裴華

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展越發(fā)迅速，企業(yè)增員較多，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸無(wú)法適應(yīng)各企業(yè)的人員信息管理?；诖朔N情況，各企業(yè)需緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理方法，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改善，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。本文將針對(duì)我國(guó)目前企業(yè)檔案管理的具體措施和方法進(jìn)行分析和闡述，并就此論述檔案管理在實(shí)際企業(yè)管理中的合理應(yīng)用，希望能為相關(guān)研究人員提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;改革應(yīng)用;檔案管理模式;人員信息管理

在企業(yè)生存發(fā)展過(guò)程中，檔案管理的重要性不言而喻，它既包含了企業(yè)員工的基本信息，也包含了企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷(xiāo)售信息，對(duì)企業(yè)調(diào)整發(fā)展目標(biāo)、制定發(fā)展戰(zhàn)略具有十分重要的作用。但是目前大多數(shù)企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，企業(yè)檔案的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性無(wú)法保障，因此，企業(yè)必須深入分析檔案管理中存在的問(wèn)題，并進(jìn)行合理的調(diào)整和改善，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平，保障企業(yè)內(nèi)部的檔案信息真實(shí)、有效，為日后企業(yè)在重大決策會(huì)議中提供準(zhǔn)確、有效的數(shù)據(jù)信息，保障企業(yè)決策的科學(xué)性。

一、檔案管理模式改革的具體內(nèi)容

企業(yè)檔案管理模式的改革并不是一蹴而就的，是企業(yè)在長(zhǎng)期的生存發(fā)展中，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)而形成的。檔案管理就是將企業(yè)的人員信息以及產(chǎn)品進(jìn)行整理和綜合，為其他部門(mén)決策提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，提高決策的科學(xué)性。目前企業(yè)檔案管理模式的改革主要包含以下幾方面內(nèi)容：1.改革管理思路。了解企業(yè)沿用的檔案管理方式和思路，分析企業(yè)檔案的具體工作內(nèi)容，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展要求，改變管理思路，開(kāi)辟新的模式，才能從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，提升檔案管理的效率。2.創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)性。檔案管理日常工作內(nèi)容就是整理與管理企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的人員信息與產(chǎn)品信息。人員信息的有效管理可以清晰了解企業(yè)發(fā)展過(guò)程中人員的增加與流失情況;而產(chǎn)品信息的有效管理可以了解企業(yè)過(guò)去的發(fā)展情況和方向。對(duì)檔案管理的理論和服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，能夠大幅度增強(qiáng)企業(yè)檔案部門(mén)工作人員的工作能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案管理模式的改革，改革內(nèi)容包括兩方面：一是改革檔案管理的工作內(nèi)容。二是對(duì)檔案工作人員的能力進(jìn)行提升。對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行改革，是為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)決策提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，保障企業(yè)決策的科學(xué)性;對(duì)檔案管理人員進(jìn)行改革，則是為了提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案管理是一個(gè)發(fā)展、創(chuàng)新、又發(fā)展的循環(huán)過(guò)程，需要檔案管理部門(mén)工作人員緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，保障檔案管理信息的有效性和真實(shí)性。

