李坤
摘 要:傳統(tǒng)的人事檔案管理工作,其最主要的任務(wù)莫過(guò)于管理各項(xiàng)與人相關(guān)的信息資源。而現(xiàn)如今,隨著時(shí)代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展,其不僅讓我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生了巨大變化,也讓人事檔案管理工作的內(nèi)涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設(shè),是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要,也是順應(yīng)潮流,適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。
關(guān)鍵詞:新時(shí)代;人事檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題;策略
1 信息化時(shí)代加強(qiáng)人事檔案管理的必要性
1)促進(jìn)檔案信息共享。現(xiàn)如今在信息化的背景下,各領(lǐng)域相互緊密聯(lián)系,使不同領(lǐng)域的信息交叉整合,最終被整合至一個(gè)資料庫(kù)當(dāng)中,這樣也就出現(xiàn)了巨大的信息資源的商機(jī)。所以說(shuō),在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,信息資源逐漸成為重要的戰(zhàn)略資源。為了最大限度地發(fā)展人才價(jià)值,必須利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理信息庫(kù)的建設(shè),實(shí)現(xiàn)人事資源共享口。同時(shí),還應(yīng)采用科學(xué)的管理手段對(duì)信息進(jìn)行加密,確保人員信息資源環(huán)境的安全使用,促進(jìn)人才的發(fā)展。
2)有利于當(dāng)今信息化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展符合時(shí)代發(fā)展的需要。時(shí)代的變化發(fā)展,信息是這個(gè)時(shí)代的重要東西,我們的生活離不開(kāi)信息,互聯(lián)網(wǎng)、大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新,信息是這個(gè)時(shí)代的必不可少。所以說(shuō)現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)有利于當(dāng)今信息化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展符合時(shí)代發(fā)展的需要。
3)信息化時(shí)代的信息滲透性要求人事檔案管理安全更加可靠。信息安全是信息化時(shí)代無(wú)法回避的熱門(mén)話題之一。在帶來(lái)極大便利性的同時(shí),信息的易滲透性使得信息安全問(wèn)題頻發(fā),小到用戶個(gè)人信息大到國(guó)家國(guó)防安全,信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點(diǎn)之一,無(wú)論時(shí)代如何發(fā)展、技術(shù)如何進(jìn)步,隱私機(jī)密性將伴隨始終。因此,信息化的雙刃劍作用不容忽視。對(duì)人事檔案管理而言,必須加強(qiáng)信息化平臺(tái)的安全系數(shù),確保人事檔案所有者個(gè)人信息的安全性、隱私性和保密性。
2 人事檔案管理存在的問(wèn)題
1)軟硬件設(shè)施需要更新。人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用需要有完備的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件系統(tǒng)作為有力支撐,然而企業(yè)在軟硬件設(shè)施的投入方面力度不足,尤其體現(xiàn)在軟件的選擇上,與企業(yè)人事檔案管理工作要求存在一定差距,使得集團(tuán)型企業(yè)的下屬分公司通常只是管理各自員工的檔案信息,人事檔案信息管理系統(tǒng)在功能上有著不少的缺陷,企業(yè)不能夠?qū)λ袉T工的信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理。除此之外,有些企業(yè)會(huì)使用文書(shū)檔案的管理系統(tǒng)來(lái)管理人事信息,殊不知二者在本質(zhì)上有著巨大區(qū)別,這種做法只會(huì)給人事檔案管理工作的開(kāi)展起到截然相反的作用,企業(yè)管理服務(wù)能力也會(huì)隨之下降。
2)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一,信息化系統(tǒng)不完善。人事檔案管理信息化的建設(shè)基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化,因此想要完成對(duì)人事檔案管理信息化的建設(shè)必須要建立完善的規(guī)范機(jī)制。當(dāng)前很多部門(mén)在進(jìn)行人事檔案管理信息工作的時(shí)候都是根據(jù)自身的利益進(jìn)行,各自采取適合自己的管理方式,沒(méi)有統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn),這樣就導(dǎo)致人事檔案信息化不通暢,同時(shí)也不能有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發(fā)展需求的管理系統(tǒng),但是在人才信息流通迅速的今天,這種管理方式已經(jīng)不能有效地滿足信息社會(huì)化的發(fā)展需求。
3)缺乏專業(yè)信息化人才。在人事檔案管理信息化建設(shè)中,需要對(duì)原有的檔案資料進(jìn)行電子版歸納,在互聯(lián)網(wǎng)上建立數(shù)據(jù)庫(kù),使檔案得以有效保存,在保存完畢后,如何搜索更新的問(wèn)題則需要由專業(yè)的信息化人才進(jìn)行設(shè)置。但是在目前企業(yè)發(fā)展中,這一類人才極其匱乏,因此會(huì)出現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施完善后無(wú)人操作的局面,嚴(yán)重浪費(fèi)資源。
3 人事檔案管理信息化建設(shè)的方法策略
1)加強(qiáng)檔案信息資源管理力度。重視檔案信息資源管理力度的提升,不斷協(xié)調(diào)檔案歸檔與檔案使用之間的矛盾,這樣一來(lái)就能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案管理高效。根據(jù)不同的人事檔案管理制度,嚴(yán)格要求檔案歸檔信息,保證檔案數(shù)據(jù)權(quán)限保密,建立有序、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),從而能夠及時(shí)修復(fù)缺失的檔案信息。
