王玉

【摘要】伴隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，辦公室檔案管理工作成為內(nèi)部管理的主要內(nèi)容之一。因此，不但和事業(yè)單位內(nèi)部高效運(yùn)轉(zhuǎn)有緊密關(guān)聯(lián)，而且還直接作用于事業(yè)單位工作是否可以快速取得進(jìn)展。為了使辦公室檔案管理工作的價(jià)值充分展現(xiàn)出來(lái)，本文論述了新時(shí)期事業(yè)單位辦公室檔案管理基本要求，對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新價(jià)值以及采取的措施進(jìn)行了剖析。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新策略

事業(yè)單位的檔案將事業(yè)單位的所有信息聚集在一起。所以，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理方面的措施進(jìn)行改進(jìn)完善特別重要。只有這樣做才有利于進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位取得進(jìn)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的重大價(jià)值

事業(yè)單位檔案管理能夠促使事業(yè)單位的工作水平和工作效率進(jìn)一步提升。現(xiàn)階段事業(yè)單位要想取得進(jìn)展，檔案管理可以幫助其在第一時(shí)間全方位地了解單位的具體狀況，檔案信息管理工作是對(duì)事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行剖析的前提。檔案信息管理工作涉及過(guò)去，關(guān)乎現(xiàn)在，能夠展望到將來(lái)，它有機(jī)地將過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)緊密結(jié)合起來(lái)。從某種意義上來(lái)說(shuō)，這種工作能夠?qū)⒂洃浺晕淖值姆绞降靡源胬m(xù)下來(lái)。事業(yè)單位可以依照這些檔案內(nèi)容構(gòu)建起科學(xué)的途徑和方式，并且不失時(shí)機(jī)地進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)，促使事業(yè)單位能夠長(zhǎng)期取得進(jìn)展。伴隨著現(xiàn)階段檔案管理工作在理論方面和經(jīng)驗(yàn)方面的不斷增強(qiáng)和深化，事業(yè)單位需要加速進(jìn)行檔案管理工作的改進(jìn)和完善，提升檔案信息管理的成效，使檔案信息的價(jià)值進(jìn)一步展露出來(lái)。從而可以促進(jìn)事業(yè)單位工作取得更好的進(jìn)展，滿(mǎn)足新時(shí)期事業(yè)單位進(jìn)行改進(jìn)和運(yùn)轉(zhuǎn)的需求，促使其和社會(huì)發(fā)展步調(diào)一致。

二、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的弊端

（一）事業(yè)單位沒(méi)有構(gòu)建起先進(jìn)的管理觀念。事業(yè)單位原來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，一般情況下是通過(guò)檔案管理工作者對(duì)材料進(jìn)行采集和歸納，進(jìn)行檔案管理的理念不夠先進(jìn)。并且沒(méi)有從根本上意識(shí)到檔案管理工作的重大價(jià)值。由于在管理理念方面不夠先進(jìn)，致使檔案管理無(wú)法引起足夠的重視。因而致使檔案管理工作沒(méi)有更為徹底地落到實(shí)處。這樣不僅影響到事業(yè)單位的工作成效，還會(huì)使職工缺乏積極性，致使檔案管理工作全過(guò)程都沒(méi)有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，事業(yè)單位檔案無(wú)法達(dá)到完全保密和更好的應(yīng)用。

（二）檔案管理相關(guān)的設(shè)施和配套功能不夠完善。社會(huì)在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)開(kāi)始深入形形色色的行業(yè)當(dāng)中，不過(guò)我國(guó)在檔案管理工作方面向來(lái)沒(méi)有引起足夠的關(guān)注，致使我國(guó)和檔案管理相關(guān)的設(shè)施和配套功能不夠完備，只能進(jìn)行一般的信息管理工作，然而新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理工作日漸繁瑣復(fù)雜，一些事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作僅僅處于最初的對(duì)檔案進(jìn)行采集和存儲(chǔ)方面，并沒(méi)有對(duì)檔案給予深層次的類(lèi)別劃分和處理，致使我國(guó)的檔案管理工作依舊處于簡(jiǎn)單的層面。

