閆婧芳

【摘要】以特定的場(chǎng)所為平臺(tái)，有條不紊地展開日常的協(xié)調(diào)參謀、溝通督辦、服務(wù)保障等工作內(nèi)容，是辦公室工作人員的職責(zé)所在。對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，辦公室不僅是各部門之間緊密聯(lián)系的樞紐，還是單位領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。為了更好地發(fā)揮辦公室的樞紐和助手作用，許多機(jī)構(gòu)單位開始了辦公室工作方式、作風(fēng)及服務(wù)的改革探索，其中，一個(gè)重要的改革探索方向就是“將精細(xì)化理念應(yīng)用于辦公室工作中去”。本文立足于此，試從應(yīng)用價(jià)值的視角，對(duì)辦公室工作中的精細(xì)化理念進(jìn)行分析，希望精細(xì)化理念的應(yīng)用能夠?yàn)閱挝晦k公室工作更好運(yùn)轉(zhuǎn)注入活力。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作;精細(xì)化理念;應(yīng)用價(jià)值

辦公室工作本身就有著一定的標(biāo)準(zhǔn)流程，并且是一項(xiàng)對(duì)細(xì)節(jié)要求較高且內(nèi)容涵蓋范圍很廣的工作。除了要負(fù)責(zé)人員的登記接待、文件的傳收印發(fā)、資料的歸納整理、檔案的建立歸置等常規(guī)工作外，辦公室工作人員還要負(fù)責(zé)各類匯報(bào)材料的編輯撰寫、機(jī)要保密、單位的后勤保障，以及單位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)等一系列工作，且上述各項(xiàng)工作內(nèi)容中又包含著多個(gè)環(huán)節(jié)。任何一個(gè)小環(huán)節(jié)的不到位或失誤，都會(huì)對(duì)辦公室工作的達(dá)成效率造成一定程度的影響，因此辦公室工作人員十分重視對(duì)細(xì)節(jié)工作的落實(shí)，力求將辦公室工作做到滴水不漏。這種對(duì)工作細(xì)節(jié)的把握實(shí)質(zhì)上是精細(xì)化理念的一種滲透，本文就其基本內(nèi)涵進(jìn)行闡述。

一、精細(xì)化理念的基本內(nèi)涵

概括來(lái)說(shuō)，精細(xì)化理念的基本內(nèi)涵主要體現(xiàn)在“精”

“準(zhǔn)”“細(xì)”三個(gè)方面：1.精益求精的進(jìn)取心和行動(dòng)力。沒(méi)有最好，只有更好。在一項(xiàng)工作已經(jīng)做得很好或達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的情況下，依然保持不斷挑戰(zhàn)自我極限的決心，用心、努力地將其做到更好，便是“精”。此外，我們也可以從精簡(jiǎn)（對(duì)辦公室工作過(guò)程中一些不是十分必要的環(huán)節(jié)或內(nèi)容進(jìn)行精簡(jiǎn)）的角度來(lái)解讀精細(xì)化理念的這一內(nèi)涵。2.規(guī)范、準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí)的決策與判斷能力。事業(yè)單位辦公室工作要以相對(duì)固定的制度化規(guī)范為工作依據(jù)，更要遵循規(guī)矩，合乎標(biāo)準(zhǔn)。比如，在工作中，無(wú)論對(duì)事還是對(duì)人，都要有一個(gè)準(zhǔn)確的判斷;要制定準(zhǔn)確的政策與規(guī)劃;要有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持、正確的量化方法、準(zhǔn)確的時(shí)間銜接等等。工作上，不模棱兩可，不含糊其詞，不搖擺不定，便是“準(zhǔn)”。3.細(xì)節(jié)處理的藝術(shù)?！靶∈鲁删痛笫?，細(xì)節(jié)成就完美（戴偉·帕卡德）”，在辦公室工作中，不僅要注重從意識(shí)態(tài)度、書面計(jì)劃上細(xì)化工作任務(wù)，更要注重從具體執(zhí)行動(dòng)作上細(xì)化工作。讓辦公室工作的細(xì)化效果“看得見，摸得著”，才是對(duì)精細(xì)化理念中“細(xì)”之內(nèi)涵的最佳展現(xiàn)。

