張亞沖

摘 要：人力資源和社會保障部門檔案管理工作覆蓋范圍廣且內(nèi)容繁瑣，例如員工檔案信息存儲，員工職業(yè)資格證書管理，人事調(diào)動，工資管理審核等。由此可見，該項工作直接影響著社會關(guān)系平穩(wěn)與民生國計的平衡發(fā)展，加快現(xiàn)代化社會的可持續(xù)發(fā)展進程。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會保障部門;檔案管理

現(xiàn)如今社會競爭趨勢較為猛烈，人才的稀缺和競爭導致人力資源研發(fā)及管理逐漸衍生成一項極為關(guān)鍵的統(tǒng)計工作，在社會領(lǐng)域和企業(yè)內(nèi)部占據(jù)重要地位。盡管人力資源和社會保障部門對人才管理意義有深入了解，然而伴隨時代進步與社會競爭的持續(xù)深化，人力資源管理及保障開始被人忽視，根本原因是部門對其發(fā)展不重視以及系統(tǒng)升級造成的技術(shù)困擾。

1 檔案管理工作內(nèi)容改革

1）檔案采集與整理。以傳統(tǒng)檔案為例，紙質(zhì)檔案占大多數(shù)，員工日常工作內(nèi)容是采集、歸納和保存檔案信息。但是對于檔案管理流程來說，員工并不熟悉管理流程。截止到目前，網(wǎng)絡信息化時代發(fā)展迅猛，員工可通過創(chuàng)新型技術(shù)來收集和記錄檔案搜集和清理全過程，該環(huán)節(jié)的檔案信息資料不但體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案中，還會通過電子檔案形式充分體現(xiàn)[1]。

2）保存檔案進度。傳統(tǒng)檔案存儲工作難度較大，需持續(xù)引入人力資源和財力資源，由于檔案數(shù)量較多，縱使檔案管理流程繁瑣。對于傳統(tǒng)檔案管理而言，需要投入的成本資金較多，因此要加大檔案管理力度。如今我國網(wǎng)絡行業(yè)持續(xù)發(fā)展，社會各個領(lǐng)域?qū)n案的關(guān)注度越來越高，檔案應用頻率逐漸提升，對于傳統(tǒng)檔案管理模式來說，已無法適應時代發(fā)展，嚴重阻礙檔案管理運行?；诖耍瑒?chuàng)建新型檔案管理工作流程，最大限度滿足社會發(fā)展要求。所以，利用高新技術(shù)來管理和維護檔案，從根本上提高檔案有效性與嚴肅性。

3）檔案管理工作創(chuàng)新。以傳統(tǒng)檔案管理為依據(jù)，其核心店是實體檔案管理，需要檔案管理在平時工作過程中，全面落實檔案信息內(nèi)容備份，定期對管理系統(tǒng)進行改革與創(chuàng)新。對于傳統(tǒng)檔案管理工作來講，通常是借助工作人員加以管制，因此降低了隨意訪問與信息內(nèi)容被修改等事件的發(fā)生頻次。

2 人力資源和社會保障部門檔案管理工作難點

1）系統(tǒng)內(nèi)部中的檔案數(shù)字化管理較為薄弱。隨著現(xiàn)代化科技信息時代的飛速發(fā)展，不僅為人類工作生活提供便利，同時也讓整個世界變得豐富多彩。對此人力資源需創(chuàng)建相應的軟件管理和系統(tǒng)策劃，從根本上加強人力資源管理效率，減少管理工作量，避免因為信息過量而導致檔案管理內(nèi)容丟失，減少失誤情況的發(fā)生。如今的人力資源管理已漸漸摒棄傳統(tǒng)手工檢索，開始通過計算機完成檢索，從而衍生成數(shù)據(jù)資料庫[2]。站在整體角度分析，數(shù)字化管理建設依舊缺乏準確性和編制化，如少數(shù)員工的資料信息依然會產(chǎn)生檢索步驟復雜或資料遺失情況，人力資源信息更新速度較慢，無法完成預期更新目標。另一方面，后臺數(shù)據(jù)庫卷宗未完全使用數(shù)字化檔案管理模式，人力資源和社會保障部門依然以書面形式記載職員信息，不僅占據(jù)空間，還增加了檢索難度。

2）數(shù)據(jù)庫管理缺乏統(tǒng)一性。如今信息技術(shù)占據(jù)一定的市場地位，檔案管理也逐漸從手工檢索發(fā)展成計算機輔助檢索模式，然而人力資源和社會保障部門檔案管理內(nèi)部數(shù)據(jù)庫因為受外界因素的干擾，時至今日未制定完善的規(guī)章制度，針對已開發(fā)的軟件其實用性非常差，最大限度的提高了系統(tǒng)之間的聯(lián)網(wǎng)難度。

