摘要：隨著我國社會的持續(xù)發(fā)展，合資經(jīng)營模式的發(fā)展也越來越重要，其中中外合資經(jīng)營過程中的檔案管理是重要的管理內(nèi)容。作為一家中外合資企業(yè)，所以運營公司的檔案管理特征必須要相對清晰。在此基礎上，本文主要分析了檔案管理形成的特點和發(fā)展情況，并研究了中外合資企業(yè)中檔案管理的特點和細節(jié)，希望這項理論研究對檔案的實際管理產(chǎn)生積極的影響。

關鍵詞：中外合資;企業(yè);檔案管理

在過去幾十年的發(fā)展中，作為國家基本改革開放政策的重要組成部分，中外合資企業(yè)的發(fā)展已經(jīng)吸引了大量的外國投資。中外合資合作公司的業(yè)務活動通常會涉及與國內(nèi)外各方的經(jīng)濟關系，因此檔案的形成具有復雜的背景和許多聯(lián)系，并且會在組織管理的內(nèi)容和管理方式方面顯示出明顯的相似性。

一、中外合資經(jīng)營企業(yè)檔案管理的特點

（一）檔案管理不系統(tǒng)

通常，我國人事檔案會在各級行政檔案部門的監(jiān)督和指導下進行管理，且行政組織和系統(tǒng)都比較完整。合資企業(yè)旨在產(chǎn)生利潤，在生產(chǎn)和經(jīng)營活動中始終采用簡化和高效的原則，并不會特別注意與生產(chǎn)和經(jīng)營活動沒有直接關系的人事檔案，且在此方面的投入還遠遠不夠，通常不會投入大量的人力和財力，從而導致了檔案管理質(zhì)量的不足。中外合資企業(yè)通常只組織少量員工來管理人事檔案，而且這些員工大多是兼職員工，主要負責行政或人事工作，通常沒有文件科學方面的理論知識。關于工作方法，沒有統(tǒng)一的管理標準。大部分實際工作都是基于公司的實際情況，而沒有系統(tǒng)化的管理標準。因此，通常沒有標準化的科學方法來管理文件，且沒有固定的管理程序，甚至對于文件的分類和管理都是非正式且非標準的。

（二）檔案管理規(guī)則需要標準化

中外合資經(jīng)營企業(yè)形式多種多樣，檔案管理形式也多種多樣。由于外國公司和中國公司對檔案管理工作的影響不同，因此獲得的利益也不同。因此，會限制母公司與中外合資經(jīng)營企業(yè)的合作，但檔案管理工作必須包括在母公司中，這屬于公司治理的一般范圍。相關規(guī)定表明： “外商投資企業(yè)創(chuàng)建的檔案必須按照國家規(guī)范和國際先進方法進行科學、合理的分類?！币虼?，在中國的外資公司必須遵守我國的檔案管理標準。例如，對公司所有檔案進行匯編的標準和對檔案進行分類的規(guī)則，這都可用于對檔案進行分類，以避免與不同標準混淆。

（三）檔案管理的功能

首先，文件的來源相對較大。外資參股公司的檔案資料來源比較廣泛，檔案資料的范圍也很大。因此，需要大量的人員和材料來收集文件，并且文件的收集和處置是麻煩且困難的，這與收集國家檔案的方法不同。我國的大多數(shù)公司以及存儲科學技術文檔和資料的方式都有許多特點，但是合資企業(yè)在管理方法和既定管理原則方面與我國的管理方式大不相同。他們導入的技術文件中，文件數(shù)量和協(xié)議缺乏連通性和可靠性。其次，中外合資企業(yè)對檔案工作者的工作要求相對較高。由于涉及文件內(nèi)容的行業(yè)以及專業(yè)類別，且由于諸如外國公司參與的公司的多樣性和復雜性等因素，對檔案管理的要求將會增加。而且外商投資企業(yè)一般以尋求高利潤為合作目的，已經(jīng)嚴重挑戰(zhàn)了組織結構和人員協(xié)調(diào)的效率。

