宋文春

【摘? 要】醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各科室資料留存、信息共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的重要載體，聲像檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，凝聚了諸多寶貴的醫(yī)療信息、分析數(shù)據(jù)、工作構(gòu)想及實(shí)施方法，不僅能夠推動(dòng)醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展，幫助管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常工作中存在的問題，還能有效促進(jìn)人民健康事業(yè)發(fā)展。本文簡要概述了醫(yī)院檔案中聲像檔案管理的重要意義，探討了聲像檔案數(shù)字化的具體工作原理，就當(dāng)前工作存在的不足進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上有針對(duì)性地制定提升策略，以此提高聲像檔案管理工作效率與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;聲像檔案;管理

引言

醫(yī)院檔案管理工作，通過運(yùn)用文字、圖片影像等資料客觀真實(shí)的紀(jì)錄醫(yī)院的經(jīng)營活動(dòng)，包含醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)、衛(wèi)生管理、科學(xué)研究等醫(yī)院管理和運(yùn)行的各個(gè)方面，對(duì)于醫(yī)院的生產(chǎn)經(jīng)營具有重要的作用。為此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要重視醫(yī)院的檔案尤其是聲像檔案的管理工作，要科學(xué)運(yùn)用這些有價(jià)值的醫(yī)療資源，從而提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，提升患者滿意度，促使醫(yī)院更好的發(fā)展和經(jīng)營。

1.醫(yī)院聲像檔案管理概述

（1）醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理類目復(fù)雜，涉及醫(yī)院管理和運(yùn)行的各個(gè)方面，以及醫(yī)院諸多操作實(shí)務(wù)，呈現(xiàn)出業(yè)務(wù)檔案形式各異的特點(diǎn)。其中聲像檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分之一，能夠?qū)⑨t(yī)院各類工作信息分門別類，以照片、音頻、視頻等多種載體形式留存下來，與文字說明相結(jié)合提高資料信息存儲(chǔ)質(zhì)量，以非常重要的歷史價(jià)值來記錄各類疾病的治療與應(yīng)對(duì)，措施與手段，提供可靠的參照依據(jù)。

（2）醫(yī)院檔案中聲像檔案的重要作用。科技發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)的進(jìn)步。照相機(jī)、攝像機(jī)等拍照設(shè)備及移動(dòng)通信設(shè)備的普及應(yīng)用，使得照片拍攝、音頻錄制變得愈加方便，人們也樂于將重要活動(dòng)用聲像制品的形式進(jìn)行保存，聲像檔案的發(fā)展大行其道。聲像檔案相較于紙質(zhì)檔案而言的特有優(yōu)勢(shì)是以圖片、聲頻、音頻的形式記錄事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)景、現(xiàn)象等相關(guān)信息，能夠準(zhǔn)確真實(shí)地還原事件始終，空間感、時(shí)間感更為強(qiáng)烈。隨著照片、音頻、視頻種類的不斷增多，活動(dòng)記載內(nèi)容的逐漸豐富，在檔案管理中加強(qiáng)聲像檔案管理顯得尤為重要。特別是對(duì)醫(yī)院聲像檔案工作而言，采用科學(xué)的檔案管理流程、合理的檔案管理體系有助于醫(yī)療工作人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及科研成果的長久保存，也可以為后期的醫(yī)療工作開展、資料信息核查提供便利。

2.當(dāng)前醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)聲像檔案管理中存在的問題

（1）管理模式及保管條件有待提高。磁性、感光材質(zhì)是醫(yī)院聲像檔案廣泛使用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體，相較于紙質(zhì)檔案而言，它們更容易受到溫度、濕度、光照、磁場(chǎng)等外界條件的影響，因此醫(yī)院聲像檔案必須存儲(chǔ)在特制庫房中。在進(jìn)行檔案歸檔、提取工作時(shí)也需要依據(jù)存儲(chǔ)材制的物理特性采取特定保管方式、制定適宜保管策略。就目前情況來看，我國大部分醫(yī)院檔案管理部門對(duì)于聲像檔案的管理意識(shí)相對(duì)薄弱，沒有依據(jù)材質(zhì)特性專門健全管理制度、完善管理?xiàng)l件。存儲(chǔ)條件較差導(dǎo)致的音頻視頻磁化、照片底片失真、磁盤光盤受損等不良情況時(shí)有發(fā)生，由此導(dǎo)致重要信息丟失、保管數(shù)據(jù)遺漏。有些醫(yī)院的聲像檔案攝錄部門與存儲(chǔ)部門獨(dú)立分開、各成體系。攝錄部門錯(cuò)誤地認(rèn)為紙質(zhì)檔案更具保存價(jià)值，沒有意識(shí)到聲像檔案的重要性，聲像資料錄制不規(guī)范，提交不及時(shí)，由此導(dǎo)致數(shù)據(jù)遺失、信息延遲等情況出現(xiàn);存儲(chǔ)部門受到管理資金、管理意識(shí)限制，沒有依據(jù)聲像檔案特殊性對(duì)庫房存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行合理設(shè)計(jì)與控制，這也在一定層面上增加了聲像檔案受損概率。

