趙穎

摘 要：在現(xiàn)代化社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步的過(guò)程中，人們針對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度也越來(lái)越高，同時(shí)也在日趨提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。就拿醫(yī)院中對(duì)于檔案的管理來(lái)講，其是比較具有特性的，因?yàn)獒t(yī)院檔案的管理和人民的切身利益息息相關(guān)，并已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出了自身的價(jià)值，其能夠有效的促進(jìn)醫(yī)院更為順利的運(yùn)轉(zhuǎn)。此文重點(diǎn)歸總了醫(yī)院檔案管理針對(duì)醫(yī)院順利運(yùn)轉(zhuǎn)并提升的關(guān)鍵性作用，并解析了目前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，同時(shí)列舉了促進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展的方案。

關(guān)鍵詞：檔案管控;科學(xué)化水平;選擇路徑

一、引言

檔案管理工作是一項(xiàng)為我國(guó)社會(huì)建設(shè)和發(fā)展提供方便的工作。檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對(duì)原始檔案中含有的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集與統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的管理與服務(wù)的最終目的。但是，隨著當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的日新月異，相應(yīng)的也對(duì)我國(guó)事業(yè)單位之中的檔案管理工作提出了新的要求標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化已經(jīng)成為當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。

二、醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的推進(jìn)作用

1.管理醫(yī)院檔案利于醫(yī)院的深層次進(jìn)步

我們生活在高度發(fā)達(dá)的訊息化社會(huì)中，科學(xué)技術(shù)在迅速的更新和進(jìn)步，而醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)和進(jìn)步更是不能缺少了高新技術(shù)的支持。把高新科技應(yīng)用在臨床的醫(yī)治工作中，而通過(guò)實(shí)踐應(yīng)用又能夠研發(fā)出更新的成果，在這樣的循環(huán)往復(fù)中便能夠不斷的進(jìn)步，同時(shí)將所有成果都登記在醫(yī)院的檔案中。對(duì)于醫(yī)院中所有的高新技術(shù)檔案來(lái)講，其會(huì)成為新科技被推廣應(yīng)用的重要參考依據(jù)，進(jìn)而使其為醫(yī)院科技邁向更高的層次而提供重要的支持。

2.管理設(shè)備檔案利于推進(jìn)技術(shù)的改革

在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，對(duì)于設(shè)備的檔案管理是非常關(guān)鍵的。設(shè)備檔案對(duì)一個(gè)醫(yī)院中的固定資產(chǎn)進(jìn)行了詳細(xì)的登記，在對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案進(jìn)行閱覽檢查過(guò)程中，有利于醫(yī)院相關(guān)人員認(rèn)知到自身各類醫(yī)療設(shè)施的應(yīng)用年限、應(yīng)用頻率和運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)等，并在采購(gòu)醫(yī)療實(shí)施中為工作人員帶來(lái)重要的信息依據(jù)，這不但能夠防止資源的閑置浪費(fèi)，還能夠在引進(jìn)現(xiàn)設(shè)施時(shí)帶來(lái)對(duì)應(yīng)的技術(shù)根據(jù)。而以上這些均能夠推動(dòng)醫(yī)院科技的改革創(chuàng)新，進(jìn)而提高了醫(yī)院的治療條件。

3.管理醫(yī)院檔案利于領(lǐng)導(dǎo)更好決策

對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員來(lái)講，把醫(yī)院建立之初到目前的全部檔案進(jìn)行良好的存儲(chǔ)管理，能夠?yàn)獒t(yī)院后續(xù)的正常運(yùn)行帶來(lái)促進(jìn)作用。例如，其能夠?yàn)獒t(yī)院實(shí)施空間的配置帶來(lái)參考依據(jù)，醫(yī)院治理觀念的重點(diǎn)是以人為本，通常為了引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的工作人員，就會(huì)為其安排住宿房間，這時(shí)便能夠閱覽檔案來(lái)評(píng)估工作人員的就職年限、學(xué)歷和職稱等，從而為宿舍的配置帶來(lái)參考依據(jù)。

