文/山東省鄒平市好生街道辦事處 張麗

檔案數(shù)字化興起于20世紀(jì)80年代，經(jīng)歷了近20年發(fā)展，在步入21世紀(jì)后進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化已經(jīng)可以通過(guò)遠(yuǎn)程在線查詢(xún)方式加以管理，在拓展檔案利用服務(wù)范圍基礎(chǔ)上，有效節(jié)約了大量社會(huì)資源。檔案數(shù)字化這一趨勢(shì)就目前來(lái)看，仍有較為廣闊的發(fā)展前景。但其安全保密和管理質(zhì)量也需要得到進(jìn)一步改進(jìn)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在線共享。

一、檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化作為一種新型檔案管理方式，以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)作為媒介，轉(zhuǎn)變以往人工管理方式，將檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息錄入電腦中加以管理。作為檔案管理工作中重要組成部分，檔案數(shù)字化管理包括掃描紙質(zhì)檔案、數(shù)字化拍攝、激光技術(shù)等管理方式，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也需要注重管理質(zhì)量和安全保密等方面內(nèi)容，其中質(zhì)量控制是檔案數(shù)字化工作目標(biāo)，考慮到檔案是十分珍貴的數(shù)字資料，更需要保證其安全性。因此，對(duì)檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全性控制缺一不可。

二、檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全保密控制內(nèi)容

（一）選擇優(yōu)質(zhì)數(shù)字化方案和軟件。檔案數(shù)字化方案選擇對(duì)檔案安全保密控制有著決定性意義，且數(shù)字化方案制定是否合理也影響檔案數(shù)字化質(zhì)量。在選擇符合檔案管理實(shí)際情況的方案后，還要正確選擇數(shù)字化軟件。目前檔案數(shù)字化軟件種類(lèi)較多，并且每類(lèi)軟件都有各自功能，在選擇數(shù)字化軟件過(guò)程中要結(jié)合單位特點(diǎn)和預(yù)算。

（二）注重檔案檢查監(jiān)督驗(yàn)收。檔案數(shù)字化檢查監(jiān)督驗(yàn)收是控制其質(zhì)量的最終環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)效果均取決于檔案檢查監(jiān)督這一環(huán)節(jié)。其中檔案檢查對(duì)象以設(shè)備、人員和工作流程為主。監(jiān)督目的是對(duì)檢查效果加以監(jiān)管，并不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、找出問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的具體方案。當(dāng)遇到棘手問(wèn)題時(shí)，需要報(bào)告上級(jí)部門(mén)尋求解決方法，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量達(dá)標(biāo)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)包括粗細(xì)驗(yàn)收兩種方式，粗驗(yàn)收依靠自動(dòng)驗(yàn)收軟件完成，細(xì)驗(yàn)收方式是在粗驗(yàn)收基礎(chǔ)上對(duì)檔案清晰度、是否完整、是否出現(xiàn)重復(fù)等方面加以檢驗(yàn)。評(píng)估作為最后環(huán)節(jié)，在整個(gè)檔案數(shù)字化中，對(duì)檔案掃描情況以及內(nèi)容真實(shí)完整等情況加以測(cè)試評(píng)價(jià)，對(duì)這一階段檔案數(shù)字化質(zhì)量控制情況給予科學(xué)客觀評(píng)價(jià)，也有助于后續(xù)檔案數(shù)字化管理與完善。

（三）確立網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)安全保密方案?？紤]到檔案數(shù)字化與信息技術(shù)息息相關(guān)，為了保障檔案數(shù)字化安全性科學(xué)性，要設(shè)置安全保密方案。對(duì)于檔案數(shù)字化整個(gè)操作管理過(guò)程都需要在封閉的計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，以物理隔斷方式隔絕外網(wǎng)。且檔案數(shù)字化的客戶(hù)端與服務(wù)器要做到防水防寒，避免外界電磁干擾影響計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案數(shù)字化技術(shù)人員進(jìn)入系統(tǒng)之前需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，核實(shí)身份后才能進(jìn)入系統(tǒng)。這一環(huán)節(jié)是避免非工作人員進(jìn)入系統(tǒng)盜取檔案資料。對(duì)于計(jì)算機(jī)中訪問(wèn)控制要遵循“最小授權(quán)原則”，盡可能細(xì)化到單個(gè)用戶(hù)，為了避免出現(xiàn)電磁泄露情況，對(duì)檔案數(shù)字化保密要求較高的企事業(yè)單位可以在完全屏蔽空間中進(jìn)行檔案管理，若不具備這一條件，對(duì)檔案數(shù)字化保密要求較高的企業(yè)可以購(gòu)買(mǎi)安裝高強(qiáng)度電磁干擾器。

（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)。數(shù)據(jù)備份與維護(hù)也是檔案數(shù)字化質(zhì)量安全控制的必然選擇，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份，對(duì)損壞的數(shù)據(jù)加以維護(hù)能夠避免數(shù)據(jù)被盜竊而損失的情況發(fā)生。其中數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)也是檔案數(shù)字化工作成果之一。而數(shù)據(jù)維護(hù)主要目的是防止數(shù)據(jù)丟失損壞盜竊，控制一切不安全因素出現(xiàn)。數(shù)據(jù)整理是對(duì)檔案信息加以校對(duì)處理，刪除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，并對(duì)后續(xù)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行備份完善。

