聶丹萍

[摘? ? 要] 數字化技術的高速發(fā)展為檔案管理信息化建設提供了條件與發(fā)展方向?；诖耍恼陆Y合數字化背景下進行檔案管理信息化建設的優(yōu)勢，提出信息化建設主要有轉變工作職能、創(chuàng)新工作部門、優(yōu)化工作流程等內容，并對數字化背景下的檔案管理信息化建設方法進行分析，以實現對檔案管理工作的規(guī)范化管理。

[關鍵詞] 數字化;檔案管理;信息化建設

0? ? ? 前? ? 言

隨著我國網絡技術以及數字化技術的不斷發(fā)展，當前我國已經進入了信息社會。在這樣的發(fā)展形式下，產生了海量的信息內容，同時也增加了信息需求量。這就需要通過信息化建設，來滿足人們日益增長的信息需求。數字化背景下的檔案管理信息化建設工作，可以有效推動檔案管理工作的改革進程。圍繞數字化核心技術，在檔案管理工作中加強應用與推廣信息化建設，成為了現代化檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

1? ? ? 數字化背景下檔案管理信息化建設優(yōu)勢分析

檔案信息內容，必須要長期進行保存，傳統檔案文件都是以紙質文檔的形式保存，容易受到蟲蝕、氣候以及火災等方面的影響。此外，傳統檔案管理工作，對于存儲環(huán)境、檔案維護等工作需要投資大量的人力與物力。紙質檔案在長期反復調閱過程中，還會造成一定程度的損壞或丟失。因此，針對檔案管理進行信息化建設，可以有效解決這些問題。通過合理利用服務器，對相關檔案數據進行存儲，不僅增加了檔案管理工作效率，還可以為檔案信息化管理工作提供較大的發(fā)展空間。檔案管理信息化建設示意圖見圖1。

2? ? ? 數字化背景下檔案管理信息化建設主要內容

2.1? ?促進工作職能轉變

數字化背景下的檔案管理信息化建設，可以促進檔案管理工作職能向著服務型進行轉變，從而可以最大化與當前的服務型政府發(fā)展策略相貼合。在此環(huán)節(jié)中，必須要做好以下幾個方面的職能轉變工作：①突顯檔案管理工作人員的職責任務。例如，在當前的檔案數字化工作，讓檔案實現了遠程利用的功能。這也是數字化背景下檔案管理部門的一項重要任務。②突顯檔案管理工作范圍的轉變[1]。例如，隨著社會民眾對檔案信息的重視，與民眾相關的民生檔案工作力度日益增加，需要將原來沒有列入檔案的信息內容，重新納入到檔案管理工作中。這也就意味著以往無法實現的檔案管理任務必須要在信息化建設中得以進行。③突顯檔案管理工作格局轉變。我國當前正處于是社會轉型的關鍵階段，許多企業(yè)、單位面臨著改革。這樣的發(fā)展形勢需要通過檔案信息化建設來給予支持。通過檔案管理信息化建設與檔案工作職能之間的相互促進，推進檔案管理機構不斷對自身的管理與服務職能進行創(chuàng)新。

2.2? ?促進檔案管理工作部門創(chuàng)新

檔案管理信息化建設，需要得到檔案信息化工作部門的支持。數字化背景下的檔案管理信息化建設，還需要合理地分配檔案信息化部門與數字化部門的職責。通過這樣的創(chuàng)作方式，才能夠確保檔案管理信息化建設的順利開展。部分地區(qū)的檔案行政指導以及檔案管理等工作，已經開始形成了分化的工作格局，并在此基礎上成立了服務性質的檔案利用部門。這也意味著，未來的檔案管理工作部門，是一種具有職能的工作載體，并能夠為社會大眾提供高效、優(yōu)質的檔案信息服務。

2.3? ?促進檔案工作流程的優(yōu)化

數字化背景下的檔案管理信息化建設，實現了檔案信息在網絡中以開放的方式存在。對于傳統檔案開放公布方式，尤其是傳統檔案公布方式已經不能滿足當前人們的檔案信息使用需求。同時，檔案利用方式也從現場查檔向遠程查檔以及遠程利用的方向發(fā)展。數字化背景下的檔案管理信息化建設，打破了傳統檔案管理人員重復性、機械性掃描工作，讓其崗位以及職能得到了重新劃分。

2.4? ?促進檔案管理工作模式的創(chuàng)新

數字化背景下的檔案信息化建設，本質上是一種檔案管理工作的創(chuàng)新。例如，檔案信息文件中的“主題詞”，可以通過檔案信息化建設來提供相關的信息檢索，改變了以往手動查閱讀的方式，實現了計算機檢索功能，而且還可以通過全文檢索、模糊查找的方式來快速、高效地查詢到所需要的檔案信息文件。同時，開展檔案管理信息化建設，還給檔案管理工作提出了更高的要求，需要從技術、設備、系統開發(fā)等各個層面來拓展。此外，所提供的服務范圍也有了較大程度的擴大，促進了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3? ? ? 數字化背景下檔案管理信息化建設的方法