4.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，有利于解決醫(yī)患矛盾糾紛

醫(yī)院檔案中最重要的一部分自然是病人的病歷材料，保管好病歷是十分重要的一項(xiàng)工作。所謂病歷，就是指病人從初次進(jìn)入醫(yī)院，掛號(hào)到確診治療及后期康復(fù)整個(gè)過(guò)程十分詳盡的記錄，他相當(dāng)于病人就醫(yī)過(guò)程的日記本，不僅僅記錄了病人的病情，還反應(yīng)了病人在進(jìn)行診治過(guò)程中遇到的各種情況，因此，在醫(yī)患關(guān)系十分緊張的當(dāng)下，病例自然就成為了解決醫(yī)患矛盾糾紛最好的武器，通過(guò)病歷我們就可以了解到事故責(zé)任究竟在于哪一方，確定了責(zé)任人就能很好的解決我們?cè)诩m紛之中所遇到的困難。

三、醫(yī)院?jiǎn)挝粰n案管理的特點(diǎn)

1.檔案內(nèi)容多樣化

在醫(yī)院里，檔案主要分為三類，第一類是一些工作經(jīng)驗(yàn)豐富的工作者，對(duì)長(zhǎng)期工作的總結(jié)報(bào)告，是為新一代工作者留下的寶貴財(cái)富，是新一代工作者診治病人過(guò)程中以史為鑒的重要基礎(chǔ)。第二類是醫(yī)院工作者的個(gè)人檔案，其主要記錄了對(duì)工作人員的錄用調(diào)整，升職加薪，以及對(duì)其榮譽(yù)的授予等內(nèi)容。第三類也是最重要的一類，就是對(duì)病人就醫(yī)過(guò)程中從掛號(hào)到診斷確診以及治療的整個(gè)過(guò)程，詳細(xì)的記錄，俗稱病例。這樣的記錄不僅可以保證對(duì)病人病情的切實(shí)了解，也能在發(fā)生醫(yī)患關(guān)系緊張情況時(shí)，作為證據(jù)，確定責(zé)任人，從而使問(wèn)題迎刃而解。

2.檔案管理設(shè)備科技化

在這個(gè)科技高速化發(fā)展的時(shí)代里，檔案管理也是與時(shí)俱進(jìn)的。任何的檔案管理都不能再和以前一樣以傳統(tǒng)筆記的形式進(jìn)行存儲(chǔ)整理。一來(lái)是這樣存儲(chǔ)的方式不能長(zhǎng)久，二來(lái)這樣儲(chǔ)存會(huì)占據(jù)很大的空間。如果采用視頻影像的方式，對(duì)會(huì)議或者一些重要資料進(jìn)行錄制，錄制完成后，再進(jìn)行編輯和整理，以文件的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。這樣的話就既不需要占據(jù)很大的地方，又能十分方便查找，還能得到長(zhǎng)久的保存。

3.管理制度的現(xiàn)代化

一個(gè)大醫(yī)院的運(yùn)行，就好比一個(gè)大型的機(jī)器，每一個(gè)地方都需要有特定的零件去進(jìn)行特定的工作。為了使檔案管理完整和持久就必須制定十分完善的規(guī)則。每一個(gè)員工都必須在自己的崗位上進(jìn)行相應(yīng)的工作，做好自己的本職工作，遵守醫(yī)院的規(guī)則，恪守時(shí)間，嚴(yán)守紀(jì)律，思維向上，認(rèn)真負(fù)責(zé)。無(wú)規(guī)矩不成方圓，只有嚴(yán)格的遵守規(guī)矩才能讓醫(yī)院檔案管理這個(gè)大機(jī)器在正常的軌道上運(yùn)行。

