姜紅纓

【摘要】信息技術(shù)的高速發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)了巨大變化，極大地方便了人們的生產(chǎn)生活。對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案管理來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理的科學(xué)發(fā)展帶來(lái)了技術(shù)上的支持和理念上的創(chuàng)新。本文通過(guò)介紹大數(shù)據(jù)與人事檔案管理的相關(guān)概念，分析當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題，探索大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的科學(xué)運(yùn)用措施。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)技術(shù);人事檔案;創(chuàng)新路徑

事業(yè)單位作為我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體系的主要組成部分之一，對(duì)社會(huì)的發(fā)展和人們的生活提供基本的服務(wù)職能，涵蓋了人們工作、生活和學(xué)習(xí)的方方面面，對(duì)社會(huì)秩序的維護(hù)起到積極作用。事業(yè)單位的人事檔案管理工作是維持其健康發(fā)展的主要工作之一，做好人事檔案管理工作能夠優(yōu)化事業(yè)單位的內(nèi)部管理，為管理層提供準(zhǔn)確的人力資源決策依據(jù)，增強(qiáng)其核心競(jìng)爭(zhēng)力，使其能夠跟上時(shí)代發(fā)展的潮流。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，其現(xiàn)有的人事檔案管理制度存在著許多問(wèn)題，已經(jīng)影響到事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程，如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化人事檔案管理工作，創(chuàng)新管理方式，是人事檔案管理人員需要研究的重要課堂。

一、大數(shù)據(jù)與人事檔案管理概述

（一）大數(shù)據(jù)的概念。科技的進(jìn)步改變著人們的生產(chǎn)生活，使社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，為生產(chǎn)力的發(fā)展提供了強(qiáng)勁動(dòng)力的同時(shí)，也帶來(lái)了大量的數(shù)據(jù)。為了適應(yīng)信息化的生產(chǎn)生活方式，對(duì)數(shù)據(jù)處理提出了較高的要求，要求能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的分析處理和高效存儲(chǔ)，使數(shù)據(jù)使用方能夠高效地提取數(shù)據(jù)，安全地使用數(shù)據(jù)。這就對(duì)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理模式提出了新的要求，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生很好地解決了大量數(shù)據(jù)處理方面的問(wèn)題，為社會(huì)的信息化進(jìn)程提供了極大的推動(dòng)。

（二）人事檔案管理的概念。人事檔案是指將員工的基本信息資料、個(gè)人經(jīng)歷和德行表現(xiàn)集中起來(lái)，形成的檔案材料，以供管理部門(mén)的考核和調(diào)用。而人事檔案的管理是指將員工的人事檔案進(jìn)行科學(xué)的儲(chǔ)存和管理，對(duì)員工的基本家庭狀況、技能、工作經(jīng)歷和德行表現(xiàn)進(jìn)行細(xì)致的管理，為人事、組織等相關(guān)部門(mén)的人才管理工作提供數(shù)據(jù)保障，有利于管理層進(jìn)行科學(xué)的崗位規(guī)劃和員工的發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展和事業(yè)單位管理制度改革的深入，對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理工作提出了新的要求，要求其能夠符合深入改革的需要，加強(qiáng)人事檔案的管理力度和深度，為單位和員工的共同發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能夠完全滿足事業(yè)單位和員工發(fā)展的需要，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人事檔案管理存在的許多問(wèn)題已經(jīng)影響到單位的高效運(yùn)行，為單位的快速發(fā)展造成了阻礙。

（一）人事檔案管理制度問(wèn)題。目前許多事業(yè)單位管理部門(mén)對(duì)于人事檔案的管理工作沒(méi)有清醒的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其只是單純地對(duì)人事檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、更新和維護(hù)，對(duì)人事檔案管理工作在單位管理和發(fā)展中起到的重要作用沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理制度存在很多問(wèn)題?，F(xiàn)行的人事檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的要求。而事業(yè)單位體制改革的深化，使這些問(wèn)題變得更加突出，員工的人事檔案缺乏有效的管理和維護(hù)，影響到單位管理層對(duì)人力資源的整合利用，一定程度上降低了單位的管理效率。而對(duì)人事檔案的忽視，也導(dǎo)致員工的發(fā)展受到影響，單位不能根據(jù)真實(shí)情況對(duì)員工的發(fā)展道路進(jìn)行合理的引導(dǎo)，對(duì)員工出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的輔導(dǎo)或處理，影響單位和員工的共同進(jìn)步。

