張卓群

摘 要：本文通過對信息技術對檔案管理工作的重要性進行深入分析，結合勘察設計單位實際情況，探討科學的信息化建設策略，通過完善現(xiàn)有的檔案管理機制，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，對信息技術進行科學的應用，推動檔案管理水平的提升，為單位的發(fā)展提供有效的支持。

關鍵詞：勘察設計單位;檔案管理;信息化建設

1 引言

信息技術在社會生產(chǎn)生活的廣泛應用，使得生產(chǎn)管理模式發(fā)生了很大的變化，而隨著單位業(yè)務范圍和專業(yè)水平的不斷提升，檔案工作作為單位管理活動的關鍵組成，對單位的發(fā)展起到重要的推動作用。特別是作為勘察設計單位來說，檔案工作具有較強的專業(yè)性，需要對業(yè)務范圍內(nèi)的勘察設計相關資料信息進行全面的收集，以作為相關業(yè)務或項目建設的關鍵技術憑證，為項目施工提供有效的指導和支持。而信息技術在檔案工作中的高效利用，能夠通過對單位實際工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料的全面收集，形成完善的檔案資料，并利用網(wǎng)絡途徑實現(xiàn)資料的共享，與經(jīng)營活動形成有效的結合，為相關職能部門的工作開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)，對經(jīng)營管理活動形成有效的推動作用。

2 信息化建設對勘察設計單位檔案管理工作的影響

2.1 推動管理制度的完善

隨著勘察設計單位業(yè)務范圍和工作量的不斷增大，單位經(jīng)營管理中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)資料，對檔案工作提出了更高的要求，能夠結合單位實際經(jīng)營情況，對資料進行詳盡的收集，并形成全面的檔案，進行妥善的保存，并為單位管理活動提供便利的查詢調(diào)閱等服務。而信息技術的合理應用，能夠為檔案的形成過程提供有效技術支持，并能夠結合實際管理情況和檔案管理需求，形成完善的信息化管理機制，對管理流程進行科學的規(guī)范，保證資料的全面收集，并借助數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，對資料信息進行有效的復核，保證檔案的真實性。同時能夠?qū)芾砘顒拥母鱾€環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)管，保證相關管理制度能夠得到切實落實，實現(xiàn)管理水平的提升。[1]

2.2 提升管理效率

勘察設計單位的業(yè)務活動具有較強的專業(yè)性，而隨著管理單位業(yè)務水平的不斷提升，在工作中形成的資料信息也在發(fā)生著變化，已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料形式已經(jīng)向電子化的形式轉(zhuǎn)變，資料的種類和數(shù)量也在不斷增多。同時隨著技術水平的提升和專業(yè)設備的廣泛應用，使得工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不斷增多，嚴重影響管理效率。而信息技術的應用，能夠?qū)n案資料進行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，利用電子化的存儲形式，提升存儲的安全性。同時利用網(wǎng)絡傳輸途徑，實現(xiàn)信息資料的高速傳遞，實現(xiàn)檔案管理活動的高效運行。

3 勘察設計單位檔案管理實現(xiàn)信息化建設的原因分析

隨著勘察設計單位的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能滿足單位經(jīng)營管理工作的需求，依靠傳統(tǒng)的管理手段，無法對數(shù)量不斷增長的資料信息進行及時的處理，管理效率較低，對企業(yè)發(fā)展和正常運行形成不利影響。同時當前的檔案管理工作重視對資料的整理和保存，不能認識到對檔案的價值，使用效率較低，只是提供簡單的查詢和調(diào)用服務，不能對資料的價值進行充分的挖掘。而信息技術的應用，能夠?qū)鹘y(tǒng)的管理流程進行科學轉(zhuǎn)變，借助技術優(yōu)勢，實現(xiàn)管理效率的提升，并對資料信息進行科學的整理分析，對企業(yè)的發(fā)展和管理決策的制定提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。[2]

4 完善勘察設計單位檔案管理信息化建設的措施

4.1 完善管理機制

單位要對檔案管理工作的重要性形成有效的認識，隨著市場競爭壓力的不斷增大，單位管理層要加強對檔案信息化建設提供有效的指導和支持，充分協(xié)調(diào)相關職能部門，對檔案工作形成重視，嚴格按照相關管理規(guī)定，保證資料的收集整理過程能夠按照相應的標準，進行全面的收集和及時的傳遞，保證資料的準確性。同時要建立完善的管理工作流程，對具體工作過程形成有效的規(guī)范，并對傳統(tǒng)的管理工作進行信息化的轉(zhuǎn)變，充分利用計算機等信息設備，實現(xiàn)管理自動化程度的提升。要加強對管理活動的監(jiān)管，利用網(wǎng)絡途徑，對檔案的資料收集、整理、存儲和使用過程進行全程監(jiān)督，保證管理活動能夠按照規(guī)章制度進行高效推進。

4.2 加強隊伍建設

檔案管理部門要加強管理隊伍建設，當前大多數(shù)的管理人員缺乏專業(yè)的管理知識，不能結合單位的發(fā)展形勢進行相關專業(yè)知識的主動學習提升，對單位的實際業(yè)務情況缺乏有效的了解，不能對管理工作形成有效的調(diào)整。同時管理人員缺乏相應的信息技術能力，不能對信息化的管理過程進行有效的執(zhí)行，缺乏信息化的管理理念，不能保證管理活動的高效推進。這就要求管理部門要加強對工作人員的培訓教育，結合單位實際需求，進行針對性的培訓工作規(guī)劃和部署，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術水平。同時要建立完善的考評機制，結合具體的崗位工作，制定完善的考核標準，對工作效果進行公正客觀的評價，并完善激勵政策，將考評結果與工作人員的薪資待遇和職位晉升相結合，提升其工作積極性和責任心，保障管理工作的高效開展。同時要提升福利保障水平，為工作人員提供良好的晉升渠道，提升對優(yōu)秀人才的吸引力，充實管理隊伍，提升整體的管理水平。[3]

4.3 建立信息化管理平臺

檔案管理部門要結合單位檔案工作的實際情況，建設完善的信息化管理平臺，對管理工作流程進行科學整合，實現(xiàn)管理效率的提升。利用網(wǎng)絡途徑，實現(xiàn)對單位業(yè)務和管理活動的全面覆蓋，保證檔案資料能夠進行全面高效的收集。要利用先進信息技術，加強對資料信息的分析處理水平，充分挖掘資料的關鍵內(nèi)容，對有價值的信息進行及時的提取，并對資料內(nèi)容進行詳細的比對，保證數(shù)據(jù)的真實性。同時要加強與單位信息平臺的對接，為管理決策的制定和相關職能部門的管理活動提供有效的數(shù)據(jù)支持。要利用網(wǎng)絡途徑，實現(xiàn)檔案資料的遠程查詢和調(diào)用等操作，并制定完善的權限認定機制，使用者能夠根據(jù)自身權限進行相應的操作，提升檔案使用效率。

5 結語

檔案管理工作是勘察設計單位管理活動的重要組成，管理部門要科學利用信息技術，對管理流程進行優(yōu)化，建立完善的信息化管理平臺，提升檔案管理和使用效率，促進單位的快速健康發(fā)展。

參考文獻

[1]孫蔚.“互聯(lián)網(wǎng)+”視角下加強檔案信息化安全建設的策略[J].辦公室業(yè)務，2019（22）：93-93.

[2]劉亞蓮.基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析[J].農(nóng)家參謀，2019（12）：292-292.

[3]孫曉蕾.淺談檔案管理信息化的建設與發(fā)展研究[J].南風，2016（09Z）：134-134.