孫炤華 楊濟

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為人事檔案管理工作創(chuàng)新提供了可能，檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案學研究的重點和共識。過去一段時間內(nèi)，部分單位缺乏信息化意識，尚未將信息技術(shù)深度融入人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，難以提升人事檔案收集、歸檔、立卷以及利用效能。鑒于此，文章就人事檔案信息化進行概述，闡述人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提出自己的看法，旨在幫助相關(guān)單位破解人事檔案管理難題。

關(guān)鍵詞：信息化;問題;人事檔案;對策;特點

人事檔案作為人事活動以及人事工作的具體記錄，是單位未來人事工作的重要參考和憑證。要確保人事檔案真實反映人事信息，提升人事檔案利用率，必須要應用信息技術(shù)，解決傳統(tǒng)手工管理中存在的問題。故此，從理論層面探討人事檔案信息化建設(shè)工作不僅能夠為人事檔案管理實務工作提供參考，而且能夠豐富理論研究，具有重要意義。

1 人事檔案信息化建設(shè)概述

1.1 人事檔案信息化建設(shè)的概念

“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的出現(xiàn)對各行各業(yè)產(chǎn)生了深遠影響，檔案管理領(lǐng)域也不例外。近幾年來，越來越多的單位開始著手應用信息技術(shù)管理各式各樣的檔案。其中，由于人事信息內(nèi)容多、種類龐雜，所以人事檔案信息化建設(shè)成為許多單位的重點工作[1]。所謂人事檔案信息化，主要是指依托于計算機、檔案管路軟件、云計算、大數(shù)據(jù)、云共享以及其他信息科技對數(shù)字人事檔案進行管理一種模式。人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是人事檔案數(shù)字化，即將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，將其錄進相應的檔案管理系統(tǒng)。

1.2 人事檔案信息化建設(shè)的特點

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代環(huán)境下，人事檔案信息化建設(shè)具有高效性、科學性以及規(guī)范性的特點，能夠有效突破傳統(tǒng)手工管理的局限性。一是高效性。以數(shù)字化的方式對人事檔案進行管理，能夠縮短工作流程以及工作時間，提升工作效能。許多原本需要檔案管理人員處理的事項都可以交由計算機以及檔案管理系統(tǒng)。二是科學性。人事檔案信息化能夠節(jié)約檔案管理成本，減少人事檔案在收集、管理以及利用的過程中出現(xiàn)丟失、損毀以及篡改的現(xiàn)象。同時，數(shù)字化的人事檔案可以更為簡便、快捷的備份，進而有效延長保存期限[2]。三是規(guī)范性。相較于其他檔案，人事檔案具有人身附屬性的特征，涉及單位員工的具體隱私。如果不能規(guī)范人事檔案的管理和使用，不僅會損害單位利益，而且可能損害員工的利益。通過信息技術(shù)對人事檔案進行管理，可以進一步細化管理與利用的流程，理清管理職責，提升人事檔案管理工作的規(guī)范性。

2 人事檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

2.1 信息化技術(shù)與信息化設(shè)備落后

相較于其他檔案管理工作，人事檔案管理枯燥且繁重，工作難度也較大，如果缺乏相應的信息化設(shè)備以及信息化技術(shù)，則難以高效開展信息化建設(shè)工作。當前，部分單位人事檔案信息化建設(shè)環(huán)境有待優(yōu)化，信息化技術(shù)與信息化設(shè)備難以適應新形勢下檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需求。一是缺乏高速掃描儀、微縮相機等數(shù)字處理設(shè)備，不利于對紙質(zhì)類檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，難以處理檔案存量的同時，無法處理檔案增量。二是尚未購置相應的技術(shù)，缺乏可供使用的軟件和技術(shù)。典型表現(xiàn)為人事檔案管理系統(tǒng)單一;云計算技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)應用不足。

2.2 數(shù)字檔案立卷歸檔工作不科學

經(jīng)過長期的經(jīng)驗積累，我國對于紙質(zhì)類檔案的立卷歸檔工作較為成熟，但在數(shù)字檔案立卷歸檔領(lǐng)域缺乏經(jīng)驗，離全面數(shù)字化的目標仍有差距，難以滿足人事檔案信息化建設(shè)的要求。一是人事檔案管理系統(tǒng)與人事管理系統(tǒng)之間存在傳輸壁壘和共享壁壘，無法直接同步、傳輸和共享相關(guān)的信息資源。許多人事信息需要從人事管理系統(tǒng)中迪奧卻，影響工作效率。二是數(shù)字檔案立卷歸檔標準不明確。部分單位尚未結(jié)合人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容建立相關(guān)的規(guī)章制度，沒有明確圖片、文件等數(shù)字檔案的格式，不利于后期統(tǒng)一的歸檔處理。