3）檔案自行管理事件較為頻繁。鑒于人力資源和社會保障部門工作內(nèi)容繁重，并且部門不同管理機制也不同，差異性相對明顯，因此少數(shù)部門對口業(yè)務人力資源自行管理檔案事件頻繁發(fā)生。該自行管理人力資源企業(yè)主要包含農(nóng)保保險檔案室、就業(yè)管理檔案室和勞動檢查檔案室。因為市場上就業(yè)人員數(shù)量較多，所以自行管理人力資源檔案中的就業(yè)管理檔案室比較多，缺乏系統(tǒng)性管理導致多數(shù)就業(yè)者在就業(yè)檔案清理和總結(jié)中產(chǎn)生問題，檔案遺失情況較為嚴重，限制了就業(yè)發(fā)展。

4）人事檔案內(nèi)容完缺乏完整性。在收集人事檔案過程中，人力資源和社會保障部門依舊使用傳統(tǒng)采集規(guī)則，其中涉及個人簡歷、考核檢查、教育水平、審核材料等。除此之外，還附帶其它相關(guān)素材。雖然包括多方面的內(nèi)容信息，然而鑒于企業(yè)用人思想的轉(zhuǎn)換，多數(shù)企業(yè)會關(guān)注人才的技術(shù)水平、管理水平、綜合素質(zhì)、個性化發(fā)展，然而現(xiàn)階段檔案管理并未融入此內(nèi)容。

3 人力資源和社會保障部門檔案管理工作認識

1）優(yōu)化檔案管理安全保密體系。檔案信息包括個人信息和組織信息，不管是哪一種，都要對信息進行嚴格保密，如果這些信息資料不慎丟失，極有可能被違法集團所使用，直接威脅檔案者的安危，基于此，應創(chuàng)建完整的檔案管理保密制度，并且突出其安全性。檔案分類不同，所具備的保密形式與級別不同，應用權(quán)限也要有對應的制度體系作為引導，為信息的安全性提供保障。在平時工作過程中，員工必須端正其態(tài)度，按照規(guī)范標準開展工作，只有在使用時才可開啟信息庫，結(jié)束使用后需盡快關(guān)閉，以免發(fā)生信息泄漏事件。一方面，派遣專業(yè)技術(shù)團隊為檔案實施加密設置，按時排查和檢修辦公設備，發(fā)現(xiàn)問題馬上解決;另一方面，引入大量安保人員，重點保護存放重要資料的場地。

2）引入大量辦公設備。檔案管理工作為了能夠全面向數(shù)字化進攻，需具備的先決條件是擁有先進的辦公設施，所以人力資源和社會保障局應深層次調(diào)查，仔細聆聽專家和員工的想法和建議，大量引入符合人力資源和社會保障局的現(xiàn)代化辦公要求的設施?？茖W推斷引入辦公設備的資金費用，充分體現(xiàn)成本資金的價值意義，盡量使用高質(zhì)量設備，加快人力資源和社會保障局的發(fā)展進程。一方面，增加與其他企業(yè)的合作次數(shù)，同其他企業(yè)產(chǎn)生聯(lián)動效應，在使用最低價格購買辦公設備時，還能推動企業(yè)發(fā)展，同時帶動本區(qū)域經(jīng)濟建設發(fā)展。另一方面，在調(diào)整和優(yōu)化辦公設備的過程中，應始終貫徹經(jīng)濟、綠色、可持續(xù)發(fā)展原則，通過示范的方式，有力推動全市經(jīng)濟持續(xù)健康發(fā)展。

3）創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系。結(jié)合現(xiàn)階段社會經(jīng)濟發(fā)展趨勢來講，未來應以檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展趨勢為主，所以人力資源和社會保障局需要創(chuàng)建健全的數(shù)字化檔案管理制度，使得信息資源能夠得到共享，從根本上加強檔案應用效率及質(zhì)量，從而為廣大群眾和社會群體提供優(yōu)質(zhì)服務。在此環(huán)節(jié)，人力資源和社會保障局的硬件購買、軟件配置都要意見統(tǒng)一，選擇最佳的工作方式，盡可能符合標準化要求，為建立健全、嚴謹?shù)臋n案管理制度奠定基礎[3]。以此同時，針對大批量需要規(guī)整和保存的資料信息，應使用雙服務器備份檔案;根據(jù)檔案資料性質(zhì)不同等特征，安裝機密等級高的程序編碼同時加強機密保護力度;依據(jù)各類工作系統(tǒng)操作權(quán)限，需要派遣相關(guān)人員并擬定有效的規(guī)章制度，突出工作嚴肅性特點。此外，嚴格控制所保存檔案的電子載體質(zhì)量，在平時工作中提高防火、防潮質(zhì)量，徹底清除不良隱患，從而打造健康的工作氛圍，提高工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，有效落實人力資源和社會保障局人員檔案管理工作是必須要做的事情，在具體實施中，應深入且全面的掌握時代發(fā)展特征與訴求，引入先進的現(xiàn)代化技術(shù)，逐步提升人員檔案管理工作嚴肅性與實時性，加強人力資源和社會保障局檔案服務水平，從而提高檔案信息使用效率。

參考文獻

[1]孫偉.淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2018（05）：277-278.

[2]薛克鳳.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（1）：78-79.

[3]李清華.人力資源和社會保障檔案管理的方法及應用[J].蘭臺世界，2018（s1）：255-256.