蘇莉

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)新時代。本文主要對在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理進(jìn)行分析與研究，探求檔案管理在大數(shù)據(jù)時代將要面臨的挑戰(zhàn)，并提出大數(shù)據(jù)時代下檔案的價值提升及管理策略，力求提升檔案管理的價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理價值;大數(shù)據(jù)時代

因為檔案管理能夠保障人們的智力勞動，所以逐漸成為一種潮流，但是在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理依然面臨許多挑戰(zhàn)。因此，分析與探討大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理具有重大的意義。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

我國在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理主要面臨三種挑戰(zhàn)：第一種，檔案管理思維要有新突破。自從社會的發(fā)展邁入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作相比傳統(tǒng)以精確的小數(shù)據(jù)為主的檔案管理，更加注重?fù)碛型暾?、混雜性、多樣性的檔案數(shù)據(jù)。第二種，檔案館需依賴大數(shù)據(jù)技術(shù)融進(jìn)智慧城市。第三種，檔案館需借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來處理文件。自從進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，電子文件、數(shù)字化資源就依賴大數(shù)據(jù)技術(shù)呈幾何速度增長，這不僅給檔案文件鑒定、處理帶來了新的挑戰(zhàn)，也為檔案管理人員如何對信息進(jìn)行存儲、備份提供了新的難題。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案的價值提升及管理策略

2.1 樹立檔案管理新理念

能與社會保持同步發(fā)展的優(yōu)質(zhì)檔案管理理念是企業(yè)以及組織長期發(fā)展的關(guān)鍵。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員要想對實際檔案管理工作的開展有明確的方向，就需改善并更新數(shù)據(jù)檔案的方式、方法、方面，仔細(xì)研討檔案管理的現(xiàn)狀，做到具體問題具體分析，在充分了解檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格把控對檔案的管理以及開發(fā)的程序。針對傳統(tǒng)檔案，需要對檔案的交接、管理條例開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及精細(xì)化管理工作，保證檔案管理的科學(xué)性。在此種情況下，檔案管理人員需培養(yǎng)自身的發(fā)散思維以及主動服務(wù)的思想，全力促進(jìn)轉(zhuǎn)變檔案的使用價值，即由藏向用。檔案管理人員需借助大數(shù)據(jù)來啟發(fā)新的思維以及注重學(xué)習(xí)對相關(guān)思維進(jìn)行合理的運用，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，努力挖掘數(shù)據(jù)、信息、知識背后的價值，以提高對大數(shù)據(jù)的認(rèn)知水平。例如，檔案管理人員利用“大數(shù)據(jù)”對數(shù)據(jù)進(jìn)行粗放采集和精確管理，從而為企業(yè)以及組織的發(fā)展提供更加科學(xué)化、合理化的建議，提高企業(yè)防范風(fēng)險的能力，促進(jìn)幫助智慧型企業(yè)具有更強(qiáng)的戰(zhàn)略文化。

以此同時，還要革新檔案數(shù)據(jù)化管理意識。例如：購進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，建立科學(xué)、系統(tǒng)的檔案信息檢索存儲系統(tǒng)，保障檔案管理工作具有積極主動的特點。健全檔案管理制度是保障管理工作有效開展的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)或組織需建立完善且規(guī)范的檔案管理制度，密切關(guān)注檔案的登記、收集以及追補(bǔ)的相關(guān)制度。比如，對檔案管理制度進(jìn)行高效的宣傳，對檔案管理人員進(jìn)行宣講，使其樹立起責(zé)任感以及事業(yè)心。聯(lián)系實際工作需求對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們不斷改進(jìn)工作態(tài)度以及方法，確保管理人員能夠準(zhǔn)確的把握檔案收集、保管、咨詢以及整理環(huán)節(jié)。因此，在對明確檔案使用權(quán)限的基礎(chǔ)上，樹立檔案管理新理念不僅能加快在大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)化、信息化進(jìn)程，還能實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，促使檔案管理工作能夠不斷發(fā)展。