四、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

對(duì)檔案管理的重視程度不夠是近年來(lái)各醫(yī)院存在的普遍問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院檔案管理不夠勢(shì)必會(huì)影響到醫(yī)院的檔案工作，也必將阻礙一個(gè)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。近年來(lái)，國(guó)家越來(lái)越重視檔案管理工作，尤其是6月9號(hào)“國(guó)際檔案日的設(shè)立”對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了十分重要的影響。希望在國(guó)家的高度推動(dòng)下，各個(gè)醫(yī)院能夠重視起來(lái)，使醫(yī)院資金投入以及醫(yī)療水平等方面都能實(shí)現(xiàn)和檔案管理工作的完美對(duì)接，使中國(guó)的醫(yī)院管理水平能夠更上一層樓。

2.素質(zhì)高低不同，缺少管理積極性

在大部分醫(yī)院內(nèi)，人們更為重視的均是醫(yī)療人員，人們通常會(huì)認(rèn)為檔案管理員就是一個(gè)清閑的差事，由此檔案管理員往往會(huì)被忽視，也因此醫(yī)院通常會(huì)將非醫(yī)務(wù)專業(yè)的人員安排在檔案管理工作上。其普遍對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致工作積極性不高、缺乏工作熱情、更欠缺相關(guān)的敬業(yè)態(tài)度。所以，對(duì)于大部分醫(yī)院檔案管理人員來(lái)講，會(huì)將其視作兼職，流動(dòng)性較強(qiáng)。在醫(yī)院治療工作緊張時(shí)，則會(huì)將其調(diào)派到其他崗位，導(dǎo)致無(wú)人進(jìn)行檔案的管理而中斷，嚴(yán)重時(shí)會(huì)由于檔案無(wú)人及時(shí)整理而丟失。

3.有著相對(duì)淡薄的檔案管理理念

大部分的檔案管理員對(duì)于自身的工作都不夠重視，其會(huì)認(rèn)為這些檔案就是一些過(guò)期的病歷，基本不會(huì)再發(fā)揮什么作用。導(dǎo)致未能及時(shí)對(duì)這些檔案實(shí)施正常的歸類與保存，只是把這些檔案毫無(wú)頭緒的放在檔案柜中，很多檔案因?yàn)楸４娌坏卯?dāng)，致使受潮破損和遺失，在日后實(shí)施查閱期間失去了其自身的作用。

4.缺乏完善的管理制度和責(zé)任機(jī)制

在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)不斷進(jìn)步的過(guò)程中，我們國(guó)家目前在醫(yī)療領(lǐng)域的科技已經(jīng)有了很大進(jìn)步，只是由于目前醫(yī)院中的管理機(jī)制與責(zé)任制度未能得到實(shí)時(shí)的改良和完善，致使近些年來(lái)部分先進(jìn)的醫(yī)療研究成果倍受忽略，更有一些醫(yī)療研究成果在記載時(shí)沒(méi)有抓住要點(diǎn)，被記錄下檔案中的數(shù)據(jù)與文字都不夠準(zhǔn)確，在很大程度上影響了醫(yī)院中優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源的有效運(yùn)用。在目前的狀態(tài)下一部分工作者比較欠缺責(zé)任感，在出現(xiàn)不良狀況時(shí)沒(méi)能實(shí)時(shí)的解決。另外，由于在目前一些醫(yī)院內(nèi)還沿用著落后的文字檢索方法，進(jìn)而降低了檢索和查找的工作效率。

5.硬件設(shè)施落后

因?yàn)槲覀儑?guó)家的科技在現(xiàn)階段中的快速發(fā)展也推動(dòng)了檔案管理設(shè)施的快速優(yōu)化。想要在現(xiàn)代化的社會(huì)中增強(qiáng)檔案管理活動(dòng)的成效和品質(zhì)，則需要注重有關(guān)設(shè)施的更換。只是因?yàn)橘Y金的限制，致使檔案管理活動(dòng)中所使用的設(shè)施還比較陳舊，這在很大程度上影響了檔案管理工作成效的提高，另外也增強(qiáng)了相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，進(jìn)而提高了人工成本，為事業(yè)單位成本的節(jié)約帶來(lái)了阻力。