（2）信息收集整理工作亟待規(guī)范 。紙質(zhì)檔案作為信息存儲(chǔ)的主要載體和傳統(tǒng)保存手段，在檔案學(xué)研究過程中已經(jīng)形成了與之相匹配的保存體系及管理流程。聲像檔案由于使用時(shí)間較短、更新?lián)Q代較快，很多醫(yī)院管理部門并未形成較為完備的管理體系和相應(yīng)的管理措施，這也在一定程度上加大了聲像檔案管理難度。聲像檔案收集整理過程中不規(guī)范是影響醫(yī)院檔案管理效率的重要原因。以照片歸檔工作為例，通常情況下需要將打印照片、電子照片一并歸檔，但是由于醫(yī)院檔案管理部門沒有對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定與管理，導(dǎo)致攝錄人員并未將所有格式的照片全部上交。音頻、視頻檔案的歸檔工作也存在諸多問題，有的攝錄人員并未就醫(yī)療救治相關(guān)工作的整個(gè)流程進(jìn)行攝錄，在提交聲像檔案的時(shí)候沒有對(duì)檔案規(guī)格進(jìn)行編輯整理，使得錄像殘缺、音頻不清的情況時(shí)有發(fā)生。

（3）聲像檔案格式不夠統(tǒng)一。照片、音頻、視頻作為聲像檔案的主要形式，能夠?qū)⑨t(yī)療業(yè)務(wù)生動(dòng)形象地記錄下來，為方便查找、保存與共享，需要以規(guī)范格式進(jìn)行攝錄、存儲(chǔ)。醫(yī)院日常管理中由于涉及工作較多、人員配置有限，常常是由非專業(yè)人員進(jìn)行聲像檔案錄制工作，由此導(dǎo)致照片、音頻、視頻的角度、像素及存儲(chǔ)格式存在差異，嚴(yán)重影響了醫(yī)院聲像檔案的管理質(zhì)量及效率。由于聲像檔案提交格式不一致，使得醫(yī)院各部門間不能及時(shí)查看、互通重要資料，無法實(shí)現(xiàn)順暢的聲像檔案數(shù)據(jù)資料共享交流，嚴(yán)重影響了聲像檔案的利用效率。

3.醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)聲像檔案管理提升建議

（1）健全管理制度，加強(qiáng)聲像檔案培訓(xùn)。健全聲像檔案管理制度，是確保醫(yī)院檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)。醫(yī)院各部門需要嚴(yán)格依照檔案管理規(guī)章制度行事，依據(jù)聲像檔案特點(diǎn)強(qiáng)化資料攝錄、格式編輯、數(shù)據(jù)整理、分類歸檔、保管存儲(chǔ)、檢索查閱相關(guān)工作的管理。檔案管理部門要嚴(yán)格依照規(guī)定開展檔案管理，將主題、內(nèi)容相關(guān)的聲像資料編號(hào)整理，并按照類別、問題、事件的集中編制方式進(jìn)行分類和匯總。應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案工作特點(diǎn)，定期不定期組織檔案管理人員針對(duì)資料攝錄、格式編輯、檔案管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，督促管理人員掌握先進(jìn)聲像資料錄制技巧、聲像檔案管理模式，以此確保聲像檔案管理制度落到實(shí)處。

（2）細(xì)化檢索目錄，提高檔案利用價(jià)值。檔案管理最終要服務(wù)于業(yè)務(wù)發(fā)展，聲像檔案管理的最終目的在于為醫(yī)院檔案工作提供高質(zhì)量的檔案材料，以此提高醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量與效率。醫(yī)院管理層需要加強(qiáng)聲像檔案管理的資金投入力度，為檔案管理部門配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、媒體資源管理器等相關(guān)電子設(shè)備，并依據(jù)工作業(yè)務(wù)涉及范圍建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，方便醫(yī)院聲像資料的錄入歸檔。業(yè)務(wù)上，要依據(jù)醫(yī)療工作類別、內(nèi)容差異進(jìn)行分類整理，建立以事件、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等關(guān)鍵信息的精細(xì)化檢索目錄，以此提高檔案資料的查閱、調(diào)取效率;技術(shù)上，要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)與其他醫(yī)院檔案部門、新聞媒體單位的信息交流與共享，通過線上查閱、數(shù)據(jù)編輯的方式提高聲像檔案的利用效率。

（3）統(tǒng)一聲像格式，改善檔案保管環(huán)境。醫(yī)院檔案管理部門需要依據(jù)規(guī)章制度對(duì)聲像檔案資料進(jìn)行篩選甄別，將不同格式的聲像資料利用相關(guān)技術(shù)整理為統(tǒng)一格式，以此提高聲像檔案保存質(zhì)量與效率。要提高檔案保存條件，依據(jù)聲像檔案物理特性改善檔案保管環(huán)境，要控制好庫房溫濕度條件，購置使用特制防磁柜，要做好遮光處理并配置足夠的滅火設(shè)備，對(duì)聲像檔案按規(guī)定進(jìn)行復(fù)錄、轉(zhuǎn)存和數(shù)字化處理，避免檔案損毀;聲像檔案存儲(chǔ)材料含有氧化鐵、粘合劑、聚酯等易燃物質(zhì)，在控制溫濕度的基礎(chǔ)上，還需配置足夠數(shù)量的防火設(shè)備;聲像資料按照規(guī)定需要定期進(jìn)行復(fù)錄、轉(zhuǎn)存或倒帶，錄像資料需要每隔4年進(jìn)行倒帶處理，每隔10年進(jìn)行復(fù)錄處理，光盤資料需要每隔4年進(jìn)行轉(zhuǎn)存處理;聲像資料還需進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)存?zhèn)浒?，以此?guī)避可能出現(xiàn)的檔案資料損毀情況。

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