李杰

摘要：隨著中國老齡化速度的不斷加快，事業(yè)單位不斷的創(chuàng)新改制，其退休人員的數(shù)量也在日益增多，與此同時退休人員的人事管理工作就變得尤為重要。但現(xiàn)階段各個單位對退休人員的人事檔案的管理問題均存在著一系列的問題。文章以該方面為題，分析了退休人員的檔案管理工作的現(xiàn)狀。就其中存在的一些問題進(jìn)行了一些淺析。也對此提出了一些相關(guān)的解決方法。

Abstract： With the rapid aging of China， continuous innovation and restructuring of public institutions， the number of retirees is also increasing， at the same time， the personnel management of retirees has become particularly important. But at present each unit has a series of problems in the management of personnel files of retired personnel. This paper analyzes the current situation of retired people's archives management. Some of the existing problems are analyzed. Some relevant solutions are also put forward.

關(guān)鍵詞：人事檔案;退休人員;檔案管理

Key words： personnel files;retirees;archives management

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2020）14-0106-02

0? 引言

本人就職于某醫(yī)院的綜合檔案室，日常工作為管理醫(yī)院職工的檔案資料。在本院的工作過程中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在著一些問題。例如：本院檔案室人事檔案現(xiàn)存1100卷左右，其中離退休人員占比近30%。其中在職人員檔案嚴(yán)格按照國家規(guī)定進(jìn)行裝訂收錄，但離退休人員中由于其本人工資已經(jīng)轉(zhuǎn)入社保，檔案的建立、收錄、調(diào)用等均存在著諸多爭議性的問題，甚至其中還存在檔案記錄不全、丟失的現(xiàn)象。經(jīng)了解，這一問題并非個例，其他各個單位在這方面也存在著類似問題。檔案與人們?nèi)粘Ｉ钕⑾⑾嚓P(guān)，方方面面的問題均需要依據(jù)檔案來進(jìn)行解決，檔案的重要性由此可見。退休人員人事檔案的管理問題不容忽視。

1? 人員人事檔案管理的意義

人事檔案主要為記錄個人的經(jīng)歷情況，也被稱為中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色指標(biāo)。從個人角度方面來說：“它記錄個人的學(xué)歷情況、工作經(jīng)歷以及資歷等重要的情況資料，其中個人的薪資情況、社會保障、組織關(guān)系也與此緊密掛鉤?！睆膯挝唤嵌葋碚f：“人事檔案被各個單位充分利用，在錄入員工、員工轉(zhuǎn)正、員工的職稱申報(bào)等方面評判均依靠檔案資料。并合理利用檔案資料對人員進(jìn)行分析，尋找合適崗位，提高工作效率，增加單位收益。”從國家角度來說：“國家的發(fā)展離不開人才，在人才的評估過程中檔案就顯得尤為重要?！庇纱丝梢?，人事檔案的整理工作，不僅對個人有著尤為重要的作用，對國家、對各個單位的作用也同樣不可忽視。

在檔案管理過程中，管理體系的建立至關(guān)重要。管理體系的建立，能夠體現(xiàn)出單位對人事檔案建立的重視程度。良好的檔案管理體系，不僅能夠方便檔案信息的查詢、更改、調(diào)用，而且能夠提升交流和溝通的效率、提高獲取信息的速度和準(zhǔn)確性，滿足管理時效的需要，讓醫(yī)院的工作效率得到顯著的提升，達(dá)到事半功倍的效果。各個單位在人事檔案管理過程中怎樣才能更高效利用管理人員檔案信息是一種智慧的體現(xiàn)。

2? 退休人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理中存在的問題

2.1.1 管理體系不健全? 工作都應(yīng)建立完整體系、講究效率分工。但目前由于各單位的管理體系、檔案管理制度并不完全相同，造成的差異性，給檔案管理工作帶來了很大的不便性?，F(xiàn)階段國家高速發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展處于空前盛世，國家也曾出臺過相關(guān)政策，推進(jìn)各行各業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的優(yōu)勢，提高工作效率，加速自身的發(fā)展。但目前仍有個別單位依舊選擇延用“傳統(tǒng)的制度體系”，一味的整理錄入“紙質(zhì)化檔案”，最終導(dǎo)致出現(xiàn)檔案利用率低下、檢索困難等等問題，而致使大量的人力物力被浪費(fèi)，也使得整個檔案管理體系并不完整，最終導(dǎo)致檔案工作的收益并沒有得到最大化實(shí)現(xiàn)。