五、如何有效提高檔案管理的科學(xué)化水平

1.增強(qiáng)檔案的創(chuàng)新意識(shí)

自古科學(xué)和文化都是在繼承和發(fā)展中進(jìn)行的，所謂繼承就是指對(duì)原來(lái)的好的部分進(jìn)行保留，當(dāng)反映到醫(yī)院的檔案管理中，就是要求醫(yī)院要確保檔案資料的完整性，將其有用的部分全部進(jìn)行保留。而所謂發(fā)展，就是指任何的東西都是要在創(chuàng)新中謀求發(fā)展的，而這就要求醫(yī)方強(qiáng)化檔案的管理制度增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的要求，使相關(guān)的檔案更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。醫(yī)院的檔案管理工作一定要以創(chuàng)新的方式取其精華，去其糟粕，謀求長(zhǎng)久發(fā)展。

2.優(yōu)化完善檔案管理制度

各個(gè)行業(yè)都有著其自身的特性，因此各個(gè)行業(yè)都必須配備一套和工作特性相一致的管理系統(tǒng)，使自身領(lǐng)域的工作人員可以按圖索驥，經(jīng)過(guò)機(jī)制的持續(xù)性改良來(lái)確保工作的規(guī)范準(zhǔn)確性，進(jìn)而提高工作成效，規(guī)避不良問(wèn)題的產(chǎn)生。作為檔案管理的工作人員，需要將檔案進(jìn)行收集、整理和分類等，因此其相關(guān)工作人員需要認(rèn)真仔細(xì)、擁有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而確保檔案工作的品質(zhì)，使其能夠一直正常的運(yùn)行，最終為社會(huì)的進(jìn)步帶來(lái)優(yōu)良的服務(wù)。我們國(guó)家目前對(duì)于檔案的管理領(lǐng)域正處在瓶頸期，主要因素就是欠缺認(rèn)真細(xì)致的頂層規(guī)劃，以往落后的管理體系在現(xiàn)代化的社會(huì)中已經(jīng)無(wú)法滿足工作的需求。例如由于時(shí)間的流逝和地點(diǎn)的改變，使得檔案資料出現(xiàn)了遺失、缺失的問(wèn)題，如果這樣的情況出現(xiàn)在普通民眾頭上，就會(huì)為人們的正常生活和工作造成嚴(yán)重的干擾，破壞了人民群眾的利益;假如此類事件是出現(xiàn)在了機(jī)密性非常強(qiáng)的檔案資料上，就會(huì)造成更為重大的影響，嚴(yán)重?fù)p壞公共的利益，造成不可挽回的損失。想要使得檔案管理機(jī)制得到真正的提升，就需要淘汰落后技術(shù)和設(shè)備，引進(jìn)符合現(xiàn)代化社會(huì)的高新科技，并在這樣的基礎(chǔ)之上做出更為精細(xì)準(zhǔn)確的方案，進(jìn)而有效提升檔案管理工作。

3.培養(yǎng)工作人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于目前檔案管理工作人員普遍綜合素養(yǎng)不高的情況，可設(shè)立一個(gè)專業(yè)的培訓(xùn)部門，創(chuàng)建專業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行周期性的培訓(xùn)，這樣便能夠更好的增強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)知識(shí)水準(zhǔn)和管理能力，確保檔案管理工作符合現(xiàn)代化社會(huì)的需求，更好的提升檔案管理人員的工作品質(zhì)。另外，因?yàn)闄n案管理工作持續(xù)的步入訊息化科技化，使得檔案管理的保密性受到了威脅，在運(yùn)用電腦網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展有關(guān)工作期間，容易由于電腦部件故障和黑客的惡意侵入致使資料遺失或者外泄，所以還必須增強(qiáng)檔案管理員的安全知識(shí)培訓(xùn)。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展