二、對中外合資合作企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的思考

（一）對中外合資企業(yè)檔案的具體管理策略

為了有效地完善中外合資企業(yè)的檔案管理，必須在多個層面上采取有效措施，在管理層面加強管理力度，因為在檔案監(jiān)控管理領域會涉及合資企業(yè)。行政管理部門的建立不能以無序和隨機的方式確定來記錄管理情況，而建立檔案管理機構和管理系統(tǒng)應該是雙重方式。參照國家商務檔案的工作配置方法，實現(xiàn)靈活的配置。然后制定有效的檔案管理標準，以避免由于標準不同而引起的管理混亂。此外，我們需要加強公眾對中外合資企業(yè)檔案的管理，積極了解和掌握檔案管理的各種信息，并與對外經(jīng)濟關系委員會的有關部門密切合作。有必要讓更多的中外公司人員和領導干部提高其檔案管理意識，并在高管人員的領導下有效改進和完善檔案管理工作。在實際的管理過程中，有必要對當?shù)厍闆r進行分類和管理，各個部門的管理必須更加有效且全面。此外，建立檔案管理機構時，應規(guī)范和有效加強中外合作公司檔案管理措施。應詳細執(zhí)行諸如收集和處理文檔資料以及對文檔進行分類方面的特定方法，并且應靈活使用該方法。為了滿足保密工作的要求，必須對一些更具體的文檔材料進行特殊安排，使用較完善的管理方法。

（二）在各個管理方面和管理方法上的局限性

首先，必須建立行政登記機關。作為在中國注冊的公司，在國外投資的公司必須遵守中國的所有法律法規(guī)，檔案館管理部門必須敢于誠信監(jiān)督，并良好地監(jiān)督和執(zhí)行國家賦予的各項責任。為了在此過程中實現(xiàn)更有效的監(jiān)控，必須要重視所有的細節(jié)管理問題，必須要有效地區(qū)分外商投資的不同類型的公司，并進行有針對性的監(jiān)督和指導。部分檔案管理工作中沒有具體的詳細干預措施，但是記錄了重要的鏈接和重要的業(yè)務，例如以接送工作作為出發(fā)點、加強規(guī)章制度、明確員工的權利和義務等。公司中的管理部門必須要將檔案管理工作緊密地集成到公司的各個主管部門中，并且需要其他主管部門也能夠逐漸意識到檔案管理工作的重要性，進而提高本公司的發(fā)展水平。例如，一家合資酒店企業(yè)的目標是達到更高級別的服務，相應的管理部門要求其內(nèi)部的飯店必須具有完整的頂級會計記錄工作文件。其次，集團公司可以利用股權優(yōu)勢為擁有多個公司的外國投資公司使其擁有管理權，以通過公司集團內(nèi)的備案規(guī)則和有關管理系統(tǒng)有效地管理其備案工作，對公司內(nèi)部的各項重大業(yè)務能夠做到實時地監(jiān)控和檢查。

（三）建立科學、有效的管理責任制

國家各級財務管理部門將負責監(jiān)督中外合資經(jīng)營企業(yè)的投資者，有效管理其投資資產(chǎn)，及時收回中資，并審查可行性報告中有關指標的執(zhí)行情況。其中，未能及時收回投資的中國投資者應受到相應的懲罰，并應采取措施盡快收回投資，以避免國有資產(chǎn)的流失，且必須獎勵提前支付其投資并為該國創(chuàng)造利潤和稅收的中國投資者。為了確保基于監(jiān)視和反饋的投資資產(chǎn)的安全性和有效性，還應建立關于中國管理員擁有資產(chǎn)的管理責任制。國家財務管理部代表業(yè)主與中國經(jīng)理簽署相關的合同與聲明。其內(nèi)容包括：在合資合作期間，中方經(jīng)理人有義務維持和增加政府資產(chǎn)的價值，并有義務向所有者提供資產(chǎn)收益，并要求中方管理者定期對國家資產(chǎn)管理部門報告國有資產(chǎn)的經(jīng)營狀況，以加強對中國資產(chǎn)的產(chǎn)權管理。

三、結語

綜上所述，中外合資企業(yè)的檔案管理過程必須通過多種科學且合理的管理方法并結合高效的解決措施，以做好各個方面的檔案管理工作。從實際發(fā)展的角度來看，只有達到上述要求才能在中外合作公司的檔案管理中有所收獲，并達到預期的管理效果，以推動我國社會經(jīng)濟方面的發(fā)展，進而確保提高中外合作公司的合作效率，進而提高整體公司的運行水平，提高各方合作者的經(jīng)濟利潤。

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作者簡介：趙建標（1969-），男，浙江建德人，化工機械工程師，專科，主要從事企業(yè)管理研究。