莫娟

近年來，伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)悄然到來，信息化技術(shù)也隨之走向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，并在其中扮演著極為重要的角色。在這樣的時(shí)代背景下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作不可避免的暴露出越來越多的問題，為了適應(yīng)新時(shí)期下發(fā)展的需要，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新已經(jīng)不可避免。按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局在2015年所頒布的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，本文首先分析了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，之后，以此為基礎(chǔ)提出了針對(duì)性的改進(jìn)方法，最后，做出了系統(tǒng)性的總結(jié)，希望可以對(duì)相關(guān)從業(yè)者提供一定的參考價(jià)值。或有疏漏，煩請(qǐng)斧正。

一、引言

會(huì)計(jì)檔案作為事業(yè)單位重要的經(jīng)濟(jì)檔案，不僅反映和記錄了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，更是檢查事業(yè)單位過往經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要參考資料，屬于財(cái)務(wù)管理工作不可分割的一部分。所謂會(huì)計(jì)檔案管理，是指按照規(guī)章制度所要求的方法和流程，將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行細(xì)致的分類和歸檔，使其按照相應(yīng)的規(guī)律存放。精準(zhǔn)且完整的會(huì)計(jì)檔案可以為事業(yè)單位政策的制定、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展等提供可靠的數(shù)據(jù)支持，同時(shí)，事業(yè)單位承擔(dān)著國(guó)家和人民賦予的社會(huì)服務(wù)職能，規(guī)范化開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，具有不可忽視的重要作用。

二、規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案的重要性

（一）會(huì)計(jì)檔案作為記錄事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始憑證，是不可或缺的經(jīng)濟(jì)資料之一。通過會(huì)計(jì)檔案，可以直接了解一個(gè)單位過去的財(cái)務(wù)收支情況和開展的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，還可以通過推敲會(huì)計(jì)檔案的細(xì)節(jié)，總結(jié)出事業(yè)單位不同發(fā)展階段不同時(shí)期的特征。通過深入研究會(huì)計(jì)檔案，還能夠掌握地區(qū)的過去經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（二）為事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。會(huì)計(jì)檔案內(nèi)所涵蓋的各項(xiàng)會(huì)計(jì)信息在經(jīng)濟(jì)管理等多個(gè)方面均發(fā)揮著較大的作用。從宏觀角度分析，會(huì)計(jì)檔案是事業(yè)單位內(nèi)部宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控、建立良好的經(jīng)濟(jì)秩序以及經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案為事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)政策制定、監(jiān)控經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況以及分析經(jīng)濟(jì)形勢(shì)提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。例如，會(huì)計(jì)工作人員以會(huì)計(jì)報(bào)表作為納稅依據(jù)依法納稅，確保稅款及時(shí)繳納;負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)的工作人員的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù);負(fù)責(zé)監(jiān)督的工作人員通過財(cái)務(wù)報(bào)表開展監(jiān)督。從微觀角度分析，能夠在一定程度上指導(dǎo)和促進(jìn)事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。真實(shí)有效的會(huì)計(jì)檔案直接反映了事業(yè)單位的資產(chǎn)負(fù)債情況和財(cái)務(wù)收支情況等，能夠作為評(píng)判事業(yè)單位發(fā)展能力和經(jīng)營(yíng)成效的標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位管理人員也可以基于此預(yù)測(cè)和規(guī)劃事業(yè)單位的未來發(fā)展方向，以此做出科學(xué)的決策。

（三）為經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的違紀(jì)和違法提供有效的證據(jù)。真實(shí)有效的會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)槲磥碚{(diào)查某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供書面的證據(jù)，為經(jīng)濟(jì)犯罪行為提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)證據(jù)。通過審查有關(guān)會(huì)計(jì)檔案，能夠查證各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否違法，關(guān)政策、制度以及紀(jì)律，明確違法人應(yīng)承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題分析

不管在何種行業(yè)中，會(huì)計(jì)檔案管理工作都是不可或缺的一項(xiàng)中作，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在事業(yè)單位中，會(huì)計(jì)檔案管理工作雖然不能帶來任何經(jīng)濟(jì)效益，所發(fā)揮的作用也不會(huì)在日常工作中表現(xiàn)出來，但是卻在很大程度上影響著事業(yè)單位的發(fā)展。在當(dāng)下，伴隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要，所暴漏的問題也越來越多，嚴(yán)重制約的事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)主要問題包含以下幾點(diǎn)：

