胡志琴

摘 要：安徽省駟馬山引江工程管理處作為一個(gè)基層水管事業(yè)單位，近30年來(lái)圍繞檔案管理水平的提升目標(biāo)，重點(diǎn)采取 “四個(gè)注重”措施，即注重思想觀(guān)念引領(lǐng)、注重人財(cái)物投入、注重制度建設(shè)、注重開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揚(yáng)釘釘子精神，堅(jiān)持不懈地開(kāi)展探索與實(shí)踐，文章總結(jié)了他們的做法和經(jīng)驗(yàn)，值得基層單位檔案工作參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高質(zhì)量發(fā)展;經(jīng)驗(yàn)做法;基層單位

安徽省駟馬山引江工程管理處是安徽省水利廳直屬事業(yè)單位，成立于1972年，承擔(dān)著安徽省最大的提水農(nóng)業(yè)灌區(qū)-駟馬山灌區(qū)的建設(shè)和管理工作，直接服務(wù)于“三農(nóng)”。自上世紀(jì)九十年代以來(lái)，該處圍繞檔案管理水平的提升，持續(xù)開(kāi)展探索與實(shí)踐，取得了良好的成效，1992年在安徽省率先達(dá)到科技事業(yè)單位國(guó)家二級(jí)水平，1997年又在安徽省率先達(dá)到國(guó)家一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，2012年達(dá)到安徽省檔案局機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)新時(shí)代，該處按照檔案高質(zhì)量發(fā)展的總目標(biāo)，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)釘釘子精神，進(jìn)一步采取措施提升檔案管理水平，2018年順利通過(guò)省目標(biāo)管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審認(rèn)定，并于2017-2019年連續(xù)3年獲單位駐地政府馬鞍山市檔案目標(biāo)管理考核“優(yōu)秀”單位稱(chēng)號(hào)。

1 注重觀(guān)念引領(lǐng)，為檔案管理水平提升奠定思想保證

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，沒(méi)有思想的引領(lǐng)，就不可能有行動(dòng)的堅(jiān)定。這是近30年來(lái)該處提升檔案管理水平的首要體會(huì)。

1.1 處黨政領(lǐng)導(dǎo)班子先行學(xué)習(xí)，示范引領(lǐng)

該處成立后，面對(duì)繁重的建設(shè)和管理任務(wù)，檔案工作一度曾經(jīng)被忽略，文件材料散亂堆放，致使有關(guān)重要材料丟失，給工作造成了嚴(yán)重的影響。總結(jié)慘痛教訓(xùn)，并利用1987年《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施的契機(jī)，處黨政一班人召開(kāi)專(zhuān)題學(xué)習(xí)會(huì)議，邀請(qǐng)檔案專(zhuān)家講解《檔案法》及其《實(shí)施辦法》等有關(guān)檔案的法律法規(guī)，認(rèn)識(shí)到了一切國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，企業(yè)事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員負(fù)責(zé)保管本單位檔案，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料的必須按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為已有，損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案等行為屬于違法行為，構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責(zé)任。通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，黨政一班人對(duì)檔案的內(nèi)涵和外延，對(duì)檔案在工程建設(shè)和管理中的憑證和參考作用的認(rèn)識(shí)日益加深。近30年來(lái)，班子換了一屆又一屆，但處黨委理論學(xué)習(xí)中心組始終把檔案方面的理論和制度作為重要內(nèi)容，每年均要組織若干次專(zhuān)題學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案價(jià)值和重要性認(rèn)識(shí)的與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高，為謀劃?rùn)n案工作頂層設(shè)計(jì)、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)提供了可靠的思想保證。