2.1.2 退休人員的檔案管理機(jī)制混亂? 目前隨著國內(nèi)人口不斷老齡化，退休人員也日漸增多。由于退休人員本身存在著明確的社會特征性，牽扯到社會補(bǔ)助、醫(yī)療保險(xiǎn)等相關(guān)問題，方方面面均需依靠檔案資料。這樣的情況下，個人檔案信息的保存和使用就顯得尤為重要。但由于退休人員離開其原有的事業(yè)單位，其具體收入檔案的單位、機(jī)制卻一直含糊不清。檔案的收入到底是屬于原先事業(yè)單位還是社保等相關(guān)機(jī)制，社會各方面均存在著疑惑，這就給退休人員人事檔案的管理工作帶來了一些問題以及難度。問題如果不得到及時有效的解決，檔案不完整甚至丟失很有可能就是最后的結(jié)果。到那時，將對退休人員以后的生活產(chǎn)生各種各樣的影響。例如：資產(chǎn)的調(diào)用、過戶、勞保資金的申請、查詢等等，如出現(xiàn)問題，后果將無法想象。但現(xiàn)階段，如退休人員檔案管理混亂的問題得不到有效解決，該現(xiàn)象將持續(xù)存在，這一問題應(yīng)該引起人們的足夠重視。

2.1.3 檔案管理人員專業(yè)性差? 很多單位對人事的檔案管理工作沒有給予足夠重視，也沒有在此方面投入足夠的資金，最后可能會導(dǎo)致檔案信息沒有得到很好的管理?，F(xiàn)階段，很多單位的檔案管理人員存在“魚龍混雜”的情況，兼職人員從事檔案管理工作的現(xiàn)象屢見不鮮。這些非專業(yè)人員對檔案管理工作缺乏足夠的了解，也不了解該項(xiàng)工作的重要性，只是盲目的收錄檔案，而缺乏對檔案進(jìn)行專業(yè)化的整理。最終可能會導(dǎo)致檔案信息資源無法得到有效利用，甚至有可能導(dǎo)致檔案的丟失、收入錯誤等情況發(fā)生。

2.2 社會中各個基層意識淺薄

2.2.1 單位不注重員工人事檔案管理? 在單位的日常工作中，更加注重的是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人才調(diào)用等具有收益化的工作。很多單位往往重視人才的能力水平，但常常忽視了對人才本身的檔案信息管理。據(jù)相關(guān)調(diào)查研究表明，大多數(shù)單位對員工的生產(chǎn)生活條件能夠給予足夠重視，但卻對員工的人事檔案管理卻漠不關(guān)心。目前，忽視人事檔案管理特別是忽視退休人員的檔案管理，已經(jīng)是現(xiàn)在很多單位的“通病”， 各個單位在人才方面的檔案管理工作都存在類似問題，這一問題已經(jīng)成為各單位在錄用優(yōu)秀的人才中的“絆腳石”。

2.2.2 退休人員自身意識淺顯? 退休人員在此方面意識不強(qiáng)，對自身權(quán)益問題并沒有做過系統(tǒng)的了解，對于國家出臺的相關(guān)法律規(guī)定漠不關(guān)心，法律保護(hù)意識淡薄，在自身利益遭受侵犯時并不懂得用法律武器保護(hù)自己。甚至有很多人覺得自己退休之后，人事檔案也就失去了意義，并沒有了解其內(nèi)在價值，更沒有把自身利益與檔案信息緊緊聯(lián)系在一起，這就導(dǎo)致退休人員檔案管理得不到其個人本身的重視監(jiān)督，致使檔案管理問題頻發(fā)，很多問題也就由此產(chǎn)生。

3? 退休人員的人事檔案管理的改進(jìn)方案

3.1 明確退休人員檔案的管理體系

退休人員在退休之后檔案，是在原有單位保存還是轉(zhuǎn)入社保等組織的檔案中，存在著不明確性，整個管理過程中牽扯大量的社會管理部門，存在普遍混亂的情況，最后可能會導(dǎo)致檔案無人過問、無人整理的現(xiàn)象發(fā)生。要想改變現(xiàn)狀首先應(yīng)該明確退休人員的檔案管理事宜究竟應(yīng)該歸屬那個部門管理，明確人員的崗位職責(zé)，建立完善高效的檔案信息管理體系。與此同時，單位也應(yīng)加大資金投入，成立專門管理退休人員檔案的機(jī)構(gòu)，聘請檔案管理方面的專業(yè)人才，對退休人員的檔案信息進(jìn)行合理、專業(yè)、準(zhǔn)確、有效的整理，為退休人員的退休生活提供保障。

3.2 轉(zhuǎn)變觀念完善制度提高效率

3.2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念? 現(xiàn)階段，紙質(zhì)的檔案錄入方法依舊被大多數(shù)的單位所用，但這種方法浪費(fèi)大量的人力物力，也不方便對檔案信息進(jìn)行檢索、獲取、傳輸、處理、存儲、應(yīng)用等。隨著現(xiàn)在社會的不斷信息化，電子檔案應(yīng)被更好的利用。但如果把機(jī)械的抄寫檔案變成機(jī)械的錄入，那就失去了電子錄入的意義。應(yīng)為退休人員建立專門的平臺，處理退休人員的相關(guān)檔案，規(guī)范檔案格式，整理檔案信息，對檔案進(jìn)行整理分類。例如：可以按照入職時間、工作表現(xiàn)、職稱競升等方面進(jìn)行具體的分類，對退休人員檔案進(jìn)行合理化管理，以便方便其檔案的查找、調(diào)用、管理。

