榮玉真

摘 要：醫(yī)院人事檔案關(guān)系到每一名醫(yī)護(hù)人員的切身利益，醫(yī)院人事檔案管理工作作為醫(yī)院人事工作和檔案管理工作的重要組成部分，要加快推進(jìn)信息化管理，使醫(yī)院人事檔案管理工作走上信息化、科學(xué)化。本文從醫(yī)院人事檔案的重要性、醫(yī)院人事檔案管理工作信息化管理的優(yōu)點(diǎn)、醫(yī)院人事檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題和做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的對(duì)策建議等4個(gè)方面，綜合闡述了如何做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作，希望通過(guò)此文章為同行提供借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化

醫(yī)院人事檔案涉及醫(yī)院所有醫(yī)護(hù)人員的切身利益，做好醫(yī)院人事檔案管理工作是一項(xiàng)重要的任務(wù)。醫(yī)院人事檔案管理工作不僅僅是醫(yī)院人事工作的組成部分，更是醫(yī)院整體檔案工作的重要組成部分。醫(yī)院人事檔案關(guān)系到每一名醫(yī)護(hù)人員的學(xué)習(xí)、工作、履歷、職稱(chēng)評(píng)審等重要內(nèi)容，檔案的安全、完整、真實(shí)，為醫(yī)院在了解醫(yī)護(hù)人員的基本情況，培養(yǎng)和選拔使用醫(yī)護(hù)人才方面提供了可靠的參考依據(jù)。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)越來(lái)越多的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，其中檔案領(lǐng)域的信息化技術(shù)應(yīng)用也相當(dāng)突出。當(dāng)前，人事檔案管理制度越來(lái)越完善，逐步利用信息化技術(shù)管理醫(yī)院人事檔案，在醫(yī)院人事檔案的更新、查閱利用等方面極大地提高了效率，并且有力的克服了傳統(tǒng)管理模式的各種弊端，從而全面促進(jìn)了醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)化。

一、醫(yī)院人事檔案的重要作用

醫(yī)院的人事檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，人事檔案詳細(xì)記錄了每名醫(yī)護(hù)人員的信息，主要包括個(gè)人基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、工作入職、職務(wù)職稱(chēng)晉升、個(gè)人獎(jiǎng)懲、退休等各類(lèi)信息，起著重要的憑證和參考作用，對(duì)個(gè)人和醫(yī)院來(lái)說(shuō)都具有非常大的價(jià)值。醫(yī)院人事檔案對(duì)于醫(yī)護(hù)人員來(lái)說(shuō)，涉及到個(gè)人的切身利益，每名醫(yī)護(hù)人員的檔案都是自己成長(zhǎng)進(jìn)步的記錄，更是單位判斷個(gè)人的有效標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在晉升和退休時(shí)，檔案中記載了個(gè)人工作的詳細(xì)情況，各種獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)，能夠全面的向單位展示個(gè)人的工作成績(jī)，方便個(gè)人的進(jìn)步，能為自己的各項(xiàng)工作和成績(jī)提供有力的證據(jù);而在退休工作時(shí)，檔案中的參加工作時(shí)間、是否獲得特殊獎(jiǎng)勵(lì)等，直接關(guān)系個(gè)人退休后待遇的核定，可以說(shuō)涉及切身利益。

對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)院可以從人事檔案中掌握每一名醫(yī)護(hù)人員的具體情況，參考人員的工作經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，可以作為醫(yī)護(hù)人員晉升和職稱(chēng)評(píng)審的有效憑證，為醫(yī)院正確選拔需要的人才提供參考，一方面能確保在涉及醫(yī)護(hù)人員利益問(wèn)題方面能公平公正，另一方面還能為醫(yī)院選出好的人才，為醫(yī)院的發(fā)展提供人才支撐，此外在醫(yī)護(hù)人員辦理退休時(shí)，可以有效核定退休人員待遇，既可以防止少算漏算，又可以防止出現(xiàn)差錯(cuò)，造成錯(cuò)誤，在參閱人事檔案的基礎(chǔ)上依據(jù)檔案做出合理的退休待遇?？梢?jiàn)，醫(yī)院人事檔案對(duì)于醫(yī)護(hù)人員本人和醫(yī)院集體來(lái)說(shuō)都具有重要的作用，因此，作為醫(yī)院的檔案管理人員要切實(shí)做好醫(yī)院人事檔案管理工作。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

人事檔案作為醫(yī)護(hù)人員重要的參考資料，齊全、完整、安全是對(duì)人事檔案的基本要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然能滿(mǎn)足以上的要求，但是在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中卻存在著效率低、工作量大等各種問(wèn)題，然而利用信息化管理人事檔案，則能快速的對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、排序、匯總、補(bǔ)充和檢索，不僅是對(duì)醫(yī)護(hù)人員個(gè)人利益的維護(hù)，也有利于醫(yī)院人事檔案的管理工作。

