毛謙

摘 要 辦公室是一個聯(lián)系上下級部門、傳達(dá)指令文件的紐帶，在企業(yè)或者單位中起著很大的協(xié)調(diào)作用。在科學(xué)技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會各個方面的情況下，做好企業(yè)辦公室行政管理工作有著比較大的挑戰(zhàn)，其工作內(nèi)容和工作形式也需要有一些改變，所以，企業(yè)辦公室有關(guān)人員認(rèn)識到行政管理工作的緊迫性，從中知道新時期下工作中存在的問題，從而制定合理措施，促進(jìn)新時期企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理水平的上升。因此文章重點(diǎn)就辦公室人員如何做好行政事務(wù)管理展開分析。

關(guān)鍵詞 辦公室人員;行政事務(wù);管理

辦公室部門是一個系統(tǒng)化、綜合化、全方位的工作機(jī)構(gòu)，對于宣傳企業(yè)形象、協(xié)調(diào)部門工作、輔助決策等事務(wù)有重要作用，對應(yīng)的發(fā)展過程中，辦公室逐漸成為綜合性的管理服務(wù)部門，是單位企業(yè)組織的重要構(gòu)成部分，在一定程度上對企業(yè)的發(fā)展都有很大的影響。但是，從日常的工作情況來說，現(xiàn)有的辦公室行政事務(wù)管理工作有著一定的問題，單位聯(lián)系周邊、上傳下達(dá)的紐帶，辦公室工作人員面對的工作氛圍和內(nèi)容都比較復(fù)雜，辦公室工作涉及檔案、文秘、值班、人事、督查、宣傳等，工作靈活性強(qiáng)度大、要求高、任務(wù)重，并且牽扯整個單位的運(yùn)行和管理，所以新時期要做好單位辦公室的管理工作，提高行政事務(wù)的管理質(zhì)量，為單位提供助力。行政辦公室是單位的對外窗口，體現(xiàn)了單位的形貌形象，在內(nèi)部則起到著重要樞紐的作用，在各個部門的傳達(dá)和溝通工作中實(shí)現(xiàn)溝通和配合，體現(xiàn)了其行政職能工作責(zé)任。除此，辦公室還是幫助領(lǐng)導(dǎo)決策和監(jiān)察的部門，是單位的核心部門，具有服務(wù)中心、信息中心、參謀中心和指揮中心的職能，其行政工作質(zhì)量會關(guān)系單位的正常發(fā)展和高效管理，因此，我們應(yīng)該正確選擇辦公室工作方法。

1企業(yè)辦公室管理工作的目標(biāo)

明確行政事務(wù)的工作目標(biāo)是做好辦公室管理工作的基礎(chǔ)。目標(biāo)能為工作人員提供清楚的方向，更加深入認(rèn)識到自身工作的意義。這樣才能保證行政事務(wù)工作得到有效開展。首先，提高行政管理人員的素質(zhì)水平。行政事務(wù)工作需要工作人員具備高素質(zhì)，不僅應(yīng)該強(qiáng)化服務(wù)意識，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的服務(wù)手段。使工作人員能從思想和情感方面熱愛自己的工作。其次，提高工作體系的完善程度。保證企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的有效協(xié)作是辦公室行政管理工作體系中的一項(xiàng)基本組成部分。每一項(xiàng)工作都應(yīng)該對應(yīng)相應(yīng)的規(guī)范，為工作人員提供工作目標(biāo)，也將各個人員的權(quán)利和責(zé)任規(guī)劃清楚。針對辦公室行政管理工作細(xì)節(jié)較多的特點(diǎn)，完善的工作體系能為其提供保障作用。最后，提高企業(yè)的核心競爭力。相比于其他部門，辦公室行政事務(wù)并不會直接參與經(jīng)營以及管理工作，更多的是發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，為其他部門做表率。要想達(dá)到企業(yè)核心競爭力的目標(biāo)，就需要設(shè)定合理的辦公室行政事務(wù)工作目標(biāo)[1]。