3.1? ?合理配備信息化建設相關設備

數字化背景下的檔案管理信息化建設，其主要目的是促進檔案信息內容的流動性，讓原本紙質的檔案信息文件成為一種具有“生命力”的信息資源。想要實現這一建設目的，必須得到網絡技術的支持。在具體的信息化建設過程中，必須合理分配信息化建設的所需硬件設備，實現對檔案機構計算機的統一管理以及系統全覆蓋，這樣才能夠為信息需求者提供精準、完整的檔案信息文件[2]。在這些硬件設備中，計算機作為一種較為可靠的應用工具，可以為檔案管理工作提供相應的管理系統，并通過利用計算機來對相關的檔案信息進行自動編目以及檢索。同時，還可以針對所管理的檔案信息進行自動全文存儲、檢索以及檔案業(yè)務相關管理。此外，通過合理配備信息化建設設備，還能夠借助計算機來進行立卷、檔案自動標引等較為繁雜的檔案管理事務，最終實現對文檔信息系統的統一化管理。

為了滿足日益增長的檔案信息內容，需要在信息化建設過程中配備高容量載體對檔案信息進行存儲。通過數字化檔案信息存儲，可以有效解決檔案管理機構所面臨的庫房壓力、檔案資料老化等問題。通過高容量存儲設備，能夠解決檔案信息存儲難的問題，并有效提高檔案管理工作效率。

3.2? ?構建規(guī)范化的管理制度

想要確保檔案信息化建設工作的順利開展，必須要明確檔案管理工作每一個環(huán)節(jié)的管理責任。就信息化建設工作而言，確保檔案數據安全性、高效運行是目前的一個建設重點。因此，需要根據檔案管理工作實際情況，構建一套適用性較強且規(guī)范化的管理機制，并認真做好以下幾個方面的工作：①檔案管理標準的統一化。要想真正實現檔案信息化管理，必須要制定一套標準化管理模式，其中需要包含檔案統計標準、整理標準、提供服務標準以及不同類型的信息化建設技術標準。通過構建統一的標準，實現檔案管理工作的規(guī)范化管理，確保整個檔案信息網絡的暢通，最終完成檔案信息管理工作的資源共享任務。②檔案資源數字化。數字化建設是檔案信息化建設工作的重點，也是當前檔案管理信息化建設的首要任務。隨著人們對檔案信息的重視，許多機關、單位以及企業(yè)檔案信息化建設也會得到規(guī)范化發(fā)展。檔案信息的數字化建設，可以促進檔案信息資源服務工作效率的提升，并能為信息需求者提供更優(yōu)質、精準的檔案信息內容。

3.3? ?進一步增強檔案管理工作人員綜合素質

由于受到傳統檔案管理工作的影響，部分相關工作人員的綜合素質并不高，甚至還存在能力偏低的問題。因此，想要實現檔案管理信息化建設，必須要針對性地提高相關工作人員的綜合素質與能力。督促其通過不斷加強自身學習，使其不僅具有完備的檔案管理知識，還能夠掌握檔案管理系統操作技能。相關部門需要定期對檔案管理工作人員開展培訓，特別對于新入職的檔案管理工作人員，必須要嚴把質量關[3]。通過構建綜合素質強、技術過硬的檔案管理工作隊伍，為檔案管理信息化建設奠定基礎。此外，還可以按照具體的工作需要，針對工作人員定崗定位，讓其具有的管理優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。還需要為檔案管理工作人員制定合理化的考核機制，督促相關工作人員對檔案管理知識進行不斷地更新，有效提升其信息化管理工作的能力，確保檔案管理信息化建設工作的順利完成。

4? ? ? 結? ? 語

綜上所述，信息時代，對于檔案管理工作提出了更高的要求。要求檔案管理工作與時俱進，順應時代發(fā)展需求及時開展信息化建設，以此來滿足人們日益增長的檔案信息需求。通過轉變傳統檔案管理工作模式，為檔案管理信息化建設提供條件。通過檔案管理信息化建設，實現與其他行業(yè)同步發(fā)展的目標，并為社會大眾提供更優(yōu)質、高效的檔案信息服務。

主要參考文獻

[1]李釗.檔案信息化建設與檔案管理分析[J].科技經濟導刊，2019（28）：27.

[2]王麗.檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].中外企業(yè)家，2019（28）：114.

[3]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質[J].中國中醫(yī)藥現代遠程教育，2010（15）：156-157.