張榮

摘 要：檔案作為人們參與社會活動所形成的原始記錄，在當(dāng)前社會條件下發(fā)揮著無可替代的作用。在當(dāng)前的社會環(huán)境下，紙質(zhì)檔案依舊發(fā)揮著重要的作用，但伴隨著科技的發(fā)展，有必要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過現(xiàn)代科技實(shí)施更高效的管理方式，電子檔案可以省去紙質(zhì)檔案的運(yùn)輸，無須考慮紙質(zhì)檔案保存的物理?xiàng)l件，以數(shù)據(jù)的形式對人力資源和社會保障進(jìn)行監(jiān)測和管控。提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量可以適應(yīng)科技帶來的社會變革，更好地切合人們的實(shí)際需求，加快信息化建設(shè)的腳步。但目前檔案的信息化依舊面臨較多的困難，無法實(shí)施從紙質(zhì)檔案到電子檔案的大跨越，因此本文針對目前檔案信息化過程中存在的問題，提供了一些參考和建議。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理 信息化 問題 對策

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）06-00-01

一、檔案管理工作信息化的重要性

1.更好地實(shí)現(xiàn)檔案的保存和轉(zhuǎn)交

現(xiàn)代化檔案管理可以提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理和保存難度。紙質(zhì)檔案在保存時對于場地以及周圍的空氣環(huán)境有較高的要求，同時單位之間檔案的交接也容易造成檔案的遺失和損毀，如果實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，可以將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)，在計(jì)算機(jī)端進(jìn)行編輯和保存，檔案的交接也可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，從而更好地保護(hù)檔案。

2.提升檔案管理工作的效率

伴隨工作的進(jìn)展和社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)容越來越全面，數(shù)量也隨著機(jī)構(gòu)、組織以及人員數(shù)量的增長、時間的推移而增加，這也給檔案的管理工作帶來了更多的困難。同時鑒于檔案對于組織和個人的重要作用，檔案管理工作也需要極高的專業(yè)性和安全性。傳統(tǒng)的檔案管理工作花費(fèi)大量時間在檔案的搜索、登記、運(yùn)輸上，不同組織采用的檔案的格式和要求也不盡相同。一旦采用電子檔案可以更好地將檔案的格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，同時簡化檔案的處理過程，極大地提高了檔案管理工作的效率

3.檔案管理工作信息化是未來趨勢

由于工作效率以及環(huán)境保護(hù)等方面的需求，現(xiàn)代社會更加推崇無紙化辦公。檔案管理工作的信息化也順應(yīng)了這一趨勢。它充分開發(fā)了社會物質(zhì)資源的潛力，簡化了檔案管理工作的內(nèi)容、優(yōu)化了管理的方式。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

1.檔案管理軟件的一致性

由于現(xiàn)代社會的不斷進(jìn)步以及人們對檔案的重視，現(xiàn)有的檔案管理軟件大多已經(jīng)足夠滿足日常需要。但是由于檔案管理工作沒有統(tǒng)一的管理部門以及機(jī)構(gòu)，因此檔案管理工作的規(guī)范化也就成了問題。目前檔案管理工作呈現(xiàn)出部門差異化、行業(yè)差異化、地域差異化的特點(diǎn)。各個組織和部門可能存在自行研發(fā)的檔案管理軟件，但是部門與部門之間、行業(yè)與行業(yè)之間、甚至不同地域之間的檔案管理軟件都不盡相同，無法實(shí)現(xiàn)檔案的協(xié)調(diào)共通，這大大阻礙了檔案信息化的進(jìn)程。

2.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高

檔案由于需要在不同的組織間進(jìn)行轉(zhuǎn)交，因此采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的編輯和保存就十分重要。但是在當(dāng)前的社會背景下，國家缺乏統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)對檔案的格式、內(nèi)容、形式進(jìn)行規(guī)定。因此檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度也就不高。這也導(dǎo)致檔案管理工作暫時還無法滿足大范圍的信息資源共享需求。要想在全國范圍內(nèi)推行統(tǒng)一的檔案格式，需要從政府的角度進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，這也是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化過程中不可避免的。

3.檔案的安全性和保密性有待加強(qiáng)