1.2 加強(qiáng)宣傳，不斷提升全員對(duì)檔案的認(rèn)知

沒(méi)有廣大中層干部和職工群眾對(duì)檔案的正確認(rèn)知和全員參與，即使有高層領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)，但由于難被理解和認(rèn)同，工作執(zhí)行力就打折扣。處黨政一班人充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，以加強(qiáng)宣傳為突破口，努力厚實(shí)提升檔案管理水平的群眾基礎(chǔ)和工作氛圍。利用單位的網(wǎng)站、工作簡(jiǎn)報(bào)、業(yè)務(wù)會(huì)議、干部培訓(xùn)等載體，開(kāi)展了全方位、立體化、常態(tài)化的檔案宣傳教育。特別是進(jìn)入新時(shí)代以來(lái)，每年組織一次由中層以上干部和專(zhuān)兼職檔案人員參加的培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專(zhuān)家授課，不斷豐富干部的檔案素養(yǎng)，有力地防止了“腸梗阻”，不斷增強(qiáng)了有關(guān)檔案工作目標(biāo)和措施落地的自覺(jué)性;大力開(kāi)展國(guó)際檔案日的宣傳，通過(guò)展板、櫥窗、OA辦公網(wǎng)等手段，向廣大群眾詮釋“檔案在你身邊”、“檔案——與你相伴”、“檔案與民生”、“檔案——我們共同的記憶”等宣傳主題，向職工發(fā)放《中國(guó)的世界記憶遺產(chǎn)》宣傳冊(cè)（折頁(yè)），讓檔案走近群眾，不斷增強(qiáng)廣大群眾珍惜檔案、愛(ài)護(hù)檔案、利用檔案的意識(shí)。

2 注重人財(cái)物投入，為檔案管理水平提升提供硬件保障

2.1 組建檔案綜合管理機(jī)構(gòu)

根據(jù)《檔案法》對(duì)檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，該處于1990年8月成立了綜合檔案室，對(duì)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案和科技圖書(shū)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。30年來(lái)該處內(nèi)設(shè)職能機(jī)構(gòu)不斷變革，但綜合檔案室始終保持獨(dú)立建制，對(duì)全處各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則一直堅(jiān)持不變。

2.2 建全檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)

組建了以檔案室為中心的、上有該處分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、下有各職能科室和各直屬單位兼職檔案員的網(wǎng)絡(luò)，明確組織成員各自檔案工作職責(zé)，橫向到邊、縱向到底的管理組織網(wǎng)絡(luò)，使得全處檔案工作層層有人抓，級(jí)級(jí)有人管，檔案工作由檔案室人員單打獨(dú)斗的不利局面由此得到有效解決。

2.3 選優(yōu)配強(qiáng)檔案專(zhuān)職人員

根據(jù)《檔案法》檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)要求，該處及時(shí)調(diào)整檔案管理崗人員的配備標(biāo)準(zhǔn)，按照政治素質(zhì)好、專(zhuān)業(yè)水平強(qiáng)的新標(biāo)準(zhǔn)選拔人員，并在90年代從高等院校要來(lái)檔案專(zhuān)業(yè)大學(xué)生，組建了專(zhuān)業(yè)化的管理隊(duì)伍?，F(xiàn)檔案室2名檔案專(zhuān)職人員1人為檔案副研究館員，1人為高級(jí)工程師，均為大學(xué)本科學(xué)歷。檔案組織網(wǎng)絡(luò)中的26名兼職檔案員，均為中專(zhuān)以上學(xué)歷且接受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)教育和培訓(xùn)，他們熱愛(ài)檔案事業(yè)，崗位工作保持相對(duì)穩(wěn)定，為提升檔案管理水平提供了有力的人才保障。

2.4 配齊檔案設(shè)備設(shè)施

對(duì)檔案室的庫(kù)容、設(shè)施、安全等，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。在辦公用房嚴(yán)重不足、人員工資難以保證的90年代，該處仍然想方設(shè)法調(diào)劑出一座獨(dú)棟小樓作檔案庫(kù)房，并將本來(lái)計(jì)劃配備給處黨政班子成員的第一臺(tái)空調(diào)、第一臺(tái)電腦、第一臺(tái)復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備均調(diào)劑配置給了檔案室，力所能及為檔案管理創(chuàng)造良好的庫(kù)存和辦公條件。經(jīng)過(guò)30年的不斷努力，現(xiàn)綜合檔案室面積為238平方米，并實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房、調(diào)閱室、辦公室“三分開(kāi)”，另有100多平方的檔案展覽室，庫(kù)房全部用上了檔案專(zhuān)用密集架，掃描儀、靜電復(fù)印機(jī)、防磁柜、光盤(pán)刻錄機(jī)、去濕機(jī)、切紙刀、吸塵器、照相機(jī)、溫濕度儀等工作專(zhuān)用設(shè)備一應(yīng)俱全，干粉滅火器、防霉驅(qū)蟲(chóng)藥、監(jiān)控設(shè)備、防盜門(mén)窗等“十防”安全措施全部到位。

