《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—94）是20世紀90年代，由國家檔案局檔案工作標準化技術委員會提出的一項檔案行業(yè)推薦標準。該標準的制定和實施對規(guī)范和推動我國檔號編制工作的規(guī)范化和標準化，起到了非常重要的歷史和現(xiàn)實作用。檔號作為一種人工標識語言，其重要性不亞于分類檢索語言和主題檢索語言。本文將在介紹《檔號編制規(guī)則》（以下簡稱“規(guī)則”）基本內(nèi)容的基礎上，探討修訂規(guī)則的建議。

一、規(guī)則的主要內(nèi)容及評價

就整體結構而言，規(guī)則包括5章47條，其中一級條款26條，二級條款17條，三級條款4條。規(guī)則的內(nèi)容構成包括：主題內(nèi)容與適用范圍、術語、檔號編制原則、檔號的結構、檔號的編制方法及附加說明。

規(guī)則的第1章“主題內(nèi)容與適用范圍”，說明了規(guī)則的基本內(nèi)容構成和適用范圍。規(guī)則主要適用于檔案館（室）編制檔號。

規(guī)則的第2章“術語”，對檔號、全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、件號、頁（張）號、代碼等9個術語進行了定義。規(guī)則對檔號的術語定義是：“檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用?！边@是一個兩段式的術語定義，首先，該定義說明了檔案的形成工作領域（檔案館、室的檔案整理和管理工作）和主要表現(xiàn)形式（以字符形式賦予檔案的一組代碼）；其次，說明了檔號的功能和作用（存取檔案的標記、有統(tǒng)計監(jiān)督作用）。這種兩段式的術語定義，是規(guī)則編制者們對20世紀90年代我國檔號編制工作實踐經(jīng)驗的總結。不足之處就是在表述方面的嚴謹度還存在一定瑕疵。因為“整理”本身就是一種檔案管理活動，所以不應把“整理”和“管理”兩個詞并列提出。另外，檔號的功能除存取檔案的標記、統(tǒng)計監(jiān)督外，還有固化檔案整理成果、維護檔案文件之間的有機歷史聯(lián)系、輔助鑒定和組織檔案內(nèi)容信息等方面的功能。

規(guī)則對全宗號的術語定義是：“檔案館（室）給定每個全宗的代碼?！边@個術語從層級上看，應該是檔號的下位術語，在標準的術語編碼上，應作為二級術語來編碼比較合適（其他的幾個術語也存在類似的問題）。從定義角度來說，目前規(guī)則的定義僅僅說明了全宗號的編制主體——檔案館（室），并沒有說明全宗號的其他主要特征。如全宗號的唯一性特征、全宗號的價值特征等。其實，全宗號是每個立檔單位的全宗檔案首次入館時，負責接收該立檔單位檔案的檔案館在全宗名冊上進行登記的過程中，給予該立檔單位全宗的唯一規(guī)范性標識，而且是一成不變的。有時，為了使立檔單位的全宗檔案得到更好的管理，立檔單位也可以事先與有移交檔案關系的國家檔案館聯(lián)系，獲得一個預留的全宗編號。全宗號是有效識別各個立檔單位檔案的重要標識，也是開展館藏檔案統(tǒng)計和綜合開發(fā)利用檔案資源的重要標記。

規(guī)則對案卷目錄號的術語定義是：“全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。”該術語定義基本上說明了案卷目錄號的基本特征，但是也忽視了對同一全宗內(nèi)案卷目錄號的唯一性特征的揭示。可以說，案卷目錄號是同一全宗內(nèi)每一本案卷目錄的唯一編碼。

規(guī)則對類別號的術語定義是：“館（室）藏檔案類別的代碼”。該術語定義不夠明確，從邏輯上看，還存在同義反復問題。我們可以說，作為檔號組成部分的“類別號”又稱“館（室）藏檔案類別的代碼”，但是不能將這一種稱謂作為“類別號”的術語定義項來使用。在檔案管理實踐中，檔案管理機構和有關人員需要對檔案實體進行分門別類的序化管理，為此就需要編制檔案實體分類方案（或稱檔案分類大綱），并對分類方案中的各級類目賦予對應的分類號。所以，規(guī)則中的“類別號”實際上是各個立檔單位或國家檔案館根據(jù)各全宗檔案實體分類方案，賦予的全宗內(nèi)檔案的分類編碼。其編碼的形制包括單純號碼制（全部用字母或阿拉伯數(shù)字來編制分類號）和混合號碼制（將字母和阿拉伯數(shù)字分層結合起來編制分類號）兩種。

