劉紅梅

摘 要：企業(yè)經(jīng)營管理中辦公室工作具有一定的綜合性、復(fù)雜性，積極應(yīng)用精細(xì)化管理制度，能夠保證辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化發(fā)展，對此文章結(jié)合辦公室管理精細(xì)化的重要性，對辦公室精細(xì)化管理存在問題和對策展開探討。

關(guān)鍵詞：辦公室;精細(xì)化;企業(yè)管理;辦公室工作

我國企業(yè)在發(fā)展的過程中，辦公室管理扮演著較為重要的角色，在精細(xì)化管理模式下能夠全面提升辦公室管理質(zhì)量，并且在此基礎(chǔ)上降低管理成本，促使辦公室管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。但是，企業(yè)在精細(xì)化管理背景下，辦公室管理質(zhì)量存在一些問題，不利于企業(yè)未來的良好發(fā)展，需要采取有效措施提升辦公室管理的質(zhì)量。

1 辦公室管理工作精細(xì)化及其必要性

辦公室管理工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變主要就是相對于常規(guī)管理模式而言，凸顯行政管理工作的精細(xì)化程度，確保各項任務(wù)都能夠得到深化和細(xì)化，尤其是在分工以及服務(wù)質(zhì)量方面，更是需要體現(xiàn)出較強(qiáng)精細(xì)化特點?；谵k公室管理工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變來看，其往往涉及了多個方面的具體要求。比如，針對辦公室管理工作組織方式、服務(wù)手段以及評價體系，都需要予以細(xì)化完善。深入剖析以往工作開展中存在的明顯缺陷和問題，進(jìn)而采取細(xì)化和優(yōu)化手段，保障各個行政管理人員各司其職，行政管理工作任務(wù)得到有序執(zhí)行。當(dāng)前，企業(yè)運(yùn)營發(fā)展面臨著越來越高的壓力，如此也就必然對于辦公室管理工作提出了較大挑戰(zhàn)。引入和踐行精細(xì)化管理模式，是適應(yīng)這一新形勢的需要，同時也是提升行政管理水平的有效手段。精細(xì)化的辦公室管理工作模式可以較好符合企業(yè)發(fā)展需求，能夠促使原有繁瑣雜亂的工作任務(wù)更為系統(tǒng)協(xié)調(diào)，不容易在具體工作執(zhí)行中產(chǎn)生混亂或者是遺漏局面，保障企業(yè)運(yùn)營管理更加有的放矢。從企業(yè)辦公室管理工作人員入手分析，精細(xì)化管理模式的踐行不僅僅可以促使其相應(yīng)工作效率得到明顯提升，工作中可以表現(xiàn)出更強(qiáng)的針對性和目的性，避免了以往責(zé)任混亂或者是工作流程繁雜帶來的嚴(yán)重工作阻力，對于有效提升行政管理人員工作能力以及綜合素質(zhì)同樣也具備理想價值。

2 精細(xì)化管理視角下辦公室管理存在的問題

1）權(quán)責(zé)不統(tǒng)一。一些企業(yè)在辦公室管理的過程中，會出現(xiàn)權(quán)責(zé)不統(tǒng)一問題，致使在管理期間產(chǎn)生沖突，主要因為管理人員責(zé)任意識偏低，在解決管理問題的過程中，很難尋找到有效的管理方法，只是將管理問題匯報上級。此外，不同部門之間沒有高效的溝通與交流，并未明確辦公室管理人員自身工作范圍，導(dǎo)致崗位職責(zé)無法確定，以至于出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象，從而難以提高辦公室管理質(zhì)量。

2）企業(yè)的綜合能力不強(qiáng)。因為企業(yè)辦公室管理人員的素質(zhì)不一樣，有一部分員工習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的工作方法，但是工作效率極低，在一定程度上很難適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公節(jié)奏以及現(xiàn)代化的技術(shù)，其個人素質(zhì)與精益化管理的要求還存在很大的差距[1]。

3）缺乏科學(xué)量化的管理方式。憑經(jīng)驗來進(jìn)行管理工作，管理人員的工作概念模糊籠統(tǒng)，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無從談精細(xì)、創(chuàng)新。績效考核制度缺乏考核執(zhí)行，在具體的實踐工作中落實不具體。對工作人員的評價過于片面，難以調(diào)動員工的積極性，增加了管理工作的壓力。對于不同崗位，大多也沒有做到具體情況具體分析。很多辦公室管理工作在績效考核制度的貫徹和落實過程中存在一些問題，導(dǎo)致績效考核制度形同虛設(shè)，不能達(dá)到獎勵和處罰的效果。

3 精細(xì)化管理視角下辦公室管理策略分析

1）制度化推動精細(xì)化。企業(yè)應(yīng)在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上提升管理水平，落實精細(xì)化思想，以此使管理人員從思想上認(rèn)識到管理的重要性，這也需要以科學(xué)的制度管理作為保障。此外，在辦公室管理的過程中，還應(yīng)定期或不定期分析與總結(jié)日常管理經(jīng)驗，并形成一套規(guī)范化的工作制度，這對提高辦公室管理人員精細(xì)化水平具有較大的促進(jìn)作用，比如在辦公室會議管理的過程中，需要將會議目的、會議申請以及意義等環(huán)節(jié)歸納成一套會議管理體系，為后續(xù)會議管理質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