1.歸檔材料更加準(zhǔn)確、齊全。每一個(gè)醫(yī)院都涉及眾多的醫(yī)護(hù)人員，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案收集模式中收集歸檔工作十分繁重，并且十分瑣碎，每次的收集歸檔都需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，稍不注意還會(huì)出現(xiàn)各種失誤，不僅損害醫(yī)護(hù)人員的利益，也影響了歸檔的效率和質(zhì)量，影響檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，給以后的查詢(xún)利用埋下隱患。但是通過(guò)利用信息化管理技術(shù)，一方面可以做到及時(shí)對(duì)應(yīng)歸檔材料進(jìn)行傳送，還能實(shí)時(shí)了解歸檔進(jìn)度，大大加大了收集的速度和質(zhì)量;另一方面利用信息計(jì)算能力，還能對(duì)檔案各類(lèi)材料之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行校核，從而提高歸檔的準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)漏歸、錯(cuò)歸等問(wèn)題發(fā)生，確保做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，從而大大提高檔案管理工作的效率。

2.檔案的保管工作更加安全。傳統(tǒng)的檔案保管工作，限于檔案存儲(chǔ)條件，極易出現(xiàn)檔案丟失損壞的事件，比如醫(yī)院檔案室的硬件配備達(dá)不到規(guī)范要求，很容易庫(kù)房溫濕度過(guò)高或過(guò)低、陽(yáng)光直射、霉菌腐蝕之類(lèi)的的情況，這就無(wú)形中對(duì)實(shí)體檔案產(chǎn)生嚴(yán)重的損壞。然后信息化后的檔案，是將紙質(zhì)檔案完全數(shù)字化掃描，只要做好異地或者異質(zhì)備份，做好網(wǎng)絡(luò)安全、管理系統(tǒng)維護(hù)、信息化硬件設(shè)施的管理，則信息化檔案就不會(huì)受陽(yáng)光、溫濕度等的影響，從而使醫(yī)院的人事檔案更加安全。

3.檔案的查閱利用更加便捷、高效。傳統(tǒng)的檔案查閱利用，需要專(zhuān)人負(fù)責(zé)手工檢索、庫(kù)房查找、翻閱檔案等 ，對(duì)查找到的有價(jià)值的檔案內(nèi)容，如果需要復(fù)制、摘抄，還需要進(jìn)行借閱摘抄登記等環(huán)節(jié)，這都無(wú)疑中增加了檔案管理人員的工作量，而且還會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，由此可見(jiàn)傳統(tǒng)的查檔利用工作真的是效率低下。此外，傳統(tǒng)的查檔模式需要多次接觸紙質(zhì)檔案，尤其是涉及需要復(fù)印的檔案內(nèi)容，因?yàn)闄n案大多數(shù)已經(jīng)裝訂成冊(cè)，每次的翻閱和復(fù)印都會(huì)給檔案帶來(lái)不必要的損害，如果查閱的內(nèi)容較多，則會(huì)需要大量的時(shí)間和精力，尤其是還會(huì)出現(xiàn)漏查的現(xiàn)象，導(dǎo)致出現(xiàn)查不到的情況，這就給人事檔案的查閱利用帶來(lái)了極大地不方便。但是運(yùn)用信息化手段，就會(huì)大大提高檔案的利用效率，只要做好了前期的收集整理工作，凡是已經(jīng)存在的檔案就不會(huì)出現(xiàn)漏查現(xiàn)象，能快速、全面的查閱到所需要的的檔案內(nèi)容，這便會(huì)給醫(yī)護(hù)人員自身利用檔案帶來(lái)方便。另外，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，在對(duì)醫(yī)護(hù)人員的培養(yǎng)、使用方面提供了更準(zhǔn)確的第一手資料。

4.檔案資源的共享更加容易。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在共享方面具有天然的弱勢(shì)，在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理工作中，大多數(shù)工作都是由手工完成，檔案信息在醫(yī)院內(nèi)部共享比較困難。但是信息化管理的人事檔案，依靠專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，不僅能完整、全面、準(zhǔn)確的記錄每一條檔案信息，而且還能詳細(xì)的顯示出每一個(gè)人事變化細(xì)節(jié)，也更加方便的在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行檔案資源的共享，使每一名對(duì)應(yīng)權(quán)限的工作人員都能夠直接共享檔案內(nèi)容，從而避免了反復(fù)的出入庫(kù)房、反復(fù)的翻閱，有效減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的損害。

