楊慶波

摘 要：嚴(yán)重的自然災(zāi)害除了會(huì)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失以外，也嚴(yán)重威脅著檔案館檔案的安全。嚴(yán)重的自然災(zāi)害如地震和震后暴雨造成的檔案損失往往十分巨大，譬如，汶川地震和玉樹地震分別對(duì)四川省和青海省的檔案造成了十分嚴(yán)重?fù)p失。除此之外，我國(guó)近年火災(zāi)頻發(fā)這都可能威脅到檔案館的檔案安全。在經(jīng)歷過檔案的重大損失事件之后，檔案館如何對(duì)災(zāi)害進(jìn)行預(yù)防以及如何在緊急情況下保證檔案的安全，成為當(dāng)前檔案工作研究中的重點(diǎn)。本文先對(duì)檔案館災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急管理策略的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出相關(guān)改進(jìn)措施，來滿足檔案管理的需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案館;災(zāi)害預(yù)防;應(yīng)急管理

1 當(dāng)前檔案館災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急管理中存在的問題

1.1 檔案館災(zāi)害預(yù)防中存在的問題

當(dāng)前檔案館災(zāi)害預(yù)防存在的問題主要分為兩方面：一是災(zāi)害預(yù)防評(píng)估機(jī)制的不完善;二是檔案館檔案管理的不科學(xué)。

1）檔案館災(zāi)害預(yù)防評(píng)估機(jī)制的不完善。我國(guó)對(duì)于檔案館的安全建設(shè)問題起步較晚，對(duì)檔案館安全建設(shè)的研究大概興起在汶川和玉樹重大自然災(zāi)害后。當(dāng)前我國(guó)的檔案館的災(zāi)害預(yù)防和評(píng)估機(jī)制雖然正在快速的發(fā)展，但仍然存在較多的問題，評(píng)估的內(nèi)容較為單一且流于表面，沒有對(duì)潛在的危險(xiǎn)因素進(jìn)行充足的考慮。

2）檔案館檔案管理的不科學(xué)。檔案館的基本工作就是維護(hù)檔案的完整，但當(dāng)前我國(guó)一些地方對(duì)檔案管理的重視程度不高，從而使檔案館檔案管理工作的科學(xué)合理性得不到保障。在對(duì)檔案館管理的過程中沒有實(shí)行科學(xué)有效地管理，沒有針對(duì)重要程度不同的檔案進(jìn)行分級(jí)管理，檔案管理分散、收集不全。這都為檔案館的檔案的安全埋下了隱患，一旦爆發(fā)災(zāi)害，檔案館受到這樣不科學(xué)管理的影響，往往無法第一時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行搶救工作，從而導(dǎo)致很大的損失。

1.2 檔案館應(yīng)急管理中存在的問題

自2008年汶川大地震以來我國(guó)雖然對(duì)檔案館的災(zāi)害預(yù)防機(jī)制進(jìn)行了一定的研究和實(shí)驗(yàn)，但對(duì)檔案應(yīng)急管理措施的研究還沒有得到充分的重視，且現(xiàn)有的檔案應(yīng)急管理研究大多著重于對(duì)存量檔案的應(yīng)急管理，而忽視了對(duì)增量檔案的應(yīng)急管理。同時(shí)對(duì)檔案的備份措施的重視程度也不夠，導(dǎo)致很多重要的檔案被災(zāi)害摧毀后無法恢復(fù)。

2 檔案館災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建和完善

2.1 檔案館災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建原則

對(duì)可能發(fā)生的災(zāi)害進(jìn)行全面和持續(xù)的監(jiān)控和預(yù)警可以有效降低災(zāi)害對(duì)檔案館的危害。為了確保檔案館災(zāi)害預(yù)警機(jī)制可以切實(shí)的發(fā)揮作用，就要遵循相應(yīng)的原則完成對(duì)其的構(gòu)建。檔案館災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建應(yīng)遵循以下原則：依法管理原則;及時(shí)性原則;創(chuàng)新性原則;實(shí)用性原則。

為了確保檔案館災(zāi)害預(yù)警機(jī)制依法管理的原則，應(yīng)當(dāng)首先對(duì)當(dāng)前有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行完善，從而對(duì)其預(yù)警機(jī)制的具體機(jī)構(gòu)和職能以及相應(yīng)的責(zé)任作出明確的劃分，來保障檔案館災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的順利運(yùn)行。及時(shí)性原則，則是要保障檔案館災(zāi)害預(yù)警工作的時(shí)效性，如確保相關(guān)工作人員可以有效快速地完成對(duì)災(zāi)害信息的收集和傳遞，從而為檔案館的預(yù)防和應(yīng)急工作的決策提供依據(jù)。創(chuàng)新性原則，是要求檔案館對(duì)以前過于繁雜且實(shí)用性不高的工作方式進(jìn)行變革，加強(qiáng)檔案館內(nèi)各個(gè)部門的溝通和交流，從而為預(yù)警機(jī)制的敏銳性提供保障。災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的目的就是防止檔案館的檔案受到損失，所以實(shí)用性指的就是預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建一定要可以滿足自身功能的發(fā)揮。在具體的執(zhí)行過程中，一切也應(yīng)遵循實(shí)用性進(jìn)行，不能為了創(chuàng)新而創(chuàng)新，為了執(zhí)行預(yù)案而執(zhí)行。

