王永翠 李善立

中圖分類(lèi)號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）04-114-02

摘 要 人事管理工作對(duì)于提高事業(yè)單位人才隊(duì)伍質(zhì)量具有十分重要的意義，但傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法比較落后，已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前工作的需要。事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在信息化程度低、管理人員素質(zhì)不足以及制度不完善等問(wèn)題，需要管理人員針對(duì)實(shí)際的工作重點(diǎn)進(jìn)行積極調(diào)整，提高對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)檔案的管理工作的質(zhì)量和效率。本文將從分析事業(yè)單位檔案管理的重要性入手，進(jìn)一步探討該項(xiàng)工作中存在的不足，最后針對(duì)存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望可以為我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

新形勢(shì)下，事業(yè)單位中進(jìn)行的人事檔案管理工作無(wú)論是在內(nèi)容上還是質(zhì)量上都有了更高的要求，但工作的重點(diǎn)還是要對(duì)事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)的工作人員的人事檔案進(jìn)行管理工作，包含工作人員的年齡、受教育水平、掌握的能力以及各種績(jī)效考核等。事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理工作的推進(jìn)力度，可以有效提高各部門(mén)的工作效率，對(duì)于確保事業(yè)單位的長(zhǎng)久健康發(fā)展具有十分重要的意義。事業(yè)單位辦公室要努力提高檔案管理工作的信息化程度，提高工作效率，同時(shí)也要不斷完善現(xiàn)有的檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)于檔案的保密管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容是對(duì)單位內(nèi)各部門(mén)工作人員的人事檔案進(jìn)行有效管理，提高各部門(mén)的工作效率，同時(shí)做好相應(yīng)的檔案保密工作。事業(yè)單位各部門(mén)人員的身份信息都保存在檔案中，因此需要嚴(yán)格的管理方案，確保檔案不會(huì)發(fā)生丟失以及泄密等問(wèn)題。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先要針對(duì)本單位的特點(diǎn)制定合理的檔案管理方案。其次要努力提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，實(shí)行責(zé)任落實(shí)制度，防止檔案管理工作中出現(xiàn)失誤。最后要努力提高檔案管理工作的信息化程度，因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用，可以大大提高檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)快速的分類(lèi)和保存，也提高了檔案保存工作的安全性[1]。新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作要朝著高效性、智能性以及安全性進(jìn)行發(fā)展，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，逐漸提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，加強(qiáng)事業(yè)單位各部門(mén)之間的聯(lián)系，確保各項(xiàng)工作可以有序進(jìn)行。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

由于人事檔案管理工作具有長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，短期內(nèi)并不會(huì)顯示出多大的作用，導(dǎo)致部分單位對(duì)人事檔案管理工作存在輕視心理，認(rèn)為繼續(xù)沿用過(guò)去的管理方式即可，又由于該項(xiàng)工作在內(nèi)容上具有一定的繁瑣性，導(dǎo)致管理人員存在厭煩心理，不能沉下心來(lái)思考該項(xiàng)工作中可能存在的問(wèn)題。事業(yè)單位在進(jìn)行日常的檔案管理工作時(shí)，并沒(méi)有將其重視起來(lái)，對(duì)于管理人員的工作要求是只是進(jìn)行常規(guī)的記錄和整理工作，不但會(huì)使得該項(xiàng)工作變成簡(jiǎn)單的重復(fù)性勞動(dòng)，同時(shí)也無(wú)法發(fā)揮出檔案管理工作的作用。事業(yè)單位的上級(jí)部門(mén)對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致下面的管理人員也存在輕視心理，工作散漫沒(méi)有效率，檔案管理工作的有序性很低[2]。

（二）沒(méi)有具備完善的管理制度

目前許多事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在的一個(gè)主要問(wèn)題是相關(guān)的管理制度落后，沒(méi)有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。好的管理制度可以有效提高人事檔案管理工作的規(guī)范化，也能調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性。一些事業(yè)單位在人事管理工作方面，實(shí)行的管理制度漏洞百出，比如說(shuō)對(duì)于檔案的存放與定期檢查缺少規(guī)劃，對(duì)于檔案內(nèi)各種信息的收集也存在問(wèn)題。在對(duì)管理人員的日常工作方面，沒(méi)有實(shí)行績(jī)效考核制度，導(dǎo)致管理工作無(wú)論好壞都是一個(gè)樣，自然無(wú)法提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，檔案管理工作變成了一種形式。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

一些事業(yè)單位由于對(duì)人事檔案管理工作存在輕視心理，在對(duì)檔案管理人員的選擇上也存在問(wèn)題，認(rèn)為負(fù)責(zé)檔案管理的人員不需要具備太高的知識(shí)水平。一些事業(yè)單位的檔案管理人員是通過(guò)關(guān)系進(jìn)入事業(yè)單位工作的，本身并不具備很高的水平，自然無(wú)法意識(shí)到檔案管理工作的重要性。在平時(shí)的工作中也缺少創(chuàng)新意識(shí)，只是按照規(guī)定按部就班地進(jìn)行操作，無(wú)法發(fā)揮出檔案管理工作應(yīng)有的作用。甚至有些管理人員存在消極工作的情緒，對(duì)于自己的工作不滿意，由于跟自己所學(xué)的專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，覺(jué)得有些大材小用，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法有效展開(kāi)。檔案管理人員需要正視自身的不足，努力改進(jìn)自己的工作方式，提高對(duì)工作的責(zé)任感。