在以往進(jìn)行檔案管理期間大都是利用人力來(lái)完成，具體來(lái)講就是在單位中創(chuàng)建一個(gè)專門的登記部門，來(lái)登記在單位運(yùn)行中遇到的各類事件，一般是按照時(shí)間的先后來(lái)展開(kāi)布置登記，在這樣的方式中也存有較多的缺陷，例如，資金支出量比較大的部門，在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)沒(méi)法對(duì)紙質(zhì)的材料實(shí)施良好的保存等。在現(xiàn)代化的科技時(shí)代，電腦科技獲得了明顯的提升，所以單位在運(yùn)行過(guò)程中必須重視檔案管理的關(guān)鍵性，如此便可以增強(qiáng)訊息科技在檔案管理中的運(yùn)用強(qiáng)度，更要把單位的檔案有效精準(zhǔn)的儲(chǔ)存在電腦系統(tǒng)中，這樣的操作不但可以提高單位的經(jīng)濟(jì)水準(zhǔn)，還能夠更好的提高單位的環(huán)保成效。另外，在管理的檔案資料中存在較多人們頻繁使用和查閱的內(nèi)容，所以假如一直運(yùn)用落后的手段來(lái)進(jìn)行工作，就會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作的正常運(yùn)行帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。綜上所述，在后續(xù)的檔案管理工作中必須增強(qiáng)訊息化管理形式的運(yùn)用，進(jìn)而為訊息化的創(chuàng)建與進(jìn)步打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作

在對(duì)檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，重點(diǎn)需要從兩個(gè)方面入手，也就是專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)兩個(gè)方面。其中的專業(yè)技能就是指提升檔案管理員的工作品質(zhì)與成效，職業(yè)素質(zhì)就是指增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任心與服務(wù)態(tài)度。所以在后續(xù)的檔案管理工作中，所有工作者都需要提升自身的服務(wù)意識(shí)，針對(duì)來(lái)查找訊息的人員給予良好的服務(wù)，積極的改進(jìn)目前毫無(wú)作為的工作形式。因?yàn)闄n案材料自身?yè)碛泻芨叩倪\(yùn)用價(jià)值，只要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的保管和運(yùn)用就能夠起到優(yōu)質(zhì)的宣傳成效，并且還能夠給現(xiàn)代的醫(yī)療人員帶來(lái)參照資源，推動(dòng)醫(yī)療科技的進(jìn)步。

6.構(gòu)建安全防范綜合體系

當(dāng)下電子檔案的普及也讓檔案資料的安全系數(shù)降低了許多，許多網(wǎng)絡(luò)黑客也就是利用了這一點(diǎn)，對(duì)一些檔案部門的內(nèi)部資料進(jìn)行盜取和攻擊。為了防范這一非法目的，我們需要構(gòu)建安全防范的綜合體系，加強(qiáng)防范意識(shí)，安排特定工作人員對(duì)電子檔案進(jìn)行管理和查看，定期殺毒，避免電子設(shè)備中毒的風(fēng)險(xiǎn)，避免被非法取締。使電子檔案在保存長(zhǎng)久，不占很大空間，以及查找方便等多種優(yōu)點(diǎn)于一體的情況下，還能確保安全性，無(wú)懈可擊，完美運(yùn)行。

六、結(jié)束語(yǔ)

總之，管理醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，需要長(zhǎng)久的堅(jiān)持，不是一朝一夕就能成功的。就檔案管理者而言，需要不斷提升自身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自身的使命感和責(zé)任感。就醫(yī)院而言，也要重視檔案管理的重要性，為其提供相應(yīng)的資金保障和理論支撐，重視檔案管理者的培訓(xùn)，如此，才能較好地推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的更深層次發(fā)展。

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（作者單位：山東省泰安市中心醫(yī)院分院）