2.5 構(gòu)建信息化工作平臺(tái)

新時(shí)代我國(guó)檔案信息化建設(shè)的步伐日益加快，信息化已成為提升檔案管理水平的重要路徑，為此近年來(lái)該處投入經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置了智能辦公系統(tǒng)和寶葫蘆檔案軟件兩套軟件，實(shí)現(xiàn)了電子收發(fā)文目錄級(jí)和電子原文檢索方式查閱利用，大大提升了管理現(xiàn)代化水平。給檔案電腦安裝了正版防病毒軟件，進(jìn)行病毒實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證了電子文檔的真實(shí)、完整、安全、有效。

3 注重制度建設(shè)，為檔案管理水平提升提供“法治”支撐

3.1 貫徹國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

制度建設(shè)的首要任務(wù)是要遵守國(guó)家的有關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這是依法治檔的應(yīng)有之義。這方面該處由于是地處農(nóng)村的基層單位，獲取國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范渠道不多，成了提升檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的制約。為彌補(bǔ)短板，該處積極向上級(jí)機(jī)關(guān)爭(zhēng)取培訓(xùn)名額，安排檔案人員參加水利部、安徽省檔案局有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)和把握《歸檔文件整理規(guī)則》、《照片檔案管理規(guī)范》、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》等一系列的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，案卷合格率指標(biāo)逐年穩(wěn)步提升。

3.2 建全單位各項(xiàng)工作制度

根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法律和相關(guān)規(guī)定，結(jié)合基層單位工作實(shí)際，建立健全了檔案歸檔、整理、保管、移交、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷(xiāo)毀、保密、借閱利用、責(zé)任追究等20多項(xiàng)主要管理制度，還建立了《文書(shū)檔案歸檔整理工作流程》等9項(xiàng)檔案工程流程。這些制度緊密結(jié)合工作實(shí)際，具有獨(dú)創(chuàng)性，成為該處依法治檔的重要支撐。2016年該處起草的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整編規(guī)程》，經(jīng)安徽省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布，成了安徽省地方標(biāo)準(zhǔn)（DB34），成為該處制度建設(shè)的標(biāo)桿。

3.3 構(gòu)建同步發(fā)展工作機(jī)制

要持續(xù)推進(jìn)檔案管理水平提升，重要的抓手之一就是構(gòu)建起檔案工作與單位業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展的工作機(jī)制，根據(jù)這一思路，該處采取“三納入”措施，即將檔案工作納入單位五年規(guī)劃和當(dāng)年度計(jì)劃，納入處黨政領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，納入單位和相關(guān)崗位職工的業(yè)績(jī)考核中。譬如，該處檔案管理工作占單位綜合考核占總分值的2%，每年組織2次檢查考核，經(jīng)過(guò)多年的努力，現(xiàn)在各單位開(kāi)展部署、檢查、考核、驗(yàn)收等業(yè)務(wù)工作時(shí)，基本形成了同步開(kāi)展檔案相關(guān)工作的 良好習(xí)慣。

