王絨香 周猛|文
隨著質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系認(rèn)證工作的普及和不斷完善,各認(rèn)證企業(yè)自身的管理水平也得到了很大的提高。但從目前管理體系的發(fā)展來看,整合不到位、與業(yè)務(wù)融合不夠等現(xiàn)象在很多企業(yè)均有不同程度的存在。本文結(jié)合大型企業(yè)集團(tuán)三標(biāo)管理體系運(yùn)行現(xiàn)狀,針對(duì)內(nèi)部審核中存在的問題做進(jìn)一步的分析,為企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。
質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系(以下簡(jiǎn)稱“三標(biāo)管理體系”),是企業(yè)依據(jù)GB/T19001《質(zhì)量管理體系 要求》、GB/T45001《職業(yè)健康安全管理體系 要求及使用指南》和GB/T24001《環(huán)境管理體系 要求及使用指南》標(biāo)準(zhǔn),分別建立的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系,是采取“共性要素互相融合、個(gè)性要素互相補(bǔ)充”的方式,按PDCA管理模式將各標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合,形成了一套“簡(jiǎn)單、實(shí)用”的整合型管理體系。企業(yè)通過對(duì)管理體系的有效運(yùn)行,逐步實(shí)現(xiàn)和推進(jìn)管理系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。
內(nèi)部審核是管理層了解體系運(yùn)行狀況的“眼睛”,認(rèn)證企業(yè)每年都要定期開展內(nèi)部審核工作,以驗(yàn)證管理體系的符合性和有效性,確保三標(biāo)管理體系的持續(xù)改進(jìn)。雖然企業(yè)對(duì)內(nèi)部審核工作十分重視,但每年的審核效果卻不夠理想,筆者所在的企業(yè),幾年來內(nèi)部審核工作千篇一律,通過內(nèi)部審核在發(fā)現(xiàn)問題、尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)的監(jiān)視和督促作用沒有得到充分的發(fā)揮。
公司每年都組織一次有幾十人參加的三標(biāo)管理體系集中內(nèi)部審核,但在審核中發(fā)現(xiàn),各單位和管理部門的三標(biāo)管理體系運(yùn)行和實(shí)施幾乎是幾個(gè)人的事,大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)成了“局外人”,只是有空來參加首末次會(huì)議做做指示、講講話而已,對(duì)三標(biāo)管理體系日常運(yùn)行、監(jiān)管缺乏系統(tǒng)的關(guān)注和了解,更不用說對(duì)體系的持續(xù)改進(jìn)有所指導(dǎo)和建議了。管理體系大部分要素涉及“領(lǐng)導(dǎo)作用”,但在實(shí)際的運(yùn)行過程中,領(lǐng)導(dǎo)的作用沒有充分彰顯,應(yīng)付審核,敷衍審核成了一種不正常的常態(tài),更不用說,領(lǐng)導(dǎo)親自參與審核,陪同審核了。這樣做的后果,使得參加內(nèi)審的內(nèi)審員產(chǎn)生了消極情緒,審核效果也就可想而知了。
企業(yè)認(rèn)證,除了為獲得認(rèn)證證書以外,還是希望通過管理體系有效運(yùn)行,推動(dòng)企業(yè)管理水平的提升,而內(nèi)部審核是管理體系有效保持的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和有效手段;然而以往的大多數(shù)審核,都是對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)條款機(jī)械地去審核,不考慮各單位生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況,生搬硬套,以致對(duì)大家造成誤導(dǎo),最后為了審核而審核,不但本末倒置,而且也是造成體系和實(shí)際兩層皮的因素之一。
內(nèi)部審核的成功,很大程度上取決于內(nèi)審員是否能正確把握標(biāo)準(zhǔn)要求、法律法規(guī)要求和企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度要求,是否具有發(fā)現(xiàn)問題的能力,這些都來源于內(nèi)審員豐富的工作經(jīng)歷、專業(yè)知識(shí)和學(xué)習(xí)能力。筆者所在企業(yè)通過培訓(xùn)取證的內(nèi)審員有一百人之多,但真正能擔(dān)當(dāng)審核重任的屈指可數(shù)。從內(nèi)審員的審核記錄就可以看出,有些內(nèi)審記錄就是簡(jiǎn)單的對(duì)照和抄寫,不能對(duì)體系的運(yùn)行進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)的分析判斷,也不能有效反映出一個(gè)單位或部門三標(biāo)管理體系實(shí)施的全貌。這主要是因?yàn)?,一是?nèi)審員的培訓(xùn)還不深入、不到位,對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款理解不透,審核深度不夠;二是企業(yè)對(duì)內(nèi)審員隊(duì)伍建設(shè)不重視,內(nèi)審員對(duì)待審核的積極性不高;三是審核策劃存在問題,審核時(shí)間安排有限,上百人的單位往往審核的時(shí)間只有一天或半天,這也造成了審核成了“走馬觀花”,達(dá)不到預(yù)期的效果。