二、辦公室工作中精細(xì)化理念的應(yīng)用價(jià)值

（一）推進(jìn)日常工作，使辦公效率更高。將精細(xì)化理念引入事業(yè)單位辦公室工作之中，始終以推動(dòng)辦公室工作的更好進(jìn)行、使辦公室工作人員有更佳的工作體驗(yàn)、使事業(yè)單位日常工作得更加順利為目標(biāo)。因此，面對(duì)日常辦公室工作中的不足之處，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員也要予以重視，以自查自省、共同探討的方式去發(fā)現(xiàn)工作中的優(yōu)勢(shì)與不足。比如，對(duì)于辦公室工作中可能存在的工作環(huán)節(jié)或內(nèi)容重復(fù)情況，我們可以根據(jù)實(shí)際需求，進(jìn)行適當(dāng)?shù)木?jiǎn)動(dòng)作。通過(guò)省略或合并不必要的工作環(huán)節(jié)、整合相似或重復(fù)的工作內(nèi)容，可以從一定程度上減輕辦公室工作人員的任務(wù)負(fù)擔(dān)，還可以為辦公室工作人員在重要任務(wù)上精益求精而贏得更多的時(shí)間和精力。比如，在辦公室工作內(nèi)容繁雜細(xì)致，不成系統(tǒng)，與具體業(yè)務(wù)部門在工作時(shí)間安排方面，可能會(huì)存在不匹配的情況（如辦公室工作人員經(jīng)常在節(jié)假日期間收發(fā)各類文件、郵件，以及印章管理，或者需要就某些數(shù)據(jù)、資料與實(shí)際負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實(shí)對(duì)接時(shí)，實(shí)際負(fù)責(zé)人沒(méi)有時(shí)間等）。對(duì)此，各部門可以定期集中選擇一個(gè)合適的時(shí)間集中對(duì)接交流，同時(shí)，作為服務(wù)窗口，辦公室可根據(jù)業(yè)務(wù)部門具體需求協(xié)調(diào)時(shí)間進(jìn)行各類文件、郵件的收發(fā)，以及印章管理等。這樣既有利于提高各部門之間工作銜接的黏合度，又有利于提高辦公室工作的效率和準(zhǔn)確度。通過(guò)細(xì)節(jié)化的處理，能夠使辦公室工作落實(shí)更加精準(zhǔn)，使日常辦公更加順暢，從而促進(jìn)辦公室工作的持續(xù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）梳理標(biāo)準(zhǔn)化流程，使員工成長(zhǎng)更快。制度是基礎(chǔ)，流程是體系。優(yōu)化的工作流程能夠讓我們對(duì)日常工作有更好的掌控能力，減少我們思考的時(shí)間，簡(jiǎn)化我們的行動(dòng)步驟，讓我們更有效率。在辦公室工作中，工作人員每天都要完成一些日常工作任務(wù)，這些任務(wù)大多是相似的、重復(fù)的，且有一定標(biāo)準(zhǔn)流程的。在日復(fù)一日的工作中，工作人員越來(lái)越熟悉自己的工作內(nèi)容，也掌握了越來(lái)越實(shí)用的工作技巧。但在實(shí)際工作中，卻或多或少的存在著對(duì)同一工作反復(fù)確認(rèn)如何做的情況。在這種情況下，若能發(fā)揮精細(xì)化理念的優(yōu)勢(shì)，從細(xì)節(jié)抓起，重復(fù)性的工作能夠總結(jié)提煉出標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，使辦公室工作人員養(yǎng)成系統(tǒng)化、規(guī)范化的工作習(xí)慣，增強(qiáng)工作人員獨(dú)立完成工作任務(wù)的信心，將會(huì)產(chǎn)生事半功倍的效果。首先，作為辦公室工作中的前輩，事業(yè)單位的老人對(duì)待工作要更加精細(xì)認(rèn)真，要為單位辦公室內(nèi)的新人樹立榜樣，嚴(yán)于律己、以身作則，將精細(xì)化理念轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)，將自身的經(jīng)驗(yàn)和閱歷總結(jié)傳授給年輕的辦公室工作者，使他們?cè)缛粘砷L(zhǎng)為能夠獨(dú)當(dāng)一面的辦公室工作人才。其次，要將精細(xì)化理念應(yīng)用到工作流程的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)上，以具有豐富辦公室工作經(jīng)驗(yàn)的人員為主體，以辦公室工作中資歷尚淺的年輕人為力量，在考慮到每一個(gè)工作細(xì)節(jié)的前提下，制定一份標(biāo)準(zhǔn)化的辦公室工作流程圖，供全體辦公室工作人員參考，為辦公室工作效果由數(shù)量到質(zhì)量的轉(zhuǎn)變奠定基礎(chǔ)。

