劉通雪

摘 要：信息化時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿足現(xiàn)在的需求，所以檔案管理在信息化背景下尋求創(chuàng)新策略，跟上信息化時(shí)代的腳步。本文結(jié)合信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響，分析目前檔案管理中出現(xiàn)的問題，并提出檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案管理;信息化管理

檔案記錄了數(shù)量相當(dāng)龐大的信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)檔案只有記錄、存儲(chǔ)的作用，在檔案信息查詢上，效率非常低且耗時(shí)長，因此在信息化的時(shí)代下，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理策略進(jìn)行創(chuàng)新，滿足新時(shí)代下人們對(duì)檔案管理的需求。

1 信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新當(dāng)前的難題

1.1 檔案管理觀念落后

檔案管理的觀念還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式人工記錄，然后放入專門的檔案存儲(chǔ)室，這種檔案管理的方式在信息化時(shí)代下，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)在對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息記錄、更改、查詢、儲(chǔ)存等工作。

1.2 檔案管理的技術(shù)和手段落后

檔案管理工作的技術(shù)依舊采用傳統(tǒng)的人工分類，這種方式需要大量的人力和時(shí)間空間，因此難以在信息化時(shí)代下實(shí)行，而且檔案的查詢效果差、效率低。

1.3 檔案管理的信息安全防護(hù)不夠

傳統(tǒng)的檔案管理的信息安全防護(hù)只是通過一個(gè)人或者一把鎖之間封存在檔案儲(chǔ)存室，然后在查詢的時(shí)候再去尋找，實(shí)際情況下檔案被蟲蛀而檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失，因此檔案的信息安全防護(hù)工作做得很差。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員在信息化時(shí)代下難以跟上時(shí)代的步伐，對(duì)信息化檔案管理方式不能合理運(yùn)用，檔案管理人員的素質(zhì)不夠。

1.5 檔案管理制度落后

檔案管理制度還依舊是紙質(zhì)檔案管理制度為主，紙質(zhì)檔案管理在信息化時(shí)代下很難滿足各部門對(duì)檔案管理的需求，應(yīng)該盡快向信息化檔案管理制度轉(zhuǎn)變。

2 信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

2.1 及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念

信息化時(shí)代來臨之前，檔案管理一直采用傳統(tǒng)的方式，因此傳統(tǒng)的檔案管理觀念根深蒂固，但是在信息化時(shí)代下，必須及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的舊有落后觀念，除了對(duì)檔案的記錄和存儲(chǔ)之外，還應(yīng)該做到檔案的信息查詢，做好能夠快速、準(zhǔn)確地查詢目標(biāo)檔案相關(guān)信息。信息化時(shí)代下檔案的數(shù)據(jù)更新非?？欤藗儗?duì)檔案記錄效率和更新效率大大提高，因此必須應(yīng)用信息化技術(shù)完成檔案管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，檔案管理信息化之后才能夠滿足對(duì)當(dāng)前這種規(guī)模的檔案完成數(shù)據(jù)記錄、更新、查詢工作。信息化時(shí)代的信息交流非?？?，使用信息化檔案管理可以在信息化管理平臺(tái)之間對(duì)檔案信息更方便的處理，利用時(shí)代背景下的新技術(shù)，更好地完成檔案管理工作。必須先讓檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)部門人員轉(zhuǎn)變思想觀念，讓領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化的重要性與緊迫性，從根本上轉(zhuǎn)變才能轉(zhuǎn)變整個(gè)檔案管理系統(tǒng)，才能更好地運(yùn)用信息化技術(shù)完成檔案的信息化工作，方便后續(xù)檔案信息交互、查詢等一系列工作的開展[1]。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方式和手段

傳統(tǒng)的檔案管理方式是對(duì)檔案進(jìn)行分組分類，然后按不同的分組分類進(jìn)行管理，但是這種管理方式隨著檔案數(shù)量逐漸增加，受時(shí)間空間等因素影響，檔案管理越來越復(fù)雜，越來越混亂，而且對(duì)檔案的存儲(chǔ)和查詢工作的困擾也越來越大。因此檔案管理人員在信息化時(shí)代下必須對(duì)檔案管理方式和手段進(jìn)行創(chuàng)新，利用信息化時(shí)代下的信息化技術(shù)完成對(duì)檔案管理方式的革新，通過建立信息化檔案管理平臺(tái)無疑是最好的當(dāng)時(shí)管理方式。信息化檔案管理方式可以在檔案的記錄上進(jìn)行分類分組，然后在后續(xù)的檔案增加繼續(xù)添加分類或者分組，然后在分類或分組下面添加同類型的檔案，相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，不占用更多的時(shí)間、空間、人力等資源，而且檔案管理思路清晰，不會(huì)因后續(xù)檔案的增加而混亂。同時(shí)完善檔案數(shù)據(jù)的查詢服務(wù)工作，在檔案管理的記錄及更改的同時(shí)，還要考慮相關(guān)人員能夠方便的對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，傳統(tǒng)方式通過人工按照分類尋找檔案，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，最后還可能因?yàn)楸４娌划?dāng)?shù)纫蛩?，相關(guān)內(nèi)容信息缺失，檔案的數(shù)據(jù)查詢情況不理想，但是信息化檔案管理可以直接在信息化平臺(tái)上進(jìn)行查詢，直接通過目錄類別的搜索可以快速的搜索到對(duì)應(yīng)檔案，檔案內(nèi)存保持完整，不會(huì)因?yàn)槠渌蛩卦斐蓹n案數(shù)據(jù)缺失。

