文/云南省玉溪體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校 馬靜

檔案管理手段落后、行之有效的檔案管理制度缺乏、檔案管理人員的專業(yè)化技能薄弱均屬于新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)。為盡可能應(yīng)對(duì)相關(guān)挑戰(zhàn)，提升中職學(xué)校檔案管理工作水平，本文圍繞新時(shí)期如何把握好中職學(xué)校檔案管理工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)展開(kāi)具體研究。

一、新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理手段落后。結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理手段落后屬于中職學(xué)校檔案管理工作存在的普遍性問(wèn)題，未能合理利用互聯(lián)網(wǎng)、信息系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理便屬于其中的典型情況，檔案管理手段長(zhǎng)期未更新的情況也較為常見(jiàn)。深入分析可以發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員缺乏互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用技能、忽視互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，人工收集信息、手工整理信息仍屬于中職學(xué)校檔案管理工作的主流，這種情況下，檔案管理工作的效率和質(zhì)量往往會(huì)受到較多負(fù)面影響，相關(guān)錯(cuò)誤的出現(xiàn)幾率也會(huì)大幅提升，這顯然無(wú)法較好適應(yīng)新時(shí)期中職學(xué)校的發(fā)展需要。

（二）行之有效的檔案管理制度缺乏。由于很多中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作，檔案管理健康持續(xù)發(fā)展的重要性往往無(wú)法得到正確認(rèn)識(shí)，檔案管理制度在實(shí)用性方面很容易出現(xiàn)不足，更新滯后的檔案管理制度也會(huì)影響其有效性。結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，如檔案管理制度更新滯后，檔案管理工作可能失去方向和標(biāo)準(zhǔn)，管理效果自然會(huì)受到影響，無(wú)法基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展更新檔案管理制度便屬于其中的代表，這類挑戰(zhàn)需要得到相關(guān)從業(yè)人員的重視。

（三）檔案管理人員的專業(yè)技能薄弱。是否擁有較高專業(yè)技能的檔案管理人才，直接影響中職學(xué)校檔案管理水平，專業(yè)技能較高的檔案管理人員能夠熟練、合理地運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理工作自然能夠由此展開(kāi)。但結(jié)合實(shí)際情況可以發(fā)現(xiàn)，很多中職學(xué)校缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才，部分中職學(xué)校甚至存在退休老教師負(fù)責(zé)檔案管理工作的情況，這很容易導(dǎo)致檔案管理工作與時(shí)代脫節(jié)，無(wú)法科學(xué)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理軟件等問(wèn)題很可能因此出現(xiàn)，中職學(xué)校檔案管理工作因此受到負(fù)面影響必須引起關(guān)注。此外，中職學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的更新滯后也往往會(huì)影響檔案管理工作的高水平開(kāi)展，檔案管理效率也可能隨之下降，由此催生的挑戰(zhàn)同樣不容忽視。

二、新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）規(guī)范檔案日常管理?；诠ぷ鲗?shí)踐，筆者認(rèn)為新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一是檔案日常管理的規(guī)范。筆者從事中職學(xué)校檔案管理工作已有30余年，并長(zhǎng)期負(fù)責(zé)學(xué)校的文件收發(fā)工作，基于日事日畢、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作習(xí)慣，筆者近年來(lái)開(kāi)展了檔案日常管理的規(guī)范化探索。規(guī)范化的檔案日常管理工作主要圍繞每日開(kāi)展的綜合檔案室巡視、庫(kù)房安全檢查、溫濕度記錄展開(kāi)，每周進(jìn)行的檔案安全抽檢、衛(wèi)生清潔也屬于規(guī)范化管理的關(guān)鍵，檔案保管安全可由此得到保障。而在每個(gè)春季學(xué)期，筆者將集中開(kāi)展收集、整理、歸檔工作，統(tǒng)一管理學(xué)校文件材料，親自完成文書、電子、照片、實(shí)物等門類檔案的規(guī)范化歸檔、入庫(kù)、上架，并指導(dǎo)相關(guān)科室的年度立卷歸檔工作。筆者還會(huì)每年定期開(kāi)展《全宗介紹》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》等材料的編撰，不定期編撰《玉溪體校任職資格文件集》等匯編資料，檔案信息由此得到了有效利用。同時(shí)，筆者單位還實(shí)現(xiàn)了全部檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索和文書、教學(xué)類檔案原文查詢，這屬于近年來(lái)開(kāi)展的檔案信息化管理探索取得的成果。2019年7月，筆者所在中職學(xué)校通過(guò)檔案工作規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定，檔案規(guī)范化管理水平的提升可由此得到證明。