2企業(yè)辦公室管理工作的現(xiàn)狀

首先，行政管理制度亟待完善。辦公室的行政事務(wù)較為零散，具有冗雜性。為了與新時代的發(fā)展步伐相一致，滿足企業(yè)的發(fā)展要求，在政府部門的督促下實(shí)行企業(yè)辦公室工作改革，達(dá)到了較為理想的成果。但是，在我國社會經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的背景下，辦公室行政管理制度改革仍然存在滯后性，管理模式中的一些不足之處也凸顯出來。這樣的情況在很大的程度上對企業(yè)的發(fā)展形成了一定的阻力。其次，作風(fēng)建設(shè)有待整頓。長久以來，辦公室作風(fēng)建設(shè)一直是企業(yè)的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，在實(shí)踐中達(dá)到了基本的目標(biāo)。但是，在企業(yè)的辦公室當(dāng)中，仍然存在一些帶著負(fù)面情緒參與工作的人員，這是工作作風(fēng)問題的一種表現(xiàn)。一些工作人員堅(jiān)持比較保守的思想，沒有形成自我意識;一些工作人員缺乏務(wù)實(shí)精神，在工作中不夠沉穩(wěn);一些工作人員在生活作風(fēng)方面不夠嚴(yán)謹(jǐn)，自律能力較弱等。這些問題成為作風(fēng)建設(shè)和整頓的重點(diǎn)對象[2]。

3企業(yè)辦公室行政管理工作特點(diǎn)

首先，辦公室行政管理工作在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著重要的信息傳達(dá)作用，也就是上傳下達(dá)。信息在傳達(dá)的過程中不僅要保證其高效性，還應(yīng)該重視保密性。這就對辦公室人員的素質(zhì)提出了較高的要求。信息傳達(dá)應(yīng)該落實(shí)到相關(guān)的人，應(yīng)該了解信息的人應(yīng)該及時得到通知。負(fù)責(zé)傳達(dá)的人員不能根據(jù)自己的主觀想法而擅自刪減或者增加所傳遞的信息。其次，辦公室行政事務(wù)具有組織服務(wù)的核心性。其工作范圍涉及的內(nèi)容較多，不僅包括單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，還包括一些與其他單位之間的交流工作。從這個角度來看，辦公室負(fù)責(zé)重要的溝通和交流工作，應(yīng)該保證每項(xiàng)工作得到細(xì)致完成。最后，辦公室行政事務(wù)工作應(yīng)該體現(xiàn)創(chuàng)新性。無論是管理者，還是部門工作人員都應(yīng)該具備創(chuàng)新意識。企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作具有多元化和動態(tài)化的特點(diǎn)，這就需要在實(shí)際的經(jīng)營中能通過創(chuàng)新有效應(yīng)對各項(xiàng)工作的變化。辦公室人員在完成自己工作的同時，應(yīng)該積極思考和觀察，針對提高辦公室服務(wù)和管理水平提出新建議，使各個部門和崗位能得到有效的協(xié)調(diào)。十九大針對機(jī)構(gòu)改革所提出的新要求，使得企業(yè)應(yīng)該保持改革思想和創(chuàng)新的步伐[3]。

4做好辦公室工作，必須牢固六種意識

4.1 發(fā)展觀念

辦公室作為溝通上級和下級的橋梁紐帶，我們必須重視它發(fā)展工作中的作用。思想發(fā)展的前進(jìn)性在新時期具有競爭力，思想保守化不利于個人發(fā)展; 世界上一切事物都在發(fā)展運(yùn)動，辦公室人員也要深刻理解發(fā)展的本質(zhì)，并付諸到實(shí)際行動中去踐行。

4.2 大局觀念

辦公室工作人員需要有大局觀念，政治敏感度要很高。在實(shí)際工作中應(yīng)始終有一顆清醒的頭腦。努力做到堅(jiān)持看新聞聯(lián)播、學(xué)習(xí)馬克思主義，從中發(fā)現(xiàn)新感悟，新的體會，通過學(xué)習(xí)了解最新政策，從中獲取各種信息，用以指導(dǎo)工作。想問題應(yīng)當(dāng)站得更高一些，辦事情應(yīng)當(dāng)更上進(jìn)一些。要善于把本單位的工作與國內(nèi)宏觀形勢改革和發(fā)展來思考謀劃。不能走一步看一步，沒有全部通盤考慮，要懂得三思而后行，想問題看事務(wù)要考慮全面。這樣才能在實(shí)際工作中把握正確的政治方向。