紙質(zhì)檔案由于其物理屬性，不便于修改和運(yùn)輸，而且不會由于誤操作等原因被丟失，因此可以更好地進(jìn)行管理和監(jiān)督。目前一些機(jī)要文件還是要通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔。電子檔案雖然具備便于編輯、轉(zhuǎn)交方便的特點(diǎn)，但是由于其載體的特殊性，容易被人為地進(jìn)行更改和復(fù)制，這也造成了檔案的安全性不高，保密性較差?，F(xiàn)代社會是建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)之上的，檔案的信息化過程同樣離不開互聯(lián)網(wǎng)，如果想更方便地在組織之間傳遞檔案則必須通過互聯(lián)網(wǎng)這個媒介，這也就給不法分子提供了機(jī)會，他們可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對原始檔案進(jìn)行篡改和竊取，而提高組織網(wǎng)絡(luò)安全的成本又較高。一旦遇到檔案管理系統(tǒng)的崩潰、網(wǎng)絡(luò)攻擊、以及病毒傳播時，檔案的安全性就無法進(jìn)行保障。因此目前電子檔案還應(yīng)用在一些檔案內(nèi)容重要性相對較低的領(lǐng)域，一些機(jī)要文件尤其是涉及行業(yè)機(jī)密甚至國家安全的文件還需要通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行留檔和管理。

4.檔案管理人員素質(zhì)以及數(shù)量的要求

傳統(tǒng)的檔案管理對于人員的工作素質(zhì)沒有較高的要求，但信息化檔案管理工作則對檔案管理人員的工作能力提出了更高的需求，雖然檔案管理軟件簡化了檔案管理工作中一些冗余的步驟，但是還是需要管理人員來進(jìn)行操作，而且對工作人員的計(jì)算機(jī)使用能力的要求也大大提高。因此在信息時代的大背景下，各檔案管理部門應(yīng)該招收、培養(yǎng)檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)能力兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才，尤其是檔案安全方面應(yīng)該投入更多成本，從而保障檔案信息化的順利實(shí)施。此外，基于檔案安全性的考慮，在重要領(lǐng)域和部門還應(yīng)該全面考慮檔案管理人員的思想品德，避免檔案信息的泄露。

三、信息時代檔案管理工作中問題的解決對策

1.加快檔案資源的信息化進(jìn)程

在信息時代，除了檔案的基礎(chǔ)編輯保存操作以外，最重要的還是電子檔案的共享，這樣才能最大化地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。因此在信息時代想要加快檔案資源的信息化過程，必須培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化，使用同一或格式可以兼容的檔案管理軟件對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣有利于舊檔案的保存，同時可以通過計(jì)算機(jī)更方便地進(jìn)行檔案的操作和管理。同時由于檔案載體的改變，可以對方案的內(nèi)容進(jìn)行多元化的豐富，在傳統(tǒng)的文字記錄基礎(chǔ)之上，同時附加圖片、視頻、音頻等文件來豐富檔案的內(nèi)容和深度。其次，互聯(lián)網(wǎng)的存在消除了地域物理限制，檔案的傳輸可以借由互聯(lián)網(wǎng)短時高效地實(shí)現(xiàn)。信息化時代檔案管理主要是通過數(shù)據(jù)的操作實(shí)現(xiàn)，因此檔案管理其實(shí)本質(zhì)上也是數(shù)據(jù)的管理，檔案管理系統(tǒng)本質(zhì)上也就是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時候、規(guī)定檔案格式時候應(yīng)具備一定的前瞻性，充分考慮檔案未來的發(fā)展需要，在數(shù)據(jù)庫建成后加強(qiáng)維護(hù)工作，從而保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2.建立完善的檔案信息安全保證系統(tǒng)

檔案在我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治建設(shè)等方面都發(fā)揮著十分重要的作用，伴隨著檔案的信息化，檔案的信息安全問題也亟待解決。檔案信息安全問題主要包括兩個方面，首先是檔案的存儲安全，其次是檔案的使用安全?，F(xiàn)代社會充滿機(jī)遇的同時也充滿競爭，信息在現(xiàn)代社會中發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案安全的重要性也就不言而喻，為了保證檔案信息安全，應(yīng)該建立起完善的網(wǎng)絡(luò)防御體系，防范黑客的網(wǎng)絡(luò)攻擊，同時在信息使用時防止信息泄露，可以將物理手段和信息手段同時使用來

保證檔案信息安全。

3.培養(yǎng)大量優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才

信息時代檔案管理工作雖然由于檔案管理系統(tǒng)的存在大量簡化了管理工作，但是對于檔案原理人員的需求依舊存在，同時在檔案管理能力的基礎(chǔ)上，對于信息化技術(shù)也就是計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提出了更高的要求，同時為了保障檔案的信息安全，檔案管理人員除了專業(yè)知識還需要具備一定的責(zé)任感和政治鑒別能力，以此推動檔案管理工作在信息時代背景下的發(fā)展。

結(jié)語

在信息時代，檔案實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)到數(shù)據(jù)載體的轉(zhuǎn)換，以及檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式到信息管理模式的轉(zhuǎn)變是一個較為困難但是又必須進(jìn)行的歷史進(jìn)程，一個便捷、高效、安全的人力資源和社會保障監(jiān)測系統(tǒng)對于人力資源和社會保障檔案的管理具有劃時代的意義。因此我們必須在這方面投入更多的精力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

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