規(guī)則對項目號的術語定義是：“產(chǎn)品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號?！边@個術語定義也不夠嚴謹?！绊椖刻枴睂嶋H上是各立檔單位所承擔的產(chǎn)品、工程、課題、設備等項目的代字或代號，而不是專門為檔案編寫的代字或代號。由于產(chǎn)品檔案、工程檔案、課題檔案、設備檔案等科技檔案，都是圍繞著產(chǎn)品、工程、課題、設備等項目形成的，具有很強的項目成套性特征，所以各個立檔單位在整理這些科技檔案的過程中，就很自然地將它們類聚在一起，并通過項目號（如產(chǎn)品代號、工程項目代號、課題代號、設備型號等）來加以區(qū)分。因此，項目號的術語定義應該是：檔案所屬項目的代字或代號（如產(chǎn)品代號、工程項目代號、課題代號、設備型號等）。

規(guī)則對案卷號的術語定義是：“案卷排列的順序號?！卑妇硖柺橇n單位在對全宗內(nèi)檔案分類后，于每個終端類內(nèi)對所組成的案卷進行排列后，給予每個案卷的唯一順序編號。

規(guī)則對件號的術語定義是：“案卷內(nèi)文件的順序號?！痹趥鹘y(tǒng)的立卷環(huán)境下，這個術語定義是比較準確的。但是，對件號的術語定義過程中，定義者也應強調(diào)同一個案卷內(nèi)件號的唯一性特征。當下，由于一些立檔單位的管理性檔案或文書檔案不再立卷了，而是以“件”為單位來管理，所以對“件號”的術語定義亦應有所調(diào)整。

規(guī)則對頁（張）號的術語定義是：“案卷內(nèi)文件每頁（張）的順序號?！痹摱x也沒有注意強調(diào)同一個案卷內(nèi)文件頁（張）號的唯一性特征。另外，在目前情況下，標準修訂和管理部門還應注意根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》等推薦標準的變化情況，將以件為單位來整理的檔案的“頁（張）號”的編號要求考慮在內(nèi)。

規(guī)則對代碼的術語定義是：“一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號?！痹撔g語定義也需要強調(diào)代碼的唯一性特征。此外，由于二位碼和條形碼在檔案編碼實踐中的應用，其中有的編碼是人、機都可以識讀的，但有的編碼卻只能依賴機器才可以識別（如二維碼），所以對“代碼”的術語命名和術語定義都需要進一步斟酌。筆者建議將“代碼”改為“檔案計算機代碼”，并將其定義修訂為：一組唯一標識檔案實體對象的，易于計算機識別和存取檔案的條形碼或二維碼。隨著“整理簡化、檢索深化”思想在檔案管理實踐中的應用，通過檔案計算機代碼的編碼方式取代傳統(tǒng)、繁瑣的檔號編制方法的趨勢，必將得到越來越多立檔單位和國家檔案館的認可。

規(guī)則的第3章“檔號編制原則”，說明了檔號編制應當遵循的五個原則，其中包括：唯一性原則、合理性原則、穩(wěn)定性原則、擴充性原則、簡單性原則。這五個原則是我國檔案管理學理論在實踐中的具體應用。唯一性原則是指“檔案館（室）內(nèi)檔案檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象”。合理性原則是指“檔號結構必須與館藏的整理分類體系相適應”。穩(wěn)定性原則是指“檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變”。擴充性原則是指“檔號必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要”。簡單性原則是指“檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率”。這些原則，落實到檔案管理的實踐中，就是要求相關單位和人員在編制檔號的過程中做到“四個不重復”，即同一個檔案館內(nèi)不應有重復的全宗號，同一個全宗內(nèi)不能有重復的目錄號，同一本案卷目錄中不能有重復的案卷號，同一個案卷（類、項）中不能有重復的件號。誠然，編制檔號還是一項非常嚴肅的科學性工作，檔號不可“常變常新”，一經(jīng)編定，就應保持長期的穩(wěn)定性，否則就會因改變檔號造成相關檢索體系或檢索工具的失靈等嚴重后果。目前一些單位和部門一味強調(diào)將“保管期限”代碼編入檔號，實際上就存在著這種風險。因為，人們對檔案價值的鑒定不是一蹴而就的，而是需要多次反復才能完成的一項工作，因此檔案的保管期限也會發(fā)生這樣和那樣的變化。

