陳悅民

摘要：介紹一個(gè)應(yīng)用項(xiàng)目管理方法進(jìn)行咨詢服務(wù)項(xiàng)目管理的案例。該項(xiàng)目具有本行業(yè)中首次開(kāi)展、無(wú)現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)借鑒、覆蓋范圍廣、多層級(jí)多部門協(xié)同配合等特點(diǎn)，在項(xiàng)目具體目標(biāo)制定及實(shí)現(xiàn)方法方面存在難點(diǎn)。通過(guò)聚焦各項(xiàng)重點(diǎn)管理任務(wù)，注重項(xiàng)目管理方法應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)。現(xiàn)將項(xiàng)目管理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)分析，希望能為同類項(xiàng)目管理工作提供參考。

Abstract： This paper introduces a case of consulting service project management with project management method. This project is for the first time to launch in the field， with the features of no ready-made experience， wide coverage， multi-level and multi department cooperation ect.， and there are difficulties in the formulation and implementation of specific objectives. By focusing on the key management tasks and the application of project management methods， the expected objectives of the project are achieved. Now the project management process is summarized and analyzed， hoping to provide reference for similar project management.

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理;方法;服務(wù)項(xiàng)目;應(yīng)用

Key words： project management;method;service project;application

中圖分類號(hào)：C975 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1006-4311（2020）17-0043-03

0 ?引言

項(xiàng)目管理是針對(duì)項(xiàng)目生命周期全過(guò)程進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、指揮、控制和協(xié)調(diào)的系統(tǒng)管理活動(dòng)。其中，咨詢服務(wù)項(xiàng)目是在既定資源和要求的約束下，為實(shí)現(xiàn)技術(shù)咨詢服務(wù)目標(biāo)而相互聯(lián)系的一次性技術(shù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。服務(wù)項(xiàng)目是知識(shí)密集型專業(yè)性服務(wù)活動(dòng)，其產(chǎn)出是定制性無(wú)形產(chǎn)品，在服務(wù)項(xiàng)目管理中更多強(qiáng)調(diào)如何策劃并控制好項(xiàng)目的過(guò)程質(zhì)量，而目前對(duì)于這類項(xiàng)目中如何應(yīng)用項(xiàng)目管理方法的研究不是很多，因此，在這方面的深入探討具有實(shí)際意義。

本文介紹一個(gè)將項(xiàng)目管理方法應(yīng)用于咨詢服務(wù)項(xiàng)目的案例，通過(guò)聚焦項(xiàng)目目標(biāo)的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目目標(biāo)的細(xì)化優(yōu)化，采用工作分解結(jié)構(gòu)使項(xiàng)目范圍管理系統(tǒng)化，同時(shí)重視對(duì)時(shí)間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等各因素的管理，較好地完成了項(xiàng)目管理的預(yù)期目標(biāo)?，F(xiàn)將項(xiàng)目管理過(guò)程進(jìn)行總結(jié)分析，探討在服務(wù)項(xiàng)目中應(yīng)用項(xiàng)目管理的措施，希望能為同類項(xiàng)目管理工作提供參考借鑒。

1 ?項(xiàng)目背景情況

本單位是企業(yè)集團(tuán)，在全國(guó)各省、區(qū)、市下設(shè)分公司，總部對(duì)省分公司縱向條線管理，總部部門之間橫向協(xié)同。本項(xiàng)目是企業(yè)集團(tuán)咨詢服務(wù)項(xiàng)目，不組建專門項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，采用職能管理架構(gòu)。項(xiàng)目目標(biāo)是通過(guò)前后端部門協(xié)同配合，對(duì)后端部門日常工作中的IT數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和追加，提取可用于前端工作決策支撐的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的跨部門數(shù)據(jù)采集應(yīng)用，構(gòu)建閉環(huán)管理機(jī)制。

由于各省分公司現(xiàn)有的IT系統(tǒng)建設(shè)較早，分公司均獨(dú)立建設(shè)和運(yùn)行、不是統(tǒng)一的平臺(tái)，不需進(jìn)行省際數(shù)據(jù)交換和共享;總部是管理性職能單位，沒(méi)有建設(shè)這類IT生產(chǎn)系統(tǒng)。由于集團(tuán)集中管理的需要，總部前端部門需要省級(jí)后端系統(tǒng)提取和追加相關(guān)數(shù)據(jù)用于支撐前端集中管理決策。項(xiàng)目由總部委托的具備相關(guān)專業(yè)能力的研究單位承擔(dān)咨詢工作。

