劉艷軍

【摘要】檔案是醫(yī)院重要的資料，也是醫(yī)院重要的資源，其中還包括許多保密性的資料，是醫(yī)院寶貴的財富，因此有必要加強醫(yī)院檔案管理的保密性工作?；诖?，本文主要探討的是如何做好醫(yī)院檔案管理的保密工作，希望能夠進一步提高醫(yī)院的檔案管理水平。

【關鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;保密

檔案是人們各項社會活動中所產(chǎn)生的不同形式的、具有保存價值的原始記錄，因此醫(yī)院檔案也是醫(yī)院各項工作產(chǎn)生檔案，包括醫(yī)療檔案、人事檔案、文書檔案、會計檔案等等，這些都對醫(yī)院管理層決策及醫(yī)院的發(fā)展有著巨大的價值，也對醫(yī)院后續(xù)各項活動開展有著重要的指導作用。

一、醫(yī)院檔案管理保密的重要性

在檔案管理工作中，檔案保密是重要的內(nèi)容之一。在信息時代背景下，醫(yī)院檔案信息越來越多，而且涉及范圍非常廣，是醫(yī)院重要的財富，其關乎著醫(yī)院醫(yī)務人員的切身利益，也影響著醫(yī)院的發(fā)展，是醫(yī)院管理層進行相關決策的重要依據(jù)。同時，結合當前醫(yī)院檔案的不同性質(zhì)，具體分為病例檔案、人事檔案、辦公室檔案等幾類，再根據(jù)檔案的類型還可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種?？梢姡t(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療工作、人事資源、內(nèi)部管理的重要記錄，是醫(yī)院開展各項工作的重要依據(jù)。比如，關于醫(yī)學成果的檔案資料，關系著醫(yī)院的專利申請，屬于醫(yī)院保密性非常強的檔案信息;人事檔案與醫(yī)院檔案也包含著醫(yī)院醫(yī)務人員及患者的私人信息，這些信息如果不能妥善進行保密管理，則很有可能會損害個人的權益，甚至影響醫(yī)院在群眾心中的形象。因此，在當前背景下，醫(yī)院必須要做好檔案管理的保密工作，要采取科學合理的措施妥善管理，以此提高醫(yī)院檔案管理的水平，從而提高醫(yī)院在競爭激烈的市場環(huán)境中的核心競爭力。

二、醫(yī)院檔案管理保密工作主要存在的問題

（一）檔案保密意識薄弱

目前在醫(yī)院檔案管理工作中，相關人員的檔案保密意識較為薄弱，在實際的檔案管理工作中，未能正確地認識到檔案保密工作的重要性，缺乏警惕性，尤其是在信息大爆炸的時代背景下，如果缺乏檔案保密意識，勢必會衍生出許多信息泄露、信息安全的問題，不僅不利于醫(yī)院檔案管理保密工作的效率與質(zhì)量，而且也會影響醫(yī)院運行的穩(wěn)定性和安全性。

（二）檔案保密制度不完善

《保密法》是檔案管理保密工作的重要法律法規(guī)，但是實際的工作中，大多數(shù)醫(yī)院基本不會依據(jù)現(xiàn)行的法律法規(guī)要求及醫(yī)院的實際情況制定出行之有效的檔案管理保密制度，往往存在檔案信息泄露的問題，也難以采取有效的解決措施。因此還需要醫(yī)院檔案管理人員認識到檔案保密的重要性，在實際的工作中采取有效的保密措施，妥善解決醫(yī)院檔案保密工作中存在的問題。

三、做好醫(yī)院檔案管理保密工作的措施

（一）明確保密檔案的范圍

要想做好醫(yī)院檔案管理保密工作，首先應當明確保密檔案的范圍，就是要對醫(yī)院當前所有的檔案資料進行整理和歸類，劃分出哪些檔案資料屬于保密性資料，哪些屬于非保密性資料，然后再依據(jù)重要程度將劃分出的保密性資料進行保密等級的劃分，最后再依據(jù)保密檔案的范圍及保密等級針對性的進行管理，利用各種不同的管理措施和技術手段加強保密檔案的管理，確保這部分保密檔案不會泄露。

（二）制定完善的檔案保密管理制度

做好醫(yī)院檔案管理保密工作，還需要醫(yī)院組織相關檔案人員認真學習《檔案法》和《保密法》，并在此基礎上結合醫(yī)院檔案管理的實際需求，建立完善的檔案保密管理制度，同時也要在實際工作中認真落實和貫徹，以此做好醫(yī)院檔案管理保密工作。此外，醫(yī)院還需要通過檔案保密管理制度對檔案管理人員的工作行為進行規(guī)范，明確其工作職責，使其能夠正確地認識到檔案管理保密的重要性，從而做好檔案管理的保密工作。