三、醫(yī)院人事檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，信息化技術(shù)越來(lái)越普及，不僅僅是國(guó)家綜合檔案館開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，一些較大的機(jī)關(guān)單位和院校也已經(jīng)全面應(yīng)用信息化技術(shù)。在人事檔案的信息化管理方面，綜合管理人事檔案的組織部和人力資源與社會(huì)保障局則是為大家開(kāi)了一個(gè)好頭，他們的人事檔案已經(jīng)全部數(shù)字化，在干部檔案審核工作中，優(yōu)勢(shì)非常明顯，為所在地區(qū)的干部管理和提拔工作做出了突出貢獻(xiàn)。當(dāng)前，隨著時(shí)間的推移，人事檔案的信息化管理在各大醫(yī)院也越來(lái)越普及，但是一些地方性醫(yī)院，尤其是規(guī)模較小的醫(yī)院，人事檔案信息化管理依然靠著傳統(tǒng)的管理模式。由此可見(jiàn)，人事檔案信息化的發(fā)展存在著不平衡不充分的現(xiàn)象，對(duì)于這些尚未開(kāi)始進(jìn)行檔案信息化的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，這嚴(yán)重制約著醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的發(fā)展。

1.對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理工作重視程度不高。重視才會(huì)有所行動(dòng)，當(dāng)前各大醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍將提高醫(yī)療水平、改善就診條件放在重要位置，在人力、物力、財(cái)力方面都加大了對(duì)醫(yī)療條件的投入，這無(wú)可厚非，因?yàn)獒t(yī)院的本職工作就是治病救人，對(duì)患者負(fù)責(zé)才是重中之重。但是有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)卻片面的認(rèn)為在平時(shí)的管理工作中，只要管理好醫(yī)護(hù)人員，做好醫(yī)護(hù)人員的晉升就可以，卻忽略了醫(yī)護(hù)人員人事檔案的重要性，認(rèn)為醫(yī)院的人事檔案工作過(guò)得去就行，沒(méi)有把人事檔案管理工作擺在重要位置，殊不知，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理是對(duì)醫(yī)護(hù)人員負(fù)責(zé)，是為了更好的服務(wù)醫(yī)護(hù)人員，醫(yī)護(hù)人員的利益保障了，醫(yī)院的各方面管理工作也就保障了，每名醫(yī)護(hù)人員全身心投入醫(yī)護(hù)工作中，醫(yī)院的整體水平也就提高了。

2.人事檔案信息化管理工作的理念缺乏。在一些條件比較差的醫(yī)院，無(wú)論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還是醫(yī)院人事檔案管理人員，對(duì)人事檔案的管理還存在著人工收集、整理和手動(dòng)查閱利用的層次，沒(méi)能跟上社會(huì)發(fā)展的進(jìn)度，僅僅是收集好檔案后做好整理，然后存于檔案柜中，每次的查閱不僅慢而且還給檔案帶來(lái)不必要的損壞現(xiàn)象，有時(shí)由于檔案數(shù)量太多還不能及時(shí)查到，從而影響了利用。管理理念的落后，直接影響了信息化管理工作的順利推進(jìn)。

3.檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。檔案管理工作說(shuō)到底是人從事的工作，沒(méi)有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)就無(wú)法做出出色的工作。人事檔案的信息化管理更是需要專(zhuān)業(yè)的人才，不僅需要具備良好的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還要具備較高的信息化操作水平。但是綜合來(lái)看，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員基本上都是年齡偏大，文化程度相對(duì)較低的，科班出身的更是少之又少，這就直接影響了檔案的管理水平。缺少了信息化檔案管理人才，就更談不上人事檔案的信息化管理。此外，醫(yī)院在醫(yī)療知識(shí)方面的培訓(xùn)組織開(kāi)展較多，但是在檔案的信息化管理方面組織的很少，有的醫(yī)院甚至幾年都不組織一次，現(xiàn)有的檔案管理人員無(wú)法接受專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)地培訓(xùn)，僅靠自學(xué)卻很難收到成效。此外，對(duì)于各級(jí)檔案行政管理部門(mén)組織的培訓(xùn)，也很少派人參加，致使管理人員失去了學(xué)習(xí)進(jìn)修機(jī)會(huì)。這也給做好人事檔案的信息化管理帶來(lái)了困難。

4.醫(yī)院配備的信息化設(shè)施設(shè)備陳舊。由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高，導(dǎo)致在檔案管理方面投入的資金不足，致使檔案所需設(shè)施設(shè)備的配備也相對(duì)不足。尤其是基層的醫(yī)院，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備，僅僅是滿(mǎn)足于有的層面，致使部分醫(yī)院出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)施與檔案管理設(shè)備落差極大地現(xiàn)象?，F(xiàn)有的檔案管理設(shè)備陳舊，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化發(fā)展的需要，從而嚴(yán)重影響了人事檔案信息化管理工作的推進(jìn)。