2）權(quán)責(zé)制度的精細(xì)化。權(quán)責(zé)制度對于該項工作極為關(guān)鍵，也是必不可少的一環(huán)，如果能夠促使權(quán)責(zé)制度具備較強(qiáng)精細(xì)化特點，必然也就可以推動各項具體工作執(zhí)行的精細(xì)化?；诖?，在未來辦公室管理工作精細(xì)化改革中，需要重點落實定崗定責(zé)工作。首先，要對辦公室管理工作進(jìn)行全面分析，明確該項工作涉及的所有工作任務(wù)和崗位職責(zé)，在該過程中充分利用精細(xì)化理念，保障所有責(zé)任都可以得到細(xì)化，避免任何遺漏和疏忽。在此基礎(chǔ)上，工作崗位的設(shè)置需求也就得以明確，從不同工作任務(wù)的屬性入手進(jìn)行聚類，進(jìn)而根據(jù)聚類結(jié)果設(shè)置工作崗位，構(gòu)建工作人員和工作崗位的匹配關(guān)系。同時，也就可以明確具體職責(zé)界定，保障工作人員可以各司其職。在崗位職責(zé)得到明確和細(xì)化后，相應(yīng)責(zé)任制度也就能夠表現(xiàn)出較強(qiáng)精細(xì)化效果，有助于推動各個崗位工作人員按照精細(xì)化職責(zé)要求落實自身任務(wù)[2]。

3）完善企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展過程中較為重要的部分，能夠提高工作人員的積極性，并增強(qiáng)其歸屬感，因此進(jìn)行辦公室管理工作時應(yīng)該融入文化建設(shè)，從而提高工作人員的歸屬感與凝聚力。在日常工作中，應(yīng)開展相關(guān)文化活動，宣傳辦公室管理精神，同時為管理人員營造一個良好的工作氛圍。除此之外，關(guān)注管理人員自身思想活動，并通過會議、年會的方式對管理價值觀念進(jìn)行充分解讀和宣傳，工作人員在總結(jié)的過程中，能夠?qū)ψ陨硇袨檫M(jìn)行約束，可使辦公室管理質(zhì)量得到提升。

4）業(yè)務(wù)流程化。由于辦公室內(nèi)務(wù)工作非常多，所以要想實現(xiàn)精細(xì)化管理，就必須要根據(jù)所有服務(wù)對象、內(nèi)容與重點的不同，實施科學(xué)的劃歸，同時樹立起來相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，有效落實業(yè)務(wù)的基本流程，進(jìn)而保證責(zé)任到人、任務(wù)到崗。比如在信息傳送工作上，就需要明確約稿、編寫、審核、復(fù)審、簽發(fā)以及反饋等多個步驟與基本方式，同時構(gòu)建相應(yīng)的工作制度，嚴(yán)禁出現(xiàn)不按照流程辦事的情況，因此建立起來各司其職、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的工作環(huán)境，最終提升工作效率和質(zhì)量。

5）多渠道進(jìn)行教育。企業(yè)在進(jìn)行思想政治教育時，需要注意以員工為主體，多渠道地進(jìn)行教育。在進(jìn)行此項工作過程中，應(yīng)該把員工當(dāng)做家人、朋友，讓員工能在此項工作中感受到企業(yè)的良苦用心，從而做好自己的本職工作，并不斷提升自身的能力。一方面，企業(yè)可以在日常列會時，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工嘉獎。為其他的員工起模范作用，讓其他員工能向其學(xué)習(xí)，不斷提高自身的思想政治覺悟，進(jìn)而全身心地投入到工作當(dāng)中。另一方面，企業(yè)要為員工提供豐厚的待遇。這包括精神和物質(zhì)方面，想員工之所想，讓員工有能有動力、無憂慮地工作。

6）實行企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化結(jié)合發(fā)展。企業(yè)辦公室的管理工作會牽涉到企業(yè)的很多部門，復(fù)雜的工作環(huán)境對于精細(xì)化管理影響非常大，如果要想做好辦公室管理工作，就需要對于辦公室的日常工作進(jìn)行合理的規(guī)劃，制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)來權(quán)衡精細(xì)化管理，而精益化管理工作高的前提條件就是合理的工作規(guī)劃。

4 結(jié)語

綜上所述，未來辦公室管理工作優(yōu)化發(fā)展中，精細(xì)化管理模式的引入極為必要，需要在今后的工作中，重點圍繞思想認(rèn)識、權(quán)責(zé)制度、企業(yè)文化建設(shè)與業(yè)務(wù)流程化多方面實現(xiàn)企業(yè)辦公室管理的為精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。為建設(shè)“安全、優(yōu)質(zhì)、高效、智能化特大型煤炭洗選加工基地”的愿景目標(biāo)而努力奮斗。

參考文獻(xiàn)

[1]彭黎明.實現(xiàn)辦公室管理精細(xì)化的思路與對策研究[J].知識經(jīng)濟(jì)，2019（25）：40+42.

[2]顏霞.探討工程企業(yè)辦公室管理精細(xì)化的思路與對策[J].建材與裝飾，2019（10）：172-173.