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        中小博物館文物藏品管理流程

        2020-07-23 08:53:49謝菲
        中文信息 2020年6期
        關(guān)鍵詞:信息技術(shù)

        謝菲

        摘 要:博物館是收集、記錄歷史,傳承人類文化的重要場所,是人們感知歷史、品味未來的最佳去處。博物館的收藏品往往是歷史在世間的唯一留存,價值巨大,這給博物館文物藏品工作帶來了難度和挑戰(zhàn)。中小博物館文物藏品的管理工作內(nèi)容主要包括收集整理藏品的本體屬性和后期的維護(hù)管理。大致流程可分為對外接收、日常管理、租借、統(tǒng)計注銷等環(huán)節(jié)。當(dāng)前是信息技術(shù)的時代,多數(shù)頗具規(guī)模的博物館都開啟了數(shù)字化管理,但仍有部分中小博物館采用庫房管理模式。筆者以自身的管理經(jīng)驗為出發(fā)點,對中小博物館文物藏品的主要管理流程進(jìn)行分析,力求為中小博物館的良好發(fā)展增添助益。

        關(guān)鍵詞:中小博物館 文物藏品 管理流程 信息技術(shù)

        中圖分類號:G264文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1003-9082(2020)06-0-01

        文物藏品是博物館的價值所在,是重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。作為公益性服務(wù)單位,博物館應(yīng)切實承擔(dān)起保護(hù)管理收藏品的職責(zé)。國內(nèi)各博物館管理工作的開展都是以《博物館條例》為參考依據(jù),該條例明確文物藏品管理的流程、細(xì)節(jié),使得管理工作有法可依、有理可循。與大型博物館相比,中小型博物館在為條例的解讀和執(zhí)行上都略有欠缺。造成這種情況的原因主要是中小型博物館的管理資金相對匱乏,工作人員人數(shù)不足和重視程度不夠等。在日常管理中,最為主要的管理環(huán)節(jié)有接收、保管、提用和外借三個方面。

        一、中小博物館文物藏品管理工作中的常見問題

        1.藏品管理不規(guī)范

        按照《博物館條例》,各博物館在實際管理工作中通常按照接收→保管→提用與外借→統(tǒng)計→注銷等環(huán)節(jié)開展工作[1]。我國博物館數(shù)量眾多,館藏水平參差不齊,規(guī)模大小不一。多數(shù)中小型博物館藏品價值比大型博物館稍顯遜色,使得管理人員重視程度不夠。受資金狀況限制,多數(shù)中小博物館存在工作人員短缺、條例執(zhí)行不利的情況,嚴(yán)重影響了藏品管理的規(guī)范性。舉個簡單的例子,大型博物館均設(shè)有獨立的文物征集部,與文物庫房管理部門各自運營,不存在交叉。中小型博物館的文物征集工作具有階段性,不需要年年開展,通常都是需要時臨時抽調(diào)其他部門人員負(fù)責(zé)征集,負(fù)責(zé)征集的工作人員可能同時還負(fù)責(zé)庫房入庫登記,程序欠妥,不利于工作開展。

        2.藏品分類編目不合理

        在藏品收集過程中,工作人員在鑒選、確定所要收藏的文物時應(yīng)對收集品分類編目、上架,并按類別填寫《文物征集移交單》[2]。這種工作方式能有效避免后期的重復(fù)性工作,凸顯藏品收集的系統(tǒng)性,大大提升藏品管理的工作效率。部分中小型博物館按征集順序進(jìn)行編號,在入庫時需要重新分類編目,給入庫管理環(huán)節(jié)增加了負(fù)擔(dān)。

        3.移交入庫

        庫房保管員是藏品移交入庫的重要經(jīng)手人,如在交接環(huán)節(jié)對某些事項產(chǎn)生疑問,則需總賬管理員對分類賬目進(jìn)行重新訂正并簽字。庫房保管員確認(rèn)無誤后再簽字上報保部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo),簽字過程完成后表明移交工作順利完成。有些中小博物館在移交工作中存在細(xì)節(jié)問題,缺少分類賬目認(rèn)定環(huán)節(jié),一旦出現(xiàn)問題難以劃分責(zé)任。

        二、中小博物館文物藏品管理流程

        1.藏品接收環(huán)節(jié)