4.3 積極參謀

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)管理者科學(xué)決策化的智囊團(tuán)。要想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急，解領(lǐng)導(dǎo)之所解。當(dāng)前的工作重點(diǎn)和解決問題的關(guān)鍵，文秘要了熟于心，相應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，從而使自己的工作具備超前和預(yù)測性。辦公室人員要下基層，從實(shí)踐中尋求新的思路，聽取各反面意見，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映人民最新的狀況，為領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性參考意見，為領(lǐng)導(dǎo)解決后顧之憂，真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀，貼心幫手。

4.4 服務(wù)意識

辦公室工作最大的特點(diǎn)在于它的服務(wù)性。辦公室人員要提高思想認(rèn)識的高度去理解和加強(qiáng)服務(wù)意識，將服務(wù)意識貫穿到點(diǎn)滴的事情細(xì)節(jié)上。辦公室人員堅(jiān)持樹立正確的服務(wù)意識，是不斷提升工作質(zhì)量的重要保證。更重要的是要提升服務(wù)創(chuàng)新機(jī)制，改變傳統(tǒng)的服務(wù)意識，加強(qiáng)現(xiàn)代主動服務(wù)意識，提升服務(wù)應(yīng)有的水平。

4.5 勇于創(chuàng)新

進(jìn)入新時代，辦公室工作人員要緊隨時代步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式觀念，建立以服務(wù)理念為中心，提高工作效率意識的工作方針?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，服務(wù)觀念建立在科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上，辦公要盡可能利用現(xiàn)代科技的成果，實(shí)現(xiàn)辦公的信息化和數(shù)字化，智能化。要圍繞社會熱點(diǎn)問題，提出辦公室工作的新思路、新對策，新方法; 利用科技開闊視野，不局限于自己的一方之地，將手延伸到世界各地，吸取國內(nèi)外先進(jìn)的思路和看法，觀點(diǎn)。

4.6 無私奉獻(xiàn)

辦公室工作內(nèi)容涉及方方面面，哪一個部分都不能忽視，一個環(huán)節(jié)懈怠，就會影響全部。辦公室人員沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度和無私奉獻(xiàn)的精神，沒有強(qiáng)烈的事業(yè)心、榮譽(yù)感和責(zé)任感是難以做好辦公室工作的。工作人員要經(jīng)受得起各種考驗(yàn)，來自家庭和孩子的生活壓力，因此需要有緩解壓力的辦法，主動承擔(dān)起相關(guān)的任務(wù)，努力完成上級下達(dá)的命令，做好應(yīng)該做的本職工作。以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和出人的工作成績，使領(lǐng)導(dǎo)滿意、同事滿意、人民滿意[4]。

5企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作優(yōu)化方法

5.1 提高行政事務(wù)管理人員的工作能力

要想達(dá)到理想的企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作效果，就應(yīng)該重視提高行政事務(wù)管理人員的工作能力，這是一項(xiàng)必要的工作舉措。首先，在辦公室人員的選拔方面，應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格控制，重點(diǎn)考察工作人員的工作態(tài)度和個人素質(zhì)。其次，對于選拔進(jìn)入辦公室的人員，應(yīng)該對其提供教育培訓(xùn)，幫助其在復(fù)雜的工作環(huán)境當(dāng)中建立清晰正確的工作思路，強(qiáng)化其工作能力，從而逐漸達(dá)到每個工作人員都能獨(dú)立完成辦公室行政管理工作的目的。最后，重視辦公室人員的思政教育。在實(shí)際的工作中，辦公室人員應(yīng)該形成服務(wù)意識和責(zé)任意識，能從思想層面將自身的工作與社會發(fā)展相結(jié)合，將自己的工作價值充分發(fā)揮出來。

5.2 設(shè)定清晰明確的行政事務(wù)職務(wù)定位

通過設(shè)定清晰的行政事務(wù)職務(wù)定位，使每個辦公室人員都能清楚自己的職責(zé)是一項(xiàng)非常重要的工作。應(yīng)該改一改長期以來形成的隨意安排辦公室崗位的工作方式，從深入化的角度對行政事務(wù)工作情況進(jìn)行調(diào)查，主要是查找是否在辦公室中存在無人管理的事項(xiàng)，或者是交叉管理的業(yè)務(wù)等。一旦發(fā)現(xiàn)這樣的情況，應(yīng)該及時改正和重新安排，使每個辦公室人員都能在自己的崗位上發(fā)揮自己的價值，以負(fù)責(zé)的態(tài)度投入到自己的工作當(dāng)中。在進(jìn)一步明確辦公室行政事務(wù)的條件下，能在很大的程度上降低辦公室中的人力和物力投入，節(jié)約管理成本。另外，應(yīng)該適當(dāng)提高辦公室行政事務(wù)的針對性，使其能更好的服務(wù)于企業(yè)的正常運(yùn)行。

