楊敏

摘 要：信息化時代下，各項信息技術也開始應用于圖書館檔案管理工作之中，而如何通過信息技術以實現(xiàn)圖書館的檔案管理信息化水平也成為許多學者關注的重點內(nèi)容?；诖耍疚木托畔⒒瘯r代的圖書檔案管理進行探討。

關鍵詞：信息化時代;圖書檔案;管理

1 信息化背景下圖書檔案的特點

1.1 對軟硬件系統(tǒng)的依賴

傳統(tǒng)圖書檔案信息的記錄和保存都直接依賴于紙張等實物載體，這些記錄符號一般都直接可以通過人工進行識別，而在信息化環(huán)境下檔案信息的錄入和管理都是以數(shù)字編碼的形式記錄在電子化的載體上，如磁盤軟盤上存放的電子書和電子文檔等。傳統(tǒng)圖書館的借閱方式較為單一且流程簡單，讀者找到自己想要的書后辦理借閱手續(xù)，但由于圖書館或者檔案館圖書眾多，且圖書的整理都由人工進行，效率較低。而通過信息化建設，圖書的存儲和借閱由人工操作轉為機器操作。一方面，圖書館或檔案館可以搭建面向讀者的圖書管理信息系統(tǒng)，進而將圖書借閱和查詢等服務由線下轉至線上，大大提高管理的效率;另一方面，還可以通過搭建后端的信息管理系統(tǒng)來將圖書日常管理事務和流程實現(xiàn)線上化，從而大大提高內(nèi)部管理的效率。

1.2 存儲密度高

傳統(tǒng)圖書檔案的存儲方式以實體檔案存儲為主，如古籍、書籍等，有的會用磁帶存放有聲讀物等等。在這種管理環(huán)境下需要消耗過多的存儲空間，給圖書的保存提出了較高的要求。圖書檔案的管理不僅包括服務層面的，還有基礎的保存和保管層面。而在信息化背景下，圖書檔案保存和管理的重點有所改變，檔案存儲的高密度性帶來了新的信息安全問題[1]。在電子檔案存儲剛興起時，磁盤和光盤是最主要的保存方式，以光盤為例，一張光盤所能存儲的文字數(shù)大約為35萬張紙質檔案的數(shù)量，而如今隨著信息技術的不斷發(fā)展，一個小小的移動硬盤就可以存儲多達1T的內(nèi)容。這種高密度性的存儲大大節(jié)省了檔案存儲的空間，但同時也給圖書檔案的保存提出了更高的要求，因為存儲設備的一點點損壞就可能導致大批量檔案資料的損壞與丟失，信息化背景下檔案存儲密度高的特點也要求檔案管理部門做好存儲設備的維護工作。

1.3 載體之間可分離

傳統(tǒng)圖書檔案管理模式下圖書只能被固化在書本上，形成一個內(nèi)容和載體不可分離的實體，因此傳統(tǒng)檔案具有原始性的特征。同時這也有利于圖書的知識產(chǎn)權保護。而在信息化背景下，檔案信息能夠脫離實體檔案的束縛，更加自由地進行加工和管理，這種可分離性的特點使得檔案能夠很輕易被修改并且不留下任何的痕跡。同時，還能夠進行直接的復制，并且與原始電子檔案資料毫無區(qū)別。這種可分離性使得檔案的傳輸更加便利，在網(wǎng)絡化的環(huán)境下檔案信息資料能夠快速流通和傳輸，檔案需求的發(fā)起者能夠通過PC端或者移動端突破空間的界限在線調閱檔案資料。載體的可分離性也使得圖書的版權保護問題面臨著極大的挑戰(zhàn)，檔案管理部門在保障電子存儲設備安全的同時還要保證網(wǎng)絡環(huán)境的安全。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息流通的任何一個環(huán)節(jié)都可能被截取、偽造和篡改，這要求檔案管理部門必須綜合采用各種技術手段來保障檔案流通和傳輸?shù)陌踩?/p>