本項(xiàng)目不同于一般建設(shè)項(xiàng)目，具有以下特點(diǎn)：在同行業(yè)屬于首次開(kāi)展，無(wú)現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)可借鑒;具有咨詢服務(wù)項(xiàng)目特點(diǎn)即工作輸出是無(wú)形產(chǎn)品，側(cè)重于策劃和過(guò)程控制;項(xiàng)目已設(shè)置總體目標(biāo)，但需要根據(jù)實(shí)際情況制定細(xì)化目標(biāo)，以及相應(yīng)的實(shí)施計(jì)劃;項(xiàng)目具有跨部門跨層級(jí)的特點(diǎn)，涉及集團(tuán)、省級(jí)公司，以及集團(tuán)和省公司的前后端部門，溝通協(xié)調(diào)工作量較大。綜合上述情況，在本項(xiàng)目管理中調(diào)查研究、制定階段目標(biāo)及各分任務(wù)、合理安排計(jì)劃、確定實(shí)施方法、控制過(guò)程質(zhì)量等各方面都需要認(rèn)真研究策劃。

2 ?進(jìn)展情況及存在的問(wèn)題

項(xiàng)目伊始，項(xiàng)目管理單位把目標(biāo)、需要研究的內(nèi)容等與研究單位進(jìn)行了詳細(xì)的溝通。項(xiàng)目組調(diào)查了省級(jí)后端工作體制、系統(tǒng)現(xiàn)狀情況，對(duì)省級(jí)公司現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析統(tǒng)計(jì)，研究制定項(xiàng)目實(shí)施方案。

項(xiàng)目開(kāi)展前期，方案制定和推進(jìn)工作存在不少難點(diǎn)問(wèn)題：

2.1 細(xì)化項(xiàng)目目標(biāo)方面

通過(guò)研究表明，現(xiàn)有的后端系統(tǒng)主要用于日常生產(chǎn)工作，不具有支撐前端部門應(yīng)用的功能。由于前端需要的數(shù)據(jù)要求準(zhǔn)確、客觀、具備公信力，避免人為因素干擾，所以最初的方案是對(duì)后端已經(jīng)明確認(rèn)定的少量數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，待后端管理要求進(jìn)一步明確、IT系統(tǒng)及現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行改造等完成后，再考慮進(jìn)行數(shù)據(jù)提取和應(yīng)用，即初期方案將項(xiàng)目主要目標(biāo)基本放到遠(yuǎn)期完成，而這一方案距預(yù)期目標(biāo)存在較大的差距。

2.2 項(xiàng)目管理方法應(yīng)用方面

受制于項(xiàng)目研究經(jīng)驗(yàn)、當(dāng)前研究現(xiàn)狀等因素，初期方案對(duì)項(xiàng)目具體實(shí)施等方面沒(méi)有詳細(xì)描述，應(yīng)用項(xiàng)目管理方法指導(dǎo)實(shí)踐不夠。如沒(méi)有詳細(xì)研究工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），沒(méi)有細(xì)化的工作路線圖，實(shí)施成本沒(méi)有充分考慮。

綜合上述情況，前期方案與預(yù)期目標(biāo)主要差距在于項(xiàng)目近期無(wú)法獲得實(shí)質(zhì)性成果，對(duì)于完成項(xiàng)目目標(biāo)缺乏可操作的措施，其它后續(xù)的各項(xiàng)計(jì)劃不夠明確。因此項(xiàng)目面臨著近期工作如何開(kāi)展、怎樣找到突破方案的問(wèn)題。

3 ?項(xiàng)目管理情況

為推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)總體項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目組決定以目標(biāo)為導(dǎo)向，進(jìn)一步深入調(diào)查研究，并注重項(xiàng)目管理方法的有效應(yīng)用。在項(xiàng)目管理九大任務(wù)中，項(xiàng)目的范圍管理居于主要的地位，本項(xiàng)目實(shí)踐中筆者對(duì)此也深有體會(huì)，因此對(duì)范圍管理工作重點(diǎn)進(jìn)行聚焦，保證了項(xiàng)目后續(xù)其它管理環(huán)節(jié)的合理有序;同時(shí)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量管理給予充分研究重視，同時(shí)關(guān)注時(shí)間、人力等管理;本項(xiàng)目費(fèi)用具有可靠來(lái)源，系統(tǒng)增量開(kāi)發(fā)由原開(kāi)發(fā)單位負(fù)責(zé)，不需要另行專門組織采購(gòu)。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性開(kāi)展上述工作，項(xiàng)目取得了實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，主要解決了以下問(wèn)題：

