摘 要：息化技術(shù)融入到檔案管理工作中，在提升其工作質(zhì)量的同時(shí)，使檔案管理建設(shè)得到有效強(qiáng)化。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行研究，分析當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所存在的不足，并總結(jié)出完善管理制度、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全制度、強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技能、提升職業(yè)素養(yǎng)以及增強(qiáng)安全性能五項(xiàng)管理強(qiáng)化措施，希望本文能夠?yàn)閺V大檔案管理人員在日常工作中提供有效幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;強(qiáng)化管理

在檔案管理工作中開(kāi)展信息化建設(shè)，其不僅使檔案內(nèi)容以信息化形式呈現(xiàn)于上，而且還有效與經(jīng)濟(jì)、文化、政治等信息進(jìn)行融合，使檔案管理工作的成效在原有基礎(chǔ)之上做進(jìn)一步提升，同時(shí)還能夠使檔案管理工作的運(yùn)行效率得到有效提高。除此之外，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行同步發(fā)展的過(guò)程中，工作人員還可以將檔案管理工作的作用發(fā)揮至最大化，為檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展提供助力。

一、理信息化建設(shè)所存在的不足

針對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所存在的問(wèn)題，主要呈現(xiàn)于三個(gè)層面：首先，制度問(wèn)題。制度是社會(huì)上任何一項(xiàng)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，同時(shí)也是其重要保障，而在當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)中，普遍存在管理制度不完善或網(wǎng)絡(luò)安全管理制度不健全的問(wèn)題。該問(wèn)題的出現(xiàn)，不僅使該工作在某些情況下，處于“無(wú)制可依，無(wú)度可循”的狀態(tài)，而且還不利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展。其次，人員問(wèn)題。工作不認(rèn)真、不規(guī)范、專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)等問(wèn)題，皆屬于人員問(wèn)題的范疇，而該問(wèn)題也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要原因之一，其不僅使檔案管理工作的總體質(zhì)量與成效下降，同時(shí)還嚴(yán)重影響檔案管理事業(yè)的發(fā)展，所以管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)該問(wèn)題給予一定的重視。最后，技術(shù)問(wèn)題。由于檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)較為新穎的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，所以該工作對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高，而當(dāng)前大多數(shù)檔案信息化系統(tǒng)中普遍運(yùn)用傳統(tǒng)防火墻防御技術(shù)，在無(wú)法保障其安全性能的同時(shí)，還為檔案信息造成一定的安全威脅，針對(duì)目前存在的網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客攻擊等情況，便恰恰凸顯出網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題和互聯(lián)網(wǎng)防御技術(shù)的重要性，因此管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)該問(wèn)題實(shí)施關(guān)注。

二、信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

1.管理制度。任何一項(xiàng)工作皆離不開(kāi)相應(yīng)的管理制度，檔案管理工作也是如此。所以想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的共同有效強(qiáng)化，管理者應(yīng)先對(duì)制度給予完善，進(jìn)而從根本上問(wèn)題使該工作得到有效強(qiáng)化，以此為檔案管理事業(yè)的未來(lái)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在這一問(wèn)題中，相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)當(dāng)前實(shí)際工作情況，并結(jié)合未來(lái)工作發(fā)展規(guī)劃，在工作中不斷總結(jié)制度的不完善之處，在原有管理制度上給予完善，或從新建立新制度，在制度問(wèn)題上實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)管理，以此達(dá)到工作強(qiáng)化的效果。

以某企業(yè)的《辦公室檔案管理制度》為例。該制度中不僅對(duì)檔案歸檔環(huán)節(jié)實(shí)施規(guī)范，而且還對(duì)保密工作給予規(guī)定，以此體現(xiàn)出該制度所具有的整體性和全面性。主要內(nèi)容有：1.辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括政府辦文件、黨委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料及證書(shū)、牌匾等實(shí)物檔案，均屬歸檔范圍。2.辦公室檔案的保管期限的種類(lèi)分為永久和定期。凡對(duì)辦公室有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久，對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期和短期。3.嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度，加強(qiáng)管理，防止丟失、泄密。4.查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。5.需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)橫傳、私自外借，不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。