5.3 融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式

辦公室在整個企業(yè)中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，如果工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，就會使得企業(yè)的整體工作效率下降。從管理學(xué)理論的角度來看，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)比較緊密，呈金字塔形，上級能完全控制下級。這樣的組織結(jié)構(gòu)方式很難使部門之間發(fā)生有效的溝通和互動，無法發(fā)揮其自主性。因此，應(yīng)該對行政管理工作模式實(shí)施創(chuàng)新。要想實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理模式創(chuàng)新的目標(biāo)，就應(yīng)該將管理模式改革作為著手點(diǎn)，一改傳統(tǒng)的多層次、幅度小的科層式管理模式，而應(yīng)用于現(xiàn)代化時代發(fā)展相適應(yīng)的扁平式行政管理模式。這種組織結(jié)構(gòu)不僅具有較少的管理層次，其管理的幅度也較大，有利于信息在各個部門之間的有效傳遞，也能更加便捷為決策測層提供依據(jù)。另外，這樣的管理模式也具有較強(qiáng)的靈活性，能使得企業(yè)的整體工作效率得到提高。

5.4 強(qiáng)化工作人員的思想作風(fēng)建設(shè)

綜合管理處于辦公室行政事務(wù)管理工作的核心地位。辦公室人員的職業(yè)能力以及思想觀念都能影響其工作質(zhì)量，不僅應(yīng)該具備處理公共關(guān)系的能力和技巧，還應(yīng)該掌握扎實(shí)的專業(yè)知識，能在實(shí)際的工作中表現(xiàn)出良好的工作作風(fēng)和政治素養(yǎng)。所以，在實(shí)際的工作中，強(qiáng)化辦公室工作人員的思想作風(fēng)建設(shè)具有非常關(guān)鍵的意義。首先，加強(qiáng)開展辦公室人員的政治理論學(xué)習(xí)，提高其政治思想水平。在辦公室這個工作環(huán)境中，無論是撰寫工作報告，還是處理一些日常的事務(wù)，都需要工作人員表現(xiàn)出較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。并且，辦公室人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)所制定的相關(guān)管理制度，形成正確的思想觀念，能在實(shí)際的工作中踐行社會主義核心價值觀。其次，應(yīng)該組織辦公室人員深入到基層當(dāng)中，能切實(shí)體會實(shí)事求是的工作意義。辦公室人員的工作范圍不應(yīng)該僅僅局限于辦公區(qū)域，而是應(yīng)該走出辦公室，獲取更多資料，并將其如實(shí)匯報給領(lǐng)導(dǎo)，能嚴(yán)格按照企業(yè)的政策和制度解決問題。在處理內(nèi)務(wù)和外訪工作中，辦公室人員都應(yīng)該保持謙虛的態(tài)度。

5.5 培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團(tuán)隊(duì)精神

在企業(yè)中，每一項(xiàng)工作都有明確的分工，辦公室人員應(yīng)該清楚認(rèn)知自己的職責(zé)。一些行政事務(wù)可以由辦公室單獨(dú)完成，但是有些事務(wù)需要互相配合和合作。從這個角度來看，培養(yǎng)辦公室人員的團(tuán)隊(duì)精神具有非常重要的意義。所以，企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作應(yīng)該重視團(tuán)隊(duì)協(xié)作，使工作人員能從深入的角度在思想層面形成合作意識。以團(tuán)隊(duì)精神建設(shè)為基礎(chǔ)，應(yīng)該強(qiáng)化對崗位的管理，將每個人員的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，形成內(nèi)部合力。首先，應(yīng)該將崗位分配作為基礎(chǔ)，對辦公室人員實(shí)施合理化配置，使工作效用達(dá)到最大化。這樣的方式有利于充分調(diào)動工作人員的積極性。其次，將每個辦公室人員的性格和興趣作為主要的依據(jù)，制定具有針對性的培訓(xùn)計(jì)劃，提高其專業(yè)技能和個人綜合素養(yǎng)。當(dāng)前，越來越多的新理念和新知識不斷得到應(yīng)用，這就使得企業(yè)的辦公室人員應(yīng)該時刻更新自身的知識和思想體系，從而更好的滿足崗位的需求。最后，建立工作人員之間的有效溝通平臺，鼓勵其互相學(xué)習(xí)，互相交流，積累更多優(yōu)秀的辦公室行政事務(wù)處理經(jīng)驗(yàn)。