（一）程序不規(guī)范、檔案審核缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性

通過對(duì)部分事業(yè)單位進(jìn)行走訪和調(diào)查，發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位普遍缺少專業(yè)性的財(cái)務(wù)工作人員，尤其是規(guī)模較小的事業(yè)單位，難以對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的整理。另外，少數(shù)具備專業(yè)知識(shí)的財(cái)務(wù)工作人員到了事業(yè)單位，會(huì)將會(huì)計(jì)資料整理為會(huì)計(jì)檔案，但僅限于基本的歸類處理分裝，在這個(gè)過程中，難以形成規(guī)范化的整理，缺少必要的審核和檢查等程序。同時(shí)，由于事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理缺乏統(tǒng)一的程序，會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案資料雜亂無章，例如，未對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行審核便歸檔，會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)資料的精準(zhǔn)性和真實(shí)性。最后，由于所整理的會(huì)計(jì)資料缺乏完整性，可以在很大程度上說明一些事業(yè)單位對(duì)檔案資料的審核能力較差，而且財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)和能力參差不齊，也會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案資料的差異性。

（二）管理工作不到位，缺乏專業(yè)性指導(dǎo)

單純從會(huì)計(jì)檔案管理工作的性質(zhì)和內(nèi)容分析，只有依靠一支專業(yè)能力較強(qiáng)的人才隊(duì)伍，才能對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行有效的整合，高效率高質(zhì)量的完成會(huì)計(jì)檔案管理工作。但是，考慮到事業(yè)單位的特殊性質(zhì)以及人員錄用的特殊渠道，使其難以及時(shí)招用合格的財(cái)務(wù)人員。一些小的事業(yè)單位，會(huì)計(jì)檔案，管理工作人員都是由其他崗位人員兼任或調(diào)配，對(duì)其專業(yè)知識(shí)的掌握少之又少，這對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量造成了極大的負(fù)面影響。同時(shí)，一些事業(yè)單位缺少健全的會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，沒有對(duì)有關(guān)工作人員的工作提出專業(yè)化的指導(dǎo)，無疑大幅度提高了會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率。

（三）電子化進(jìn)程發(fā)展緩慢

在信息化的大背景下，財(cái)政專網(wǎng)在全國(guó)各地應(yīng)運(yùn)而生，并且初步實(shí)現(xiàn)電子化辦公。在這樣的背景下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，將信息技術(shù)充分融入到日常工作中，形成電子會(huì)計(jì)檔案。在新的時(shí)期，電子會(huì)計(jì)檔案逐漸被各單位所接受，通過將信息化技術(shù)融入到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作中建立電子會(huì)計(jì)資料，不僅可以確保會(huì)計(jì)信息資料的完整，還能夠進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，但由于大部分事業(yè)單位未能及時(shí)認(rèn)識(shí)到電子信息檔案的重要性，使會(huì)計(jì)檔案電子化仍處于初步推廣階段。

四、淺析事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理方法

會(huì)計(jì)檔案不僅是事業(yè)單位開展各項(xiàng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)憑據(jù)，還是對(duì)工作進(jìn)一步發(fā)展和研究的基礎(chǔ)，對(duì)于事業(yè)單位而言，更是不可或缺的寶貴財(cái)富之一，對(duì)發(fā)展和建設(shè)新時(shí)期的事業(yè)單位至關(guān)重要。因此，應(yīng)規(guī)范化管理事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案，及時(shí)彌補(bǔ)工作中存在的不足之處，消除各種隱患，做到防患于未然。

（一）提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度和認(rèn)識(shí)

積極總結(jié)過往會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題，并以此為基礎(chǔ)提出針對(duì)性的解決方案，逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化目標(biāo)。對(duì)此，單位領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)提高意識(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)干部的意識(shí)足夠高，才能引起廣大基礎(chǔ)工作人員的重視，同時(shí)，充分立足于有關(guān)法律法規(guī)，及時(shí)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作的各種行為，針對(duì)需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)資料，要求責(zé)任工作人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，防止檔案出現(xiàn)損壞和遺失等問題。除此之外，還要明確有關(guān)工作人員的工作職責(zé)，嚴(yán)格按照有關(guān)管理制度和要求開展工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要作用。