3.4 落實(shí)制度不打折扣

黨的十九屆四中全會(huì)指出，制度的生命力在于執(zhí)行。檔案水平要提升，必須要讓制度長(zhǎng)牙帶電。譬如，依據(jù)《歸檔范圍》，應(yīng)歸材料應(yīng)按時(shí)歸檔，但總有少數(shù)部門(mén)和人員出于自身使用方便，私建小檔案柜，不愿履行歸檔義務(wù)，為此，該處將“一票否決權(quán)”授予檔案室，規(guī)定基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、儀器設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、職工技術(shù)晉級(jí)、職工調(diào)離工作崗位、年度評(píng)先評(píng)優(yōu)等情況時(shí)，需有檔案人員出具其歸檔情況的意見(jiàn)，無(wú)檔案部門(mén)簽字財(cái)務(wù)部門(mén)不得辦理工程設(shè)備報(bào)銷(xiāo)，人事部門(mén)不得辦理晉升、調(diào)離和評(píng)優(yōu)等，使得文件材料歸檔難、歸檔材料完整難等問(wèn)題得到破解。

4 注重檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，在服務(wù)中提升工作成效

在檔案的收、管、用三個(gè)核心環(huán)節(jié)中，把檔案作為一種資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的終極目的，它既檢驗(yàn)著檔案工作水平高低，又反過(guò)來(lái)促進(jìn)著檔案管理問(wèn)題的改進(jìn)和水平的進(jìn)一步提升。

4.1 多方式提供全方位服務(wù)

在傳統(tǒng)觀(guān)念中檔案利用就是做好檔案查詢(xún)借閱工作，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下利用者的用檔需求，經(jīng)過(guò)探索，該處還采取制發(fā)檔案復(fù)制本、出具檔案證明、提供咨詢(xún)服務(wù)、印發(fā)檔案目錄等多種方式為職工群眾服務(wù)。2019年針對(duì)40年一遇的特大旱情，檔案部門(mén)就主動(dòng)將相關(guān)的檔案目錄印發(fā)給處黨政領(lǐng)導(dǎo)和防汛抗旱等業(yè)務(wù)部門(mén)，使他們能夠及時(shí)了解可資利用的檔案情況，引導(dǎo)他們順利查檔，充分發(fā)揮了檔案的價(jià)值和作用。

4.2 豐富檢索工具提升服務(wù)效率

相繼建立健全了案卷目錄、歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具，面對(duì)信息化新形勢(shì)，積極研究，初步實(shí)現(xiàn)了檔案與智能辦公系統(tǒng)的對(duì)接，將單位智能辦公系統(tǒng)下載的電子收發(fā)文件鏈接到檔案軟件中，通過(guò)編制目錄檢索，可直接顯示電子原文。電子發(fā)文有電子簽章，電子收文為pdf格式，可通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索，調(diào)閱檔案迅速、準(zhǔn)確，大大提高了工作效率。

4.3 加強(qiáng)編研提供深度服務(wù)

組織力量編寫(xiě)了全宗說(shuō)明、組織沿革，圍繞單位中心工作開(kāi)展基礎(chǔ)數(shù)字匯編，按年度開(kāi)展本單位發(fā)文匯編，并編制了《水行政執(zhí)法工作手冊(cè)》、《廉政風(fēng)險(xiǎn)防控管理手冊(cè)》等專(zhuān)題編研材料。

4.4 開(kāi)展利用典型案例匯編

為充分發(fā)揮利用典型案例對(duì)檔案的宣傳作用，檔案人員會(huì)同利用者，對(duì)開(kāi)發(fā)利用中的典型案例進(jìn)行整理，《檔案利用典型案例匯編》中已收集了近百個(gè)案例，生動(dòng)再現(xiàn)了檔案在單位防汛抗旱、工程建設(shè)、日常管理等各方面均發(fā)揮著顯著的效益。譬如：1995年應(yīng)處烏江泵站相繼對(duì)6臺(tái)同步電機(jī)勵(lì)磁裝置進(jìn)行技改，在實(shí)施中借助原圖紙，采取LZK-1型同步電機(jī)勵(lì)磁裝置控制器進(jìn)行替代，取得了預(yù)期效果，相較原先確定的整個(gè)勵(lì)磁系統(tǒng)更新的方案，節(jié)約了經(jīng)費(fèi)20萬(wàn)元，其中5.9萬(wàn)元系利用檔案創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜.大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平提升研究[J].蘭臺(tái)世界，2019（S2）：76-77.