侯曉磊，王宇

（遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，遼寧沈陽 110161）

近年來，農(nóng)業(yè)科研單位逐步加強(qiáng)了辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，基本實現(xiàn)了管理工作的規(guī)范化、流程化、信息化，有效提升了管理工作的效率。但隨著農(nóng)業(yè)科研單位優(yōu)化整合，現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科研院所建設(shè)的深入，辦公自動化系統(tǒng)在建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)過程中呈現(xiàn)出新的共性、難點(diǎn)問題[1]。為此，該研究以遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，通過對其辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀和問題的調(diào)查分析，提出系統(tǒng)升級的目標(biāo)定位和措施，以期為農(nóng)業(yè)科研單位的辦公自動化建設(shè)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

遼寧農(nóng)業(yè)科學(xué)院是一所涵蓋種植業(yè)、林業(yè)、漁業(yè)、農(nóng)機(jī)、糧食、加工等各領(lǐng)域的綜合性省級農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)，全院下設(shè)37 個處級單位和5 個共建分院，分布在遼寧省的10 個市及海南省和新疆自治區(qū)，其中管理部門8 個、研究機(jī)構(gòu)34 個。具有辦公區(qū)域分布廣、科研人員分散多的特點(diǎn)，因此對辦公自動化系統(tǒng)的要求越來越高，建立一個高效率、高穩(wěn)定性的智能辦公自動化系統(tǒng)迫在眉睫。通過辦公自動化系統(tǒng)的升級與改造，解決遼寧農(nóng)業(yè)科學(xué)院省內(nèi)各科研院所之間電子公文和用印申請的流轉(zhuǎn)和審批，促進(jìn)省內(nèi)各處級單位、分院間業(yè)務(wù)聯(lián)動、工作協(xié)同和管理創(chuàng)新，進(jìn)一步提高電子政務(wù)應(yīng)用水平和辦公服務(wù)能力，減輕科研人員工作強(qiáng)度，提高信息的及時性、準(zhǔn)確性。

1 遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院原辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題

遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過10 多年的建設(shè)運(yùn)行，基本建成了運(yùn)行穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)，配置了高性能的服務(wù)器、核心交換設(shè)備等硬件設(shè)備。建成了涉及院辦公門戶網(wǎng)站、網(wǎng)上辦公、科研、推廣、財務(wù)、人事和大型儀器共享等工作領(lǐng)域的管理系統(tǒng)，初步實現(xiàn)了辦公數(shù)字化、規(guī)范化、流程化，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。隨著單位機(jī)構(gòu)的變更以及信息技術(shù)領(lǐng)域的快速發(fā)展，系統(tǒng)運(yùn)行過程中還面臨不少問題，系統(tǒng)功能模塊已經(jīng)不能滿足新的業(yè)務(wù)需求，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 公章申請系統(tǒng)

原公章系統(tǒng)只支持公章的申請，不支持組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證等其他院級證照的申請，而且單次只能申請一個章；申請流程固定化，不能在后臺配置；后臺不能操作數(shù)據(jù)，需要在數(shù)據(jù)庫里進(jìn)行數(shù)據(jù)的更改與刪除，影響系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

1.2 電子公文管理系統(tǒng)

原公文系統(tǒng)只支持固定5 種類型的文；副院長審批完成的文，院長不能再修改；公文只能由文秘進(jìn)行印制，申請人賬戶不能印制公文；申請流程固定化，申請類型固定化，不能在后臺配置；后臺不能操作數(shù)據(jù)，需要在數(shù)據(jù)庫里進(jìn)行數(shù)據(jù)的更改與刪除，影響系統(tǒng)穩(wěn)定性。

2 遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)升級的目標(biāo)定位

2.1 全員辦公自動化

通過OA 系統(tǒng)的升級與改造，統(tǒng)籌規(guī)劃，建成覆蓋全院的大辦公平臺。實現(xiàn)文件申請辦理完全電腦端處理，身份認(rèn)證統(tǒng)一化，推進(jìn)系統(tǒng)的整合和互通互聯(lián)[2]。實現(xiàn)短信收發(fā)提醒，有效節(jié)省了流轉(zhuǎn)簽字審批的時間，加快了辦公速度，節(jié)約了辦公成本，公文印照申請的效率將進(jìn)一步提高。