（三）落實檔案保密工作職責

落實檔案保密工作職責也是做好醫(yī)院檔案管理保密工作的重要舉措之一。具體而言，醫(yī)院管理層要重視檔案管理及檔案保密工作的開展，并落實檔案保密工作相關責任人，明確檔案管理部門分管領導為主要負責人，并成立領導小組，指導進行醫(yī)院檔案的保密蓋公章，保證檔案保密工作的有效性。同時，領導小組要明確檔案保密工作的部署和要求，針對檔案保密工作中存在的問題，要采取有效的措施加以解決。此外，應當將檔案保密工作作為醫(yī)院年度考核管理中重要內(nèi)容，以此充分落實檔案保密工作的開展。

（四）加強保密檔案歸檔及保管

（1）醫(yī)院檔案管理人員要正確認識檔案保密期限及保管期限兩個不同的概念，在實際的檔案管理工作中，要正確地劃分出各項檔案資料的重要性程度，以此明確檔案資料的保密期限和保管期限。通常情況下，保密檔案大致分為三個保密等級，分別是秘密、機密、絕密，檔案管理人員要根據(jù)這三個保密等級嚴格按照規(guī)定進行分別保管，不得私自更改其保密期限、保密等級及保管期限。根據(jù)我國相關的檔案保密期限的法律規(guī)定，各個保密等級的保密檔案的保密期限不同，秘密檔案的保密期限不得超過10年，機密檔案的保密期限不得超過20年，而絕密檔案的保密期限則是不得超過30年。因此，醫(yī)院檔案管理人員在對保密檔案進行歸檔時，首先要明確保密檔案的保密等級，在實際的保管工作中，要嚴格按照保密文件的保管要求進行，也要按照檔案利用的要求進行。

（2）醫(yī)院檔案管理人員要加強保密檔案的日常管理，要嚴格按照保密檔案管理制度的規(guī)定，首先要明確檔案借閱人員是否具有調(diào)閱保密檔案的權限，然后就是要嚴格要求借閱人員進行簽字，不遺漏任何環(huán)節(jié)。同時，檔案管理人員要定期檢查保密檔案，包括保密檔案數(shù)量的清點、保存環(huán)境的檢查等，查看是否存在保密檔案丟失、損壞及保存環(huán)境變化等情況，如果存在這些情況要及時采取有效的措施解決。此外，對于電子保密檔案，在計算機儲存過程中要設置密碼和系統(tǒng)防火墻，避免保密檔案被泄露、被盜，應當要求電子保密檔案在存儲計算機時不得聯(lián)網(wǎng)。

（五）做好檔案利用時的保密工作

首先，要加大檔案利用的監(jiān)管力度，在相關人員借閱保密檔案時，檔案管理人員應當嚴格執(zhí)行簽字程序，明確借閱人員的身份、借閱權限及借閱目的等，同時檔案管理人員應當向借閱人員說明清楚保密檔案的有關規(guī)定，并強化保密檔案借閱過程中的監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)借閱人員存在不合規(guī)行為，要及時制止并上級部門匯報。其次，檔案管理人員要正確處理檔案保密與檔案利用之間的關系，在實際的工作中，應當以保密為前提進行保密檔案的利用，尤其是絕密性的檔案，更要強調(diào)檔案的保密性，應當不能夠隨便給予參考和閱覽。

（六）加強檔案管理設施建設

（1）完善檔案室的保密設施，醫(yī)院要加強檔案室保密設施的建設，首先是要將檔案管理人員的辦公室與檔案室隔離開，其次是要將檔案室和借閱室隔離開，避免閑雜人等進入檔案室，然后就是要安裝相應的防盜裝置，如監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門窗等，實現(xiàn)全方位的24小時監(jiān)控，最后就是要落實檔案管理人員的職責，不得允許無關人員進入檔案室，防止保密檔案被泄露

（2）加強信息保密技術在檔案管理中的應用，但是由于電子信息技術更新?lián)Q代的速度較快，所以在實際應用過程中，還需要注重各種安全風險的防范，加強信息安全的管理。首先，要加大信息建設的投入，在完善基礎設施時應當充分考慮各項硬件軟件的質(zhì)量及先進性，避免硬件損壞或者軟件漏洞使得保密資料丟失;其次是要做好計算機系統(tǒng)的維護工作，可以聯(lián)合相關的技術型企業(yè)，定期對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，從而保障保密檔案的安全。

四、結語

總而言之，醫(yī)院檔案管理保密工作非常重要，關系著醫(yī)院的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視檔案保密工作的開展，針對檔案保密工作中存在的不足，要采取有效的措施解決，以此提高檔案保密工作的水平。

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