5.檔案的信息化管理工作中的安全性有待提高。伴隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)容易出現(xiàn)病毒、黑客等襲擊，這就給檔案信息資源的安全帶來(lái)了隱患，影響了人事檔案信息資源的安全。此外，檔案管理人員的信息化安全意識(shí)相對(duì)淡薄，防范意識(shí)較差，容易出現(xiàn)管理終端不專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用的現(xiàn)象，加上檔案管理人員限于對(duì)信息化管理技術(shù)的掌握不熟等原因，容易出現(xiàn)信息失泄密事件，給醫(yī)院的人事檔案管理工作帶來(lái)極大的安全隱患。

四、做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的對(duì)策建議

作為醫(yī)院的一名檔案管理人員，要從自身做起，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)，讓自己適應(yīng)人事檔案信息化管理工作的需要。醫(yī)院方面也要多措并舉，為醫(yī)院的人事檔案信息化管理工作提供條件，使醫(yī)院的人事檔案管理工作早日走上科學(xué)化、信息化的軌道，緊跟時(shí)代步伐。

1.提高對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。要把人事檔案的信息化管理工作納入重要的工作議事日程，真正做到讓“柜子里的信息活起來(lái)”;切實(shí)加強(qiáng)在人事檔案信息化管理工作中的各種投入，一是投入更多財(cái)力，為檔案的信息化管理購(gòu)買(mǎi)所需要的的設(shè)施設(shè)備，確保滿(mǎn)足信息化管理的需要，同時(shí)安排必要的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi);二是投入更多的人力，在人事檔案管理工作中，要挑選工作能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛(ài)檔案管理工作的人參與人事檔案信息化管理工作;三是投入更多的物力，配備更加適合人事檔案的信息化管理所需的辦公用房，盡力滿(mǎn)足人事檔案管理工作的需求。

2.加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念。管理理念的轉(zhuǎn)變是做好醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的先決條件，包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的所有人員都應(yīng)加快理念的轉(zhuǎn)變，盡快從傳統(tǒng)的管理理念向信息化管理理念轉(zhuǎn)變。醫(yī)院的醫(yī)療水平靠的人才，那么醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)說(shuō)到底就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人事檔案就是每一名醫(yī)護(hù)人員的參考依據(jù)，檔案能夠反映他們的各方面的信息，為醫(yī)院做到知人善任、人盡其才提供可靠依據(jù)，依據(jù)檔案充分挖掘醫(yī)院廣大醫(yī)護(hù)人員各自的優(yōu)勢(shì)，讓每一名醫(yī)護(hù)人員都在最匹配的崗位上發(fā)揮出更大的價(jià)值，從而推動(dòng)醫(yī)院整體水平的提高。

3.提高檔案管理人員的檔案信息化管理水平。人事檔案信息化管理需要的是復(fù)合型人才，既懂檔案業(yè)務(wù)，也熟練應(yīng)用信息化技術(shù)。作為醫(yī)院，一方面要加快人才引進(jìn)，通過(guò)高層次人才引進(jìn)或者事業(yè)編招考等途徑，及時(shí)填充檔案信息化管理所需人才;另一方面要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，積極組織相關(guān)檔案信息化方面的專(zhuān)家來(lái)醫(yī)院授課或者組織人員外出參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以便提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其滿(mǎn)足當(dāng)前人事檔案信息化管理工作的需要。此外，醫(yī)院要為檔案管理人員制定合理的激勵(lì)政策，鼓勵(lì)他們做好人事檔案信息化管理工作。

4.增強(qiáng)人事檔案信息資源的安全性。面對(duì)網(wǎng)上的病毒和黑客襲擊，各醫(yī)院要嚴(yán)格制定安全管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，切實(shí)落實(shí)好用制度管人、用制度管事的要求，發(fā)揮制度的剛性約束作用。此外，對(duì)于人事檔案管理人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全教育，增強(qiáng)安全管理意識(shí)，通過(guò)規(guī)范的操作、嚴(yán)格的管理，來(lái)減少安全問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)，對(duì)于現(xiàn)有的人事檔案信息資源，要及時(shí)做好容災(zāi)備份，堅(jiān)決防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等隱患，從而提高人事檔案信息資源的安全性。

總之，醫(yī)院人事檔案信息化管理是大勢(shì)所趨，作為醫(yī)院和檔案管理人員要充分提高認(rèn)識(shí)，加快轉(zhuǎn)變理念，全面推進(jìn)醫(yī)院人事檔案的信息化管理，使醫(yī)院人事檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，從而為促進(jìn)醫(yī)院整體水平的提高。

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（作者單位：?jiǎn)慰h終興鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院）