2.2 檔案館災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

檔案館災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指的就是根據(jù)可能發(fā)生的災(zāi)害的強(qiáng)度和范圍以及持續(xù)時(shí)間來對(duì)檔案館的損傷程度進(jìn)行推測(cè)。檔案館災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在檔案館預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建和完善中發(fā)揮著較為重要的作用，它可以為檔案館預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建和完善提供一定的參考，從而使其更加科學(xué)。在進(jìn)行評(píng)估時(shí)通常分別對(duì)災(zāi)害的強(qiáng)度范圍、大小、持續(xù)時(shí)間和產(chǎn)生衍生災(zāi)害的可能性進(jìn)行打分，并最終將其匯總來確認(rèn)災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。在這個(gè)過程要堅(jiān)持實(shí)事求是，綜合對(duì)各方因素進(jìn)行考量，只有這樣才能確保災(zāi)害評(píng)估最終結(jié)果的科學(xué)性，進(jìn)而為災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建提供支持。

2.3 預(yù)警系統(tǒng)的構(gòu)建

檔案館災(zāi)害預(yù)警機(jī)制的目的在于減少災(zāi)害對(duì)檔案的損害，而一套實(shí)時(shí)的預(yù)警系統(tǒng)可以使檔案館及時(shí)地對(duì)災(zāi)害作出響應(yīng)，控制其發(fā)展減少損失。預(yù)警系統(tǒng)的一般分為四部分，分別是監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、匯集分析系統(tǒng)、警報(bào)系統(tǒng)和預(yù)控系統(tǒng)。監(jiān)測(cè)系統(tǒng)一由人工巡查和電子監(jiān)控兩部分構(gòu)成，災(zāi)害發(fā)生后先被監(jiān)測(cè)系統(tǒng)監(jiān)測(cè)到，然后反饋到相關(guān)人員和匯集分析系統(tǒng)，再由匯集分析系統(tǒng)對(duì)災(zāi)害的等級(jí)進(jìn)行判斷并將判斷信息傳輸?shù)骄瘓?bào)系統(tǒng)和預(yù)控系統(tǒng)，最后警報(bào)系統(tǒng)發(fā)出相應(yīng)的警報(bào)而預(yù)控系統(tǒng)則啟動(dòng)相應(yīng)的預(yù)案，第一時(shí)間對(duì)災(zāi)害進(jìn)行處理，從而最大程度上降低災(zāi)害對(duì)檔案館的影響。

3 檔案館的應(yīng)急管理研究

在發(fā)生重大災(zāi)害或事件時(shí)，檔案館的應(yīng)急管理通常被分為兩部分：一是檔案館存量檔案的應(yīng)急管理，存量檔案指的是當(dāng)前社會(huì)正在保存的具有一定保存價(jià)值的檔案;二是檔案館增量檔案的應(yīng)急管理，增量檔案指的是在災(zāi)害或重大事件發(fā)生后的應(yīng)對(duì)過程形成的具有保存價(jià)值的檔案。

3.1 存量檔案的應(yīng)急管理

存量檔案相對(duì)于增量檔案的特點(diǎn)在于數(shù)量十分龐大，且種類十分復(fù)雜，不僅涉及國(guó)家機(jī)構(gòu)還涉及企業(yè)和個(gè)人，雖然增量檔案的豐富為檔案價(jià)值的挖掘和利用提供了基礎(chǔ)，但同時(shí)也使其保存面臨著更大的困難。在汶川地震中，檔案館就由于沒有合理的預(yù)警機(jī)制和科學(xué)的應(yīng)急管理措施最終導(dǎo)致了90萬卷檔案的損失。存量檔案的數(shù)量十分龐大這就注定了無法對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一全面的異地備份，當(dāng)前對(duì)存量檔案管理最合適的方法是根據(jù)不同檔案的重要程度不同建立分級(jí)管理，并在分級(jí)管理機(jī)制的基礎(chǔ)上進(jìn)行異地備份。同時(shí)，檔案館可以對(duì)自身所保存的災(zāi)害或重大事件檔案進(jìn)行分析，盡力相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，從而學(xué)習(xí)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，提升自身應(yīng)對(duì)突發(fā)災(zāi)害或事件的能力。

3.2 增量檔案的管理

災(zāi)害及重大事件發(fā)生的特性和造成的影響特點(diǎn)就決定了增量檔案的豐富性、復(fù)雜性和分散性。當(dāng)災(zāi)害發(fā)生時(shí)對(duì)于災(zāi)害的記錄方式往往十分多元，內(nèi)容質(zhì)量往往也參差不齊，而其載體也具有一定的差異，這些特點(diǎn)使增量檔案的管理和存量檔案的管理存在很大的區(qū)別。當(dāng)前檔案館的增量檔案應(yīng)急管理中最需要解決的問題就是責(zé)任和職能范圍劃分不明確，由于責(zé)任和職能劃分范圍的不明確在災(zāi)害發(fā)生時(shí)，檔案館的增量檔案管理工作常常發(fā)生無人負(fù)責(zé)無人指揮的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了增量檔案的收集和移交工作的順利進(jìn)行。在完善增量檔案的應(yīng)急管理時(shí)除了要對(duì)責(zé)任和職能范圍進(jìn)行明確，還需要對(duì)災(zāi)害和重大事件的特性進(jìn)行分析，進(jìn)而對(duì)增量檔案進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化分類和管理，使增量檔案的應(yīng)急管理更加科學(xué)有序。

4 小結(jié)

綜上所述，為了防止?jié)撛诘奈C(jī)造成檔案的損失，檔案館應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)災(zāi)害的預(yù)防，并制定完善的緊急狀態(tài)下的管理措施，從而充分為檔案的安全進(jìn)行保障。同時(shí)，要確保檔案工作的合理性，將檔案分級(jí)管理制度進(jìn)行完善并落實(shí)，注重推進(jìn)對(duì)重要檔案的多重備份工作的進(jìn)行，進(jìn)而全方位為檔案的安全提供保障。

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