3.2.2 完善制度提高效率? 建立健全的管理制度，規(guī)范流程，落實(shí)到各個部門，進(jìn)行合理分工落實(shí)到各個人手中，確保檔案的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性，使整個工作流程規(guī)范起來。也為日后的工作帶來了便利、提升了效率。退休人員牽扯的社會關(guān)系復(fù)雜，牽扯的監(jiān)管部門較多。各個部門的協(xié)調(diào)調(diào)用也是一大問題，合理的建立各個部門之間的配合樞紐，應(yīng)建立良好的工作配合關(guān)系，進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)調(diào)調(diào)用。把工作合理落實(shí)、合理分配，避免出現(xiàn)不必要的錯誤，最大限度的保護(hù)退休人員的自身權(quán)益，完善各個方面制度，最終提高效率。也可以適當(dāng)增加一些監(jiān)管部門，使退休人員的自身權(quán)益得到最大的保障。[1]

3.3 社會上各個方面提高重視程度

3.3.1 提高退休人員自身的重視情況? 退休人員應(yīng)提高自身責(zé)任意識，關(guān)心個人人事檔案。無論你是在職還是準(zhǔn)備離退休，檔案都應(yīng)該是你最為關(guān)心的事情。可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)規(guī)定的查詢，落實(shí)檔案信息的具體位置，保護(hù)自己的檔案信息完整，使自己不至于因?yàn)闄n案管理信息缺失，影響到今后的生產(chǎn)生活。與此同時，自己也應(yīng)該對單位檔案管理進(jìn)行一定的監(jiān)督。只有自身責(zé)任意識上去了，才能保護(hù)自己應(yīng)有的權(quán)益，使自身利益得到最大化。

3.3.2 提高單位的重視情況? 作為員工的“第二個家”，單位也應(yīng)該盡到應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。首先，單位應(yīng)該有一定的責(zé)任感，率先把退休人員的檔案管理問題重視起來。在現(xiàn)階段，各單位應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)的投入，建立專門的人事檔案管理庫房，逐步完善檔案管理的信息技術(shù)及手段，建立具體的人事檔案管理體系，招收專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理人員，對人事檔案進(jìn)行整理收錄。特別是要發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的積極作用，用專業(yè)技能對退休人員的檔案進(jìn)行合理化的整理、錄入，做好各個方面的硬性保障等。

此外，針對目前退休人員普遍存在著對自身對權(quán)益以及相關(guān)法律規(guī)定概念模糊不清的現(xiàn)狀，各單位也應(yīng)通過不同角度采用各種方法，在日常工作中組織開展相關(guān)的檔案知識等方面的宣傳培訓(xùn)工作?？梢栽趩T工離退休之前進(jìn)行專業(yè)的知識培訓(xùn)，以提升退休人員自身的重視程度為目的，把檔案信息管理責(zé)任意識與日常工作相結(jié)合，這樣員工才能真正重視起來，自己保護(hù)自己應(yīng)有的權(quán)益。

4? 總結(jié)

目前，人口老齡化嚴(yán)重，退休人員已經(jīng)成為一個龐大的群體，就醫(yī)院的現(xiàn)階段情況來看退休人員的檔案問題已經(jīng)“迫在眉睫”，整個社會上，退休人員均存在類似的問題，更應(yīng)引起相關(guān)部門的重視。對于社會化管理而言，服務(wù)性的工作中“以人為本”最為重要，而退休人員的檔案管理工作更是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。它作為退休人員的老年生活的保障，單位不能推卸責(zé)任，讓退休人員寒了心。作為檔案管理工作人員，我們更應(yīng)該充分意識到，這份工作的重要性，做好每一位退休人員的人事檔案管理工作，建立并完善有效的管理制度、管理體系、相關(guān)制度等。重視退休人員檔案的管理工作，不斷完善體系，提升服務(wù)品質(zhì)，讓社會各個行業(yè)放心，更讓退休人員放心。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦書貞.淺談社保檔案信息化管理[J].華章，2011，27：325-326.

[2]陸燕華.從干部人事檔案專項(xiàng)審核看高職院校的干部人事檔案管理[J].價值工程，2019，38（35）：37-38.

[3]陸冬梅.高校電子文件一體化管理中人事檔案管理機(jī)制與對策研究[J].價值工程，2019，38（23）：115-117.