覃家峰

摘?要：本文分析了文書檔案管理特點，指出其中的問題，并提出提升檔文書案管理工作的具體對策。

關(guān)鍵詞：檔案文書;管理特點;問題;對策

眾所周知，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時，還需要對每一個工作細節(jié)進行嚴格控制，進一步強化辦公室人員的文書檔案管理素質(zhì)，完善文書檔案和其他相關(guān)工作銜接的合理性。

一、辦公室文書檔案管理的特點

（一）一體化

文書檔案管理工作主要是在文件運轉(zhuǎn)、收集、承辦的基礎(chǔ)上進行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質(zhì)量與文書檔案質(zhì)量息息相關(guān)，另一方面，文書檔案是文書工作的終點。

（二）廣泛性

一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎(chǔ)上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內(nèi)容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級制定的協(xié)議、文件、責(zé)任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。

（三）保密性

通常情況下，文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強，給相關(guān)的檔案應(yīng)用者帶來了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關(guān)系，需要設(shè)定一定的保密要求。

（四）重要性

因為文書檔案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務(wù)，這就需要較大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實實地體現(xiàn)在實際的工作中。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題

（一）認知的不足

文書、檔案這兩項工作起著相互補充、相輔相成的作用，現(xiàn)如今大部分企業(yè)仍然將文書、檔案進行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學(xué)性，但是由于相關(guān)的文書管理工作者在具體工作過程中相關(guān)檔案意識還較為單薄，難以切實認清自身職責(zé)，致使在對工作內(nèi)容的理解上還不到位，不會積極主動花費精力去進行指導(dǎo)，較終會給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導(dǎo)致管轄區(qū)中文書檔案管理工作出現(xiàn)滯后，難以達到真正的和諧統(tǒng)一。

（二）相關(guān)制度的不完善

一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫房或者檔案室中，相關(guān)的辦公室工作者會因為主觀或者客觀上的原因未能切實把文書檔案及時歸檔，通?？陀^的個人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導(dǎo)致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個部門也會相互進行推諉，嚴重制約著管理工作的順利進行。另一方面，由于對文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導(dǎo)致職責(zé)分工不夠明確、管理意識不高，從而使得管理成果難以滿足相關(guān)的管理標準。

（三）管理工作者專業(yè)性不足

在文書檔案管理工作中，因為文書檔案的管理工作者在文化程度、專業(yè)知識上還存在著一定的差異性。一部分工作者在新知識的儲備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強。而正是由于專業(yè)知識的不足致使具體工作中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責(zé)任心還差強人意，未能對相關(guān)檔案文件切實地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性。

三、提升辦公室文書檔案管理工作的對策

（一）構(gòu)建文書檔案管理骨干網(wǎng)絡(luò)

要想大力強化實際檔案工作的管理效率，還需要進一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實的庫藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關(guān)的立卷工作者需要及時對已經(jīng)完成的單篇文書，納入至預(yù)計案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎(chǔ)上，定期把文件材料展開一一核對，在完成核對之后，實現(xiàn)立卷歸檔相關(guān)文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結(jié)束工作環(huán)節(jié)有機地結(jié)合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實的基礎(chǔ)。在初始的檔案管理過程中，相關(guān)文書檔案工作者的職責(zé)未能明確的給予劃分，工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要切實針對沒有專人負責(zé)的單位，相應(yīng)的設(shè)立相關(guān)的文書檔案管理工作者，嚴格依據(jù)實際的工作要求以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)展開工作。（二）保證所制定范圍的實效性

在制定文書立卷的范圍時，需要充分考慮和本部門的工作活動的銜接性，保證其具有一定的參考價值。一般情況下不同的文件資料價值也會不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價值性的基礎(chǔ)上，對保管的期限進行合理明確的劃分。使其能夠科學(xué)、有效地對部門主要活動資料進行反映。此外，在經(jīng)濟建設(shè)以及相關(guān)研究工作中需要長期查考資料的有效支撐，其資料的價值較大，這就需要較長的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價值相對不高，在保存期限上需要進行縮短。文書立卷本身的因素就是對文件材料價值的區(qū)分，同時也被作為文書立卷工作的關(guān)鍵要求之一。

（三）遵循規(guī)律，實現(xiàn)科學(xué)化管理

在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學(xué)管理的目標?，F(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力融入至實際的檔案管理中，進一步進行檔案的現(xiàn)代化管理，建設(shè)高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。

綜上所述，針對辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策，目的是為了有效地實現(xiàn)與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。