（四）檔案管理系統(tǒng)信息化程度低

傳統(tǒng)的人事檔案是以紙質(zhì)材料為載體，這種紙質(zhì)材料的檔案不但在轉(zhuǎn)運(yùn)的過(guò)程中容易出現(xiàn)問(wèn)題，在進(jìn)行保存的時(shí)候也需要占用較大的空間，不利于檔案管理工作的高效化發(fā)展。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理系統(tǒng)的信息化工作已經(jīng)展開(kāi)，但部分事業(yè)單位的干部受到傳統(tǒng)檔案管理方法的影響，比較排除新式的信息化檔案管理方式，這不利于提高檔案管理工作的效率。除此之外，提高檔案管理工作的信息化程度是一件需要長(zhǎng)期進(jìn)行的工作，不但需要將紙質(zhì)檔案上面的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到電子檔案文件中，還需要對(duì)進(jìn)行檔案管理的軟件進(jìn)行不斷的優(yōu)化，主要是要提高電子檔案的保密性，因?yàn)闄n案一旦發(fā)生泄漏，會(huì)造成較為嚴(yán)重的后果。目前我國(guó)使用的一些電子檔案管理系統(tǒng)仍然存在著較大的問(wèn)題，在檔案轉(zhuǎn)運(yùn)的過(guò)程中會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，這會(huì)大大降低電子檔案的安全性，需要技術(shù)人員采取積極措施進(jìn)行改進(jìn)。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方法

（一）提高對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位要想提高自身的人事檔案管理工作質(zhì)量，就要從領(lǐng)導(dǎo)層面強(qiáng)化對(duì)于該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，了解檔案管理工作所能發(fā)揮出的作用。為了提高單位成員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，事業(yè)單位首先要做好相關(guān)的宣傳工作，可以通過(guò)微信公眾號(hào)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行宣傳，通過(guò)文章和視頻的方式加深員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)?？梢蚤_(kāi)展檔案管理知識(shí)講座，讓單位內(nèi)的員工了解檔案的重要性，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。其次，要根據(jù)本單位的檔案管理工作情況，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督小組，定期對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行抽查，對(duì)于工作態(tài)度不合格的員工要進(jìn)行警示。最后，要加大對(duì)于檔案管理工作的投入力度，選用具備專(zhuān)業(yè)管理能力的人才，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，從而促進(jìn)檔案管理工作的全面展開(kāi)。

（二）大力推動(dòng)檔案管理工作的信息化

如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，各行各業(yè)都在推行信息化發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此。將信息技術(shù)投入到檔案管理工作中來(lái)，可以有效減少管理人員的工作量，運(yùn)用智能化的軟件可以提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性，減少工作失誤。事業(yè)單位在檔案管理工作方面要注意升級(jí)現(xiàn)有的工作系統(tǒng)，提升系統(tǒng)的響應(yīng)速度，優(yōu)化檔案處理方式，不斷提高工作的效率。相比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具備傳遞便捷的特點(diǎn)，而且可以節(jié)省很多的時(shí)間，有利于檔案在不同地方的傳遞工作[3]。提高了檔案管理系統(tǒng)的智能化，也要注意加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，保證工作人員可以對(duì)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行熟練的操作。

（三）加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，管理人員自身所具備的工作能力以及工作態(tài)度將直接影響到工作的質(zhì)量和效率，而目前的管理人員大多存在工作態(tài)度散漫的情況。因此，為了更好地推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，就要努力提高管理人員的工作能力。首先在對(duì)管理人員的選擇上，要聘用管理專(zhuān)業(yè)的人才，因?yàn)橹挥袑?zhuān)業(yè)對(duì)口才能確保管理工作可以有效展開(kāi)。其次在實(shí)際的管理工作中，要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，要讓管理人員學(xué)習(xí)目前較為先進(jìn)的檔案管理方法，鼓勵(lì)管理人員之間相互學(xué)習(xí)，分享彼此的管理經(jīng)驗(yàn)。定期對(duì)管理人員的工作情況進(jìn)行考核，對(duì)于工作質(zhì)量較高的員工要進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，以此來(lái)調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性[4]。

（四）實(shí)行績(jī)效考核制度，提高管理質(zhì)量

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，完善的管理制度可以有效提高管理工作的質(zhì)量。在完善檔案管理制度的時(shí)候，可以實(shí)行績(jī)效考核制度，對(duì)于檔案管理人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行綜合考核，對(duì)于考核不達(dá)標(biāo)者要進(jìn)行警示處理。由于檔案管理工作無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)顯示出效果，所以要制定一些硬指標(biāo)，通過(guò)對(duì)這些指標(biāo)的審查來(lái)考核管理人員的工作水平。對(duì)于不同部門(mén)員工的檔案管理工作，可以實(shí)行責(zé)任落實(shí)制度，一個(gè)部門(mén)安排一個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理人員，這樣不但可以提高管理工作的有序性，還可以提高管理人員的責(zé)任意識(shí)[5]。隨著信息化檔案管理工作的不斷推行，要針對(duì)性地完善有關(guān)信息化檔案的管理方案，要對(duì)網(wǎng)上查閱個(gè)人檔案以及轉(zhuǎn)調(diào)檔案的工作進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止出現(xiàn)檔案丟失以及泄漏信息等事件。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下事業(yè)單位要緊跟時(shí)代的步伐，針對(duì)檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行積極改進(jìn)，制定出更為合適的管理方案。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并加大對(duì)該項(xiàng)工作的投入力度，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程[6]。同時(shí)要注重檔案管理工作信息化的發(fā)展模式，提高檔案管理工作的智能性，從而減少管理人員的工作量，提升工作效率。相信隨著科技的不斷進(jìn)步，在管理人員的不斷努力下，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作會(huì)越來(lái)越好。

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