2.3 人事檔案管理隊伍建設(shè)滯后

人才是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，缺乏專業(yè)的人才，不僅難以確保人事檔案管理的質(zhì)量，而且不利于信息化建設(shè)工作的開展。當前，部分單位人才培訓工作有待加強，檔案管理人員對于人事檔案信息化建設(shè)缺乏必要了解，對于相關(guān)的工作模式以及工作流程不熟悉，不知道如何進行信息化建設(shè)[3]。部分單位雖然圍繞人事檔案信息化建設(shè)舉辦了許多培訓活動，但教學課程過于理論化，不利于提升人事檔案管理人員的實操能力。除此之外，部分單位忽視從信息安全領(lǐng)域?qū)θ耸聶n案管理領(lǐng)域進行培訓，存在一定的安全隱患。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，人事檔案在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中更可能被非法篡改和丟失。如果不能做好安全管理，則容易影響人事檔案的真實性、嚴謹性和準確性。

3 人事檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 更新信息化技術(shù)與信息化設(shè)備

信息化社會，單位要充分利用信息化技術(shù)與信息化設(shè)備的優(yōu)勢管理人事檔案，結(jié)合單位的管理實際需求，及時更新信息化技術(shù)與信息化設(shè)備。一是要購置高速掃描儀以及微縮相機，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，及時錄入人事檔案管理系統(tǒng)當中，夯實人事檔案管理基礎(chǔ)的同時，建設(shè)人事檔案專業(yè)庫。二是要引進人事檔案管理系統(tǒng)，及時改進并豐富人事檔案管理系統(tǒng)中的功能。同時，要善于使用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計算技術(shù)對人事檔案進行管理，進一步提升檔案檢索效率，實現(xiàn)對人事信息的深度挖掘。

3.2 完善數(shù)字檔案立卷歸檔工作機制

人事檔案信息化建設(shè)需要賴以一套行之有效的數(shù)字檔案立卷歸檔機制。一是要做好建章立制工作，從制度層面明確人事檔案信息化建設(shè)的目標、內(nèi)容、流程，為人事檔案管理人員提供指引，確保工作有序開展。要理清人事檔案信息化建設(shè)中的職責分工，做到各司其職，提升工作效能。同時，要明確圖片類、文件類檔案的格式，便于后期統(tǒng)一錄入、統(tǒng)一管理。二是應用物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與人事系統(tǒng)之間的互聯(lián)共通，確保相應的數(shù)據(jù)能夠共享，減少人事信息錄入的工作量和工作成本。

3.3 建設(shè)復合型和精干型的人才隊伍

單位要注重對人事檔案管理人員信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，彌補其知識缺陷，夯實信息化建設(shè)基礎(chǔ)。一是要圍繞人事檔案信息化建設(shè)的要求來設(shè)計培訓內(nèi)容。除了要介紹相關(guān)技術(shù)的功能以及優(yōu)勢之外，還可以融入相關(guān)的實操案例，讓人事檔案管理人員了解信息化建設(shè)的具體要求、內(nèi)容和步驟。二是要創(chuàng)新培訓模式，加強與其他單位的協(xié)作，學習并借鑒其他單位人事檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的先進經(jīng)驗。三是要重視人事檔案安全管理領(lǐng)域的培訓，提升人事檔案管理人員保密意識和安全意識，避免人事檔案丟失、損毀或者被篡改，確保人事檔案管理工作的嚴謹性。

4 結(jié)束語

人事檔案信息化建設(shè)是當前科學技術(shù)、人文社科研究不斷發(fā)展與共同作用的必然結(jié)果，其對于單位人事管理工作具有重要的意義?？傮w而言，我國人事檔案信息化建設(shè)任重道遠，許多單位即使應用信息技術(shù)管理人事檔案，也大多停留在計算機管理的層面，利用深度仍然不足。故此，單位未來要站在宏觀的角度做好規(guī)劃，切實提供人力、物力以及財力支持，確保該項工作能夠真正落實。具體而言，一是要更新信息化技術(shù)與信息化設(shè)備;二是要完善數(shù)字檔案立卷歸檔工作機制;三是要建設(shè)復合型和精干型的人才隊伍。

參考文獻

[1]王駿，欒婕.事業(yè)單位干部人事檔案管理對策闡釋[J].蘭臺內(nèi)外，2020（06）：70-71.

[2]張彩云.人事檔案信息化管理探究[J].智庫時代，2020（08）：37-38.

作者簡介

孫炤華，女，內(nèi)蒙古赤峰市喀喇沁旗，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古科技大學包頭師范學院，中級經(jīng)濟師，研究方向：檔案管理。