苗艷娟

摘要：針對(duì)C銷售分公司在財(cái)務(wù)管理方面存在的非油業(yè)務(wù)“賬賬不符”問題，本文首先從四個(gè)方面剖析了“賬賬不符”所帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，然后概括了引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的原因，最后從業(yè)務(wù)和管理兩個(gè)層面提出了對(duì)賬策略。

關(guān)鍵詞：非油業(yè)務(wù) 賬賬不符 對(duì)賬策略

一、C銷售分公司非油業(yè)務(wù)“賬賬不符”的概念

自2011年開始，中國(guó)石油C銷售分公司通過HOS系統(tǒng)進(jìn)行非油上線業(yè)務(wù)，非油業(yè)務(wù)部門在HOS系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行非油品（19大類）的購(gòu)進(jìn)、退貨、調(diào)撥，加油站非油品銷售日?qǐng)?bào)、支付日?qǐng)?bào)處理、核對(duì)，銷售成本核算，非油供應(yīng)商信息結(jié)算，并將上述數(shù)據(jù)傳遞到中間庫，從中間庫再傳遞到財(cái)務(wù)FMIS賬加管接口，形成與HOS賬一致的財(cái)務(wù)FMIS賬非油購(gòu)銷存數(shù)據(jù)及非油供應(yīng)商結(jié)算數(shù)據(jù)。但是目前C銷售分公司出現(xiàn)了FMIS賬庫存與HOS賬庫存商品賬賬不符問題，涉及品類較多差異金額較大。FMIS賬中非油供應(yīng)商往來賬務(wù)自HOS系統(tǒng)上線以來未單獨(dú)拆分核算，全部從“應(yīng)付賬款—預(yù)入庫”下進(jìn)行入庫后付款。長(zhǎng)此以往，逐漸形成了應(yīng)付賬款借方余額。

二、C銷售分公司非油業(yè)務(wù)“賬賬不符”的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

第一，“賬賬不符”不利于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行非油庫存監(jiān)控，使得賬實(shí)盤點(diǎn)沒有正確的標(biāo)準(zhǔn)，容易造成中央倉(cāng)商品缺失，加油站商品賒銷、存在賬外商品和賬外資金，加油站不掃碼，借碼、竄碼銷售，不利于資金及時(shí)回籠體外循環(huán)形成資金風(fēng)險(xiǎn)。

第二，非油供應(yīng)商往來賬務(wù)未拆分核算不利于財(cái)務(wù)部門對(duì)供應(yīng)商的付款進(jìn)行監(jiān)控，容易造成超付錯(cuò)付風(fēng)險(xiǎn)。

第三，財(cái)務(wù)賬務(wù)混亂，賬務(wù)核算流程不規(guī)范，無法監(jiān)控HOS系統(tǒng)的不合規(guī)操作。發(fā)票不在HOS系統(tǒng)預(yù)制，供應(yīng)商付款流程不規(guī)范，無法核對(duì)入庫環(huán)節(jié)商品數(shù)量與價(jià)格，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)金額錯(cuò)誤，造成庫存采購(gòu)成本失真，形成利潤(rùn)虛增納稅風(fēng)險(xiǎn)。

三、引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的原因

（一）缺乏對(duì)關(guān)鍵崗位人員的培訓(xùn)機(jī)制

上線初始，各系統(tǒng)之間的銜接有待完善，隨著運(yùn)行時(shí)間及系統(tǒng)間的磨合才逐漸得以完善。公司對(duì)上新系統(tǒng)重視不夠，系統(tǒng)運(yùn)行前僅進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，培訓(xùn)人員對(duì)新系統(tǒng)只是有初步的印象，并不能很好的了解系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)關(guān)系就倉(cāng)促上馬。在運(yùn)行及完善的過程中，公司缺乏對(duì)關(guān)鍵崗位人員的再培訓(xùn)及定期培訓(xùn)。關(guān)鍵崗位人員離崗換崗后，新上崗人員在無培訓(xùn)的狀態(tài)下只能依葫蘆畫瓢機(jī)械性的重復(fù)前任工作，出現(xiàn)了半吊子師傅傳幫帶徒弟，傳到最后出現(xiàn)了無論是理論還是實(shí)踐都處于似懂非懂的狀態(tài)。

（二）關(guān)鍵崗位人員業(yè)務(wù)水平低較低，責(zé)任心不夠強(qiáng)

C銷售公司無論是財(cái)務(wù)人員還是非油業(yè)務(wù)人員缺乏進(jìn)取精神，理論水平較低，違規(guī)操作隨意性較大。一些財(cái)務(wù)人員不懂財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之間的勾稽關(guān)系，只是定期機(jī)械性的生成憑證，并且在生成憑證后不進(jìn)行FMIS賬與HOS賬購(gòu)銷存核對(duì)，或者核對(duì)后為了平賬而在混亂的往來科目上調(diào)整。