        前面提到,應(yīng)設(shè)立單獨的藏品收集部門,工作人員在鑒選文物藏品時應(yīng)做好收集品的分類編目、上架,按類仔細(xì)填寫《文物征集移交單》。在入庫交接時以交接單為憑證與庫房保管人員進(jìn)行確認(rèn)。填寫征集移交單的工作方式不僅能減少不必要的重復(fù)操作,還能清晰責(zé)權(quán),有助于工作效率的提升。

        2.庫房管理環(huán)節(jié)

        在完成文物藏品移交后,庫房保管員就要按相關(guān)規(guī)定組織開展保管工作。信息采集是庫房管理的重中之重,有較強(qiáng)的系統(tǒng)性。工作人員要認(rèn)真地對移交藏品進(jìn)行編號,包括藏品總登記號和分類號。其中,藏品總登記號是總賬管理員在與藏品收集部門交接時統(tǒng)一使用的登記號,這也是該文物藏品的終身身份證號。

        隨著網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋,信息技術(shù)已逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)并取得了可喜的成果。文物藏品管理也應(yīng)充分利用這一技術(shù),使用離線采集工具對接收的文物藏品逐項登記,實現(xiàn)藏品管理的信息化。在接收時未建立完備賬目的博物館可借助相關(guān)軟件完成總賬與分類賬,使日后的管理、查找更加方便快捷。科學(xué)合理的信息管理系統(tǒng)能大大提升管理工作的效率,因此,工作人員要仔細(xì)編寫藏品目錄和填寫檢索卡片,確認(rèn)藏品存放位置,取保與輸入信息一致。部分中小型博物館的庫房條件有限,在存儲藏品時應(yīng)遵循按重上輕下、前低后高、高臥矮立的擺放原則,架側(cè)應(yīng)標(biāo)注總登記號和藏品進(jìn)出說明,便于日常清點。

        除信息輸入外,庫房保管員還要認(rèn)真填寫《藏品檔案》,特別是珍貴文物,要做到一物一冊,詳細(xì)記錄文物藏品本體屬性的相關(guān)信息。具體記錄內(nèi)容包括藏品的出身、征集過程、入藏時間、鑒定證明等。為保證管理工作的精準(zhǔn)定,各博物館要每年對藏品進(jìn)行一次核查,核查工作要以《館藏品入庫憑證》為主要依據(jù),以分類賬、檢索卡片為核對參考[3]。在核查工作中要做到查缺補漏,修改更正錯誤信息,并建立系統(tǒng)的館藏文物年度核查檔案,詳細(xì)記錄文物變化情況。庫房保管雖在程序上略顯繁瑣,但操作起來并不復(fù)雜,與博物館的規(guī)模無關(guān),只要工作人員有足夠的耐心和細(xì)心便可做到。

        3.提用和外借環(huán)節(jié)

        藏品入庫是文物藏品管理工作的中間環(huán)節(jié)。博物館收集管理文物藏品的主要目的是對外展出和整理研究,建立社會公眾與歷史的關(guān)聯(lián),為科學(xué)研究提供參考。人們帶著崇敬的心情到博物館參觀藏品、了解藏品蘊含的背景故事,為滿足公眾需要,展出部門就要對藏品進(jìn)行提用、外借。文物藏品外借的程序頗為復(fù)雜,須經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可。負(fù)責(zé)外借的部門要提出書面申請,總賬管理人員在接收到相關(guān)批準(zhǔn)文件后要做好信息記錄和填寫出入單方可將藏品移交給庫房保管員。外借藏品要填寫完整的追蹤核查記錄,確保藏品的用途和安全。

        結(jié)語

        綜上所述,藏品管理工作的重要性不言而喻,中小博物館的管理層應(yīng)不斷提升認(rèn)知程度和管理理念,突出管理工作的科學(xué)性和專業(yè)性。藏品管理工作的開展不僅要遵循國家相關(guān)的法律法規(guī),還要秉承與時俱進(jìn)的管理理念,借助現(xiàn)代化信息技術(shù),使管理工作更加系統(tǒng)科學(xué),為中小博物館的生存、發(fā)展奠定夯實的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]周俊祺.淺談中小博物館藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)——以惠州市“一普”藏品管理系統(tǒng)為例[J].客家文博,2019,(02):136-139.

        [2]孫麗美.中小博物館文物庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)[J].科技傳播,2016,

        8(02):144-146.

        [3]孟玲.淺談中小博物館如何開展文物藏品科學(xué)保護(hù)工作[J].遼寧省博物館館刊,2014:232-236.

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