規(guī)則的第4章“檔號的結構”，說明了檔號編制的三種基本結構。第一種結構為：全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號；第二種結構為：全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號；第三種結構為：類別號——項目號——案卷號——件、頁（張?zhí)枺＿@三種檔號的結構，是對20世紀90年代中期我國檔號編制實踐經(jīng)驗的良好總結。第一種檔號結構主要適用于黨政機關的文書檔案；第二種和第三種檔號結構主要適用于企業(yè)和一些專業(yè)主管部門形成的專門業(yè)務檔案。

規(guī)則的第5章“檔號的編制方法”，說明了檔號各個組成部門的具體編號方式和相關要求。全宗號的編制方法是：用四位代碼標識，其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。如用Z、X、J分別標識中華人民共和國建國后檔案全宗、新民主主義革命歷史檔案全宗、舊政權歷史檔案全宗。目前規(guī)則對此沒有做統(tǒng)一規(guī)定，可以說是一個缺憾。

全宗號的具體編制要求是：全宗屬類的各個全宗按排列次序流水編號；在一個屬類內(nèi)不應有重復的全宗順序號。

案卷目錄號的編制方法是以三位阿拉伯數(shù)字標識（如第一本案卷目錄的編號就是001，第二本案卷目錄的編號就是002，以后依次類推就可以了）。編號的具體方法和要求是：案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設置，可按不同時間，不同組織機構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號；每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號；在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。

類別號的編制方法是：由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識，不同級位的類別之間可用間隔符分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號的編制要求是：類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應有重復的類別號。

項目號的編制方法是：引用有關管理部門編制的項目代號。案卷號的編制方法是：用三位阿拉伯數(shù)字標識；目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號；每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄；如一個案卷流水順序號分登兩個以上（含兩個）案卷目錄時應合并為一個目錄號或目錄分編相應數(shù)目的案卷流水號。

件號的編制方法和要求是：不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號；件號用阿拉伯數(shù)字標識；卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應有空號；件號前必須同時列寫案卷號及其以前各號。頁（張）號的編制方法和要求是：頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內(nèi)文件各（頁）張按排列次序流水編號，不應有空號。

二、修訂規(guī)則的建議及相關說明

（一）修訂檔號的術語定義應充分考慮檔號的形成過程和功能意義

鑒于目前人們對檔案館和檔案室的理解問題，對“檔案館（室）”這一“種差”的修訂方式不外乎兩種。其一，刪除。這種修訂的好處是各單位在編制檔號時不必糾結誰來編的問題。其二，細化。即把“檔案館（室）”的描述更加具體，如立檔單位及其內(nèi)部組織機構的檔案部門和國家檔案館（綜合檔案館和專門檔案館）。檔號從本質(zhì)上講是一種人工標識語言。從功能意義上分析，檔號的基本含義是：

1.檔號是表征立檔單位和國家檔案館所管理檔案的整理體系，反映與固定全宗內(nèi)檔案文件或其基本保管單位（案卷）的整理和保管特征的一組代碼。

2.檔號是以檔案整理的基本單元——歸檔文件（檔案文件）或案卷為實體對象編制的。

3.檔號是因其唯一性特征而成為具有指代作用的固定代碼。

4.檔號具有對檔案實體存取的標記功能。

5.對檔案的整理、統(tǒng)計、檢索和提供利用以及庫房日常管理等活動，檔號都是重要的管理工具。如人們可利用檔號對立檔單位的檔案工作進行統(tǒng)計監(jiān)督和審查等。