（三）業(yè)務(wù)部門缺乏規(guī)范的操作流程，財(cái)務(wù)部門缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制

非油業(yè)務(wù)部門一直延續(xù)錯(cuò)誤的工作流程，商品入庫無人復(fù)核出現(xiàn)錯(cuò)入少入現(xiàn)象;遇到站級(jí)同一銷售商品既存在退貨又出現(xiàn)銷售負(fù)庫存等復(fù)雜問題時(shí)，處理混亂致使形成銷售日?qǐng)?bào)負(fù)值，虛增HOS賬庫存;給供應(yīng)商付款時(shí)HOS系統(tǒng)內(nèi)不走發(fā)票預(yù)制流程，每月考核時(shí)無發(fā)票虛擬預(yù)制，財(cái)務(wù)部門虛擬過賬;付款缺乏合同約束，對(duì)付款周期沒有明確界定，隨意性較大;HOS系統(tǒng)內(nèi)不真實(shí)退貨，供應(yīng)商付款無系統(tǒng)數(shù)據(jù)支撐形成財(cái)務(wù)往來科目出現(xiàn)借方。財(cái)務(wù)部門跟著業(yè)務(wù)部門的錯(cuò)誤流程進(jìn)行賬務(wù)核算，而不是按照規(guī)范的財(cái)務(wù)管理辦法從源頭約束業(yè)務(wù)操作，未將財(cái)務(wù)管理辦法落到實(shí)處，缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制。具體表現(xiàn)在FMIS賬中未將入庫的商品掛在過渡科目，而是掛在了往來會(huì)計(jì)科目中直接進(jìn)行付款。

四、對(duì)賬策略的研究

（一）業(yè)務(wù)層面

第一，解決FMIS賬與HOS賬庫存不符的問題，財(cái)務(wù)應(yīng)先查出賬賬不符的加油站，比對(duì)出差異的數(shù)量金額，再將差異站點(diǎn)做為查找整體從后向前逐月推進(jìn)。此時(shí)需要財(cái)務(wù)人員自行設(shè)計(jì)對(duì)賬表樣（涉及VLOOKCUP函數(shù)及SUMIF函數(shù)），以HOS系統(tǒng)購(gòu)銷存數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)查找財(cái)務(wù)對(duì)應(yīng)生成的購(gòu)銷存，以年為單位進(jìn)行差異及差異原因匯總。因財(cái)務(wù)人為原因造成的錯(cuò)賬、漏賬需財(cái)務(wù)人員根據(jù)查找的差異進(jìn)行更正補(bǔ)做，因非油人為沖銷HOS日?qǐng)?bào)導(dǎo)致的庫存差異，需非油關(guān)鍵崗位人員在HOS系統(tǒng)中進(jìn)行操作痕跡分析，核實(shí)情況后向上級(jí)公司財(cái)務(wù)部門開物料賬沖銷負(fù)值銷售日?qǐng)?bào)。受相關(guān)規(guī)范限制（僅可開啟近三個(gè)月的物料賬），此問題為歷史問題因此開賬沖銷策略未必可行。另一策略即在手續(xù)齊全的情況下可在HOS系統(tǒng)中進(jìn)行初始化操作，找平庫存。

第二，解決完FMIS賬與HOS賬庫存不符的問題后，財(cái)務(wù)才能進(jìn)行非油供應(yīng)商往來賬務(wù)拆分工作。財(cái)務(wù)人員導(dǎo)出FMIS賬加管接口“非油品采購(gòu)及退貨信息”數(shù)據(jù)與HOS系統(tǒng)導(dǎo)出的購(gòu)銷存入庫及退貨數(shù)量金額進(jìn)行對(duì)比，如果有差異也是接口少收或重復(fù)接收數(shù)據(jù)，且情況比較罕見。少收的數(shù)據(jù)在HOS系統(tǒng)中查找供應(yīng)商，重復(fù)接收的數(shù)據(jù)在FMIS賬中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中刪除。再用FMIS賬中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)與“應(yīng)付賬款—預(yù)入庫”科目帳頁中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，查找出現(xiàn)差異的供應(yīng)商。利用與HOS系統(tǒng)導(dǎo)出的購(gòu)銷存中入庫退貨數(shù)據(jù)比對(duì)后的FMIS接口數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析，即可快速拆分供應(yīng)商。再根據(jù)已經(jīng)形成的財(cái)務(wù)帳頁數(shù)據(jù)，在拆分后的供應(yīng)商數(shù)據(jù)上進(jìn)行賬期間的調(diào)整，使得拆分的供應(yīng)商入庫退貨金額與財(cái)務(wù)入賬金額（即貸方金額）相等?！皯?yīng)付賬款—預(yù)入庫”借方金額為給各供應(yīng)商的付款金額，關(guān)于所付款的供應(yīng)商通過查找原始憑證。最后通過上述辦法匯總出的供應(yīng)商入庫付款差額合計(jì)即為賬面出現(xiàn)的應(yīng)付賬款借方余額。