5.6 抓好制度建設(shè)

俗話說說得好： “沒有規(guī)矩不成方圓”，制度化建設(shè)，科學(xué)規(guī)范化管理是做好辦公室工作的有效手段。首先，要及時改變不合時宜的制度規(guī)范，積極融入適應(yīng)新形勢下的管理方法。除此之外，還要建立健全工作激勵的評價機(jī)制，將處罰公示以示警誡，凈化工作環(huán)境氛圍，提高員工工作的積極性。最后，自身建設(shè)也需要得到加強(qiáng)，目的使辦公室形象得到充分提升。制度建設(shè)的建立健全，為提高服務(wù)水平、工作效率會提供一個良好的保障。

5.7 精簡辦公室機(jī)構(gòu)，提高辦事效率

根據(jù)有關(guān)調(diào)查研究結(jié)果表明，當(dāng)前辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置復(fù)雜、重復(fù)，有著職責(zé)交叉重疊問題，并且造成工作效率不高。為了解決這一問題，目前我們應(yīng)該努力簡化辦公室機(jī)構(gòu)，減少行政職責(zé)交叉，提升行政辦事效率，明確部門和人員職責(zé)，加大問題解決和服務(wù)質(zhì)量的針對性。精簡辦公室機(jī)構(gòu)，提升辦事效率，需要我們注意以下問題：第一，保證本職工作質(zhì)量，提高每一個工作環(huán)節(jié)操作的正確度，部門協(xié)調(diào)一致，共同完成行政職務(wù)管理工作，為基層人員服務(wù)，提升辦公室工作質(zhì)量和辦事效率。而且，我們在精簡部門的同時也要注意人力資源配置問題，保證物盡其用、人盡其責(zé)，提升資源應(yīng)用效率，節(jié)約單位開支。第二，在部門精簡的同時也要對辦事環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行精簡，避免辦事流程復(fù)雜，降低行政管理工作效率，不利于辦公室服務(wù)質(zhì)量提升和單位的可持續(xù)發(fā)展。第三，建立科學(xué)的部門精簡意識，主動減少中間部門設(shè)置，確保命令下達(dá)和精神傳達(dá)的有效性，為辦公室行政管理工作有效性提升提供機(jī)會[5]。

綜上所述，經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，中國已走進(jìn)了新時代，邁向了新征程，對辦公室人員也提出更高的要求，作為行政事務(wù)管理的中樞，要有更高的責(zé)任意識，意識感，為適應(yīng)新情況，要抓好行政工作的重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，協(xié)調(diào)處理好各工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌兼顧各方關(guān)系，提升服務(wù)質(zhì)量，搞好辦事的效率。同時，在企業(yè)的日常工作中，相關(guān)部門的管理者應(yīng)該明確辦公室行政事務(wù)的工作目標(biāo)和特點(diǎn)，分析辦公室管理工作的現(xiàn)狀，并通過提高行政事務(wù)管理人員的工作能力;設(shè)定清晰明確的行政事務(wù)職務(wù)定位;融入創(chuàng)新理念優(yōu)化行政管理工作模式;強(qiáng)化工作人員的思想作風(fēng)建設(shè);培養(yǎng)辦公室行政管理人員的團(tuán)隊(duì)精神的方式優(yōu)化辦公室行政事務(wù)工作效果;抓好制度建設(shè);精簡辦公室機(jī)構(gòu)，提高辦事效率。通過本文對企業(yè)辦公室行政事務(wù)工作優(yōu)化方法展開的一系列淺談，希望能為提高企業(yè)的工作效率提供一些參考。

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