（三）管理方式無(wú)法和新時(shí)期相適應(yīng)。社會(huì)飛速前進(jìn)的同時(shí)，科學(xué)技術(shù)水準(zhǔn)以及工作采取的方式也在相應(yīng)發(fā)生改變，不過(guò)我國(guó)事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作進(jìn)行當(dāng)中依然利用原有的工作模式。不過(guò)原有的簡(jiǎn)單管理形式已經(jīng)沒(méi)有辦法適應(yīng)新時(shí)期下人和事、人和人之間越來(lái)越繁多冗雜的工作需要，更不要說(shuō)去滿(mǎn)足效能極高的類(lèi)型劃分和存儲(chǔ)。致使事業(yè)單位大部分關(guān)鍵性檔案材料不是遺失就是損壞，這樣工作質(zhì)量和效率肯定大打折扣。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

（一）改變?cè)械臋n案管理理念。事業(yè)單位內(nèi)部需要加大力度對(duì)檔案管理進(jìn)行講解，促使進(jìn)行檔案管理工作的每一個(gè)人都能夠?qū)n案管理工作引起足夠的重視，對(duì)工作人員采取激勵(lì)手段促使其以更大的熱情投入到檔案管理工作當(dāng)中，為單位內(nèi)部檔案管理的改進(jìn)和取得進(jìn)展提出相關(guān)建議。除此之外，事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人在平時(shí)進(jìn)行管理工作時(shí)，要將檔案管理工作放在首位，多增加人手和財(cái)力、物力在檔案管理工作上，這樣才有利于檔案管理工作取得進(jìn)展。面對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的弊端必須加大力度加以剖析，并以此為前提利用行之有效的策略加以處理，同時(shí)將一些科學(xué)合理的檔案管理模式吸收進(jìn)來(lái)，達(dá)到檔案管理工作逐步改進(jìn)和健全的目的。只有這樣，才可以促使事業(yè)單位檔案管理工作取得進(jìn)展。

（二）實(shí)行信息化管理?，F(xiàn)階段社會(huì)進(jìn)展迅速，不論是哪一個(gè)行業(yè)要取得進(jìn)展都需要互聯(lián)網(wǎng)作為支撐。所以，要使事業(yè)單位的檔案管理工作取得進(jìn)展，需要將信息化措施吸收進(jìn)來(lái)。事業(yè)單位可以利用和本身有關(guān)聯(lián)的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備，對(duì)檔案信息實(shí)行效率較高的管理，現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)能夠?qū)⑽淖趾蛨D片以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，如此一來(lái)，兩種儲(chǔ)存形式并存，促使檔案信息不會(huì)碎片化或是損壞。與此同時(shí)還可以保障檔案管理質(zhì)量，可以將這些資料加以分享。

（三）利用先進(jìn)的檔案管理手段。對(duì)于與之有關(guān)聯(lián)的國(guó)家機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，在事業(yè)單位檔案管理工作方面要到財(cái)力和物力的大力投放，并且針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)和健全。第一，事業(yè)單位需要將尖端科學(xué)的檔案管理技能和設(shè)施吸收進(jìn)來(lái)。例如，加大在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備上面的引進(jìn)和投入等。第二，要加大力度和其他事業(yè)部門(mén)進(jìn)行互通有無(wú)，歸納出部分檔案管理方面的高水平的管理知識(shí)，達(dá)到互相補(bǔ)充互相影響的目的。事業(yè)單位必須利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使其價(jià)值充分顯現(xiàn)出來(lái)，科學(xué)地利用信息技術(shù)，促使事業(yè)單位檔案管理工作朝著數(shù)字化和信息化的趨勢(shì)前進(jìn)。與此同時(shí)，還要強(qiáng)調(diào)檔案管理的科學(xué)合理，要注意檔案管理工作信息不能外泄，從而對(duì)檔案信息資源充分地利用，使事業(yè)單位檔案材料能夠被充分合理地利用。