2.2 統(tǒng)一規(guī)劃檔案管理資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，地方企業(yè)或組織更方便進(jìn)行對海量數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲與備份，在真正意義上實現(xiàn)了區(qū)域數(shù)據(jù)規(guī)模化發(fā)展，如部分地區(qū)建立了數(shù)據(jù)庫產(chǎn)業(yè)園，大規(guī)模開發(fā)數(shù)據(jù)庫。此舉不但使相關(guān)的檔案管理人員能有效參考數(shù)據(jù)資源，還提升了檔案的安全水平以及綜合管理、掌控檔案資源的能力。因而檔案管理人員要是想從海量的信息中獲取重要的信息資源，必須要做到以下三點：第一點，對電子文件進(jìn)行宏觀鑒定時要合理有效的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理人員判斷文件價值的方法和能力，為信息資源的進(jìn)一步利用夯實基礎(chǔ)。第二點，在對非結(jié)構(gòu)化電子文件進(jìn)行處理過程中重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。大數(shù)據(jù)由結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)組成，不僅類型眾多且非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的占比較高（2012年在數(shù)據(jù)中所占的比例已高達(dá)75%），所以檔案管理人員要明確在對顯性、隱生網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時，運用相關(guān)的數(shù)字技術(shù)，分析數(shù)據(jù)之間存在哪些關(guān)聯(lián)之處。例如，檔案管理人員可發(fā)掘非結(jié)構(gòu)化電子文件管理的新方法，如對系統(tǒng)規(guī)模和性能進(jìn)行有效的拓展，因而更好的處理空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。第三點，管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲與備份檔案數(shù)據(jù)。雖然建立和使用檔案數(shù)據(jù)庫在一定程度上提升了檔案管理的利用效率，但是目前隨著日益嚴(yán)重的脹庫現(xiàn)象、庫房容量有限以及部分企業(yè)組織尚未大規(guī)模使用檔案數(shù)據(jù)存儲與備份技術(shù)等不利因素，導(dǎo)致新生成的檔案無法存儲到至庫房，這就需要檔案管理人員與檔案館發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，尤其是檔案館需要在進(jìn)行快速開發(fā)數(shù)據(jù)技術(shù)的同時，建立跨系統(tǒng)、跨平臺、跨數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)存儲效率提高，數(shù)據(jù)存儲空間變大，檔案利用效率有所提升[1]。

為了檔案管理在未來的發(fā)展中能夠更蓬勃的發(fā)展，需要檔案管理部門統(tǒng)一管理檔案資源，并對檔案資源信息進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，積極地備份與轉(zhuǎn)換檔案數(shù)字化，為檔案管理未來的利用與開發(fā)打造良好基礎(chǔ)。所以筆者對檔案部門接下來的工作提供以下建議：企業(yè)或組織可以建立健全綜合性檔案備份中心;檔案管理人員需明確檔案管理的目標(biāo)，并嚴(yán)格控制;在檔案管理過程中，能夠預(yù)測潛在風(fēng)險情況，提高風(fēng)險防范意識;強(qiáng)化對檔案信息的保護(hù)水平，嚴(yán)格履行保障檔案信息安全的工作職責(zé)，在最大程度上優(yōu)化管理辦法[2]。

2.3 合作開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫

我國憑借“多用信息少用資源、多用信息少受災(zāi)害、多用信息多利民眾”的城市設(shè)計理念，在2013年初正式起步對智慧城市的建設(shè)。從一方面來講，作為擁有大量社會信息資源且是重要聚集點的檔案館必須與智慧城市的建設(shè)接軌，所以需要利用數(shù)據(jù)驅(qū)動，以跟上智慧城市建設(shè)的步伐。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式自然需要革新，只有這樣才能提高檔案管理人員的數(shù)據(jù)意識，使社會信息資源能夠進(jìn)行高效的開發(fā)與利用。從另一方面來看，因為智慧城市建設(shè)幫助檔案館提供了“開發(fā)利用信息資源、融入?yún)^(qū)域建設(shè)”的新機(jī)會，所以檔案館也可順應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的潮流，依附于智慧城市進(jìn)行建設(shè)，為盤活檔案館的海量信息以及增強(qiáng)信息開發(fā)、管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

檔案館作為重要的社會文化組織之一，其帶有的檔案數(shù)據(jù)庫是確保大數(shù)據(jù)能順利進(jìn)行的必要條件。因此，可以得出發(fā)掘出龐大的數(shù)據(jù)庫所特有的價值就是大數(shù)據(jù)的核心，檔案館工作人員應(yīng)當(dāng)更新對檔案管理的認(rèn)知，即檔案數(shù)據(jù)的價值體現(xiàn)在使用方面，而不是檔案本身，在管理檔案的過程中既要重視獲取原始檔案數(shù)據(jù)，也要注重發(fā)掘檔案的潛在價值。但是通常來說大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)容復(fù)雜且寬泛，引進(jìn)時也有較大的困難程度。所以企業(yè)或組織在發(fā)展的過程中，若是想引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，就必須要突破對技術(shù)、專業(yè)以及資金的有關(guān)限制。例如，檔案管理部門與數(shù)據(jù)公司進(jìn)行強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，共同開發(fā)檔案行業(yè)的相關(guān)設(shè)備以及分析工具的新技術(shù)，在此過程中，檔案管理人員需配合數(shù)據(jù)開發(fā)單位做好理論研究的工作，了解檔案的使用管理范圍，減少或者忽視不必要的工作。企業(yè)要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作，對必要的社會資源進(jìn)行投入，保障合作工作的順利進(jìn)行。

3 結(jié)語

總而言之，檔案在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，在“了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來”中產(chǎn)生了積極的影響，檔案館也加大了對大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，真正的實現(xiàn)了為民所用。所以地方政府要想加強(qiáng)建設(shè)不僅要加強(qiáng)檔案館和對社會創(chuàng)新管理，還要注意大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]尹德鳳，朱瑜梅.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理及價值提升研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：112.

[2]劉保瑞.淺談大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理及價值提升[J].中國高新區(qū)，2018（11）：241.