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        淺析工程設(shè)計(jì)單位檔案數(shù)字化的可行性解決方案

        2020-07-14 10:12:36林虎
        文存閱刊 2020年5期
        關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化可行性解決方案

        林虎

        摘要:目前,隨著工程設(shè)計(jì)單位辦公自動(dòng)化和檔案系統(tǒng)的建設(shè)完善,部分檔案資源如質(zhì)量記錄等已經(jīng)逐漸由紙質(zhì)向電子文件形式轉(zhuǎn)化。但是,由于部分設(shè)計(jì)單位未建設(shè)協(xié)同系統(tǒng),造成大量工程圖紙仍以紙質(zhì)形式出圖和保存。

        關(guān)鍵詞:工程設(shè)計(jì)單位;檔案數(shù)字化;可行性;解決方案

        一、檔案數(shù)字化的定義

        檔案數(shù)字化是指采用專業(yè)的掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互連,利用檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。

        二、檔案數(shù)字化的價(jià)值

        (一)提升企業(yè)信息化程度,提高企業(yè)形象。目前,多數(shù)單位已建成OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案、人事、財(cái)務(wù)等系統(tǒng),信息化程度實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提高。進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化,將進(jìn)一步提升企業(yè)信息化程度。企業(yè)信息化程度的提升,必將進(jìn)一步提高企業(yè)形象。

        (二)提高利用效率。與紙質(zhì)文件相比,數(shù)字化檔案檢索更加快速,利用更加便捷快捷。

        (三)數(shù)字化資源更容易分享,增進(jìn)知識(shí)的傳播速度,提高知識(shí)的利用率。

        (四)突破地域限制,實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán),利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。

        (五)增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。一些重要的設(shè)計(jì)圖紙和資料難免會(huì)因?yàn)楸姸鄦T工的使用而發(fā)生泄密、丟失、損毀等現(xiàn)象,難以實(shí)現(xiàn)文件的保存。將紙制檔案數(shù)字化后,檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)。

        (六)降低對(duì)紙張的依賴,綠色環(huán)保。紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后,可以提高檔案資源的利用效率,提升檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

        三、工程設(shè)計(jì)單位檔案數(shù)字化面臨的困難

        (一)部分企業(yè)未上線協(xié)同系統(tǒng) 紙質(zhì)檔案仍然有留存保管需求 不能節(jié)省庫(kù)房成本

        如果企業(yè)已經(jīng)建設(shè)了協(xié)同系統(tǒng),那么協(xié)同系統(tǒng)產(chǎn)生的電子資源可以直接歸檔至檔案系統(tǒng),不會(huì)占用庫(kù)房面積,將節(jié)省庫(kù)房成本。然而,目前,部分企業(yè)并沒(méi)有建設(shè)協(xié)同系統(tǒng),新出設(shè)計(jì)成品仍然需要打印簽字、蓋章后以紙質(zhì)形式留存,因此,即使對(duì)此類紙質(zhì)資源進(jìn)行了數(shù)字化,此類紙質(zhì)資源仍有保存的需要,不會(huì)因數(shù)字化而節(jié)省庫(kù)房成本。

        (二)檔案系統(tǒng)建設(shè)不成熟

        目前市場(chǎng)上的檔案系統(tǒng)建設(shè)并不完善,有些檔案系統(tǒng)目前在收集、整理方面性能穩(wěn)定,但系統(tǒng)插件安裝復(fù)雜,對(duì)瀏覽器有適配性要求等問(wèn)題,一定程度上對(duì)檔案資源利用產(chǎn)生阻礙。

        四、工程設(shè)計(jì)單位檔案數(shù)字化的可行性

        雖然設(shè)計(jì)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化面臨一些困難。比如庫(kù)房成本問(wèn)題,一直以來(lái),工程底圖作為底板圖紙不方便外借,設(shè)計(jì)院需要額外沖曬保存藍(lán)圖以提供查考,這種模式造成庫(kù)房成本增加。目前,部分設(shè)計(jì)院如上海同濟(jì)建筑設(shè)計(jì)研究院、上?,F(xiàn)代規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院等通過(guò)將底圖數(shù)字化后提供利用,不再增曬、保存藍(lán)圖,這大大降低了庫(kù)房成本。

        另外,隨著檔案系統(tǒng)供應(yīng)商的逐步摸索,檔案系統(tǒng)插件等問(wèn)題可以通過(guò)優(yōu)化升級(jí)等方式解決,將不會(huì)成為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的障礙。

        同時(shí),經(jīng)過(guò)檔案管數(shù)字化理論的發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷提升,紙質(zhì)檔案數(shù)字化在理論指導(dǎo)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)方面具有可行性,同時(shí)行業(yè)經(jīng)驗(yàn)及部分設(shè)計(jì)單位自身檔案資源的前期建設(shè),都為數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        理論指導(dǎo)層面。由國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》,規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)和管理要求,為企業(yè)進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了依據(jù)和指導(dǎo)。

        技術(shù)實(shí)現(xiàn)層面。紙質(zhì)檔案數(shù)字化已推行多年,技術(shù)成熟。通過(guò)使用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù),可以將大量龐雜的紙質(zhì)檔案,轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。

        行業(yè)經(jīng)驗(yàn)層面。同行業(yè)企業(yè)普遍進(jìn)行了數(shù)字化,有經(jīng)驗(yàn)可借鑒。像上海同濟(jì)建筑設(shè)計(jì)研究院、上海現(xiàn)代建筑設(shè)計(jì)研究院等都已經(jīng)進(jìn)行了多年的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,其經(jīng)驗(yàn)可以進(jìn)行學(xué)習(xí)、借鑒。