（二）健全檔案日常管理。檔案日常管理的健全同樣屬于新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，筆者在多年的中職學(xué)校檔案管理工作中，曾組織開(kāi)展兩次學(xué)校檔案管理工作制度的制訂和修訂，檔案管理工作因此做到有據(jù)可依、有章可循、開(kāi)展扎實(shí)、運(yùn)作規(guī)范，且能夠較好地適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)等新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。為保證檔案管理工作較好利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)并滿足電子檔案建設(shè)需要，筆者曾負(fù)責(zé)制定《電子文件歸檔管理制度》。2019年，為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)生的變化，開(kāi)展?jié)M足“五星級(jí)”標(biāo)準(zhǔn)的檔案工作，筆者基于新的標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)檔案收集、歸檔、整理、鑒定銷毀、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等方面制度進(jìn)行了制定修訂，并新制定了電子檔案管理制度、電子檔案?jìng)浞葜贫取?shù)碼照片檔案管理制度、檔案接收移交制度等，這類制度的制定貼合實(shí)際且嚴(yán)格遵循了規(guī)范化原則，這也是筆者所在單位能夠通過(guò)檔案工作規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定的原因之一。

（三）基于新時(shí)期優(yōu)化檔案管理?；谏衔奶峒暗木唧w工作實(shí)踐，本文認(rèn)為新時(shí)期檔案管理優(yōu)化應(yīng)圍繞檔案管理手段、檔案管理系統(tǒng)、檔案管理人員三方面展開(kāi)。1.檔案管理手段優(yōu)化?；谛聲r(shí)期檔案管理工作升級(jí)需要，中職學(xué)校的檔案管理手段優(yōu)化需保證領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識(shí)到基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理優(yōu)勢(shì)，并基于這種認(rèn)識(shí)積極開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，保證檔案管理人員的意識(shí)、技能可隨時(shí)代發(fā)展而更新，有效提升檔案管理水平。在具體實(shí)踐中，應(yīng)逐步建立起傳統(tǒng)與現(xiàn)代相互融合的檔案管理模式，該模式需貫穿中職學(xué)校檔案信息收集、整理、歸檔等全環(huán)節(jié)，具體的檔案管理手段也需要隨之針對(duì)性優(yōu)化。只有做到統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、細(xì)化分析、多層優(yōu)化，檔案管理工作才能夠更好服務(wù)于中職學(xué)校運(yùn)行與發(fā)展。2.檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化。檔案管理系統(tǒng)直接關(guān)系著中職學(xué)校檔案管理水平，因此中職學(xué)校需基于實(shí)際情況針對(duì)性建設(shè)或引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，不應(yīng)盲目使用上級(jí)部門統(tǒng)一規(guī)定的檔案系統(tǒng)，而是需要針對(duì)性優(yōu)化和完善系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化過(guò)程中，信息化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不容忽視，通過(guò)數(shù)字化處理檔案資料、統(tǒng)一存放檔案，即可實(shí)現(xiàn)檔案的信息共用、資料共享，中職學(xué)校的檔案利用效率將大幅提升。具體的檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化必須結(jié)合新時(shí)期變化和中職學(xué)校實(shí)際，這樣才能夠最大程度提升檔案管理的有效性。3.檔案管理人員優(yōu)化。檔案管理人員優(yōu)化指的是提升其專業(yè)化技能，本文建議中職學(xué)校基于專業(yè)化技能考核進(jìn)行檔案管理人員招聘，保證檔案管理人員具備高水平的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，且能夠同時(shí)擁有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作技能，這樣才能夠基于先進(jìn)的思維意識(shí)更好利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展檔案管理工作。對(duì)于中職學(xué)?，F(xiàn)有檔案管理人員，需定期開(kāi)展專業(yè)化技術(shù)培訓(xùn)和技能考核，以此優(yōu)化思想意識(shí)、提升綜合技能，配合定期開(kāi)展的檔案管理講座，既可保證中職學(xué)校每名教師均能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理工作又可由此獲得更多支持。

三、新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展方向

（一）積極開(kāi)展檔案文化宣傳。對(duì)于中職學(xué)校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，為更好服務(wù)于中職學(xué)校發(fā)展，檔案文化宣傳的積極開(kāi)展也應(yīng)引起檔案管理人員的重視?！爸乇９?、輕利用”屬于中職學(xué)校檔案管理工作的常態(tài)，而通過(guò)積極開(kāi)展檔案文化宣傳，學(xué)校檔案的價(jià)值和作用即可充分體現(xiàn)，檔案管理工作也能夠更好服務(wù)于中職學(xué)校管理工作，并實(shí)現(xiàn)全員檔案意識(shí)的提升。在具體實(shí)踐中，檔案法律法規(guī)的宣傳、多種檔案講座及展覽的舉辦屬于其中關(guān)鍵。檔案法律法規(guī)宣傳可圍繞學(xué)生集體活動(dòng)、全校教職工大會(huì)展開(kāi)，宣傳內(nèi)容應(yīng)以檔案和檔案工作、檔案的利用和公布、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)為主，以此增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)和法律意識(shí)，“依法治檔”即可實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足推進(jìn)；多種檔案講座的舉辦需圍繞學(xué)校檔案保管情況、檔案的作用和價(jià)值、檔案工作、檔案宣傳、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用、檔案利用實(shí)例及效果等展開(kāi)，全員檔案意識(shí)提高同樣能夠由此獲得有力支持；展覽的舉辦也能夠較好傳播檔案文化，如展覽新舊校門、校園照片，即可引起師生對(duì)檔案的興趣，還可以圍繞不同階段學(xué)習(xí)各專業(yè)的設(shè)置情況、學(xué)校的辦學(xué)成果、歷屆畢業(yè)證、學(xué)校教師的科研成果進(jìn)行展覽，中職學(xué)校可由此形成良好風(fēng)氣，新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展基礎(chǔ)能夠隨之夯實(shí)。