（二）人事檔案缺乏信息化開(kāi)發(fā)。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，絕大多數(shù)的單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，有統(tǒng)一的智能管理系統(tǒng)進(jìn)行高效的管理，降低單位管理成本的同時(shí)極大提高了管理效率。而當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案主要以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存和管理，不能與數(shù)字化的管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，無(wú)法形成科學(xué)高效的人事檔案管理制度，人事、組織部門(mén)在人才任用和管理上無(wú)法得到高效準(zhǔn)確的人事檔案資料，影響其工作效率。而紙質(zhì)材料的保存方式也導(dǎo)致查閱效率慢的問(wèn)題，必須由專人進(jìn)行人事檔案的調(diào)閱工作，造成檔案損壞的同時(shí)降低了檔案管理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)紙質(zhì)材料也不利于員工人事檔案的更新和維護(hù)，容易導(dǎo)致具體的員工狀態(tài)與人事檔案極為不符的情況發(fā)生，嚴(yán)重影響對(duì)員工的提拔任用和有效管理，同時(shí)員工在跨單位調(diào)動(dòng)時(shí)也容易因?yàn)楣芾碇贫鹊牟煌晟圃斐蓹n案的遺失。

（三）人事檔案管理存在安全問(wèn)題。首先，人事檔案的信息化程度的低下導(dǎo)致了檔案本身的安全問(wèn)題受到影響，容易造成檔案的遺失、損壞和被修改等情況的發(fā)生，而相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的缺乏，也影響了檔案保密制度的嚴(yán)格實(shí)施，對(duì)檔案的安全管理造成了極大的威脅。其次，許多單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，但由于管理人員信息技術(shù)水平的制約和管理制度的不完善，容易造成數(shù)據(jù)信息的泄露和惡意篡改，對(duì)來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的威脅不能進(jìn)行有效的重視和預(yù)防，嚴(yán)重影響到人事檔案的安全。

（四）管理人員素質(zhì)較低。信息技術(shù)在人事檔案管理體系中的應(yīng)用也對(duì)管理人員的素質(zhì)和能力提出了較高的要求。而傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對(duì)工作人員的要求主要體現(xiàn)在檔案的及時(shí)整理和對(duì)檔案保密性的要求上。而在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的情況下，就對(duì)管理人員的信息技術(shù)技能和相關(guān)素養(yǎng)提出了較高要求，要求管理人員能夠?qū)π畔?shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)更新，對(duì)數(shù)據(jù)信息的調(diào)閱請(qǐng)求進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)管和提供全面的服務(wù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)問(wèn)題和安全威脅進(jìn)行及時(shí)的預(yù)警和處理。針對(duì)這些問(wèn)題，管理人員在能力上的缺失不能得到及時(shí)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，導(dǎo)致管理人員的素質(zhì)無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案管理的要求。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）加強(qiáng)管理制度建設(shè)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，要求事業(yè)單位人事檔案管理制度進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的要求，在管理制度的改善中要注重與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，針對(duì)傳統(tǒng)管理模式中存在的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的改善，比如加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)資料的信息化處理。同時(shí)要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，嚴(yán)格完善管理制度，制定切合單位要求的管理流程，加強(qiáng)對(duì)操作流程的規(guī)范化管理，杜絕違規(guī)操作，形成一套完整的檔案調(diào)用和使用流程規(guī)范。同時(shí)要制定完善的監(jiān)管制度，對(duì)檔案調(diào)用和使用流程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，規(guī)范檔案的使用權(quán)限，對(duì)相關(guān)人員權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格審查，保證檔案的保密性。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，使管理人員能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的要求，提升檔案數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)能力。要加強(qiáng)專業(yè)信息技術(shù)人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，提高檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，為單位的檔案使用提供更加有效的服務(wù)。

（二）加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)信息化、科學(xué)高效地分析整理和安全的存儲(chǔ)都提出了較高的要求，新技術(shù)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)就是完善的信息化設(shè)施，這就需要單位加強(qiáng)對(duì)軟硬件設(shè)施的投入力度，使人事檔案管理系統(tǒng)與單位的數(shù)字化辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，保證人事檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)水平，為大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的科學(xué)應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，保障單位人事管理的高效運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)檔案信息化程度。許多單位對(duì)人事檔案實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)的信息化管理，但只是對(duì)現(xiàn)有文字信息的轉(zhuǎn)變，沒(méi)有進(jìn)行深入的分析和處理，無(wú)法形成有效的數(shù)據(jù)。檔案檔案管理工作人員要合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分析整理，對(duì)有問(wèn)題的人員檔案進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充或修改，并做到及時(shí)的更新。同時(shí)要建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行有效整合，構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制，提高人事檔案數(shù)據(jù)的利用效率。

（四）加強(qiáng)安全管理制度?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用縮短了時(shí)空的距離，也帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)的安全威脅，大數(shù)據(jù)技術(shù)是以網(wǎng)絡(luò)為依托的高新技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，也帶來(lái)了很多安全隱患。這就需要管理部門(mén)制定嚴(yán)格的信息系統(tǒng)安全操作使用制度，加強(qiáng)對(duì)軟硬件設(shè)施的管理;及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全隱患的排查;對(duì)系統(tǒng)漏洞進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ);制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，對(duì)操作請(qǐng)求進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限認(rèn)證等。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理人員信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，提高管理人員的安全防護(hù)意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作在事業(yè)單位的管理占有重要地位，人事檔案管理制度與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合能夠提高單位的管理效率，為單位和員工的快速發(fā)展提供強(qiáng)勁動(dòng)力。

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