王文勇

中圖分類號：D523 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674- 1145（2020）2- 102- 01

摘 要 隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也在逐漸提升，企業(yè)文秘工作效率和質(zhì)量也隨之不斷改進。在企業(yè)單位工作中，文件數(shù)量較多，文秘工作也相應(yīng)繁重，通常在企業(yè)工作中對文件質(zhì)量也具有一定水平的要求。想要提升文秘工作的效率以及工作質(zhì)量需要結(jié)合具體的工作內(nèi)容，對工作進行科學(xué)規(guī)劃。但在實際工作過程中，文秘工作效率和質(zhì)量方面還存在一定問題。基于此文章將從文秘工作現(xiàn)狀展開，對問題進行研究和分析，并提出相應(yīng)策略以供參考。

關(guān)鍵詞 工作效率 工作質(zhì)量 文秘工作

企業(yè)機關(guān)文秘工作一般相較于其它科室工作具有更加復(fù)雜的要求，機關(guān)文秘工作需要保障工作效率的同時，提供高質(zhì)量的文件，還需要對文件內(nèi)容加以保密。文件的保密性需要相關(guān)工作人員具有高度的工作意識，做好相應(yīng)工作。同時，從企業(yè)單位來看，辦公室文秘工作通常需求較大且時間緊迫，這就要求文秘工作人員在工作中進行調(diào)整，將工作按照實際情況進行劃分和安排，快速高效的完成工作任務(wù)。但在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境下，文秘工作還需要進一步提升，相關(guān)工作的質(zhì)量和效率還需要適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)機關(guān)的工作節(jié)奏。

一、機關(guān)文秘工作現(xiàn)狀

（一）機關(guān)文秘要求較高

企業(yè)機關(guān)文秘工作在不斷的進行調(diào)整和改革，由于機關(guān)文秘工作的文件類型較多，相關(guān)部門也在不斷的實行精簡文件的相關(guān)措施，但在當(dāng)前的環(huán)境下來看，文秘工作中的文件精簡工作還需要進一步規(guī)劃。企業(yè)機關(guān)的部門復(fù)雜，單一種類的文件數(shù)量較少，同時隨著技術(shù)的不斷進步，互聯(lián)網(wǎng)成為無紙化辦公的重要途徑之一。機關(guān)文秘工作量有所減少，但對于實際工作中的文秘要求并沒有降低。機關(guān)文秘工作的主要要求體現(xiàn)在其對于時間的要求方面，主要由于工作特殊性，文秘工作對時間的要求較高，因此，在文秘工作中對于不同時間需求的文件需要進行具體時間的安排和劃分。文秘工作同時面臨的現(xiàn)狀還包括文件的質(zhì)量問題，在時間的要求下，還需要對文件進行精致裝訂，該種情況下往往需要對工作效率提出較高標(biāo)準(zhǔn)。

（二）文秘工作人員意識問題

企業(yè)機關(guān)文秘工作內(nèi)容較為龐雜，需要相關(guān)工作人員具有較高的工作意識，提升自身工作意識。在實際文秘工作中存在相關(guān)人員缺乏工作意識的情況，由于文秘工作內(nèi)容的特殊性導(dǎo)致缺少工作積極性，難以將專業(yè)知識與工作內(nèi)容有機結(jié)合，難以有效提升工作效率，最終對文秘工作質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。同時在存在部分工作人員缺少自主學(xué)習(xí)意識，在工作中以完成任務(wù)為主要目標(biāo)，缺少提升自身水平和綜合素質(zhì)的意識，在工作過程中常以被動工作為主，難以為領(lǐng)導(dǎo)提供超前的文秘服務(wù)。

（三）文秘部門管理問題

機關(guān)文秘工作的復(fù)雜性需要相關(guān)部門對人員進行有效管理，科學(xué)分配工作，提高文秘工作人員積極性以及工作效率。在部分文秘部門常存在缺少合理人員規(guī)劃的問題，在工作過程中不能夠?qū)⒐ぷ餍首畲蠡?，對于文件種類和印刷時間等難以有效掌握和把控，最終對文秘工作的有效性和質(zhì)量造成不良影響[1]。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)具有一定的工作意識，認(rèn)真對待文秘工作，明確文秘工作特點和相關(guān)要求。

二、提高文秘工作效率和質(zhì)量的相關(guān)措施

（一）適當(dāng)調(diào)整文秘要求

企業(yè)機關(guān)對文秘工作的要求應(yīng)當(dāng)適度精簡，避免繁瑣的文件要求和多余的種類規(guī)劃。文秘工作對于機關(guān)工作的順利開展和進行而言具有一定作用，想要有效提升文秘工作效率和質(zhì)量，需要從文秘工作的要求方面開展。制定合理的文秘標(biāo)準(zhǔn)，對于不同類別的文件制定明確的要求，方便文秘工作的快速開展。對于時間要求較高的文秘工作可適當(dāng)合理的對文件質(zhì)量進行調(diào)整，在不影響工作的前提下最大化提升文秘工作效率。

（二）提升文秘工作人員工作意識

企業(yè)機關(guān)文秘工作人員需要具備超前的工作意識，在工作過程中積極主動，對工作內(nèi)容進行多方面的考量。主動學(xué)習(xí)相關(guān)知識和專業(yè)內(nèi)容，將學(xué)習(xí)到的知識與實際的工作相結(jié)合，有意識的提升自身工作綜合能力。文秘工作還需要相關(guān)人員具有服務(wù)精神，將工作化被動為主動，積極尋求工作內(nèi)容，采用積極科學(xué)的方式對工作進行劃分，有效提升工作效率。在工作中具備超前的服務(wù)意識，站在服務(wù)者的角度思考工作內(nèi)容，為機關(guān)未來的發(fā)展提供有力的貢獻。

（三）完善文秘部門管理工作

企業(yè)機關(guān)文秘部門應(yīng)當(dāng)對部門內(nèi)部管理予以重視，對文秘工作人員進行職業(yè)意識的教育，認(rèn)識到相關(guān)工作的重要性，同時對機關(guān)文件的保密性進行強調(diào)，保障機關(guān)工作的有效運行。相關(guān)管理人員需要對文秘工作進行科學(xué)合理安排和規(guī)劃，激勵工作人員積極主動完成文秘工作[2]。管理人員要對部門內(nèi)部的設(shè)備進行定時維護，將文秘設(shè)備進行報備，保障設(shè)備的安全合理使用，相關(guān)工作人員需要按照規(guī)定對機械進行操作。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)機關(guān)文秘工作效率的提升需要從多方面開展，主要對文秘工作的具體細(xì)節(jié)進行調(diào)整，同時需要在實踐過程中進行不斷的創(chuàng)新和改變。通過改變工作方式和管理模式，有效提升文秘工作效率和質(zhì)量。

參考文獻：

[1]李蓮.創(chuàng)新文秘管理，提高公文質(zhì)量——淺談公司協(xié)調(diào)工作管理平臺下的公文秘務(wù)工作[J].東方企業(yè)文化，2014（05）：135.

[2]職成權(quán).文秘管理信息系統(tǒng)在公司的建立與應(yīng)用[J].現(xiàn)代企業(yè)，2018（12）：25-26.