公司的內(nèi)審員大多為管理人員或技術(shù)人員,而缺少懂體系的領(lǐng)導(dǎo)參與,因此,內(nèi)審活動(dòng)常常成了下屬對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的審核,往往使審核員縮手縮腳,不能全身心地投入到審核工作中去,使審核結(jié)果大打折扣。領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)揮得好與不好,將決定三標(biāo)管理體系實(shí)施的成敗,因此,在審核策劃中應(yīng)適當(dāng)安排一些領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)審員參與審核工作,積極調(diào)動(dòng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)審活動(dòng)的支持和關(guān)注,從而“放大”領(lǐng)導(dǎo)在體系運(yùn)行過程中的作用,畢竟領(lǐng)導(dǎo)才是管理體系的推動(dòng)者。并且,要在管理者的推動(dòng)下,制定專項(xiàng)考核辦法,對(duì)每次審核發(fā)現(xiàn)的問題和整改不徹底且重復(fù)發(fā)生的問題加大考核的力度,只有這樣,才能真正體現(xiàn)內(nèi)部審核的權(quán)威和作用。
內(nèi)審員是管理體系運(yùn)行的“醫(yī)生”,因此,內(nèi)審員不僅僅是通過培訓(xùn)取得證書就行了,還要懂得“藥理藥方”,這些“藥理藥方”就是準(zhǔn)確把握標(biāo)準(zhǔn)條款的含義、熟悉與企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)、熟悉業(yè)務(wù)流程、產(chǎn)品要求和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、掌握國(guó)內(nèi)外先進(jìn)實(shí)用的管理方法,具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力、語(yǔ)言和文字表達(dá)能力、系統(tǒng)分析和邏輯判斷等綜合能力,否則,自身“醫(yī)術(shù)不精”,也很難給被審核單位“治病開藥方”。但是,要提高審核人員的能力,光靠審核員自己是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還需要管理層給予這方面的支持和投入,首先應(yīng)組建一支有技術(shù)、懂管理、熟標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)審員隊(duì)伍,通過培訓(xùn)、交流等方式提升內(nèi)審員的專業(yè)知識(shí)和審核能力;其次暢通內(nèi)審員職業(yè)發(fā)展需求,將個(gè)人能力與職位、職稱掛鉤,對(duì)在審核中發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全及環(huán)境管理方面的嚴(yán)重不符合項(xiàng),有可能給企業(yè)管理體系運(yùn)行帶來重大風(fēng)險(xiǎn)的,視情節(jié)應(yīng)給予特別獎(jiǎng)勵(lì),激勵(lì)內(nèi)審員為推動(dòng)三標(biāo)管理體系建設(shè)發(fā)揮積極的作用。
產(chǎn)品生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)是三標(biāo)管理體系實(shí)施的主體,但內(nèi)審員有一種通病,在審核過程中資料審核浪費(fèi)大量的時(shí)間,審核快結(jié)束時(shí)匆匆到現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)一圈,這樣往往忽視了對(duì)現(xiàn)場(chǎng)管理體系運(yùn)行情況的了解,審核結(jié)論難免出現(xiàn)偏差。因此,對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地審核查看是驗(yàn)證體系是否有效的關(guān)鍵環(huán)節(jié),比如,生產(chǎn)控制是否符合工藝條件的要求、操作人員是否經(jīng)過培訓(xùn)、特殊過程的控制情況、危險(xiǎn)源和環(huán)境因素的控制情況、應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)的情況等等。另外,內(nèi)審員也要關(guān)注以往審核問題的整改情況,對(duì)上次內(nèi)部或外部審核提出的問題在審核時(shí)應(yīng)進(jìn)行必要的跟蹤,并驗(yàn)證糾正措施的有效執(zhí)行和實(shí)現(xiàn)的增值效果。
在審核過程中,往往會(huì)遇到各種各樣的問題,大家理解的角度不一樣,對(duì)同一問題的看法不一致,就會(huì)導(dǎo)致意見分歧。對(duì)于被審核單位而言,大家都處于被動(dòng)接受的狀態(tài),在審核中和審核結(jié)束的溝通會(huì)上,與被審核單位開展有效的溝通,會(huì)使審核工作順暢得多。因此,對(duì)于內(nèi)審而言,審核的同時(shí)加以有效引導(dǎo),比如,對(duì)審核出來的問題和不符合項(xiàng),審核組長(zhǎng)應(yīng)起到引導(dǎo)作用,從標(biāo)準(zhǔn)的角度給大家充分解釋和指導(dǎo),審核組長(zhǎng)也可以對(duì)不符合項(xiàng)的整改從標(biāo)準(zhǔn)的角度提出個(gè)人的觀點(diǎn)和想法,這種方式既尊重了受審核單位,又使審核員的看法得以表達(dá),能夠保證問題處理最大限度地合理化,使被審核單位能在接受審核的同時(shí),按照條款要求再把工作中的不足進(jìn)一步完善,對(duì)今后的工作有了更清晰的思路,這就達(dá)到了增值審核的目的。