（二）引入PDCA理論。PDCA循環(huán)理論近年來(lái)在我國(guó)各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了較為廣泛的應(yīng)用，該理論的原理如“圖1”所示，通過(guò)將PDCA循環(huán)理論引入中職學(xué)校檔案管理工作，將較好適應(yīng)檔案管理工作具備的歷史繼承性、時(shí)代開(kāi)放性、自覺(jué)適應(yīng)性特點(diǎn)，持續(xù)提升檔案管理工作水平。

圖1 PDCA循環(huán)理論

基于PDCA循環(huán)理論的中職學(xué)校檔案管理可分四個(gè)階段展開(kāi)：1.P階段。該階段中職學(xué)校需基于《國(guó)家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》等國(guó)家規(guī)范，結(jié)合自身工作實(shí)踐，制定未來(lái)檔案工作規(guī)劃，應(yīng)涉及檔案資源體系、檔案服務(wù)體系、檔案信息化體系、檔案安全體系、檔案人才隊(duì)伍體系、檔案條件保障體系共六方面內(nèi)容，同時(shí)嚴(yán)格遵循突出特色、服務(wù)大局、以人為本、與時(shí)俱進(jìn)原則，保證檔案管理工作更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。2.D階段。在完成周密、詳細(xì)的檔案規(guī)劃后，中職學(xué)校應(yīng)制定操作性強(qiáng)、內(nèi)容翔實(shí)的具體細(xì)則或方案，并同時(shí)提供人力、物力、財(cái)力方面支持，為預(yù)期目標(biāo)完成提供保障。在具體實(shí)踐中，基于PDCA循環(huán)理論，中職學(xué)校應(yīng)成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并組織檔案管理人員參加各類培訓(xùn)，以此不斷更新思想觀念、全面提升業(yè)務(wù)技能。3.C階段。該階段主要負(fù)責(zé)定期檢查評(píng)估中職學(xué)校檔案管理工作，以此驗(yàn)證前期制定的規(guī)劃是否得到較好貫徹執(zhí)行，并明確執(zhí)行所取得的效果。在具體的檢查和評(píng)估中，應(yīng)圍繞檔案建設(shè)和管理的成果評(píng)價(jià)、階段性成就、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)，并將前期、中期和后期反饋的檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)均涵蓋在內(nèi)，配合針對(duì)性的檢查評(píng)估，即可發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并及時(shí)解決問(wèn)題。中職學(xué)校檔案管理工作水平自然可由此不斷提升，水平循環(huán)式上升的檔案管理工作也能夠順利實(shí)現(xiàn)，最終實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理工作的機(jī)制、體制、內(nèi)容不斷創(chuàng)新。4.A階段。該階段主要負(fù)責(zé)總結(jié)檔案管理建設(shè)和實(shí)踐中取得的成果，并從中提煉經(jīng)驗(yàn)，下一階段的檔案管理工作發(fā)展可由此獲得依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)參考。在具體實(shí)踐中，可建設(shè)由紀(jì)檢組和校督學(xué)組構(gòu)成的檔案檢查評(píng)估組，保證檔案管理工作存在的不足能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)，存在缺陷的方法和制度也需要由此第一時(shí)間淘汰。如中職學(xué)校在規(guī)劃中制定了檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化等目標(biāo)，且目標(biāo)提前實(shí)現(xiàn)，學(xué)校必須基于已有經(jīng)驗(yàn)及時(shí)更新規(guī)劃，制定“檔案創(chuàng)新引領(lǐng)工程”等新目標(biāo)，更好發(fā)揮PDCA循環(huán)理論的價(jià)值。

四、結(jié)論

綜上所述，新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的規(guī)范檔案日常管理、健全檔案日常管理、基于新時(shí)期優(yōu)化檔案管理等內(nèi)容，則明確提供中職學(xué)校檔案管理工作路徑。為進(jìn)一步提升中職學(xué)校檔案管理工作水平，各類新理念、新技術(shù)、新方法的積極引入和應(yīng)用必須得到重視。