2.2 辦公移動化

加強(qiáng)移動辦公系統(tǒng)建設(shè)，建立立體化辦公平臺。建立虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN），院外用戶也可以通過VPN 接入遠(yuǎn)程訪問辦公內(nèi)網(wǎng)，建立院外與院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)間安全的加密通訊，有效打破了辦公地點(diǎn)和辦公時間的限制。同時通過短信通知領(lǐng)導(dǎo)及科研人員最新流程進(jìn)展，在外地也可以隨時登錄審批。

2.3 功能完善化

加強(qiáng)調(diào)研，不斷更新完善系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的使用頻率。一是加快系統(tǒng)功能模塊的開發(fā)，實現(xiàn)政務(wù)管理、項目管理以及日常辦公等工作的流程化和規(guī)范化。二是細(xì)化完善系統(tǒng)流程，實現(xiàn)操作簡單、方便的系統(tǒng)界面。三是加強(qiáng)系統(tǒng)后臺的數(shù)據(jù)維護(hù)和更新能力，實現(xiàn)可配置的流程管理。

3 遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)的升級內(nèi)容

3.1 總體架構(gòu)設(shè)計

遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)主要由網(wǎng)上辦公、科研管理、人事管理、財務(wù)管理、推廣管理等組成，具體架構(gòu)如圖1。

3.2 辦公自動化系統(tǒng)升級

結(jié)合全院實際辦公應(yīng)用需求，著重解決系統(tǒng)功能和應(yīng)用上存在的問題，繼承現(xiàn)有系統(tǒng)功能好的部分，去掉不適應(yīng)新業(yè)務(wù)需求的功能模塊。此次系統(tǒng)升級與改造的主要內(nèi)容包括公文簽發(fā)系統(tǒng)和印照系統(tǒng)。

3.2.1 公文簽發(fā)系統(tǒng)的升級與改造。建立全院電子公文交換機(jī)制，實現(xiàn)全院公文的高效傳遞，運(yùn)用信息集成技術(shù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，提供個性化的移動辦公服務(wù)，提高行政決策、移動辦公的及時性和有效性。根據(jù)需求調(diào)研，將原院發(fā)上行文、院發(fā)平行下行文、院發(fā)函上行文、院發(fā)函平行下行文、黨組發(fā)上行文、黨組發(fā)平行下行文等6種發(fā)文類型，增加修改為黨組上行文、黨組平行下行文、黨組發(fā)平行下行文、黨組紀(jì)平行下行文、黨組函平行下行文、院上行文、院平行下行文、院發(fā)平行下行文、院函平行下行文、院函平行下行文、院財指平行下行文等10 種發(fā)文類型。增加系統(tǒng)后臺申請流程和人員設(shè)置的可配置化功能；增加系統(tǒng)后臺公文數(shù)據(jù)可維護(hù)功能；增加院長審閱功能，副院長審批完成的文，可由簽發(fā)秘書提請到院長審閱修改，院長可多級駁回；增加農(nóng)經(jīng)所在線印制功能。公文簽發(fā)系統(tǒng)流程如圖2。

3.2.2 公章系統(tǒng)的升級與改造。根據(jù)用戶需求系統(tǒng)由公章系統(tǒng)升級到印照系統(tǒng)，增加了組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證等其他院級證照的申請，以及組合多選申請，增加系統(tǒng)后臺申請流程和人員設(shè)置的可配置化功能；增加系統(tǒng)后臺印照數(shù)據(jù)可維護(hù)功能。

4 維護(hù)管理

在辦公自動化、信息化建設(shè)中抓好信息安全，系統(tǒng)運(yùn)行后，為保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行，要規(guī)范公文在辦公自動化系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)程序和發(fā)文方式[3]；定期做好系統(tǒng)備份工作及文件的存檔工作；規(guī)范用戶的權(quán)限和密碼修改工作[4]。建立完善的管理辦法，確定用戶權(quán)限，并在運(yùn)行中補(bǔ)充和完善。