豐金云

內(nèi)容摘要 隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作也融合了信息化技術(shù)，使財(cái)務(wù)檔案管理效率有了大幅提高。然而，檔案管理信息化程度越高，暴露出來(lái)的問題也越多。文章旨在通過分析檔案信息化的含義、檔案信息化建設(shè)的重要性，找出當(dāng)前檔案信息化過程中存在的主要問題并找到有效的解決措施，力求讓檔案信息化管理工作簡(jiǎn)單、高效、安全。

關(guān)鍵詞 信息化 事業(yè)單位 財(cái)務(wù)檔案管理

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程[1]。隨著時(shí)代進(jìn)程的不斷加快，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。如何加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理值得深入研究探析，事業(yè)單位需要認(rèn)清時(shí)代發(fā)展特征，按照時(shí)代發(fā)展方向改革財(cái)務(wù)檔案管理工作模式，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，完善檔案信息化建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案作為重要的研究資料，其價(jià)值較大，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理，可以增加檔案資料的利用率，有助于提高事業(yè)單位的整體管理水平，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。

2 檔案信息化建設(shè)的必要性

在信息化背景下，建設(shè)檔案信息化尤為重要，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作必須要落到實(shí)處，其影響較大。通過檔案信息化建設(shè)，能夠提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率，更加完整地保存檔案，并且保存的時(shí)間會(huì)更長(zhǎng)久。同時(shí)，也便于檔案管理人員進(jìn)行資料查找、檢索，這無(wú)疑減輕了工作人員的工作量，大大節(jié)省了工作時(shí)間，有助于實(shí)現(xiàn)管理工作效率的提升[2]。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與成熟，事業(yè)單位需要保持先進(jìn)的管理理念，轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案管理方式，充分把信息技術(shù)利用起來(lái)，從而更好地對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，使其優(yōu)勢(shì)呈現(xiàn)出來(lái)，提升檔案管理的價(jià)值意義。

檔案信息化建設(shè)是應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，可以提高檔案的利用率，把檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，能夠滿足當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展需要，可以保障檔案安全，從而增強(qiáng)檔案管理的有效性，保證事業(yè)單位的各個(gè)項(xiàng)目正常運(yùn)作。在信息化時(shí)代背景下，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)都已向信息化方向加速發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展至關(guān)重要[3]。長(zhǎng)期整理冗長(zhǎng)煩瑣的財(cái)務(wù)檔案資料，會(huì)降低檔案工作人員的工作熱情，與當(dāng)今時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)不相符合。為此，事業(yè)單位需要重視檔案信息化建設(shè)，確保財(cái)務(wù)檔案管理滿足時(shí)代發(fā)展特征，以此跟上時(shí)代發(fā)展步伐，提高財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)效性。

3 當(dāng)前檔案信息化過程中存在的困境

3.1 檔案信息化建設(shè)參差不齊

檔案信息化建設(shè)依賴于信息技術(shù)的應(yīng)用，因各地的信息技術(shù)發(fā)展存在差異性，檔案信息化建設(shè)參差不齊，這影響了檔案信息化建設(shè)的整體水平。一般來(lái)說，在經(jīng)濟(jì)水平較高的一線城市，檔案信息化建設(shè)相對(duì)完善，其投入的資金和技術(shù)比較充足。而對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的城市，其檔案信息化建設(shè)還存在諸多問題，檔案管理水平還有很大的提升空間。

3.2 檔案信息化管理專業(yè)人才不足

檔案管理必然離不開專業(yè)素質(zhì)較高的人才，檔案管理涉及的事物較多，其工作煩瑣冗雜，管理人員需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升，充分利用檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案管理區(qū)別于普通的檔案管理，尤其在信息化背景下，儲(chǔ)存的財(cái)務(wù)檔案量較多，管理人員需要對(duì)其整合、歸檔，把相關(guān)的檔案歸納到同一級(jí)目錄中，便于日后在信息系統(tǒng)中查找、提取。

檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用，需要檔案管理工作人員具備一定的硬件應(yīng)用能力，能夠規(guī)范使用。在新形勢(shì)下，檔案信息化管理制度顯得極為重要，它是開展檔案信息化管理的思想指導(dǎo)，是確保有序開展檔案管理工作的重要因素，檔案信息化管理工作人員需要將完善的制度作為工作依據(jù)。因此，事業(yè)單位需要制定完善的財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度。

3.3 檔案管理人員缺乏信息化網(wǎng)絡(luò)管理意識(shí)