2)確保設(shè)備的更新和軟件的開(kāi)發(fā)。如果想高效地開(kāi)展檔案信息化的管理實(shí)施,除提高人員的綜合素質(zhì)以外,硬件設(shè)施和軟件的更新十分重要,這也是各環(huán)節(jié)開(kāi)展的基礎(chǔ),通過(guò)及時(shí)更新設(shè)備,不斷完善網(wǎng)絡(luò)信息管理的系統(tǒng),作為信息傳輸和資源共享的工具之一,硬件設(shè)備的配置對(duì)人事檔案信息的管理有很大推進(jìn)作用,也是日常工作的保障。
3)構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由于人事檔案信息化管理較為復(fù)雜,需要確保人事檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性、高效性和科學(xué)性。第一,需要進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化,基礎(chǔ)設(shè)施是構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重要基礎(chǔ),引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備可以將檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度提高,更好地錄入文字圖片等。第二,我們還要建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)需要由統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使不同區(qū)域和專業(yè)人力資源工程順利實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容有畢業(yè)院校、工作時(shí)間、加入時(shí)間、入何組織、單位代碼、姓名、出生年月、民族、性別、身份照號(hào)和編號(hào)等信息。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)既能促進(jìn)數(shù)據(jù)利用效率提高,還能把重復(fù)性操作減少,確保結(jié)構(gòu)更加完善和合理。第三,我們需要構(gòu)建安全保密法規(guī),在構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)量中安全保密問(wèn)題占據(jù)著極為重要的位置,構(gòu)建相應(yīng)的法律法規(guī)可以為安全管理提供法律依據(jù),使人事檔案信息化管理中的安全性得到保障。
4)落實(shí)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想。新時(shí)期,社會(huì)大眾對(duì)信息化建設(shè)的關(guān)注度、重視度逐漸提高,充分合理的進(jìn)行檔案信息化管理和建設(shè)的核心目的為:加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用,充分發(fā)展信息化體系的動(dòng)態(tài)性、快捷性優(yōu)勢(shì),從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理效果的目的。人事檔案管理指導(dǎo)思想中,相關(guān)責(zé)任人要切實(shí)理解信息化建設(shè)的意義,明確這一舉措的實(shí)際價(jià)值和未來(lái)發(fā)展方向。相關(guān)人員必須保證積極上進(jìn),維持良好的學(xué)習(xí)態(tài)度,這對(duì)其積極創(chuàng)造條件進(jìn)行信息技術(shù)的合理利用起到了保障性功效。其次,檔案管理者必須理解其工作的內(nèi)容和責(zé)任,提高管理意識(shí),保證意識(shí)和工作的統(tǒng)一性,從全局出發(fā)進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧,加強(qiáng)管理控制、完成組織安排,調(diào)動(dòng)管理人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。
5)人事檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化和專業(yè)化。開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè),要讓檔案信息展現(xiàn)出數(shù)據(jù)化的特點(diǎn),在服務(wù)運(yùn)用的過(guò)程中要擁有網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì),同時(shí)管理人員也要展現(xiàn)出專業(yè)化的特點(diǎn)。檔案信息數(shù)據(jù)化,往往是對(duì)以往紙質(zhì)管理模式的一種轉(zhuǎn)變,這是有效的實(shí)體管理形式,能夠進(jìn)行信息查詢,也可以開(kāi)展系統(tǒng)設(shè)計(jì),獲得數(shù)據(jù)化功能。在開(kāi)展人事檔案管理工作的時(shí)候,要保存紙質(zhì)的檔案,因?yàn)榫哂幸罁?jù)性,這可以有效地錄入計(jì)算機(jī),讓檔案數(shù)據(jù)化管理。
同時(shí),在方便查詢的情況下,要整理檔案資料,并對(duì)其進(jìn)行合理分類。讓檔案管理實(shí)行分類管理模式。在服務(wù)上的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn),就要看到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的身影。讓企業(yè)在開(kāi)展資源共享的時(shí)候會(huì)獲得相應(yīng)的平臺(tái)。在管理人員專業(yè)化上,要衍生為檔案管理信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。人是實(shí)施信息化建設(shè)的主體,在掌握了基本的管理知識(shí)下,并獲得相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。由此,在以上工作順利開(kāi)展下,讓檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)得到達(dá)成。
4 結(jié)語(yǔ)
在當(dāng)前各企業(yè)及單位內(nèi),人事檔案管理是十分重要的工作,在人力資源的優(yōu)化配置方面發(fā)揮著不可替代的作用,因而有效開(kāi)展人事檔案管理工作具有重要意義。在現(xiàn)代人事檔案管理工作中,為能夠使人事檔案管理更好地符合時(shí)代的需求,須通過(guò)有效措施加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè),進(jìn)而提升檔案管理水平及質(zhì)量,促使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)更加理想的發(fā)展,進(jìn)而取得更好的成果。
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