3.1 加強(qiáng)項(xiàng)目范圍管理，重視工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）等方法的應(yīng)用

①確定工作總體目標(biāo)，將原來(lái)遠(yuǎn)期計(jì)劃優(yōu)化為近期實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

初期方案是在各省級(jí)公司實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)提取，進(jìn)行全面系統(tǒng)改造，調(diào)整后端管理制度，涉及范圍廣、實(shí)施難度較大，計(jì)劃在遠(yuǎn)期才能完成，難以在近期產(chǎn)生效益。為解決存在的問(wèn)題，召開(kāi)了專家研討會(huì)，組織項(xiàng)目組人員貼近實(shí)際、專題研究，采用頭腦風(fēng)暴等方法激發(fā)思維活躍度，尋找突破的途徑。原計(jì)劃把現(xiàn)有和將來(lái)的數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，經(jīng)過(guò)討論，調(diào)整為數(shù)據(jù)源只面向?qū)?lái)采集的數(shù)據(jù)，這樣調(diào)整后就遠(yuǎn)遠(yuǎn)降低了實(shí)施難度;同時(shí)經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，省級(jí)系統(tǒng)升級(jí)工作所需的升級(jí)改造費(fèi)用具備明確的來(lái)源，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)在可接受的范圍，通過(guò)上述方案調(diào)整，促成近期就能夠?qū)崿F(xiàn)階段性目標(biāo)。這樣，將原來(lái)預(yù)想的遠(yuǎn)期目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻谀繕?biāo)，使項(xiàng)目得以盡快實(shí)施。

②合理劃分項(xiàng)目建設(shè)階段。

綜合分析各類因素（見(jiàn)表1），決定分兩個(gè)階段實(shí)施，先在試點(diǎn)省份范圍內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)改造實(shí)現(xiàn)初步階段性目標(biāo);在試點(diǎn)完成并積累經(jīng)驗(yàn)后，再進(jìn)行第二階段實(shí)施，在全網(wǎng)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)完成最終目標(biāo)。筆者認(rèn)為，對(duì)于咨詢服務(wù)類項(xiàng)目，先試點(diǎn)后推廣的方案值得推介，因?yàn)樽稍冾愴?xiàng)目產(chǎn)出是無(wú)形產(chǎn)品，基本屬于方案、方法等研究性成果，本項(xiàng)目也沒(méi)有現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)借鑒，通過(guò)試點(diǎn)可以少走彎路，如果一次性全面實(shí)施對(duì)全網(wǎng)影響較大、風(fēng)險(xiǎn)較高，如方案不適當(dāng)就可能造成整體工作反復(fù)。

■

③確定具體實(shí)現(xiàn)方法。

由于現(xiàn)有生產(chǎn)系統(tǒng)在建設(shè)時(shí)并未考慮前端部門應(yīng)用的需求，故歷史數(shù)據(jù)沒(méi)有相應(yīng)的記錄來(lái)支撐本項(xiàng)目目標(biāo)，因此確定將項(xiàng)目建成后采集的數(shù)據(jù)作為應(yīng)用數(shù)據(jù)源。這一方案在討論時(shí)，項(xiàng)目組內(nèi)部也存在一定的疑問(wèn)，因?yàn)檫@一方案無(wú)法將已經(jīng)產(chǎn)生的歷史數(shù)據(jù)應(yīng)用起來(lái)，這就損失了已產(chǎn)生數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值;初期方案計(jì)劃在遠(yuǎn)期實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，部分原因也是對(duì)已形成數(shù)據(jù)怎樣解決的問(wèn)題，要利用已有數(shù)據(jù)，就需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)后處理工作并需明確相應(yīng)的管理制度要求。經(jīng)研究認(rèn)為，前端對(duì)數(shù)據(jù)的要求很高，現(xiàn)有的歷史數(shù)據(jù)由于已完成處理過(guò)程，無(wú)法追溯本項(xiàng)目所需數(shù)據(jù)，因此不具備數(shù)據(jù)應(yīng)用的條件，也就難以成為本項(xiàng)目應(yīng)用對(duì)象;而省級(jí)系統(tǒng)改造升級(jí)后加工產(chǎn)生的數(shù)據(jù)才滿足要求，也就是說(shuō)將面向未來(lái)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)作為應(yīng)用對(duì)象，這樣也使得項(xiàng)目近期目標(biāo)具備實(shí)施條件。