（二）提高相關(guān)工作人員的專業(yè)能力

在會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)檔案的過程中，檔案管理人員作為實(shí)施的主體，其工作行為是否標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，直接影響著會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在這樣的背景下，應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使其正確認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位健康發(fā)展的重要性，有效提高其專業(yè)水平，全面了解和掌握工作流程和內(nèi)容，激發(fā)起工作責(zé)任心，通過扎實(shí)應(yīng)用各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案管理技能，最終為會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化作出貢獻(xiàn)。

1.強(qiáng)化培訓(xùn)：積極鼓勵(lì)有關(guān)工作人員參加培訓(xùn)活動(dòng)，通過培訓(xùn)活動(dòng)，了解新知識(shí)，熟悉新技能，逐步提高自身的專業(yè)水平和工作素質(zhì)。例如，可以通過邀請(qǐng)專家講座、部門總結(jié)等多種方式相結(jié)合的方法，講清會(huì)計(jì)檔案理論、要求、規(guī)范等，以此來使工作人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、明確未來進(jìn)步的方向，達(dá)到強(qiáng)化自身專業(yè)能力的根本目的。這不僅是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的道路，也是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化發(fā)展的道路。

2.提高法律意識(shí)。檔案法是開展檔案工作的規(guī)章制度，對(duì)此，有關(guān)工作人員必須提高自身的法律意識(shí)，在法律和有關(guān)規(guī)章制度的條約下，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化。

（三）及時(shí)制定和完善會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度

及時(shí)完善會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，并立足于實(shí)際情況積極創(chuàng)新，不僅可以逐步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，還可以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作操作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性。對(duì)此，有關(guān)工作人員應(yīng)參考規(guī)章制度中的要求，實(shí)施相應(yīng)的步驟。由于規(guī)章制度涉及到多個(gè)方面，包括財(cái)會(huì)相關(guān)知識(shí)、會(huì)計(jì)資料的保管、整理、審查、收集等，通過嚴(yán)格的執(zhí)行規(guī)章制度，可以大幅度強(qiáng)化有關(guān)工作人員的管理能力，約束其工作行為，明確其工作范圍和責(zé)任。

（四）定期審核會(huì)計(jì)檔案

審核會(huì)計(jì)檔案主要包括銷毀檔案和鑒定檔案，是會(huì)計(jì)檔案管理過程中的重要組成部分，這主要是由于在保管的會(huì)計(jì)檔案中，存在超過保管期限的檔案，所以需要對(duì)這類檔案進(jìn)行及時(shí)的整理，在主管負(fù)責(zé)人鑒定完成后，需要對(duì)不具備保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案銷毀，以此來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作。在銷毀前，相關(guān)工作人員應(yīng)反復(fù)確認(rèn)，需要銷毀的檔案和當(dāng)前所運(yùn)用的各種資料無關(guān)，同時(shí)，須詳細(xì)記錄銷毀內(nèi)容。

（五）加快電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展步伐

當(dāng)前，伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)也隨之進(jìn)入了發(fā)展的黃金時(shí)期，在這樣的時(shí)代背景下，在開展會(huì)計(jì)檔案管理工作的過程中，要將信息化技術(shù)逐漸融入其中。經(jīng)過大量實(shí)踐證明，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)整理會(huì)計(jì)檔案，可以顯著改善會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率，同時(shí)確保會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性和質(zhì)量。因此，在實(shí)際工作中，可以充分利用掃描設(shè)備，將會(huì)計(jì)信息錄入到計(jì)算機(jī)中，再通過對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行必要的整理，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的專業(yè)性。需要格外注意的是，要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份并及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，改革開放后，尤其是進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)一直處于不斷發(fā)展壯大的高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，而會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)作為記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷程的重要方法，對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)開展規(guī)范性的管理具有不可忽視的重要意義。因此，在新的時(shí)期，通過提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量，間接強(qiáng)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)能力極為重要，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)過往工作中存在的問題進(jìn)行逐步完善，使其可以滿足新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的硬性需要。需要格外注意的是，要及時(shí)轉(zhuǎn)變有關(guān)工作人員的思想意識(shí)，使其能夠充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理理念對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，在逐步提高其專業(yè)能力的過程中，使會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用。（作者單位：廣西畜牧研究所）