李進鵬

摘 要：社會的不斷發(fā)展、經(jīng)濟的不斷進步，對檔案管理工作水平提出更高的要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高，為提高檔案管理科學化水平奠定了基礎(chǔ)，是科學發(fā)展的必然趨勢。檔案是歷史的見證，是促進社會可持續(xù)發(fā)展的最有效路徑?；诖?，本文從論述檔案管理的有效路徑、檔案管理的重點分析等方面，探討檔案管理的科學化路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學化管理;信息技術(shù)

一、引言

提高檔案管理是提高文化水平，適應(yīng)時代發(fā)展的必然需要。檔案是歷史文化的強有力見證，更是知識和經(jīng)濟的精華集結(jié)。社會經(jīng)濟發(fā)展，科學信息技術(shù)的進步，檔案管理充分發(fā)揮重要價值。在社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，實現(xiàn)檔案管理科學化水平成為時代趨勢。

科學技術(shù)的不斷進步，電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促進檔案管理科學化。檔案管理是對經(jīng)濟信息及數(shù)據(jù)的整理保管。隨著數(shù)據(jù)信息化，檔案管理必須與時俱進，跟上時代的發(fā)展步伐，需要適合的管理路徑。提高檔案管理科學化路徑，是順應(yīng)科學發(fā)展的需要，是信息化發(fā)展的必然要求。

二、檔案管理有效路徑

1.建立科學化的檔案管理體系

生活中網(wǎng)絡(luò)化的建立，需要改變傳統(tǒng)的管理思想。在進行科學化管理的路徑上，需要建立改進檔案管理體系。檔案管理人員必須掌握科學信息操作方法，更新檔案管理體系。同時對檔案管理增加資金及設(shè)備的投入，從根本上發(fā)展科學管理路徑。

第一，管理層增加檔案管理的法律法規(guī)及規(guī)章制度的建立，將檔案管理作為一項重要事項實施。管理層借鑒國家法律法規(guī)，進行落實宣傳。公司內(nèi)部建立檔案管理規(guī)章制度，并將其列入培訓(xùn)計劃，告知所有人檔案管理不可逾越的紅線。

第二，公司內(nèi)部各部門將檔案管理列入重點工作計劃，在實踐探索中完善檔案管理制度。檔案管理部門，落實部門職能職責，精進崗位職責。檔案管理增設(shè)專職人員，實行分級建檔集中統(tǒng)一管理。

第三，建立檔案管理考核制度。根據(jù)檔案管理的職能及職責，建立檔案管理考核機制。為促進檔案管理科學化建立，公司應(yīng)建立獎懲制度，鼓勵檔案管理人員，促進檔案管理的規(guī)范化。

第四，合理制定檔案管理的格式及編目等規(guī)定。統(tǒng)一公司檔案存放格式，方便后期利用計算機進行查找。公司檔案管理人員，隨著公司的發(fā)展運行而流動。為了避免后期因為人員流動出現(xiàn)工作銜接問題，需要對檔案的管理細節(jié)進行體系落實。建立指導(dǎo)手冊，長期發(fā)展檔案管理工作。落實檔案管理機制，是進行科學管理檔案的有效路徑。公司應(yīng)該不斷深化改革檔案管理機制，促進檔案的規(guī)范化和制度化管理。

2.增加信息化方法

檔案管理在進行科學化管理路徑中，公司需要增加軟件及硬件的投入。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，促進檔案管理信息化。檔案管理需要增加計算機檔案管理方法，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。電子計算機技術(shù)的發(fā)展和推進，實現(xiàn)檔案管理的電子化和自動化。公司應(yīng)增加檔案管理的電子信息技術(shù)投入，利用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息的有效控制。

例如，某建筑公司為了提高檔案管理的科學化，使用檔案管理軟件系統(tǒng)。檔案管理軟件系統(tǒng)，具有圖紙管理功能?；ヂ?lián)網(wǎng)的信息技術(shù)發(fā)展，檔案管理軟件系統(tǒng)已經(jīng)能實現(xiàn)錄入的圖紙等信息幅面和精度的需要。其中檔案管理系統(tǒng)具有，能實現(xiàn)公司機密數(shù)據(jù)管理權(quán)限增設(shè)功能。技術(shù)上有檢索查詢的功能，實現(xiàn)檔案管理的自動化操作。檔案管理人員通過計算機系統(tǒng)操作，實現(xiàn)檔案的輸入、存儲、修改、刪除的功能。創(chuàng)建電子檔案時，應(yīng)根據(jù)不同的文件屬性，進行不同的存儲。對于文字數(shù)據(jù)采用XML或TXT格式，視頻數(shù)據(jù)的使用MPEG等格式。不同類型的文件，其文件格式采用公司規(guī)定的檔案格式。檔案管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)整理編目功能。但在進行檔案管理時，檔案管理人員嚴格按照公司規(guī)定的格式進行命名。使用計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化及數(shù)字化，促進檔案管理科學化水平的路徑發(fā)展。計算機檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率，更進一步實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展。

