袁金會

摘 要：新形勢下，市場競爭更加激烈，企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境也隨之發(fā)生變化，這種變化也要求企業(yè)必須改進(jìn)檔案管理工作。檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實(shí)記錄，做好檔案管理工作，有利于企業(yè)制定科學(xué)的經(jīng)營決策，從而提高經(jīng)營管理水平，推動企業(yè)的更好發(fā)展。本文就新形勢下企業(yè)檔案管理策略作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè);檔案管理;策略

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案管理工作的好壞直接影響到了企業(yè)經(jīng)營發(fā)展水平。現(xiàn)階段來看，我國許多企業(yè)看重的依然是如何創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，對檔案管理工作尚未引起應(yīng)有的重視，以至于企業(yè)許多檔案信息歸檔不及時(shí)。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實(shí)記錄，如果檔案信息不完整，就會阻礙企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。新形勢下，企業(yè)經(jīng)營環(huán)境變得更加復(fù)雜，探索企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展之路已成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重中之重。為此，企業(yè)要革新觀念，重視起檔案管理工作，采取有效的策略，提高檔案管理實(shí)效。

1 新形勢下企業(yè)檔案管理工作暴露的問題

1.1 企業(yè)檔案管理意識不高

企業(yè)檔案是指企業(yè)籌建以來各項(xiàng)活動中形成的對本公司以及國家、社會具有利用、保存價(jià)值的各種不同載體形式的歷史記錄。就目前來看，我國許多企業(yè)對檔案管理工作的重視度還不夠高，普遍人為檔案管理工作不僅不能給企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，反而會增加且經(jīng)營負(fù)擔(dān)和成本。由于企業(yè)對檔案管理工作不重視，就會造成企業(yè)許多檔案信息無法及時(shí)歸檔，進(jìn)而阻礙企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 企業(yè)檔案管理方式落后

目前來看，我國許多企業(yè)檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)模式下，檔案信息的收集、存儲及調(diào)用等還是靠人力來完成，而隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量也會不斷增多，這種傳統(tǒng)的工作方式不僅效率低，而且很容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而不利于檔案管理工作的有效開展，會嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提升

企業(yè)檔案管理工作比較專業(yè)，對檔案管理人員有著較高的要求，這種要求不僅體現(xiàn)在專業(yè)領(lǐng)域上，也要求檔案管理人員具備良好的服務(wù)意識和崇高的職業(yè)素養(yǎng)。但是就目前來看，企業(yè)檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，大多為兼職人員，他們在具體工作中僅局限于檔案信息的收集和歸檔，缺乏工作主動性。另外，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量也日益增多，檔案管理難度也不斷增多，許多企業(yè)未能結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢配備專業(yè)的檔案管理人員，以至于檔案管理質(zhì)量一直上不去。

1.4 檔案管理制度不完善

企業(yè)檔案管理工作涉及檔案的收集、歸檔、銷毀、調(diào)用等多個(gè)環(huán)節(jié)，而每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要相應(yīng)的規(guī)章制度來約束和規(guī)范。但是就目前來看，企業(yè)檔案管理制度還不夠完善，只是從整體上對檔案管理工作作出了相關(guān)規(guī)定，對檔案收集、歸檔、銷毀、調(diào)用等環(huán)節(jié)的具體操作尚未作出明確規(guī)定，以至于檔案工作難以有序進(jìn)行。另外，檔案管理工作相關(guān)責(zé)任沒有落到實(shí)處，以至于一些檔案管理人員在工作崗位中馬虎大意，嚴(yán)重影響到了檔案管理質(zhì)量。

2 新形勢下企業(yè)檔案管理策略

2.1 樹立正確的檔案管理觀念

企業(yè)檔案管理工作事關(guān)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，面對經(jīng)濟(jì)新形勢給企業(yè)帶來的沖擊，企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識檔案管理工作，將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，因?yàn)槠髽I(yè)只有重視起檔案管理工作，企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案信息才能得以有效利用，進(jìn)而獲得更好發(fā)展。一方面，企業(yè)要從思想上引起重視，明確檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的作用和地位;另一方面，要設(shè)立專門的部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，從而有針對性地做好檔案管理工作[1]。

2.2 推進(jìn)檔案管理信息化

檔案管理信息化是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要舉措，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，可以大大提高檔案管理效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)企業(yè)。作為企業(yè)，要認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，加大檔案信息化的投入[2]。首先，要結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的需要，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變;其次，結(jié)合不同類別檔案的要求，在檔案信息化系統(tǒng)中建立相應(yīng)的子系統(tǒng)，并完善檢索窗口，以便使用者可以快速調(diào)用相關(guān)檔案信息;再者，要明確檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來推進(jìn)檔案工作的有序開展。另外，在推進(jìn)檔案管理信息化的過程中，要做好檔案信息安全管理，防止檔案信息遭受惡意攻擊和竊取，確保檔案信息完整、真實(shí)。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為檔案管理工作的主體，只有不斷提高檔案管理人員的能力水平和職業(yè)素養(yǎng)，才能更好地保障檔案管理質(zhì)量。因此，企業(yè)要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，能夠按照相關(guān)要求來管理檔案;其次，強(qiáng)化檔案管理人員能力的培訓(xùn)，包括組織能力、管理能力、信息化應(yīng)用能力，確保檔案管理人員能夠勝任新形勢下企業(yè)檔案管理工作的需要;再者，結(jié)合企業(yè)檔案管理的需要，對外引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，壯大檔案管理隊(duì)伍[3]。作為檔案管理人員，更要主動去學(xué)習(xí)新知識、新方法、新技術(shù)，使自己能夠勝任檔案管理工作。

2.4 完善企業(yè)檔案管理制度

制度是企業(yè)管理工作順利進(jìn)行的保障，只有完善檔案管理制度，才能更好地約束和規(guī)范檔案管理工作。因此，企業(yè)要結(jié)合實(shí)際，完善檔案管理制度[4]。首先，企業(yè)要按照國家有關(guān)檔案管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，完善電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度以及收集、歸檔、鑒定以及銷毀制度，從制度層面對檔案管理工作作出全面的規(guī)定，從而推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展;其次，完善檔案監(jiān)督機(jī)制，對檔案工作全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行;再者，落實(shí)審查機(jī)制，對檔案信息進(jìn)行全面核查，確保歸檔的檔案信息完整、真實(shí)。

3 結(jié)語

綜上，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)自身發(fā)展密切相關(guān)，企業(yè)要想穩(wěn)定地發(fā)展下去，就必須做好檔案管理工作。新形勢下，企業(yè)要正確認(rèn)識檔案管理工作，不僅要完善檔案管理制度，更要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，加快檔案管理信息化建設(shè)，從而推動檔案管理工作的有序開展，提高檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的作用。

參考文獻(xiàn)

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