6.檔號是對電子檔案和數(shù)字化檔案副本命名的依據(jù)。

因此，檔號可以定義為：檔號是在檔案的整理和保存活動中編制的，以字符形式賦予檔案的基本保管單位（案卷案或文件）的一組固定的、具有標識、指代和存取功能的代碼。

（二）修訂規(guī)則應對檔號編制的依據(jù)進行全面系統(tǒng)的梳理和分析

編制檔號不是一種隨意的行為，而是應遵循相關的規(guī)范要求和標準，結合立檔單位的檔案管理實際需要，才能合理合規(guī)完成的一項業(yè)務工作。編制檔號的主要依據(jù)包括：

1.各級黨和國家機關、人民團體的檔號編制依據(jù)。各級黨和國家機關、人民團體（以下統(tǒng)稱“機關”）在編制檔號時，主要的規(guī)范依據(jù)包括《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局13號令）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T 22）、《數(shù)字檔案室建設指南》（國家檔案局2014年發(fā)布），等等。

（1）《機關檔案管理規(guī)定》提出的檔號編制要求。2019年1月1日開始實施的《機關檔案管理規(guī)定》第三十三條規(guī)定：“機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T 22）和《數(shù)字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協(xié)調(diào)呼應?！?/p>

（2）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）提出的檔號編制要求。該行業(yè)推薦標準對機關歸檔文件的檔號的概念、編制原則、結構、編制要求和方法等都提出了具體的要求。具體內(nèi)容包括：

檔號的概念：是“在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。”

檔號的編制原則：歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

檔號的編制要求和編制方法：1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識。2）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”“D30”“D10”標識。4）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。5）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

（3）《數(shù)字檔案室建設指南》提出的檔號編制要求?！稊?shù)字檔案室建設指南》的5.2“數(shù)字檔案資源命名規(guī)則”要求：應采用檔號或唯一標識符為數(shù)字檔案資源命名。采用檔號為數(shù)字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）編制檔號，推薦增設檔案門類代碼作為類別號的子項；若以件為單位整理，檔號可采用“全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構（問題）代碼—件號·子件號”結構。具體編制要求和編制方法是：1）全宗號：用四位代碼標識，按照《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）編制。2）檔案門類代碼·年度：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)的門類代碼分別為“WS”“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”；年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2013”。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼“Y”“D30”“D10”標識。采用其他保管期限的，也應使用其相應縮寫代碼。4）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母標識，如辦公室可用“BGS”標識。未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。5）件號·子件號：件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。子件號是指件內(nèi)單份文件排列的順序號，用3位阿拉伯數(shù)字標識，不足3位的，前面用“0”補足，如“001”。不需要編制子件號的，子件號可以省略。如有需要，可以在件號·子件號之后編制下位代碼，比如頁（張）號等。

2.企業(yè)單位的檔案號編制依據(jù)。各企業(yè)（公司）在編制檔號時，主要的規(guī)范依據(jù)包括《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》（國家檔案局2017年9月1日發(fā)布）等。

（1）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提出的企業(yè)檔號編制要求。國家檔案局2009年11月2日發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）。它規(guī)定了檔號的一般編制要求、原則、結構等。該規(guī)范要求：企業(yè)應根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）。檔號可采用“[全宗號]分類號（或項目代號或目錄號）-案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺保╗ ]表示可選）結構。全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權變更情況自行設定。

（2）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》提出的企業(yè)檔號編制要求?！犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）對科技檔案號的概念、結構組成等，提出了要求。該標準規(guī)定：檔號是“以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼”。檔號，由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。其中各部分的編制要求是：1）全宗號，需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定；2）分類號，應根據(jù)本單位分類方案設定的類別號確定；3）項目代號，由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定；4）目錄號，填寫目錄編號；5）案卷號，應填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。

（3）《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》提出的企業(yè)檔號編制要求。《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》提出的企業(yè)檔案編號要求是：“依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號，所形成檔號唯一、簡明、合理、穩(wěn)定、可擴充?！?/p>