2.3 創(chuàng)新檔案管理的信息安全

在檔案管理信息化之后，對(duì)檔案管理的信息安全主要通過保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及各種相關(guān)配套硬件設(shè)施，減少人為操作失誤原因帶來的計(jì)算機(jī)設(shè)備故障，或者是病毒入侵、黑客攻擊等故意行為對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成的損失及破壞，最后導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失。所以可以通過運(yùn)用高技術(shù)水平的專業(yè)人才，提高計(jì)算機(jī)的各種防護(hù)手段，保護(hù)檔案管理數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理信息化的存儲(chǔ)還存在一些不可控的因素，因此最好定期對(duì)檔案管理進(jìn)行信息備份，防止因?yàn)椴豢煽沽σ蛩貋G失檔案數(shù)據(jù)。

2.4 提高檔案管理人才的素質(zhì)

檔案管理無論是傳統(tǒng)檔案管理方式還是信息化檔案管理方式都是人在管理，檔案管理方式只是管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終還是人，所以要提高檔案管理人才的素質(zhì)，可以通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)來實(shí)現(xiàn)。而檔案管理人員可以從招聘錄取的時(shí)候就有針對(duì)性地選擇高素質(zhì)的人才，比如計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，對(duì)信息化檔案管理有著先天的優(yōu)勢。然后錄取之后進(jìn)行整體培訓(xùn)工作，培訓(xùn)基礎(chǔ)檔案管理知識(shí)水平，然后在培訓(xùn)工作完成后，通過專業(yè)性的崗位方向測試，將培訓(xùn)的人員分配到不同的檔案管理工作崗位上，實(shí)現(xiàn)人盡其用。最重要的培訓(xùn)工作是培訓(xùn)檔案管理的老員工，老員工從傳統(tǒng)的人工檔案管理到信息化檔案管理，管理方式轉(zhuǎn)變老員工在實(shí)際工作中可能依舊有很多難懂的知識(shí)，因此要加強(qiáng)對(duì)老員工的培訓(xùn)，從基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí)開始培養(yǎng)，幫助老員工早日實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型，全面提高老員工檔案管理信息化方面的能力水平，將老員工從落后的檔案管理工作者轉(zhuǎn)變成全面的高級(jí)檔案管理人才，全面提高檔案管理人才的素質(zhì)。其次，對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部分人員，可以進(jìn)一步進(jìn)行培養(yǎng)，選擇檔案管理專業(yè)院校進(jìn)行學(xué)術(shù)深造，對(duì)檔案管理人員從理論知識(shí)到實(shí)際工作進(jìn)行全新的系統(tǒng)化培養(yǎng)，夯實(shí)基礎(chǔ)，提高專業(yè)水平[2]。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息化管理

想要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化信息化管理，需要從構(gòu)建數(shù)字化信息化檔案管理系統(tǒng)開始，選擇專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，然后按照檔案管理需要實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，保證檔案記錄、更改、查詢等各種功能能夠?qū)崿F(xiàn)，并盡可能的便利，系統(tǒng)構(gòu)建完成后需要將紙質(zhì)的檔案文檔轉(zhuǎn)化成信息化檔案文件，然后在實(shí)際工作中實(shí)現(xiàn)對(duì)各種功能、結(jié)構(gòu)的優(yōu)化工作。最后應(yīng)該由專業(yè)人員保障檔案系統(tǒng)的安全，以防惡意入侵對(duì)檔案信息進(jìn)行刪改，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止出現(xiàn)意外的不可控因素造成檔案數(shù)據(jù)丟失，如此才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息化管理。

3 結(jié)論

綜上所述，在信息化時(shí)代下，可以通過及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念、創(chuàng)新檔案管理方式和手段、創(chuàng)新檔案管理方式和手段、提高檔案管理人才的素質(zhì)以及實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息化管理等策略實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展工作，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]羅曉華.信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展探究[J].內(nèi)江科技，2019，40（09）：11+84.

[2]譚鳳眉.信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（14）：55+57.