（四）增強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)。在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作者的工作能力直接影響到事業(yè)單位的現(xiàn)階段工作狀況和將來(lái)取得進(jìn)展的情況，所以要想使檔案管理工作得到更好的落實(shí)，檔案管理工作人員素質(zhì)的提升是關(guān)鍵。工作進(jìn)行的細(xì)節(jié)當(dāng)中，第一要建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣使檔案管理工作人員的工作有執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理工作人員在工作中投入更大的熱情。利用對(duì)工作人員的獎(jiǎng)懲機(jī)制以及相關(guān)機(jī)制來(lái)確定其應(yīng)得的獎(jiǎng)勵(lì)。這種工作機(jī)制，要做的是將工作人員的責(zé)任進(jìn)行具體劃分，做到每個(gè)人都各司其職，各自承擔(dān)自己的責(zé)任。如此一來(lái)，出現(xiàn)意想不到的情況時(shí)，大家就不會(huì)互相推脫。這種機(jī)制構(gòu)建起來(lái)，就會(huì)將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，必然促使事業(yè)單位檔案管理工作高效進(jìn)行。在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作者是檔案工作的主要負(fù)責(zé)人，他們的思想認(rèn)知方面和綜合素養(yǎng)方面將會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生直接作用。所以，要給工作人員在一定的時(shí)間段內(nèi)和其他工作人員以及組織進(jìn)行溝通的機(jī)會(huì)，促使多個(gè)單位的檔案管理工作者能夠在工作上多多溝通，提升思想認(rèn)知。與此同時(shí)，還應(yīng)該使檔案管理工作人員在一定的時(shí)間段內(nèi)接受素質(zhì)培訓(xùn)，這當(dāng)中包含對(duì)信息技術(shù)使用手段的培訓(xùn)，以及對(duì)檔案管理工作方面的培訓(xùn)，促使檔案管理工作人員在操作技巧、工作能力方面有所提升，除此之外，事業(yè)單位要構(gòu)建起相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制和責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并且對(duì)工作人員的行動(dòng)產(chǎn)生約束，進(jìn)一步促使其在工作中更加熱情，以此來(lái)保障檔案工作能夠取得高效進(jìn)展。

（五）加強(qiáng)檔案管理的保密性。檔案具備的重大意義就是能夠真真切切提供各種信息，因而成為事業(yè)單位多種工作正常進(jìn)展的前提。檔案資料要真實(shí)可靠，要加大力度進(jìn)行保密方面的管理。信息技術(shù)被吸收進(jìn)來(lái)之后，檔案管理工作會(huì)更加現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。所以，要依照網(wǎng)絡(luò)特征構(gòu)建起與之相關(guān)聯(lián)的保密機(jī)制。盡量減少數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)其產(chǎn)生的影響，如此才會(huì)有利于檔案管理效能的提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)在不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)開(kāi)始深入到形形色色的行業(yè)當(dāng)中，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不失時(shí)機(jī)地進(jìn)行改進(jìn)和完善，轉(zhuǎn)變其原有的形態(tài)，使檔案管理工作能夠高效幫助事業(yè)單位取得進(jìn)展。首先，事業(yè)單位檔案管理工作者要從思想上提高認(rèn)識(shí)，要熱愛(ài)自己的工作、尊重自己的工作、將重點(diǎn)放在工作上。其次，不斷改變自己，使自己的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)有所提升，從而發(fā)自?xún)?nèi)心將檔案管理工作落到實(shí)處。最后，要構(gòu)建起健全的全新的檔案管理流程以及信息化的檔案管理體系。在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷改進(jìn)和完善。要從最根本的管理體系、科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用以及與之相關(guān)聯(lián)的工作人員的培訓(xùn)上著手，這樣才能從根本上處理好檔案管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的弊端。

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