中收集更多的反饋?zhàn)鳂I(yè)，通過不斷地實(shí)踐，完善信息化建設(shè)的評(píng)估，并促進(jìn)相關(guān)服務(wù)的完善。

（七）重視培養(yǎng)相關(guān)人才

人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作需要配備更多的人才，要做好日常培訓(xùn)工作，提高員工操作的安全性和工作效率，使其能按照相關(guān)規(guī)章制度開展相關(guān)工作。同時(shí)要重視相關(guān)工作人員的反饋，能及時(shí)記錄工作中遇到的問題，并有效反映情況，從而結(jié)合實(shí)際情況開展培訓(xùn)管理相關(guān)工作，對(duì)遇到的問題進(jìn)行有效解決。除了培訓(xùn)內(nèi)部員工外，還要不斷進(jìn)行合作和交流，讓相關(guān)工作人員有更加豐富的外部經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)信息化建設(shè)單位向更好的水平發(fā)展。要擴(kuò)大對(duì)培訓(xùn)工作的評(píng)估，讓員工有更多的熱情完成相關(guān)工作。對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息的相關(guān)維護(hù)工作的培訓(xùn)給予足夠的重視，使相關(guān)人員能及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)日常故障，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理要能充分適應(yīng)信息時(shí)代背景下的相關(guān)需求，從而不斷完善相應(yīng)的工作細(xì)節(jié)，不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)。組織領(lǐng)導(dǎo)層要能充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)所產(chǎn)生的積極效果，從而為相關(guān)工作能更加有序地進(jìn)行提供更多的支持。