④采用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）等方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)性分析計(jì)劃，將項(xiàng)目范圍定義具體化體系化，使項(xiàng)目各要素清晰完備便于管理。工作分解結(jié)構(gòu)是將項(xiàng)目劃分成若干可管理的項(xiàng)目單元，通過(guò)控制這些單元的費(fèi)用、進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)，達(dá)到控制整個(gè)項(xiàng)目的目的。工作分解結(jié)構(gòu)等工具便于明確職責(zé)和計(jì)劃，更有效實(shí)施項(xiàng)目管理。本項(xiàng)目建立的工作分解結(jié)構(gòu)和責(zé)任矩陣見(jiàn)圖1所示。

3.2 注重項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

本項(xiàng)目需要對(duì)現(xiàn)有生產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行改造，需要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)后端部門日常工作造成的影響風(fēng)險(xiǎn)。因此，經(jīng)研究決定試點(diǎn)省分別對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查，評(píng)估建設(shè)難度和風(fēng)險(xiǎn)，將評(píng)估結(jié)果作為項(xiàng)目實(shí)施方案的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

按照風(fēng)險(xiǎn)量的定義，風(fēng)險(xiǎn)量R和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率p、風(fēng)險(xiǎn)損失程度q直接相關(guān)，即R=f（p，q）。經(jīng)評(píng)估認(rèn)為，本項(xiàng)目無(wú)同類建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率較大，如風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生損失程度很大，風(fēng)險(xiǎn)量級(jí)較高，這也是前面描述的分步實(shí)施方案原因之一;同時(shí)經(jīng)評(píng)估認(rèn)為，試點(diǎn)省進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)是可控的。

3.3 加強(qiáng)人力資源管理

在人力資源管理方面，要求保證項(xiàng)目參加人員相對(duì)穩(wěn)定，保證工作的接續(xù)性，根據(jù)項(xiàng)目需要協(xié)調(diào)相應(yīng)的人員參加項(xiàng)目組工作。

3.4 加強(qiáng)實(shí)施過(guò)程質(zhì)量和進(jìn)度檢查

保持對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度持續(xù)跟蹤和質(zhì)量確認(rèn)，組織討論確定具體方案、審核系統(tǒng)升級(jí)規(guī)范、明確與相關(guān)系統(tǒng)的接口要求、關(guān)注系統(tǒng)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃等，保證各工作包的完成質(zhì)量及實(shí)施進(jìn)度。

4 ?總結(jié)和體會(huì)

經(jīng)過(guò)圍繞項(xiàng)目目標(biāo)認(rèn)真研究思考，確定了將后端系統(tǒng)升級(jí)近期實(shí)施目標(biāo)，先試點(diǎn)后推廣分步實(shí)施，運(yùn)用工作分解結(jié)構(gòu)、責(zé)任矩陣等方法，通過(guò)各單位的密切配合，合理地制定了項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)施計(jì)劃，較好地完成了項(xiàng)目管理各項(xiàng)任務(wù)。本項(xiàng)目目前已得到順利實(shí)施，項(xiàng)目管理工作取得了較為顯著的效果。

總結(jié)本項(xiàng)目管理過(guò)程，筆者有如下體會(huì)：

4.1 以目標(biāo)為導(dǎo)向，緊密圍繞目標(biāo)深入研究

項(xiàng)目管理單位提出明確的目標(biāo)非常重要，能否將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的工作并按計(jì)劃完成，是衡量項(xiàng)目管理績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)。緊盯項(xiàng)目目標(biāo)，才能圍繞目標(biāo)深入研究，激發(fā)創(chuàng)造性，找到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能途徑，要在目標(biāo)的指引下把項(xiàng)目總體目標(biāo)具體化，分解為可操作的分工作任務(wù)。在本項(xiàng)目中，筆者通過(guò)項(xiàng)目管理有切身感受，當(dāng)圍繞項(xiàng)目目標(biāo)，經(jīng)調(diào)查和研究發(fā)現(xiàn)近期項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的途徑，提出了分步實(shí)施、先試點(diǎn)后推廣這一方案后，其它的工作路徑、工作內(nèi)容就變得非常清晰，許多問(wèn)題就迎刃而解了。