3.應(yīng)用科學化管理方式

檔案管理利用計算機技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)云儲存模式。檔案管理人員，針對檔案存儲或存放變動進行及時更改。同時檔案管理員，要重視檔案的保密性。合理科學地利用檔案信息，靈活變通檔案信息，實現(xiàn)公司有用資源的共享，更好地為有需要的項目提供服務(wù)。例如，某科技公司，在進行項目投標的過程中，因為項目資料需要查找檔案。由于公司檔案調(diào)檔需要審批權(quán)限，但是管理人員并不在公司。為了項目順利進行，檔案管理人員在遵循保密權(quán)限原則的同時，要靈活下放權(quán)限?？梢岳梦⑿呕螂娫掍浺舻确绞?，確定項目需求資料。利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，完成檔案權(quán)限在線簽署。

檔案的價值不是靜止存放，應(yīng)該加強資源共享。例如，某工程公司，進行新員工入職培訓(xùn)時。培訓(xùn)內(nèi)容可以根據(jù)公司存放的檔案，進行合理的案例信息折射，幫助新入職的員工，加快適應(yīng)工作的步伐。

檔案信息管理，不僅僅要重視量的增加，還要精進質(zhì)量。不是所有的信息都是最有價值的信息，根據(jù)檔案的重要級別進行分級存放，提煉出最有價值的檔案信息，真正實現(xiàn)檔案的服務(wù)價值。適應(yīng)科學管理方式，有利于提高檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，同時提高檔案信息質(zhì)量，為公司提供更高的經(jīng)濟利益。

4.檔案管理人員與時俱進

隨著檔案管理的科學化步伐的加快，選用適合的人才進行檔案管理非常重要?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高，檔案管理不僅僅只是簡單進行資料的保管。檔案管理人員需要擁有較強的執(zhí)行能力，堅持崗位原則，靈活處理公司應(yīng)急使用檔案權(quán)限問題。需要具備計算機使用及操作技術(shù)，能夠完成信息的管理。傳統(tǒng)的檔案管理人員，已經(jīng)不適應(yīng)新時代的科學化檔案管理需要。公司應(yīng)該選取專業(yè)的人員，對內(nèi)部檔案進行科學化管理。檔案管理應(yīng)向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的實體檔案管理人員，應(yīng)該主動學習計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷適應(yīng)時代的進步和發(fā)展。

三、檔案管理重點分析

1.檔案管理科學化是時代要求

提高科學化檔案管理水平，利用科學理論整改檔案管理。內(nèi)部制定科學的管理制度，推進檔案管理科學化、規(guī)范化?？茖W的進步，時代的發(fā)展，需要越來越專業(yè)的科學化模式，進行檔案管理。隨著時間的推移，檔案是沉淀人類智慧的精華。提高檔案管理水平，也是提高公司文化軟實力的有效措施。檔案管理的科學化發(fā)展方向，不僅僅使用于公司所有檔案管理部門，要深入貫徹科學管理理念，與時俱進創(chuàng)新管理檔案方法。檔案是歷史的見證，也是綜合競爭力的重要組成部分。隨著市場競爭的日益激烈，檔案管理的價值日益顯著。推進科學化檔案管理路徑，是時代發(fā)展的需要。

2.檔案管理科學化的重要意義

檔案管理是文化建設(shè)的重要組成部分，具有很強的歷史借鑒價值。文化形式的多樣性，幫助指引經(jīng)濟發(fā)展。新時代的發(fā)展需要，檔案的科學化管理任重而道遠。進行檔案管理的系統(tǒng)化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，為公司提供高質(zhì)量運作的服務(wù)環(huán)境。傳統(tǒng)的檔案管理，很多地方存放不健全。檔案存放凌亂，電子信息歸檔不及時，檔案信息丟失等現(xiàn)象。同時，公司缺少專業(yè)的檔案管理人員，不夠重視專業(yè)人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案很難進行科學化管理。信息化的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷完善，很多公司開始重視檔案信息管理。各個領(lǐng)域數(shù)據(jù)化的借鑒，促使檔案管理科學化進行。

提高檔案管理的科學化路徑，實現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案作為重要的參考資料，服務(wù)公司實現(xiàn)經(jīng)濟價值。系統(tǒng)化的管理檔案，規(guī)范化的要求檔案管理人員，促進公司實現(xiàn)科學管理路徑。加快公司文化信息的建設(shè)，引進科學的方法進行檔案管理。檔案管理要充分發(fā)揮人的主觀作用，不斷創(chuàng)新科學管理方法。面對新形勢的發(fā)展趨勢，信息服務(wù)功能在各行各業(yè)的滲透，提高檔案管理的科學化水平路徑越來越重要。

參考文獻

1.安娜.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇.黑龍江科技信息，2012（21）.

2.李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇.經(jīng)營管理者，2015（4）.

3.段士鴻.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇.科技視界，2014（17）.

4.羅許慧.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇.經(jīng)濟與社會發(fā)展研究，2014（11）.

（責任編輯：蘭卡）