白莉娟

【摘要】隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在事業(yè)單位當中，人事檔案管理工作的作用得到凸顯，通過管理事業(yè)單位人事檔案，及時了解單位內(nèi)容工作人員的實際情況，將事業(yè)單位的發(fā)展方向反應出來，達到優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的目的。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 ?人事檔案 ?規(guī)范管理

引言：現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位的檔案都是具有較高的秘密性與權(quán)威性，檔案記錄了整個單位的發(fā)展過程和單位基本信息，事業(yè)單位是社會各個領域服務機關(guān)和國家機關(guān)，事業(yè)單位的優(yōu)先發(fā)展關(guān)乎到國家各項工作的有效開展，也關(guān)乎到國家工作效率的提升。事業(yè)單位的核心就是單位行政人員，行政人員對服務社會起著至關(guān)重要的作用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的意義

（一）有利于提高行政效率

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，社會上越來越多的企業(yè)更加追求專業(yè)的人才，對本公司有幫助的人才，在人才的管理上，就需要企業(yè)有完善的人事檔案。同樣行政部門也不例外，現(xiàn)在行政事業(yè)單位主要采取合同制的方法來招聘事業(yè)單位人才，同樣，事業(yè)單位也會出現(xiàn)大量的人員調(diào)動，在這是人事檔案就發(fā)揮了它的強大作用，人事檔案會記錄那個人員的各個資料，這有利于我們更了解單位人員，在人員調(diào)動時能及時找出資料，提供更有效、高效的人事檔案管理，事業(yè)單位的人事檔案也具有權(quán)威性，它能準確的找出每個人的資料，并能真實的反映出來，減少我們查閱的時間，從而提高行政效率，減少人才浪費，節(jié)省時間，利于工作的有效開展。

（二）有利于優(yōu)化人才管理

事業(yè)單位對于人員的要求十分嚴格，能夠進入事業(yè)單位的必須是各方面條件都非常完美的，事業(yè)單位關(guān)乎到國家的發(fā)展，所以對于人才的掌控十分嚴格。為了能了解每位人員的資歷，運用人事檔案進行記錄，記錄就每個人的學習歷程，工作時間，入職日期，以及調(diào)動升職的等等一系列的情況，所以人事檔案對于事業(yè)單位非常重要，通過人事檔案，單位就能清楚的了解每位基本經(jīng)歷，并且以此作為憑證，來判斷事業(yè)單位是否缺少某方面的人才，利于對于人才的招聘，不會因為或是而錯過了對于國家有用的人才。通過人事檔案，單位也能清楚的了解到那個人的狀況，把每個人的不足和缺點站出來并加以改正，集中的對于事業(yè)單位人才進行培訓指導，從而提高整個事業(yè)單位的行政效率和整體素質(zhì)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏檔案管理意識

人事檔案的管理對事業(yè)單位起著舉足輕重的作用，規(guī)范的人事檔案管理是促進事業(yè)單位發(fā)展的基礎。但是現(xiàn)在的人事檔案管理，有些事業(yè)單位還是缺乏規(guī)范性，缺乏對于檔案管理意識，認為檔案管理并沒有關(guān)鍵作用，導致每個人的工作得不到保障，在人才選拔面前不能發(fā)揮其優(yōu)勢，同時也不能提高工作效率，使整個事業(yè)單位沒有一個統(tǒng)一的管理標準，在這個過程中會出現(xiàn)管理不當?shù)那闆r，使單位很遠不能及時得到管理培訓?，F(xiàn)在的檔案管理缺乏創(chuàng)新性，管理方法比較落后，多數(shù)的還是依靠人力管理，效率低、安全性低、不能形成有效的管理措施。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)低

人事檔案管理對于事業(yè)單位的作用如此重要，當然它的工作也是相當?shù)膹碗s重要，因此對于人事檔案的管理需要有一個可靠并且專業(yè)知識過關(guān)的管理人員。然而，現(xiàn)在的有些人事檔案管理人員專業(yè)水平不高，責任心不強，不能對于檔案管理有一個清晰的信息分類，當單位人員需要查找相關(guān)檔案時，管理人員會耗費大量的時間，為事業(yè)單位的規(guī)范管理和工作效率產(chǎn)生巨大麻煩。有很多的事業(yè)單位為了減少單位開銷，會雇傭沒有經(jīng)驗的人員來管理檔案，造成了檔案混亂，單位也沒有定期對于管理人員進行培訓，造成檔案管理人員管理意識不足，工作效率低。單位也沒有制定對于檔案管理人員的工作標準和管理標準，從而造成事業(yè)單位人事檔案管理的不規(guī)范。

三、提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略

（一）充分發(fā)揮人事檔案作用

為充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理的實效性，應樹立明確的管理目標，保證檔案管理服務的真實性，在落實這項工作時，根據(jù)檔案記載內(nèi)容作為工作標準制定依據(jù)，提高檔案信息的參考價值與檔案管理的規(guī)范性。另外，為將檔案管理的考核價值充分發(fā)揮出來，事業(yè)單位內(nèi)部進行領導選拔或者崗位調(diào)動，都應其作為參考。人事檔案管理還應將其參謀價值充分發(fā)揮出來，保證事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析情況，調(diào)整參考結(jié)構(gòu)時同樣需要依據(jù)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，對檔案事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化完善。

（二）提高人事檔案管理職能

事業(yè)單位進行人事檔案管理工作，應將人事檔案的管理職能充分發(fā)揮出來。第一，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，制定與其相符合的檔案管理制度，定期檢查與審查檔案管理制度，積極落實與執(zhí)行各項措施，嚴格規(guī)范與檔案管理相關(guān)的工作。第二，根據(jù)檔案使用需求與查閱特點，保證檔案管理工作的便利性與便捷性，根據(jù)人事檔案工作進行合理分類與編排，方便后期的查閱。第三，將檔案管理的服務作用充分發(fā)揮出來，在使用、利用、查閱檔案信息時提供便捷的服務，保證檔案信息的精準性與及時性。第四，進行檔案信息歸檔處理時也應保證及時性，提高檔案資料的安全性與人事檔案管理的時效性。

（三）增強人事檔案管理水平

為保證事業(yè)單位工作效率，應提高事業(yè)單位人事檔案管理水平。在平日的工作當中，首先，為認識檔案管理工作的順利開展提供相關(guān)保障制度，將其與事業(yè)單位管理體系相互結(jié)合，由專職人員進行管理，時刻監(jiān)督檔案管理工作。其次，在進行事業(yè)單位人事檔案管理工作時，給予充足的經(jīng)費支持，加大資金投入改變現(xiàn)有的檔案儲存環(huán)境，定期更新相關(guān)安全保證設備，保證檔案管理的安全穩(wěn)定。最后，有專職人員保障事業(yè)單位人事檔案管理，選擇專業(yè)素養(yǎng)過硬、思想品德良好、責任心較強的工作人員從事檔案管理工作，選拔檔案管理工作干部，定期培訓相關(guān)人員，增強其專業(yè)能力。

四、結(jié)束語

總而言之，影響事業(yè)單位發(fā)展的主要因素之一就是檔案管理工作，為保證這項工作的順利開展，需要管理人員具有過硬的專業(yè)能力，在單位內(nèi)部更好的奉獻自身技術(shù)，促進單位今后的發(fā)展。另外，人事檔案管理工作是事業(yè)單位檔案管理的重點，提高人事檔案管理工作效率，為事業(yè)單位今后的發(fā)展奠定基礎。

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