        自身基礎(chǔ)層面。據(jù)筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn),目前行業(yè)中大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立了檔案系統(tǒng),并且構(gòu)建了目錄數(shù)據(jù)庫(kù),目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。也就是說(shuō),紙質(zhì)文件數(shù)字化之后,只需將相應(yīng)的電子文件與相應(yīng)的目錄掛接即可建立目錄和數(shù)據(jù)完備且一一對(duì)應(yīng)的電子全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

        五、工程設(shè)計(jì)單位檔案數(shù)字化解決方案

        (一)原則把控

        1.統(tǒng)一規(guī)劃。紙質(zhì)檔案數(shù)字化對(duì)象為海量檔案文件,對(duì)這些文件掃描加工是一個(gè)系統(tǒng)工程,需要提前進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃,為后續(xù)開(kāi)展工作提供指導(dǎo)思想,以減少不必要的調(diào)整和變更。

        2.分布實(shí)施。對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行加工需要很長(zhǎng)時(shí)間,所以需要本著從需求出發(fā)的宗旨,首先開(kāi)展查閱利用率高的、緊密關(guān)系生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化工作;

        3.資源共享。資源共享是數(shù)字化的主要目標(biāo),因此數(shù)字化各項(xiàng)工作的推進(jìn)要緊緊圍繞此項(xiàng)目標(biāo)進(jìn)行。

        4.確保安全。檔案資源為企業(yè)重要財(cái)產(chǎn),在數(shù)字化過(guò)程中需要確保紙質(zhì)和數(shù)字資源的安全。

        (二)流程構(gòu)建

        按照國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31—2017的規(guī)定,紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本上分為以下十個(gè)步驟:

        文檔接收-文檔整理-目錄建庫(kù)-文檔掃描-圖像處理-圖像質(zhì)檢-數(shù)據(jù)質(zhì)檢-數(shù)據(jù)驗(yàn)收-裝訂歸還-數(shù)據(jù)掛接。

        (三)數(shù)字化團(tuán)隊(duì)、管理體系、資源等配備

        1.數(shù)字化供應(yīng)商方面

        (1)專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)。應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員,包括熟悉檔案業(yè)務(wù)和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員(項(xiàng)目經(jīng)理、現(xiàn)場(chǎng)管理人員)。熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員,掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉本職工作的操作人員等。

        (2)完善的管理體系。包括嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),建立安全保障規(guī)定(含實(shí)體安全、現(xiàn)場(chǎng)安全、人員安全、信息安全),建立現(xiàn)場(chǎng)保障制度(員工紀(jì)律準(zhǔn)則、考勤管理制度、衛(wèi)生管理制度、值班管理制度、操作管理制度、物品管理制度、周轉(zhuǎn)庫(kù)房制度)等。另外,需要成立現(xiàn)場(chǎng)管理小組對(duì)工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理等。

        (3)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化流程。有明確的數(shù)字化流程,流程能夠符合檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31—2017。具體到工程設(shè)計(jì)行業(yè)應(yīng)包括:調(diào)檔交接、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、檔案歸還等工序。加工過(guò)程中嚴(yán)格遵守國(guó)家及用戶各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),確保加工成果的合規(guī)性、可用性、可靠性等。

        (4)各類資源。①領(lǐng)先同行的軟件操作系統(tǒng),以用于數(shù)字化安全存儲(chǔ)和后續(xù)開(kāi)發(fā)利用;②利用專業(yè)化的高速掃描儀將紙質(zhì)圖紙進(jìn)行掃描,將掃描的圖紙從光柵圖轉(zhuǎn)換成矢量圖,以便以后的使用和保存。針對(duì)工程設(shè)計(jì)行業(yè)的具體特點(diǎn),掃描滿足以下要求:

        第一,針對(duì)設(shè)計(jì)圖紙尺寸大、尺寸不一的特點(diǎn),掃描儀除滿足常規(guī)尺寸掃描需求外,需要布置專業(yè)的大幅圖紙(A0、A1等)掃描儀;

        第二,針對(duì)設(shè)計(jì)圖紙精度高的特點(diǎn),掃描儀應(yīng)最少用200DPI以上分辨彩色或灰度掃描,以最大限度的還原精細(xì)的原圖;

        第三,掃描存儲(chǔ)后的資源支持OCR識(shí)別。即將掃描的圖片、PDF文檔轉(zhuǎn)換為可編輯、可全文檢索的文本類型的文件,方便檢索利用。

        2.工程設(shè)計(jì)單位方面

        (1)專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)。檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)進(jìn)度把控、流程監(jiān)督、成果檢查等;檔案管理員進(jìn)行輔助數(shù)字資源掛接等;

        (2)掃描場(chǎng)地。出于檔案資源保密和提高掃描效率的目的,所掃描的檔案不能帶離現(xiàn)場(chǎng),設(shè)計(jì)單位應(yīng)提供空間供掃描使用。

        結(jié)束語(yǔ):由于工程設(shè)計(jì)單位紙質(zhì)資源館藏量大,數(shù)字化需要投入大量人力、物力、財(cái)力成本,投資收益率也需要隨著后續(xù)利用才能逐步顯現(xiàn)。但不可否認(rèn),紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以提高檔案資源的利用效率,提升檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。另外目前設(shè)計(jì)行業(yè)中多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)行或正在實(shí)行數(shù)字化,數(shù)字化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。

        參考文獻(xiàn):

        [1]楊蓉文.工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的信息化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(15):64.

        [2]程簫紅.工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].城建檔案,2014(11):15-16.

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