2 信息時代下圖書館檔案管理的具體措施

2.1 加速圖書館電子化進程

紙質檔案對存儲環(huán)境有較強的依賴性，包括保管環(huán)境的大小、濕度、溫度、通風情況以及防蛀措施質量等。故而，如果紙質檔案在檔案中依舊占有較大的比重，可能導致檔案管理難度增加。故而，需要積極實現(xiàn)紙質檔案同電子檔案并行管理，降低紙質檔案在檔案中的比重，加速圖書館檔案管理電子化實現(xiàn)?；谛畔r代的到來，辦公自動化以及政務電子化，人們針對圖書館檔案信息的需要以及檔案信息數(shù)據(jù)挖掘也有更為嚴苛的要求。圖書館為了達到圖書館檔案長時間儲存、集中管理以及為讀者提供方便等原因，可以強化檔案信息存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化以及管理自動化等，以提高檔案管理效率。具體包括如下內(nèi)容：

第一，強化圖書館檔案信息化管理的基礎設備，包括引入計算機、終端服務器、調制解調器、以及光纖等基礎硬件，為圖書館檔案信息化的實現(xiàn)奠定基礎，從而提高圖書館檔案管理人員信息化管理水平[2]。

第二，應實現(xiàn)針對檔案信息數(shù)據(jù)的加載方法以及載體類型的轉化，引入多媒體設備、高速掃描以及數(shù)據(jù)壓縮等多項先進的科學技術，將檔案各項信息數(shù)據(jù)儲存于計算機設備之中，同時強化關于電子文件的歸檔處理，以便用戶能夠通過檢索的方式迅速查找圖書館各項檔案信息內(nèi)容。

第三，合理運用數(shù)字化存儲技術以及網(wǎng)絡化基礎，將處于分散狀態(tài)下的圖書館電子檔案信息數(shù)據(jù)集進行匯總，開發(fā)包括有檔案管理人員記錄、編輯、統(tǒng)計，同時也包含有讀者借閱、搜索等不同功能的檔案管控系統(tǒng)，在紙質檔案管理模式中產(chǎn)生的信息流通不便捷、紙質文件隨意堆放以及難以有效搜索的等問題的處理方面具有較強的優(yōu)勢，使得圖書館檔案信息數(shù)據(jù)可以為用戶提供更為便捷的信息服務。

2.2 構建圖書館專職檔案崗位

有條件的圖書館應構建一個專職負責檔案管理的機構，并組建專業(yè)的檔案管理隊伍，其日常工作即負責所在圖書館檔案的第一時間匯總、歸納、鑒定、存儲、統(tǒng)計以及運用等各項工作，檔案管理人員日常工作便是將圖書館不同部門遞交的檔案予以分類、組卷、再次分類然后逐頁進行變化，將已經(jīng)編號檔案依照號碼、名稱、分類、負責人以及存儲時間等各項數(shù)據(jù)同時記錄，然后將以上數(shù)據(jù)構成案卷文件清單以便后續(xù)用戶進行搜索使用。不僅如此，信息化時代需要進一步強化針對圖書館專業(yè)負責檔案管理的工作人員的培訓力度，定期邀請專家針對工作人員理論知識以及實操技能予以培訓，使其能夠熟練掌握檔案管理工作有關理論內(nèi)容，也能夠更為熟練的運用各項信息技術，包括計算機技術以及各類應用軟件的應用方式，幫助其掌握更多的新技術以及理論知識，持續(xù)拓展其知識面，從而提高檔案管理工作整體質量。

3 結束語

圖書檔案管理工作實現(xiàn)信息化是一個相對漫長的工作，其令圖書館檔案管理信息化工作檔案部門從封閉狀態(tài)逐漸朝向開放的發(fā)展，較大程度提高了檔案資料的運用效率以及價值，減少了圖書館在人力、物力以及財力方面投入的成本。故而，圖書館應加速圖書館電子化進程以及構建圖書館專職檔案崗位等措施，以提高其檔案管理信息化水平。

參考文獻

[1]楊潤平.信息化時代高校畢業(yè)生學籍檔案的管理與開發(fā)利用研究[J].辦公室業(yè)務，2017（13）：60.

[2]王達.新時期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化，2017（20）：166-167.