這些檔號的編制依據(jù)，有關部門在組織修訂規(guī)則時，都應做進一步梳理和研究。

3.其他編制檔號的依據(jù)。我國各主管機關會同國家檔案局或單獨制定了相應檔案的檔號編制規(guī)范，各相關立檔單位在檔案整理實踐中，應遵循這些特殊的規(guī)范要求。例如，照片檔案的檔案號可依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821）的要求執(zhí)行。高等學校檔案的檔號編制可依據(jù)2008年9月1日起施行的教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）的要求實行。會計檔案的檔號編制可依據(jù)《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

（三）修訂規(guī)則應對檔號的編制原則進一步加以明確

規(guī)則目前規(guī)定的編制檔號需要遵循的原則，表述的線條尚顯粗放。建議在修訂時，將檔號的編制原則做如下修訂：

第一，將“唯一性原則”修訂為：檔號應指代單一，一個編號對象只能賦予一個代碼，一個代碼只表示一個編號對象。具體地說，在一個立檔單位和國家檔案館內(nèi)不能有重復的全宗號，在一個全宗內(nèi)不能有重復的案卷目錄號或類別號、項目號，在一本案卷目錄或一個類別中不能有重復的案卷號，在一個案卷或一個終端類中不能有重復的頁號（張）號或件號。

第二，將“合理性原則”修訂為：檔號結構必須與庫藏檔案的整理分類體系相適應。檔號應保持完整，不能隨意減少某種代碼；檔號最末的代碼（頁號、張?zhí)枴⒓枺┑倪x擇應從檔案的實際情況出發(fā)；按流水順序編號時不應有空號；檔號應留有適當?shù)倪f增容量，已備不斷補充檔案的需要。

第三，將“穩(wěn)定性原則”修訂為：檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變。這一原則要求，除非十分必要，不應在檔號中增加主觀的、可變的編碼成分。對必須改變的檔號，應在卷皮、卷盒、所有相關檢索工具和檔案數(shù)據(jù)庫中做出相應的更改；對用檔號命名的電子檔案或數(shù)字化檔案副本的相應編碼也要做出相應的更改，要嚴格保持檔號在實體存放處與檢索工具上的一致性。改變檔號時，還應注明原來的檔號。

第四，將“簡單性原則”修訂為：檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

（四）修訂規(guī)則應對檔號的結構與編制方法進行分對象說明

1.文書檔案的檔號結構和編制方法。

（1）以案卷形式整理的文書檔案檔號的結構和編制方法。建議保留規(guī)則目前的規(guī)定。案卷檔號的結構為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。注意：不同的國家檔案對館藏檔案的全宗編號可以重復，在進行檔案目錄信息和數(shù)字化檔案資源交流或整合的過程中，可以通過檔案館代碼來加以區(qū)分，故此不會造成混淆。《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》（國檔發(fā)〔1987〕4號），經(jīng)2011年1月28日國家檔案局局務會議審議，屬于繼續(xù)有效的規(guī)范性文件。例如，湖北省檔案館的代碼為442001，武漢市檔案館的代碼為442002，武漢市江岸區(qū)檔案館的代碼為442003，湖北省黃石市檔案館的代碼為442030等。

（2）以“件”的形式整理的文書檔案檔號的結構和編制方法。檔號不能等同于歸檔章上的所有編目項目。在歸檔章上會出現(xiàn)保管期限，一方面是為了固定檔案價值鑒定的成果，另一方面是為了方便期滿檔案文件鑒定工作的開展。如果將“保管期限”編入檔號，是違背前述檔號編制的“穩(wěn)定性規(guī)則”要求的，即將一種主觀性較大的認識成果置入了檔號。從長遠來看，會造成管理工作量的增加和管理成本的提高。隨著檔案部門元數(shù)據(jù)管理能力的不斷提高，這種做法就更失去了其存在的意義。

以件為單位整理的檔號結構：全宗號-門類代碼·年度-機構（問題）代碼-件號·子件號或全宗號-分類號·年度-件號·子件號。其中門類代碼應為可選項。

2.企業(yè)檔案的檔號結構和編制方法。T 13推薦的科技檔案檔號的結構實際上有兩種形制，即“全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號”和“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”?！镀髽I(yè)檔案管理工作規(guī)范》（DA/T 42—2009）推薦的企業(yè)檔案檔號的格式為“[全宗號]分類號（或項目代號或目錄號）—案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺保╗ ]表示可選）結構。全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權變更情況自行設定?；诖?，建議企業(yè)應根據(jù)職能分工的情況，結合檔案管理的實際需要，編制本企業(yè)的統(tǒng)一檔案分類方案。通過這種統(tǒng)一的檔案分類方案，使企業(yè)的檔案都可以獲得相對穩(wěn)定的分類代碼標識（分類號）?；谄髽I(yè)統(tǒng)一檔案分類方案的企業(yè)檔案的檔號基本結構和編制方法，建議采用以下編制方法：