在信息化背景下，檔案管理從以往的紙質(zhì)歸檔管理轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)管理，其工作模式發(fā)生了很大的改變，一些檔案管理人員仍舊保持以往的工作思想，對(duì)新型的信息化管理不太適應(yīng)，缺乏信息化網(wǎng)絡(luò)管理意識(shí)，這影響了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在當(dāng)前形勢(shì)下，若是檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致檔案存在風(fēng)險(xiǎn)，混淆檔案資料，在很大程度上會(huì)影響檔案的利用率，造成不必要的損失。數(shù)字化處理檔案是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理人員必須要保持與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，提高自身的網(wǎng)絡(luò)管理意識(shí)，以此促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化管理的有效途徑

4.1 明確財(cái)務(wù)管理工作目標(biāo)

在信息化背景下，事業(yè)單位需要明確財(cái)務(wù)管理工作目標(biāo)，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)自身的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行全方面的分析，根據(jù)實(shí)際情況，做出科學(xué)合理的財(cái)務(wù)規(guī)劃，以便更好地推動(dòng)財(cái)務(wù)工作的有序?qū)嵤Ｊ聵I(yè)單位的財(cái)務(wù)工作相對(duì)比較復(fù)雜，其中涉及的內(nèi)容較為繁雜，明確財(cái)務(wù)管理工作目標(biāo)，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的根本條件，是重要的指導(dǎo)思想。事業(yè)單位需要具體情況具體分析，結(jié)合所開展的項(xiàng)目，綜合各個(gè)因素，設(shè)立明確的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，確保有效地開展財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理整體水平提升。

4.2 建立科學(xué)合理的信息化財(cái)務(wù)管理制度

目前，仍然有一些事業(yè)缺乏科學(xué)合理的信息化財(cái)務(wù)管理制度，影響了檔案管理工作的有效性，制約了財(cái)務(wù)管理水平的提升。基于信息化視域下，事業(yè)單位必須認(rèn)清時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，革新財(cái)務(wù)管理制度，根據(jù)自身的發(fā)展實(shí)際情況，建立科學(xué)合理的信息化財(cái)務(wù)管理制度，以此確保檔案管理工作的有序?qū)嵤?。?cái)務(wù)管理制度的規(guī)范性，與事業(yè)單位的項(xiàng)目運(yùn)作有著緊密的聯(lián)系，對(duì)事業(yè)單位的影響頗深，事業(yè)單位可從自身的項(xiàng)目運(yùn)作出發(fā)，制定符合自身發(fā)展的信息化財(cái)務(wù)管理制度，并嚴(yán)格按照制度開展工作，切實(shí)有效地發(fā)揮出信息化財(cái)務(wù)管理制度的作用，確保高效開展管理工作，在工作開展中取得較好的效果。

4.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，使之專業(yè)素質(zhì)不斷提升，更好地為工作服務(wù)，以此促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率的提升。事業(yè)單位可定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作人員進(jìn)行考核，把考核結(jié)果納入綜合測(cè)評(píng)之中，以此鞭策檔案管理工作人員不斷完善自我，主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。另外，事業(yè)單位可以給財(cái)務(wù)檔案管理人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，如與其他單位交流學(xué)習(xí)，或組織集中培訓(xùn)，或開展專業(yè)知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作熱情，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作人員的培養(yǎng)，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作有序進(jìn)行，保證事業(yè)單位各個(gè)項(xiàng)目正常運(yùn)作。

4.4 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展為加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供了便利條件，事業(yè)單位需要把信息技術(shù)充分地利用起來(lái)，建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息系統(tǒng)，通過強(qiáng)大的技術(shù)支撐保證網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境安全，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作高效開展。事業(yè)單位需要充分保證網(wǎng)絡(luò)條件能夠滿足工作需求，能夠保證網(wǎng)絡(luò)辦公實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔、查閱、提取、修改、補(bǔ)充等活動(dòng)進(jìn)行，確保減輕財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作量，節(jié)省辦公時(shí)間，提高管理效率，以便跟上信息化檔案建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。因此，需要加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，便于更好地保存檔案資料，確保檔案的完整真實(shí)性，以此提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效性。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用為加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)造了有利條件，以信息化建設(shè)帶動(dòng)了檔案工作的規(guī)范化，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，有助于提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性。事業(yè)單位需要積極應(yīng)對(duì)困境，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，通過多種途徑，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，保證高效地開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，并充分利用檔案資料，發(fā)揮檔案的價(jià)值作用，促進(jìn)檔案工作水平進(jìn)一步提高。

（作者系山東省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳機(jī)關(guān)服務(wù)中心 助理會(huì)計(jì)師）

【參考文獻(xiàn)】

[1]文建.探究行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金的管理[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2017（14）：55.

[2]張金艷.新時(shí)期行政事業(yè)單位強(qiáng)化專項(xiàng)資金管理探究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2016（3）：26+25.

[3]李玉輝.淺議大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的策略[J].中國(guó)商論，2018（24）：176-177.