2.網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。由于檔案管理信息化建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之間存在直接關(guān)系，所以管理者應(yīng)以保障信息化系統(tǒng)正常運(yùn)行為主要目標(biāo)，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，從制度上對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題給予規(guī)范，并通過(guò)該制度的落實(shí)，讓相關(guān)工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的重要性有一個(gè)全新認(rèn)識(shí)。針對(duì)當(dāng)前流行于網(wǎng)絡(luò)上的病毒和黑客攻擊等情況，管理者應(yīng)強(qiáng)化單位內(nèi)部人員管理，減少人為問(wèn)題造成的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，并在制度內(nèi)容中實(shí)施規(guī)范，以此體現(xiàn)出該制度所具有的實(shí)用性和有效性。

以某單位的《信息網(wǎng)絡(luò)安全管理制度》為例，該制度中不僅對(duì)計(jì)算機(jī)使用管理實(shí)施規(guī)范，而且還對(duì)病毒防范工作給予規(guī)定，使該制度具有一定的全面性和可行性。主要內(nèi)容有：1.使用計(jì)算機(jī)必須經(jīng)過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)后方可上崗。開(kāi)啟、關(guān)閉計(jì)算機(jī)應(yīng)按照正確步驟進(jìn)行，嚴(yán)禁直接人為的非法關(guān)機(jī)。主機(jī)和鍵盤(pán)不要放置水杯等盛滿(mǎn)液體的容器。2.信息網(wǎng)絡(luò)管理負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)病毒防范工作，并及時(shí)升級(jí)病毒和殺毒引擎，定期進(jìn)行病毒檢測(cè)。3.電腦操作員在工作中發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)有被病毒感染的跡象或因計(jì)算機(jī)病毒引起的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)癱瘓、程序和數(shù)據(jù)嚴(yán)重破壞等重大事故時(shí)，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告，并保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)。4.所有辦公電腦都必須安裝全省統(tǒng)一的趨勢(shì)防病毒軟件，任何人不得以任何理由關(guān)閉或刪除系統(tǒng)內(nèi)的病毒防火墻，以免電腦系統(tǒng)感染病毒，影響網(wǎng)絡(luò)安全和日常工作。

3.檔案管理人員信息化專(zhuān)業(yè)技能。檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展，使檔案管理工作出現(xiàn)新的變革，這不僅是對(duì)傳統(tǒng)工作模式的革新，而且也是檔案管理人員的全新挑戰(zhàn)，工作者應(yīng)不斷強(qiáng)化自身信息化專(zhuān)業(yè)技能，在滿(mǎn)足當(dāng)前實(shí)際工作需求的同時(shí)，還要為檔案信息化建設(shè)的未來(lái)發(fā)展提供助力，進(jìn)而從人員問(wèn)題上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的強(qiáng)化。在這一問(wèn)題中，管理者可通過(guò)以下幾種方式對(duì)工作人員實(shí)施培養(yǎng)：

開(kāi)展內(nèi)容培訓(xùn)學(xué)習(xí)。邀請(qǐng)信息化專(zhuān)業(yè)人士到單位內(nèi)，為檔案管理工作者開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，以此實(shí)現(xiàn)管理人員專(zhuān)業(yè)技能的強(qiáng)化。在此過(guò)程中，管理者需要對(duì)整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程實(shí)施全程監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作者專(zhuān)業(yè)技能的不足之處，并開(kāi)展針對(duì)性再教育，使檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平得到全面性提升，以此體現(xiàn)出該次培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)的有效性。

鼓勵(lì)自行提升專(zhuān)業(yè)技能。根據(jù)當(dāng)前檔案管理人員實(shí)際專(zhuān)業(yè)技能水平，并結(jié)合檔案信息化建設(shè)事業(yè)的未來(lái)發(fā)展需求，制定員工自學(xué)激勵(lì)制度，積極鼓勵(lì)各管理人員通過(guò)自學(xué)的方式，提升其專(zhuān)業(yè)技能水平。在制度內(nèi)容中，規(guī)定出相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)廣大管理者的主動(dòng)參與性，并通過(guò)開(kāi)展定期考核的措施，檢查其自學(xué)成果，對(duì)專(zhuān)業(yè)技能明顯提升者，按照規(guī)定給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)，為各類(lèi)人才不斷涌現(xiàn)和充分發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，打造一支有理想、有文化、有紀(jì)律的工作團(tuán)隊(duì)。