三、檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制優(yōu)化方式

（一）健全質(zhì)量規(guī)章制度。健全質(zhì)量規(guī)章制度是檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制重要的優(yōu)化方式，檔案數(shù)字化完善改進(jìn)依據(jù)是健全質(zhì)量規(guī)章制度。通過(guò)成熟完善的規(guī)章制度有助于促進(jìn)檔案信息資源連接共享。因此，相關(guān)企事業(yè)單位需要重新審視現(xiàn)有規(guī)章制度編制情況，對(duì)于不合理的情況加以改進(jìn)完善，使得數(shù)字化檔案管理工作真正做到有據(jù)可循。還要加強(qiáng)驗(yàn)收監(jiān)督和評(píng)價(jià)力度。檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，要對(duì)具體管理結(jié)果加以驗(yàn)收和控制，以細(xì)致監(jiān)督方式對(duì)檔案打印完整度、清晰度等方面加以監(jiān)管并改進(jìn)，對(duì)于評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)，可以將檔案數(shù)字化管理質(zhì)量與相關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人績(jī)效掛鉤，以適當(dāng)獎(jiǎng)懲制度發(fā)揮監(jiān)督作用。

（二）加強(qiáng)技術(shù)保障手段。加強(qiáng)技術(shù)保障手段是檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制又一重要優(yōu)化方式，檔案數(shù)字化管理過(guò)程中使用加密技術(shù)能夠有效保證其數(shù)據(jù)信息安全性、有效性。目前，我國(guó)常見(jiàn)技術(shù)保障手段包括防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等等。其中加密技術(shù)作為直接保護(hù)手段，被廣泛應(yīng)用到大量單位的檔案數(shù)字化管理過(guò)程中。在信息傳輸過(guò)程中，使用“非對(duì)稱(chēng)密鑰”方式也能夠達(dá)到加密作用。因此，有效加密手段和強(qiáng)有力技術(shù)保障對(duì)于檔案數(shù)字化完善和發(fā)展而言十分重要。在日常生活中，也要加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人員業(yè)務(wù)能力和思想素質(zhì)。由于在檔案數(shù)字化過(guò)程中存在很多不安全因素，人為不安全因素是重點(diǎn)，很多技術(shù)人員會(huì)因?yàn)闃I(yè)務(wù)能力有限，沒(méi)能科學(xué)有效地設(shè)計(jì)整個(gè)系統(tǒng)流程，一些技術(shù)人員缺少安全保密意識(shí)，忽視檔案數(shù)字化管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。對(duì)此，在加強(qiáng)技術(shù)保障手段過(guò)程中，要加強(qiáng)技術(shù)人員培訓(xùn)力度，培訓(xùn)內(nèi)容以技術(shù)培訓(xùn)和工作理念素質(zhì)這兩方面為主。在員工培訓(xùn)過(guò)程中要明確所要注意的細(xì)節(jié)和流程內(nèi)容。在培訓(xùn)后，要進(jìn)行考核，將考核成績(jī)與技術(shù)人員個(gè)人績(jī)效掛鉤，真正提升技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平，提高檔案數(shù)字化技術(shù)保障水平。

（三）強(qiáng)化安全系統(tǒng)建設(shè)。強(qiáng)化安全系統(tǒng)建設(shè)是檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制的必然選擇。一些企事業(yè)單位在工作中已經(jīng)意識(shí)到檔案數(shù)字化管理需要依靠完善成熟的質(zhì)量與安全管理機(jī)制貫徹落實(shí)，其安全保密制度在數(shù)字化工作開(kāi)展之初即基本成立，但從整體看來(lái)，缺少可操作性，最終安全管理效果不夠理想。因此，要找出存在的原因正確對(duì)待問(wèn)題，還要積極落實(shí)安全系統(tǒng)建設(shè)，強(qiáng)化檔案數(shù)字化防范管理手段。加強(qiáng)安全管理，分別設(shè)置視頻監(jiān)控，紅外報(bào)警以及自動(dòng)滅火器等保護(hù)檔案實(shí)體，還要設(shè)施網(wǎng)絡(luò)安全防火墻和身份安全認(rèn)證，以多重認(rèn)證方式確保操作電腦的技術(shù)人員不會(huì)對(duì)檔案造成威脅。與此同時(shí)，我國(guó)還要完善關(guān)于檔案數(shù)字化方面的法律法規(guī)，使檔案數(shù)字化管理工作變得有法可依、有據(jù)可循。對(duì)于一些以網(wǎng)絡(luò)手段盜取重要檔案信息的情況加以細(xì)化并納入法律體系中，真正形成檔案數(shù)字化法律法規(guī)。各個(gè)檔案管理部門(mén)也要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建管理制度，在工作制度中嚴(yán)格要求每一個(gè)與檔案數(shù)字化工作有關(guān)人員做到權(quán)責(zé)一致，一旦檔案數(shù)字化管理過(guò)程中遇到問(wèn)題也能具體追究到個(gè)人，將檔案數(shù)字化安全管理作用發(fā)揮到最大，盡可能減少因檔案泄露對(duì)企事業(yè)單位造成的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案數(shù)字化作為我國(guó)檔案管理的一個(gè)必然發(fā)展趨勢(shì)，需要在完善和發(fā)展過(guò)程中注重質(zhì)量控制和保密措施優(yōu)化。因此，要健全質(zhì)量規(guī)劃制度、加強(qiáng)技術(shù)保障手段、強(qiáng)化安全系統(tǒng)建設(shè)。促使我國(guó)檔案管理能夠兼顧安全、質(zhì)量與效率。