企業(yè)檔案的檔號基本結構是由全宗號、檔案分類號、對象特征碼、案卷號（或件號）等四段編碼組成。企業(yè)的檔案號可采用英文字母和阿拉伯數(shù)字混合編碼制。檔號中左邊為上位代碼、右邊為下位代碼、四段代碼之間用“-”（短橫線）分隔。

全宗號：可采用公司的英文或漢語拼音名稱的縮寫，表示公司檔案的全宗號。如：HUAWEI、WANKE、HLONG、CEDB、BJJY等。

檔案分類號：一級類的代碼采用英文字母表示，為避免混淆，檔案分類編碼中的部門代碼和分類號編碼禁止使用英文字母I、O、U、V。二級類的代碼用阿拉伯數(shù)字表示，為保證編碼的可擴展性，采用雙位法編制，即用11、12、13……19，21、22、23……29……91、92、93……99來依次標識各一級中的二級類，禁用00～09，10、20……90等阿拉伯數(shù)字。三級類代碼采用一位阿拉伯數(shù)字標識，即采用0-9等十個阿拉伯數(shù)字表示；如果三級類的數(shù)量較多，也可以采用“雙位法”或“八分法”編制。檔案分類號應從檔案分類主表中獲取。企業(yè)各部門如需要增加三級分類代碼，可在相應的二級類目代碼下細分。

檔案分類號的編碼應力求簡短明了，便于檢索利用，并能適用檔案類別擴充的需要。檔案分類號的編碼結構和方法一經(jīng)確定，原則上不應更改。

對象特征碼：采用N個阿拉伯數(shù)字或字母表示，企業(yè)各部門可以根據(jù)所形成檔案的穩(wěn)定性對象特征（如文書檔案的“年度”和“部門”特征，基建工程檔案可將“工程項目號”“國別與地區(qū)”“工程階段”“工程專業(yè)”“部門”特征，設備檔案的“型號”特征；合同檔案的“合同號”特征，員工業(yè)績檔案的“職工代碼”特征，貿(mào)易項目檔案和招標檔案的“項目代號”特征，以及各種門類檔案的“載體類型”特征等），確定對象特征碼，并將其區(qū)分必要的對象特征碼和可選的對象特征碼兩種。不同的對象特征碼之間用“·”分隔。企業(yè)檔案的對象特征碼可包括（各企業(yè)可以根據(jù)實際需要加以確定）：1）工程項目代碼——工程項目代號；2）項目階段號（工程運作階段的代碼標識）；3）工程專業(yè)代碼（結構、供水、供電、供暖等）；4）設備代碼——設備型號；5）年度——公歷紀年法；6）業(yè)務活動項目代碼——貿(mào)易項目代碼和招標項目代碼；7）合同代碼——公司標準合同編號；8）員工代碼——公司職工代碼；9）采購訂單號——標準采購訂單編號；10）報關單號——標準報關單編號；11）文件載體類型代碼；12）各部門代碼；13）世界各國和地區(qū)名稱代碼（GB/T 2659—2000）；14）中華人民共和國行政區(qū)劃代碼（GB/T 2260—2002）；15）其他特征代碼等。

案卷號：即案卷順序號，一般采用三位阿拉伯數(shù)字表示，從001到999。特殊情況依事先確定的規(guī)則處置。

件號：公司的文書檔案和實物應以“件”為單位整理并編“件號”，采用四位阿拉伯數(shù)字表示，即用0001- 9999標識。

此外，對特殊載體的檔案和專門檔案的檔號編制結構方法，有關部門在修訂規(guī)則時，也應注意在調(diào)查研究的基礎上，做出相應的規(guī)定。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院