4.2 制定工作計(jì)劃必須建立在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上

對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行充分了解，才能有針對(duì)性制定工作方案。本項(xiàng)目初期方案對(duì)現(xiàn)網(wǎng)系統(tǒng)升級(jí)改造的工作量和成本調(diào)查存在不足，沒(méi)有找到更優(yōu)實(shí)施方案，而把近期可實(shí)施的系統(tǒng)升級(jí)工作納入遠(yuǎn)期目標(biāo)，導(dǎo)致距項(xiàng)目目標(biāo)差距較大，不能盡早收到項(xiàng)目建設(shè)的效益。

本項(xiàng)目通過(guò)深入調(diào)查研究將初期界定的遠(yuǎn)期目標(biāo)轉(zhuǎn)化為近期目標(biāo)，也是充分運(yùn)用價(jià)值工程進(jìn)行目標(biāo)管理的實(shí)踐，達(dá)到了優(yōu)化資源配置和實(shí)現(xiàn)最優(yōu)目標(biāo)的項(xiàng)目計(jì)劃的效果。

4.3 要積極發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理工作職能

項(xiàng)目管理工作中對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出了很高的要求，要求具備技術(shù)、決策、溝通能力和想象力。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員由于擔(dān)負(fù)完成項(xiàng)目目標(biāo)的責(zé)任，積極推進(jìn)項(xiàng)目的愿望更強(qiáng)烈，對(duì)于項(xiàng)目理解更深入，更能從管理的角度，全面關(guān)注各方面因素，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。當(dāng)項(xiàng)目組遇到困難，項(xiàng)目建設(shè)陷入僵局情況下，能否組織參與人員有效開(kāi)展工作非常關(guān)鍵，直接關(guān)系到項(xiàng)目成敗。要加強(qiáng)溝通管理，組織項(xiàng)目組人員積極思考，充分發(fā)表意見(jiàn)，敢于根據(jù)分析判斷提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

4.4 項(xiàng)目管理方法是項(xiàng)目管理工作的重要工具，在實(shí)踐中充分運(yùn)用項(xiàng)目管理方法非常重要

項(xiàng)目管理理論經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展，成為科學(xué)化體系化的理論，對(duì)實(shí)踐具有良好的指導(dǎo)作用。通過(guò)運(yùn)用項(xiàng)目管理理論提供的各類方法和工具，能夠更全面系統(tǒng)地研究項(xiàng)目各方面因素，制定合理的建設(shè)方案，提高可操作性，為項(xiàng)目實(shí)施打下了基礎(chǔ)。如果本項(xiàng)目中沒(méi)有項(xiàng)目管理理論的指導(dǎo)，很容易導(dǎo)致局限性，難以形成最優(yōu)方案，項(xiàng)目建設(shè)難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期成果。

5 ?結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目管理方法在項(xiàng)目管理中有效應(yīng)用，必然極大提高項(xiàng)目管理的系統(tǒng)性科學(xué)性，特別是對(duì)于服務(wù)項(xiàng)目這類咨詢類項(xiàng)目更是如此。本文介紹的內(nèi)容只是項(xiàng)目管理中很少的一部分工作，更多的研究有待于該領(lǐng)域從業(yè)者共同努力，積累經(jīng)驗(yàn)不斷創(chuàng)新，更好地提升項(xiàng)目管理的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]注冊(cè)咨詢工程師考試教材編寫委員會(huì).工程項(xiàng)目組織與管理[M].中國(guó)計(jì)劃出版社，2003，4.

[2]招標(biāo)師考試教材指導(dǎo)委員會(huì).項(xiàng)目管理與招標(biāo)采購(gòu)[M].中國(guó)計(jì)劃出版社，2012，5.

[3]楊飛雪.學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理 做招標(biāo)采購(gòu)專業(yè)人士[J].招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目管理，2015（8）.