非油部門先用HOS賬中購(gòu)銷存數(shù)據(jù)與部門內(nèi)留存的原始送貨單據(jù)進(jìn)行購(gòu)進(jìn)退貨核對(duì)，查找出入庫差異。對(duì)于少入部分進(jìn)行補(bǔ)入，補(bǔ)入的部分無法開具發(fā)票進(jìn)行發(fā)票預(yù)制，財(cái)務(wù)只能將補(bǔ)入部分沖抵應(yīng)付賬款下往來供應(yīng)商的借方余額;對(duì)于入庫單價(jià)錯(cuò)誤導(dǎo)致的成本失真利潤(rùn)虛高問題，只能完善相關(guān)手續(xù)后財(cái)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整增加成本沖減利潤(rùn)。

雙方部門分別完成各自的賬務(wù)核對(duì)后再進(jìn)行兩方對(duì)賬，確定出現(xiàn)借方余額的供應(yīng)商為公司人為因素所致還是確為超付。

（二）管理層面

第一，強(qiáng)化培訓(xùn)力度，充分利用職工教育經(jīng)費(fèi)。C公司應(yīng)完善培訓(xùn)體制，根據(jù)工作需要制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，尤其在系統(tǒng)應(yīng)用方面要加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵崗位人員的專業(yè)技術(shù)能力繼續(xù)教育。制訂各業(yè)務(wù)部門相關(guān)的信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)、規(guī)范的工作流程等專業(yè)或系統(tǒng)培訓(xùn)教材。定期邀請(qǐng)具有實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)講師解讀相關(guān)的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的新政策，在合理的范圍內(nèi)充分利用公司的職工教育經(jīng)費(fèi)，切實(shí)提升員工的理論水平和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

第二，建立切實(shí)可行的績(jī)效評(píng)價(jià)制度，關(guān)鍵崗位人員定期輪崗制度，以提高全員工作責(zé)任心。公司可通過工作流程分解法識(shí)別關(guān)鍵流程，確定關(guān)鍵崗位。將具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)水平以及良好職業(yè)道德的從業(yè)人員確定為關(guān)鍵崗位人員，再通過切實(shí)可行的績(jī)效評(píng)價(jià)辦法考核關(guān)鍵崗位人員的綜合水平，形成與之關(guān)聯(lián)的獎(jiǎng)懲制度。嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)鍵崗位人員定期輪崗，使得整個(gè)公司全員形成愛崗敬業(yè)的文化氛圍。

第三，規(guī)范業(yè)務(wù)部門的操作流程，強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督管理。業(yè)務(wù)部門要不定期的修訂規(guī)范的操作流程，商品入庫及退貨后結(jié)算崗位人員及時(shí)開具發(fā)票在HOS系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)票預(yù)制，借以實(shí)現(xiàn)入庫退貨信息的審核，確保商品成本真實(shí)可控，杜絕不真實(shí)退貨問題。財(cái)務(wù)部門要對(duì)采購(gòu)發(fā)票的信息及供應(yīng)商付款信息進(jìn)行嚴(yán)格審核，按照規(guī)范的核算辦法進(jìn)行財(cái)務(wù)操作，利用財(cái)務(wù)終端形成的有效數(shù)據(jù)來監(jiān)督和規(guī)范業(yè)務(wù)部門的操作流程。財(cái)務(wù)部門與非油業(yè)務(wù)部門在精細(xì)化管理上要有明確的責(zé)任分工，實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督、相互牽制。例如，財(cái)務(wù)部門非油核算人員每月核對(duì)FMIS賬與HOS賬商品購(gòu)銷存出具購(gòu)銷存核對(duì)表，非油部門關(guān)鍵用戶每月核對(duì)HOS賬與站級(jí)系統(tǒng)商品購(gòu)銷存出具核對(duì)表，各自及時(shí)查找賬賬不符的原因。財(cái)務(wù)部門每月與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行入庫供應(yīng)商未開具發(fā)票的往來簽認(rèn)，年中年末與供應(yīng)商進(jìn)行往來簽認(rèn)。

作者單位：中國(guó)石油內(nèi)蒙古赤峰銷售分公司