4.檔案管理人員職業(yè)綜合素養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)是任何一項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，而在當(dāng)前檔案管理工作中，管理者卻將該問(wèn)題給予忽略，不僅使檔案管理人員的工作質(zhì)量無(wú)法達(dá)到預(yù)期成效，而且還嚴(yán)重影響到其工作氛圍，對(duì)該項(xiàng)工作的未來(lái)發(fā)展造成不利影響。而針對(duì)這一問(wèn)題，管理者可通過(guò)以下幾種方式開(kāi)展工作：

開(kāi)展思想政治教育工作。在此環(huán)節(jié)中，黨建工作者應(yīng)積極發(fā)揮其作用和價(jià)值，針對(duì)當(dāng)前檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)情況，定期開(kāi)展思想政治宣傳活動(dòng)，為其傳達(dá)最新的思想方針，讓其認(rèn)識(shí)到職業(yè)素養(yǎng)對(duì)其自身未來(lái)發(fā)展的重要性和關(guān)鍵性，并為其樹(shù)立良好、正確的人生觀、價(jià)值觀、社會(huì)觀和責(zé)任觀，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)工作的有效強(qiáng)化。

以某單位《員工職業(yè)素養(yǎng)規(guī)范》為例。該制度中對(duì)職業(yè)素養(yǎng)里的工作態(tài)度、職業(yè)操守等因素進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，讓職工對(duì)職業(yè)素養(yǎng)有了更為明確的認(rèn)識(shí)。主要內(nèi)容有：1.工作態(tài)度，工作積極主動(dòng)、敏銳、任勞任怨，有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，但不干預(yù)他人的工作。2.職業(yè)操守，維護(hù)單位整體利益，所有員工都不應(yīng)從事?lián)p個(gè)人或公司名譽(yù)和利益的活動(dòng)，敢于批評(píng)和制止有損于公司形象、利益和員工團(tuán)結(jié)的言行。

5.網(wǎng)絡(luò)信息化安全性能

針對(duì)當(dāng)前部分檔案信息化建設(shè)工作所使用的傳統(tǒng)防火墻防御技術(shù)，該技術(shù)僅側(cè)重于被動(dòng)防御，若出現(xiàn)新型網(wǎng)絡(luò)病毒，則無(wú)法對(duì)其實(shí)施有效防御，而黑客也可以針對(duì)防火墻所存在的防御漏洞，開(kāi)展針對(duì)性攻擊，直接對(duì)檔案信息造成極其嚴(yán)重的安全威脅。采用新型防火墻技術(shù)，在原有的被動(dòng)防御基礎(chǔ)之上做進(jìn)一步提升，該技術(shù)可主動(dòng)對(duì)自身進(jìn)行漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全漏洞，第一時(shí)間自行下載補(bǔ)丁并實(shí)施修補(bǔ)，而且還可根據(jù)當(dāng)前新型網(wǎng)絡(luò)病毒的特征，自動(dòng)進(jìn)行防御系統(tǒng)更新，使其防御效果得到提升。因此，管理者可通過(guò)采用新型防火墻技術(shù)的措施，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化安全性能的有效強(qiáng)化。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在面對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作所存在的問(wèn)題時(shí)，工作人員需要不斷總結(jié)實(shí)際情況和未來(lái)發(fā)展需求，首先在制度問(wèn)題上給予規(guī)范，其次在人員問(wèn)題上實(shí)施強(qiáng)化，最后在技術(shù)問(wèn)題上進(jìn)行增強(qiáng)，使檔案管理信息化建設(shè)工作的總體質(zhì)量與成效得到進(jìn)一步提升，其不僅能夠更好的為其他各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供數(shù)據(jù)信息保障，而且還能最大限度的體現(xiàn)出檔案管理工作的重要價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]裴學(xué)偉，尹 夢(mèng).網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)[J].中外企業(yè)家，2020

[2]王曦瑤，駱里光.探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[3]崔雨晴.醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用探究[J].信息與電腦（理論版），2019

（作者單位：中北大學(xué)信息商務(wù)學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：杜娟（1988-），女，漢，山西，本科。

基金項(xiàng)目：本文系中北大學(xué)信息商務(wù)學(xué)院階段性研究成果