（三）優(yōu)化辦公隊(duì)伍，使工作氛圍更好。人作為工作及管理活動(dòng)中的主體，是第一資源，如果工作人員沒(méi)有了積極性和創(chuàng)造性，再精細(xì)化的理念也無(wú)從談起。辦公室工作中，一切工作都是靠人來(lái)完成的，因此在注重從工作內(nèi)容、流程細(xì)節(jié)上實(shí)現(xiàn)精細(xì)化理念應(yīng)用的同時(shí)，也應(yīng)該注重以人為本，將精細(xì)化具體到每一位辦公室工作員工個(gè)體——基層員工和管理干部。在實(shí)際的辦公室工作中，有許多優(yōu)秀的管理干部，他們始終堅(jiān)守著自己的工作崗位，認(rèn)真仔細(xì)地履行著相應(yīng)的工作職責(zé)，并取得了一定的成就。但也有許多基層員工，遇到了發(fā)展的瓶頸。對(duì)此，作為管理層，在管理的同時(shí)更要注重從專業(yè)技能、工作態(tài)度、規(guī)則意識(shí)等細(xì)節(jié)上的幫扶。通過(guò)老人帶領(lǐng)新人，新人相互助力的方式，幫助辦公室工作人員解決工作中的難題、調(diào)整工作中的態(tài)度;通過(guò)鼓勵(lì)的方式，將優(yōu)秀工作細(xì)節(jié)放大，并將經(jīng)驗(yàn)分享給其他工作者們。作為單位領(lǐng)導(dǎo)，也要關(guān)心各辦公室部門的工作進(jìn)展和工作人員的工作情況，激勵(lì)干部擔(dān)當(dāng)。需要注意的是，在辦公室工作中，管理者要將執(zhí)行力從上貫徹到下，更多的用實(shí)際行動(dòng)去幫扶。這樣，有利于將單位基層員工培養(yǎng)成高標(biāo)準(zhǔn)人才，也有利于調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，活躍辦公室的工作氛圍，使管理更和諧。從以人為本的角度，以精心的態(tài)度、精致的過(guò)程，落實(shí)細(xì)節(jié)管理，體現(xiàn)了對(duì)辦公室工作主體的細(xì)節(jié)尊重，同時(shí)也符合《專業(yè)技術(shù)類公務(wù)員管理規(guī)定（試行）》中關(guān)于加快完善人員分類管理制度，實(shí)現(xiàn)分渠道發(fā)展、精細(xì)化管理、專業(yè)化建設(shè)的倡導(dǎo)和要求。綜上所述，無(wú)論從辦公的效率上來(lái)看，還是從工作人員的成長(zhǎng)和管理上來(lái)看，精細(xì)化理念在辦公室工作中都具有明顯的應(yīng)用價(jià)值。

三、結(jié)論

作為一個(gè)綜合性、政策性、服務(wù)性較強(qiáng)的部門，事業(yè)單位辦公室的工作范圍日益廣泛、工作內(nèi)容日益豐富、工作責(zé)任越來(lái)越重。新形勢(shì)下，人們對(duì)事業(yè)單位辦公室工作的履職期望也越來(lái)越高。在這種大環(huán)境中，要使事業(yè)單位辦公室工作人員更好地適應(yīng)新時(shí)代需求，就必須進(jìn)一步提升事業(yè)單位辦公室工作人員“干一行、愛一行、精一行”的專業(yè)精神，以精細(xì)化理念為指導(dǎo)，結(jié)合工作實(shí)際，從服務(wù)意識(shí)、工作效率、人員管理等多個(gè)方面著手，將精細(xì)化理念轉(zhuǎn)化為精細(xì)化行動(dòng)，幫助事業(yè)單位辦公室工作人員減輕負(fù)擔(dān)，自信前行，以最終推動(dòng)單位整體的長(zhǎng)足發(fā)展。

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