二、檔案管理模式改革在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用效果

（一）構(gòu)建合理的檔案管理體系。企業(yè)中任何事物的發(fā)展皆離不開(kāi)制度與體系的規(guī)范和約束，因此，要想保障企業(yè)檔案管理模式改革能夠順利實(shí)施，必須構(gòu)建合理的檔案管理體系。檔案管理工作實(shí)際上是一項(xiàng)較為復(fù)雜和繁瑣的事項(xiàng)，從事檔案管理工作的人員必須具備以下幾方面的特征：一是工作人員做事須耐心、細(xì)心，能夠準(zhǔn)確記錄和保存相關(guān)信息。二是及時(shí)、準(zhǔn)確記錄信息，對(duì)檔案信息及時(shí)登記和備案。三是工作人員在登記信息時(shí)需仔細(xì)檢查信息是否完整、有效，對(duì)有疑問(wèn)的信息及時(shí)與相關(guān)人員取得聯(lián)系并及時(shí)修改。四是工作人員必須嚴(yán)格遵守企業(yè)制定的檔案管理制度，確保檔案信息的有效性和真實(shí)性，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。構(gòu)建檔案管理體系之前需深入分析企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，了解檔案管理工作的具體內(nèi)容和人員配置，通過(guò)決策構(gòu)建較為完善、合理的檔案管理體系，為企業(yè)檔案管理模式的改革提供必要的支持。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化管理的應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理工作是以紙張為主要承載體，在長(zhǎng)久的發(fā)展過(guò)程中不僅容易丟失，還會(huì)因?yàn)楦鞣N不穩(wěn)定的因素破壞檔案信息。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)越來(lái)越重視數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，將其充分應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，將文字轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，能夠提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是采用這種技術(shù)對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能要求較高，他們必須具備較高的計(jì)算機(jī)辦公軟件操作水平，能夠較快地接受新時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展和變化，具備較好的學(xué)習(xí)能力，這對(duì)改善我國(guó)部分企業(yè)檔案管理工作人員老齡化具有非常重要的作用。另外，數(shù)字化技術(shù)的有效運(yùn)用能夠加強(qiáng)檔案信息的整理與保存，增強(qiáng)工作效率，有利于提高各部門(mén)的工作速度，除此之外，還能保障檔案信息的完整性和有效性，避免了傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案內(nèi)容缺失、錯(cuò)誤的現(xiàn)象。更重要的是數(shù)字化管理方式的應(yīng)用大幅度緩解了企業(yè)長(zhǎng)久以來(lái)存在的員工冗雜的問(wèn)題，有利于減少企業(yè)的用工成本，提高工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的正確性以及有效性具有非常重要的作用，通過(guò)培訓(xùn)和講座提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。目前隨著時(shí)代的發(fā)展，新的檔案管理模式對(duì)檔案管理工作人員的能力要求越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)檔案管理工作的考量中，其工作人員的綜合素質(zhì)則是考量的重要指標(biāo)之一。以往企業(yè)采用的檔案管理模式中并不要求檔案管理工作具備較強(qiáng)的工作能力，因此檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)信息錯(cuò)誤、檔案遺失以及其他問(wèn)題。因此有效提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，才能保障檔案管理工作準(zhǔn)確性以及有效性，確保企業(yè)決策的科學(xué)性。因此檔案管理工作人員需做到以下幾點(diǎn)：一是能夠熟練運(yùn)用基本的辦公軟件。二是做事細(xì)心，能夠詳細(xì)校對(duì)各種檔案資料。三是具備創(chuàng)新和改革的能力和信心，要敢于突破傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，在工作中用心發(fā)現(xiàn)能夠提高工作效率的方法和技術(shù)，不斷完善，提高檔案管理工作的效率。而作為企業(yè)管理人員，應(yīng)當(dāng)定期舉辦培訓(xùn)和講座，對(duì)目前檔案管理的工作方法和理論技術(shù)等進(jìn)行講解，提高他們的創(chuàng)新能力和思維意識(shí)，全面提高他們的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，提高工作效率和質(zhì)量，更好地為企業(yè)服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作在企業(yè)中具有十分重要的作用，檔案信息的記錄和管理能夠促使企業(yè)明確自身的發(fā)展方向，樹(shù)立正確的發(fā)展目標(biāo)。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法保障檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，檔案管理工作的效率也受到較大的影響，在一定程度上影響企業(yè)的生存和發(fā)展，因此企業(yè)要想發(fā)展，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案管理工作的方式方法以及實(shí)用技術(shù)等進(jìn)行創(chuàng)新和改革，另外管理人員還可以深入分析企業(yè)的發(fā)展情況，構(gòu)建有效的檔案管理制度，讓工作人員嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度。學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)，保障檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不斷提升工作效率和質(zhì)量，讓檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

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