袁金會
摘 要:新形勢下,市場競爭更加激烈,企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境也隨之發(fā)生變化,這種變化也要求企業(yè)必須改進(jìn)檔案管理工作。檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實(shí)記錄,做好檔案管理工作,有利于企業(yè)制定科學(xué)的經(jīng)營決策,從而提高經(jīng)營管理水平,推動企業(yè)的更好發(fā)展。本文就新形勢下企業(yè)檔案管理策略作了相關(guān)分析。
關(guān)鍵詞:新形勢;企業(yè);檔案管理;策略
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,企業(yè)檔案管理工作的好壞直接影響到了企業(yè)經(jīng)營發(fā)展水平。現(xiàn)階段來看,我國許多企業(yè)看重的依然是如何創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益,對檔案管理工作尚未引起應(yīng)有的重視,以至于企業(yè)許多檔案信息歸檔不及時(shí)。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實(shí)記錄,如果檔案信息不完整,就會阻礙企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。新形勢下,企業(yè)經(jīng)營環(huán)境變得更加復(fù)雜,探索企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展之路已成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重中之重。為此,企業(yè)要革新觀念,重視起檔案管理工作,采取有效的策略,提高檔案管理實(shí)效。
1 新形勢下企業(yè)檔案管理工作暴露的問題
1.1 企業(yè)檔案管理意識不高
企業(yè)檔案是指企業(yè)籌建以來各項(xiàng)活動中形成的對本公司以及國家、社會具有利用、保存價(jià)值的各種不同載體形式的歷史記錄。就目前來看,我國許多企業(yè)對檔案管理工作的重視度還不夠高,普遍人為檔案管理工作不僅不能給企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益,反而會增加且經(jīng)營負(fù)擔(dān)和成本。由于企業(yè)對檔案管理工作不重視,就會造成企業(yè)許多檔案信息無法及時(shí)歸檔,進(jìn)而阻礙企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
1.2 企業(yè)檔案管理方式落后
目前來看,我國許多企業(yè)檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)模式下,檔案信息的收集、存儲及調(diào)用等還是靠人力來完成,而隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,企業(yè)檔案數(shù)量也會不斷增多,這種傳統(tǒng)的工作方式不僅效率低,而且很容易造成檔案信息的失真,進(jìn)而不利于檔案管理工作的有效開展,會嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展。
1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提升
企業(yè)檔案管理工作比較專業(yè),對檔案管理人員有著較高的要求,這種要求不僅體現(xiàn)在專業(yè)領(lǐng)域上,也要求檔案管理人員具備良好的服務(wù)意識和崇高的職業(yè)素養(yǎng)。但是就目前來看,企業(yè)檔案管理人員不夠?qū)I(yè),大多為兼職人員,他們在具體工作中僅局限于檔案信息的收集和歸檔,缺乏工作主動性。另外,隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,企業(yè)檔案數(shù)量也日益增多,檔案管理難度也不斷增多,許多企業(yè)未能結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢配備專業(yè)的檔案管理人員,以至于檔案管理質(zhì)量一直上不去。
1.4 檔案管理制度不完善
企業(yè)檔案管理工作涉及檔案的收集、歸檔、銷毀、調(diào)用等多個(gè)環(huán)節(jié),而每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要相應(yīng)的規(guī)章制度來約束和規(guī)范。但是就目前來看,企業(yè)檔案管理制度還不夠完善,只是從整體上對檔案管理工作作出了相關(guān)規(guī)定,對檔案收集、歸檔、銷毀、調(diào)用等環(huán)節(jié)的具體操作尚未作出明確規(guī)定,以至于檔案工作難以有序進(jìn)行。另外,檔案管理工作相關(guān)責(zé)任沒有落到實(shí)處,以至于一些檔案管理人員在工作崗位中馬虎大意,嚴(yán)重影響到了檔案管理質(zhì)量。
2 新形勢下企業(yè)檔案管理策略
2.1 樹立正確的檔案管理觀念
企業(yè)檔案管理工作事關(guān)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展,面對經(jīng)濟(jì)新形勢給企業(yè)帶來的沖擊,企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識檔案管理工作,將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度,因?yàn)槠髽I(yè)只有重視起檔案管理工作,企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案信息才能得以有效利用,進(jìn)而獲得更好發(fā)展。一方面,企業(yè)要從思想上引起重視,明確檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的作用和地位;另一方面,要設(shè)立專門的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作,從而有針對性地做好檔案管理工作[1]。
2.2 推進(jìn)檔案管理信息化
檔案管理信息化是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要舉措,以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理方式,可以大大提高檔案管理效率和質(zhì)量,更好地服務(wù)企業(yè)。作為企業(yè),要認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性,加大檔案信息化的投入[2]。首先,要結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的需要,構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng),全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變;其次,結(jié)合不同類別檔案的要求,在檔案信息化系統(tǒng)中建立相應(yīng)的子系統(tǒng),并完善檢索窗口,以便使用者可以快速調(diào)用相關(guān)檔案信息;再者,要明確檔案信息化標(biāo)準(zhǔn),按照規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來推進(jìn)檔案工作的有序開展。另外,在推進(jìn)檔案管理信息化的過程中,要做好檔案信息安全管理,防止檔案信息遭受惡意攻擊和竊取,確保檔案信息完整、真實(shí)。
2.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)
作為檔案管理工作的主體,只有不斷提高檔案管理人員的能力水平和職業(yè)素養(yǎng),才能更好地保障檔案管理質(zhì)量。因此,企業(yè)要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)。首先,強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),使其熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)章制度,能夠按照相關(guān)要求來管理檔案;其次,強(qiáng)化檔案管理人員能力的培訓(xùn),包括組織能力、管理能力、信息化應(yīng)用能力,確保檔案管理人員能夠勝任新形勢下企業(yè)檔案管理工作的需要;再者,結(jié)合企業(yè)檔案管理的需要,對外引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員,壯大檔案管理隊(duì)伍[3]。作為檔案管理人員,更要主動去學(xué)習(xí)新知識、新方法、新技術(shù),使自己能夠勝任檔案管理工作。
2.4 完善企業(yè)檔案管理制度
制度是企業(yè)管理工作順利進(jìn)行的保障,只有完善檔案管理制度,才能更好地約束和規(guī)范檔案管理工作。因此,企業(yè)要結(jié)合實(shí)際,完善檔案管理制度[4]。首先,企業(yè)要按照國家有關(guān)檔案管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,完善電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度以及收集、歸檔、鑒定以及銷毀制度,從制度層面對檔案管理工作作出全面的規(guī)定,從而推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展;其次,完善檔案監(jiān)督機(jī)制,對檔案工作全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督,確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行;再者,落實(shí)審查機(jī)制,對檔案信息進(jìn)行全面核查,確保歸檔的檔案信息完整、真實(shí)。
3 結(jié)語
綜上,企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)自身發(fā)展密切相關(guān),企業(yè)要想穩(wěn)定地發(fā)展下去,就必須做好檔案管理工作。新形勢下,企業(yè)要正確認(rèn)識檔案管理工作,不僅要完善檔案管理制度,更要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn),加快檔案管理信息化建設(shè),從而推動檔案管理工作的有序開展,提高檔案管理水平,更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的作用。
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